办公室超级整理术
公司行政整理办公用品话术
公司行政整理办公用品话术
1、盘点办公物品
首先需要清点你的办公用品，并列出清单。
其次需要对对物品进行分类。
最好按使用频率排序：每天使用、几天使用、每周使用、每月使用，这样的话会给自己的工作带来很多便利的。
2、全部放入抽屉
通常公司都会配一个三层抽屉柜。
请按以下规则收纳：
上层：文具。
笔、计算器、回形针、印章，等等。
中层：私人物品。
茶包、手机、数据线、零食，等等。
下层：文件。
书籍、杂志、合同，等等。
物品简单的放入就行，不用极致收纳。
整理的目的是提高效率，随取随用，别弄的太复杂。
3、让物品一目了然
如果物品能一眼看到，可以节省大脑思考。
尽量使用透明的袋子或盒子来进行收纳，有标签更好。
比起回想这件东西在哪里，如果能看见的话，取用更省力。
4、丢掉不常用的物品
办公室会杂乱无章一个很大的原因就是有很多不需要的东西却一直没有丢弃，整理办公桌的时候一定要记得丢弃多余的不需要的东西，多件同类物品，保留一件，其余丢弃，留下使用频率较高的20类物品，低频物品用的时候问别人借，不用自己保留。
东西少一点当然办公桌就会看得整齐了。
办公室超级整理术ppt课件
six 判断开展一项新事业的可能性
创立新项目的四大规则 能否让自己感到愉悦？ 面临的市场是否有发展前途？ 是否是累积型的业务？ 是否对社会有益？
要点： 1.投资回报率能否达到50%以上？ 2.在看清对于这项事业最重要的关键点的 基础上，再进行思考。 3.最大的风险是什么？ 4.如何规避风险？ 5.有哪些竞争对手？ 6.竞争对手的预计销量与预计收益如何？ 7.能否将其系统化？ 8.市场战略。 9.从自身角度看，自己最擅长这项事业哪 方面？ 10.在固定费用和波动费用的基础上，收益 大概能超过盈亏平衡点多少？
想找过去的文件，请用搜寻功能 文件起名 命名要详细，制定一定的规律 为了搜寻或者寻找方便，命名最好加上时间和项目名称等关键词。 客户的文件命名最好有时间，公司名称，内容等关键词。 电脑桌面的公文包数量不超过10个，要放置大分类公文包，用快捷方式保存，鼠标按三次能找到该文
件。 为正在办理的文件设一个文件夹在桌面 按照一下规则保管文件： 正在处理中的文件，按不同项目设公文包，放在电脑桌面上。每次都能用快捷方式打开的话，可以
Four-4超级整理术的理念
引进设计规律理念
1.先把工作分类
3.确保有时间留给自己
操作类 思考类
操作类 空闲时间 操作类 思考类
思考类
2.尽量提高操作类工作效率 操作类 思考类
Four-5超级整理术的要点
其基础为统一化 一元化 和自动化 制定原则，彻底实行 争取减少时间浪费 不过分整理 有效利用整理出来的时间
用过归还原位很重要 尽量少使用纸质文件： 把信息尽量保存在电脑，只要给文件取好名字，随时可以在电脑中搜寻到。
Two-1及时整理资料的方法
工具 托盘 透明文件袋 口袋式的透明文件袋 小文件柜 大纸盒 文件分类： 正在办理状态：与目前手头工作有关；过目后需要保存的资料。 已办、需保存状态：已处理完毕，需要保存的。比如合同，发票等。
超级整理术，助你工作生活更进一步
超级整理术，助你工作生活更进一步你是一个擅长整理的人么？你享受整理吗？（提示，不仅包括工作，还有生活和计划。
）你能说出你的电脑桌面的整理规律吗？你能快速的在自己的办公桌上找到自己想找的文件吗？你能把自己的房间整理的有条不紊、随时可以找到自己想找的物品而不打乱其他物品的归置吗？你能使用规划进度表，把自己的时间按照手头事务轻重缓急的顺序有条不紊的做好吗？你能习惯性的分清，工作和生活的事情同时出现时孰重孰轻吗？如果上述问题，你的答案，都是'是'，那么恭喜你，你是一个擅长整理的人。
如果你的答案是'不是'或者'不全是'，那么朋友，我们是一类人，我们都是不擅长整理的人。
所以，来和我一起学一学整理这件事吧！很多人提到整理，首先第一想到的是生活中的整理房间、衣物，也有一部分人会想到办公桌文件的整理，少部分人会想到电脑文件的整理，但极少有人会想到时间的整理，也也已看做时间的计划整理。
我们经常会说时间管理，为此还学习了很多时间管理方法和工具，比如番茄工作法、周计划表年计划表、滴答清单等等，这些方法或工具为的是让我们更有效的管理时间、高效工作，但我们经常会本末倒置，只了解工具，不去理解工具背后的原理——整理。
日本作家泉正人有一本十分有名的著作——《超级整理术：工作效率是整理出来的》。
这本书里有很多关于整理文件、整理电脑、整理时间的方法，虽然因为作者是日本人立足于日本职场所以很多方法不适用于中国职场，但他的理论，却十分使用。
在这本书里，我看到了作者是以享受的心态在做整理，不论是纸质文件的归置、电脑邮件的收发分类，还是信息的整理规划，都是由心而发，作者将这些规则以一种习惯的形式在执行，这些习惯，已经渗透进作者的日常，所以不论是工作还是生活，都是行云流水一般流畅。
我想这是作者能够贯彻执行的一个很重要的原因，因为这个习惯的养成，是自发的，完全由自驱力推动的。
人的行为改变，如果少了自驱力这个源动力，单靠外力来驱动，则很难长久，也很难形成习惯。
办公室超级整理术ppt课件
THANK YOU
SUCCESS
2019/5/5
Part Three
超级整理术
03 关于电脑和电子邮件整理
One
Two
Three
Four
充分使用电脑 电脑内信息整理 的功能
输入信息制定 邮件的迅速整
规则
理
One 充分使用电脑的功能
为什么要把信息保存在同一台电脑？ 想要的文件不知存在哪一台电脑 有的资料2台都分别保存了，但不记得哪一份是最新版本。 为了使两台电脑的信息同步保存，花费更多的时间和精力。 两台电脑里设计的模式有些不同 与客户往来的电子邮件不知在那一台电脑里。
two 清空混乱头脑
“要经常尝试去创造一种能让自己专注于琐碎工作的环境， 想要创造这种环境首先要整理自己身边的事物。只有养成 习惯，工作时发生头脑混乱的情况就会减少的“ 使头脑变成有一种“空荡荡”的状态 ---就是指“头脑中既没有担心的事情，又没必须做的工作”
头脑中没有需要挂念的事情，思路清晰。 不需要花时间去回忆
Four 制定规则迅速处理邮件
原则： 迅速阅读，只读一次 在无秒钟内判断 邮件要写的简洁、简短（分条，分项写，灵活运用清单） 无法立即回复的邮件，归在尚未处理那一类里，有空一并回复。 尽快回复邮件，对方也会尽快回复。 已读邮件用分类项目进行整理------仅重要文件 未回复的邮件-----------红色 当天需要用到的邮件----蓝色 正在等待回信的邮件----黄色 先报留下来再说的邮件--橙色 保存资料----------------绿色 收到邮件的处理： 未回复的 等待回信的 先保存下来再说的
分类和搜寻的出发点：少花 时间，不需要记忆
Two-3 管理电脑内信息
办公室必备的21个整理技巧(重新整理版)
办公室必备的21个整理技巧（重新整理版）
整理就是为了让自己的东西都井井有条，节省寻找资料时间，提高工作效率。
一、建档术
【实物文档整理】 在办公室里，公文包、名片盒、纸质文档等一大堆实物，一张桌子如何整理好? 1.存放有序，固定位置。在办公室内，各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方 式摆置在文件筐内，贴上标签;或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。 【电脑文件整理】 除了纸质档文件档案等需要处理，电脑里的资料若之前没有处理好，太杂乱怎么办? 2.要删的文件暂时先留着
办公室超级整理术
整理办公室的重要性
提高工作效率
整洁有序的办公环境有助于快速 找到所需物品，减少无谓的寻找
时间，从而提高工作效率。
提升专注力
一个整洁的办公环境可以减少 干扰和杂乱，帮助人们更加集 中精力地工作。
促进身心健康
一个整洁有序的办公环境有助 于减轻压力，减少焦虑和疲劳 ，对身心健康有益。
提升形象
一个整洁有序的办公环境可以展 现出专业和有条理的形象，有助
分类整理
将办公用品按照使用频率 和类别进行分类整理，方 便查找和使用。
标签标注
为常用办公用品添加标签， 以便快速识别物品用途， 提高工作效率。
电子设备整理
充电线整理
电子设备保养
将充电线缠绕好并固定在电子设备旁 边，避免杂乱无章。
定期对电子设备进行保养和维护，延 长使用寿命。
电子设备归类
将电子设备按照类型进行归类整理， 方便查找和使用。
制定整理时间表
设定一个合理的整理时间，可以是每天、每周或 每月，确保有足够的时间来完成整理任务。
划分整理区域
将办公室划分为不同的区域，如文件区、办公用 品区、会议区等，以便有针对性地进行整理。
使用整理工具
文件分类与归档
01
使用文件夹、文件盒、标签等工具，将文件进行分类和归档，
方便查找和管理。
办公用品归纳
文件夹层级不宜过深，以免造成管理混乱和 查找困难。
定期清理和归档
定期清理和归档不再需要的电子文件，保持 文件夹的整洁和有效性。
使用云存储
使用云存储可以方便地备份和共享电子文件， 提高文件的安全性和可访问性。
06
提高工作效率的整理技巧
制定整理计划
确定整理目标
办公整理术
提升工作效率的方法
办公整理术
一、桌面整理：
所需工具托盘；透明文件夹；口袋夹透明文件夹；小文件柜；大纸盒
文件：1、正在办理状态，目前与手头工作相关的，离手边近一些，透明文件夹
2、保存状态，已处理完，但需要保存的。
大文件夹保存，用标签弄好。
文件要统一大小和形状：全部用A4纸（大的复印成A4，小的钉在上面），颜色也要统一
文件夹要加封面：A4纸，写好日期，项目类别，用电脑打印出来
大文件夹：里面小的文件夹从左侧开始摆放，用完后还原也从左侧。
常用的放在桌上：手机，钥匙，笔，订书机，即时贴。
二、信息整理：
读书信息：重要的内容，信息，问题，感受做成笔记存在电脑里。
十分有价值的书才留着，剩下的整理完就清理掉；
杂志：有价值的输入电脑中，不舍得扔的可以剪下来，复印钉在A4纸上，放入文件夹中。
信息靠大量取胜；
定期订阅杂志收集信息；阅读电子杂志用别的软件；收集信息是要确定主题。
三、备份资料：随时备份资料；备份资料也要整理好；
四、邮件整理：三条原则——邮件打开后只读一遍；在5秒内作出判断；邮件要写的简洁明了。
收到邮件，哪怕不能立即回复，也要说明：收到了或马上恢复。
办公室6S超整理术
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快乐来自整理
Office
定期整理一下电脑里的程序和文档，该备份的备 份，该清理的清理，这样电脑运行会更迅捷，效率会 更提高。定期整理一下自己的记忆，忘却那些不必要 的烦心事，留存那些美好的开心事，继而带着快乐和 希望重新上路，这样心境会更愉悦。
每天回家前整理一下自己的情绪，将失意、烦乱 、悲苦统统丢在门外，用一声轻唤叩开家门、用一张 笑脸感染家人，这样家庭会更温馨、身心会更安逸。
4
招式1 办公桌面丌可花哨
Office
许多同事为了调剂心情，常常会在办公桌上或是工作环境内摆放一 些可爱的小物品尚可接受，过度的摆放给人“太过花哨”、“丌够 稳重”的坏印象。
☆到处贴满偶像明星照片 办公桌上或工作环境贴上偶像 照片可让人心情舒畅，但易造 成心情浮动、似未长大的孩子。
☆毛绒玩具 办公桌是工作的地方，若把心 爱的娃娃或玩具带来公司，难 免有一种“玩心太重”的丌良 印象。
一、办公桌保持整洁、物品按规定统一摆放，丌摆放私人物品，每 日下班前整理工作区
二、文件定期归整 1、每天整理个人文件 2、丌要的文件及时销毁
三、电脑文档分类存放、定期整理 1、每周清理电脑文档，减少磁盘空浪贶 2、丌存放不工作无关的文件或程序
四、荼水间茶叶丌直接倒入水池
五、休息区内丌喧哗，离开时随手带走自己的物品和垃圾
19
你的办公桌这么乱七八糟吗……？
Office
文件乱堆 没喝完的饮料
报纸杂志
待处理的文件 未吃的水果
午睡的抱枕
文件乱堆
私人物品 未处理的物品
20
或是这样？整齐即放满装饰品？
可爱的小物品好多喔，令人爱丌释手…
超级整理术(干货版)
超级整理术超级整理术_20160120.txt一、谁该学整理，什么是整理●要做的工作太多，不知从何处下手。
●办公桌上乱成一团，时间经常花在找东西上。
●电子邮件看不过来，不知道怎样整理电脑内的信息和资料。
●虽然制订了工作计划，但从没按计划完成过；上班时间不够用，经常加班。
●总是说“忙死了”。
如果你中枪成筛子，那么你应该读读这本书，跟泉正人学习“超级整理术”。
泉正人是“超级整理术”的发明者，他担任着日本金融学习协会理事长，同时经营5家企业，每天还能节省出上午9点以后的时间用于学英语、打高尔夫，每月会去海外视察、旅行，每年读书多达300本以上……你的办公桌很干净？你的电脑中设了好几个层次的文件夹？不要以为做到这些样你就是个会整理的人。
本书的目标不是把你培训成处女座。
“整理不是为了环境整洁，而是为了提高工作效率。
”“超级整理术”的总体方法是“按照规则进行整理”。
只要设定了规则，并彻底执行，不依靠记忆力和意志力，也能实现整理的目的，从而获取更多的自由时间。
规则越简单越好，如果整理方法太繁琐连自己都记不住，那肯定不能长久坚持。
请记住：不必追求完美，整理得不彻底也没关系，只要稍微整理一下能比以前少浪费一些时间，就很好了，切忌把大量时间花费在整理上。
整理术有一项原则：“可干可不干的事应尽可能地偷懒。
”总之，放松心情来学习整理吧。
二、整理文件和办公桌据统计，一个现代商务人士，一年花在找东西上的时间大约是150小时。
按每天8小时工作时间计算，一年中有19个工作日在找东西。
如果整理得当，可以把这么多天的时间都节约下来供你自由支配，光想到这一点，是不是就足够令人开心？1．不要记“东西放在哪儿”，而是记“应该放哪儿”“整理的最佳状态是，需要的东西和信息随时都能找得到。
”如果仅是摆放得整整齐齐，但是弄不清东西放在哪里，无法随手取得，这样的整理没有意义。
我们应当记住的不是“东西放哪儿了”，而是“东西该放哪儿”这一规则，而且，规则越简单越好，太复杂反而会把自己搞糊涂。
超级整理术PPT课件
第一章：为什么我们需要整理
三．“超级整理术”的内容 ----整理的对象是什么
四大类：文件及办公桌的整理；电脑及电子邮件的整理； 大脑的整理；时间的整理。
----只要设定了规则，不需要记忆力：
规则如下：文件的名称应统一；文件夹应分类进行保管；设一个 “临时保管文件夹”，专门存放未经整理的文件；定期对资料 备份保存；用桌面快捷方式进行搜索。
周期性
实效性
第四章：关于大脑信息的整理
三．争取把工作委托给他人： “操作型”的工作； “思考型”的工作。
四．用检查目录进行整理会更高效：
➢ 无论谁都适用的规则： ✓ 月末工作的检查目录； ✓大扫除时的检查目录； ✓早上出勤时检查目录； ✓最后离开办公室时的检查目录； ✓面试时的检查目录；
第四章：关于大脑信息的整理
----以“高效工作”为目的并且实践性很强的整理术
×
不仅仅是为了整理干净
○
是为了提高工作效率
第一章：为什么我们需要整理
二．不擅长整理，会拖事业的后腿： ----不擅长整理人群的常见倾向：
☆ 工作速度慢，晚上以及休息日经常加班；
☆ 经常把时间花在找东西上；
☆ 忘性大，由于不小心造成的失误很多；
☆ 脑中经常在思考着多项工作； ☆ 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”。
无论是工作还是休闲，都与其进行的时间段无关， 重要的是，要充分高效地利用时间。
课 程 内 容
工作再忙要懂享受生活； 生活mage
谢谢您的观看！
就交给笔记本电脑 这个“小秘书”吧，
自己集中精力进行
➢ 这个时代，IT知识很重要；
“思考”
➢ 把电脑当作自己的“外脑”；
➢ 把信息集中在一台电脑内；
超级整理术
超级整理术一、为什么我们需要整理（一）为了提高工作效率1.不仅仅是为了整理干净→是为了提高工作效率2.并不是说什么东西都需要随时收拾（二）不擅长整理，会拖事业的后腿1.不会整理的人，其工作效率往往都很低下。
2.不擅长整理的人的特点：（1）工作速度慢，晚上及休息日经常加班；（2）经常把时间花在找东西上；（3）忘性大，由于不小心造成的失误很多；（4）脑中经常在思考着多项工作；（5）嘴里总是嘟囔着着“忙死了，忙死了”。
3.整理不需要的能力。
“超级整理术”是教您制定规则，然后按照规则做就会提高工作效率的好方法。
4.整理后的效果：（1）思路会变得很清晰；（2）想要的东西很快就能找到；（3）更容易产生创意；（4）工作更有实效；（5）工作之余有更多时间可以自由支配。
5.尝试整理时的“设计规则”：（1）先把工作分类→操作类、思考类；（2）尽量提高操作类工作的效率：操作类（25%）、思考类（75%）；（3）确保有时间留给自己：操作类（25%）、思考类（45%）、留给自己的时间（30%）。
（三）“超级整理术”的内容1.整理要点：（1）其基础为“统一化”、“一元化”、“自动化”；（2）制定原则，彻底执行；（3）争取减少时间的浪费；（4）不过分整理；（5）有效利用整理出来的时间。
2.整理对象：（1）文件及办公桌；（2）电脑及电子邮件；（3）大脑；（4）时间。
二、文件和办公桌的整理（一）办公桌整理规则：1.常用的东西放在桌上；2.东西摆放在固定的位置；3.抽屉里摆放的东西也应有固定位置；4.有时可以不收拾。
（二）文件的整理1.整理步骤还原2.丢弃的规则：（1）是不是已办文件；（2）是不是重复的文件；（3）是不是今后不再用到的文件。
3.分类的规则：（1）将文件分为“正在办理态度”、“保存状态”；（2）把正在操作中的文件放进透明文件夹中；（3）给透明文件夹加上封面；（4）将透明文件夹保管在大文件夹内。
4.保存的规则：（1）近期需要用到的；（2）需要存放起来的；（3）不知以后是否需要，暂且保存起来的。
办公室超级整理术ppt课件
使用检查目录， 有条不絮的完
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five 开会也要设定规则
全体参会人员都应知晓会议议题 当场做好会议记录并发送给参会人员 员工会议议题检查项目 1.确定今后的方向 2.提高销量的战略 3.消减成本战略 4.扩大受众,增加客户的战略 5.品牌战略 6.员工情况 7.录用战略 8.安全事宜
日常繁琐的事情太多 不确定事项太多，脑中容易混乱。 事情没做好记录，头脑牵挂却无法得以处理。
ppt课件.
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two 清空混乱头脑
“要经常尝试去创造一种能让自己专注于琐碎工作的环境， 想要创造这种环境首先要整理自己身边的事物。只有养成 习惯，工作时发生头脑混乱的情况就会减少的“
使头脑变成有一种“空荡荡”的状态 ---就是指“头脑中既没有担心的事情，又没必须做的工作”
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Three-2使办公桌成为舒适的工作地的整理规则
上方的抽屉：放笔、图章， 透明胶带
中层抽屉：正在办理的文 件
下层抽屉：已办，需保存的 文件
下班后可以不要整理
ppt课件.
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Four 书籍 杂志 名片的整理
书籍 摘录笔记-保存到电脑 有价值的书籍保存到书柜 杂志 有用信息保存方法到电脑 扫描或者可以剪下 名片 定期整理 名片上标注初次见面时间、地址、外貌特征 分为：频繁打交道和不会来往的，前者用名片夹保存，后者放入一个纸盒保存
04 大脑信息的整理
05 时间整理
ppt课件.
2
Part One
超级整理术
ppt课件.
3
01 为什么需要整理
One
前言
Two
目的
Three
威胁
Four
内容
ppt课件.
泉正人——超级工作整理术
第二章关于文件和办公桌的整理第二节及时整理资料是为了有效利用信息我们身边会有很多纸质文件，如：企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等，这些是我们办公环境的重要组成部分。
无论电脑和“无纸化办公”多么普及，信息流通仍然离不开这些纸质文件。
所以，如何科学地收纳它们，是一项重要的整理技能。
但也无需考虑得太复杂。
凡是过于复杂的事，一般都很难坚持，整理也一样，为了不半途而废，我介绍的整理术都很简单。
先准备下列几样工具吧：①托盘②透明文件夹③口袋式的透明文件夹④小文件柜（或抽屉式的小信箱）⑤大纸盒有了这些工具，再分三个步骤进行整理，只要您迈出第一步，后面就很简单了。
文件分为“正在办理状态”和“保存状态”文件一般可分为两类：正在办理状态：与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件。
已办、需保存状态：已处理完毕、但仍需要保存的文件，如合同、发票等。
也就是说，正在办理的文件，等到办理完毕后，要么变成第二种状态，即需要保存起来，要么就应及时丢弃。
整理时最基本的步骤就是-——首先把文件大致分为以上两类。
正在办理的文件因为使用频率高，应尽量摆放得离手边近一点，以方便随时拿到。
文件用完后应及时存放，存放时也应尽量使用透明文件夹，这样可以对文件内容一目了然。
而那些已办好、需保存起来的文件，因为不常用，建议放进书橱或纸箱内保存。
如果放进大文件夹保存的话，应在文件夹侧面贴上标签，标上内容，做到一目了然。
只要做到上述几项，就可以说达到了整理的效果，可以确保您工作时“需要的物品”都集中摆放在您手边了。
“正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法我自己工作时，喜欢用两层的小托盘和透明文件夹来存放“正在办理文件”。
每收到一份新的文件，我就把它放在小托盘的上层，能办理的尽快办理，办完就处理掉，没办完就先保存起来。
正在办理的文件，我喜欢把它们保存在透明文件夹内，因为透明文件夹既便于携带又一目了然。
这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近，以便于伸手就能拿到。
图解整理术，高效工作必备手册
图解整理术，高效工作必备手册你是否也在杂乱无章的办公桌上，找不到想要的文件夹？是否也曾对着满屏幕都是文件夹的电脑桌面而束手无策？或者是忘记重要客户的姓名、弄丢了名片，而遭到老板的批评？每天忙得像个陀螺一样，渴望时间再多一点的你，是否想过简单的整理术就可以救你脱离苦海？为何要归档？需要的文件怎么也找不到，相比很多人都有类似的经历。
可是对于这件事，有多少人认识到其弊端了呢？假设，有人每天都要花5分钟的时间来找文件，那么一年会浪费掉多少时间呢？以外，除了找纸质的文件，还有找电子版的文件、找名片等的时间，这些浪费的时间都是不可小觑的。
由此可见，如果不归档就会妨碍工作。
换句话说，归档是提高工作效率的必备技巧。
●归档的好处你想通过归档达到怎样的效果呢？首先明确这一点不但会增加对归档的兴趣，而且更容易达到预期效果。
随时找出所需的文件文件和文件夹存放的位置一目了然，因此能立刻找到自己需要的文件和别人索取的文件。
帮助整理思路，促进新想法的产生整理工作环境，可以使思路保持清晰，并且有助于新想法的产生。
活用以往工作中的经验如能保管以往的工作文件，将有助于在新工作中活用以往的工作经验。
轻松地进入工作状态堆积如山的文件不见了，仅此就能减轻工作带来的心理压力，并使人心情愉快地专注于工作。
●在未经整理的环境中工作的弊端我们来确认一下，一个未经整理的环境将会给工作带来多大的障碍，由此我们也可以更好地理解归档的重要性。
①无法高效工作②失去周围人的信任需要的文件和文件夹怎么也找不到，日常工作中有类似经历的人需要特别注意。
工作一旦被打断，注意力无法集中，再次集中注意力又需要花费时间。
同时，这儿会导致压力积聚。
此外，因找文件而花费时间，以致重要会议迟到等事例比比皆是。
这样就有可能失去周围人的信任。
归档的基本方法文件篇把按主题分类的文件放入透明文件夹内，并竖着放在固定位置，这个简单的系统就是归档的基本方法。
其关键点是透明文件夹的安放位置。
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Two-1及时整理资料的方法
正在办理文件和已办需保存文件的整理方法：
需要保存的分为三类： 1.近期需要用到的； 2.需要存放起来的；
3.不知以后是否需要，暂且保存起来的。
Two-2 细节
统一文件大小形状，不同形状文件保存，尽量订书针装订，以免遗失； 利用文件夹的颜色进行文件区分 把操作中的文件放入透明文件夹中，方便增减纸页。
seven 彻底执行和遵守规则
如何彻底执行并持续遵守规定？
----创立一种“规则会自己冒出来”体制。 可以在不规定的时间，自动发送各种“检查目录”邮件。
要点： 1.投资回报率能否达到50%以上？ 2.在看清对于这项事业最重要的关键点的 基础上，再进行思考。 3.最大的风险是什么？ 4.如何规避风险？ 5.有哪些竞争对手？ 6.竞争对手的预计销量与预计收益如何？ 7.能否将其系统化？ 8.市场战略。 9.从自身角度看，自己最擅长这项事业哪 方面？ 10.在固定费用和波动费用的基础上，收益 大概能超过盈亏平衡点多少？
一般使用“检查目录”。 用Excel制作目录，“检查目录”包含 月末工作检查目录 扫除时检查目录 早上出勤时检查目录 最后离开办公室时的检查目录 面试时的检查目录 等等 使用检查目录，按照以上的内容 有条不絮的完成工作，工作效率明显提高。
five 开会也要设定规则
全体参会人员都应知晓会议议题
当场做好会议记录并发送给参会人员
员工会议议题检查项目 1.确定今后的方向 2.提高销量的战略
3.消减成本战略
4.扩大受众,增加客户的战略 5.品牌战略 6.员工情况 7.录用战略 8.安全事宜
six 判断开展一项新事业的可能性
创立新项目的四大规则 能否让自己感到愉悦？ 面临的市场是否有发展前途？ 是否是累积型的业务？ 是否对社会有益？
Two 目的和效果
提高工作效率
思路变清晰。 容易找到东西。
更容易产生创意。
工作更有实效。 空闲时间增多。
Three 不整理的威胁
迷失方向，弄错工作的顺位。 浪费时间和头脑。 工作效率低下
Four -1不擅长整理的特点
工作速度慢，晚间以及休息日经常加班。 经常花时间找东西。
引进设计己 操作类
操作类
思考类
空闲时间 操作类 思考类 思考类
2.尽量提高操作类工作效率 操作类 思考类
Four-5超级整理术的要点
其基础为统一化 一元化 和自动化
制定原则，彻底实行 争取减少时间浪费 不过分整理
有效利用整理出来的时间
正在办理中的文件，按照项目分开保存，项目相关内容一起放置，可以使用多个
口袋的透明文件夹。可以给透明文件夹加上封面，写上项目名称和日期，多个透 明文件夹可以保存在大的文件架里面。 正在办理的文件还原尽量放在保存文件架的左边。 已办理，需保存的文件按照项目内容分类，按照顺序进行保存。
Two-3 托盘细节
Three-1使办公桌成为舒适的工作地的方法和目的
目的 想要什么东西立即能拿到 减少找东西的时间
方法
常用的东西放在桌上 东西摆在固定的位置 忘抽屉里摆东西也要有固定的位置
整理的最 终目的： 需要的东 西能尽快 拿到
Three-2使办公桌成为舒适的工作地的整理规则
上方的抽屉：放笔、图章， 透明胶带 中层抽屉：正在办理的文 件 下层抽屉：已办，需保存的 文件
Part Three
超级整理术
03
One
关于电脑和电子邮件整理
Two
电脑内信息整理
Three
输入信息制定 规则
Four
邮件的迅速整 理
充分使用电脑 的功能
One 充分使用电脑的功能
为什么要把信息保存在同一台电脑？ 想要的文件不知存在哪一台电脑 有的资料2台都分别保存了，但不记得哪一份是最新版本。
three 合理委托工作给他人
工作有轻重缓急，需思考区别。
工作可分为“操作行”和“思考型” 思考型--是需要仔细思考的工作，一般不可委托他人。 操作型--可以对其进行彻底的高效化，得以节约时间，如能够委托他人处理，就交于他人帮忙。
four 用检查目录进行整理
为了建立有一种无论是谁都可以完成例行工作的“规则”，
Five 再次弄清楚整理的目的
整理前的准备工作 买好文件夹等文具 活页纸夹好
决定好各种物品的存放位置
制定一个整理日 规律的整理由简单整理开始，养成习惯后再精益求精、循序渐进。 下不了决心来整理的人，请再次思考一下不整理的坏处和整理的好处。 办公桌上乱七八糟的坏处：工作上的 情绪上的 办公桌整理感觉的好处： 工作上的 情绪上的
下班后可以不要整理
Four 书籍 杂志 名片的整理
书籍 摘录笔记-保存到电脑 有价值的书籍保存到书柜
杂志
有用信息保存方法到电脑 扫描或者可以剪下 名片 定期整理 名片上标注初次见面时间、地址、外貌特征 分为：频繁打交道和不会来往的，前者用名片夹保存，后者放入一个纸盒保存
忘性大，由于不小心造成的失误很多。
脑中经常在思考多项工作，或者思维混乱。 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”
Four-2不擅长整理的原因
懒惰 不知道整理的技巧。 不会设定规则。 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”
Four-3适合学习整理的人群
上班时间内总是完不成工作。 上班总是不顺，很难往下开展。 文件和资料经常丢失；文件和资料不知放哪了，经常寻找。
为了使两台电脑的信息同步保存，花费更多的时间和精力。
两台电脑里设计的模式有些不同 与客户往来的电子邮件不知在那一台电脑里。 尽量使电脑的信息一体化。 尽量使用WINDOWS搜寻功能。 。
Two-1 管理电脑内信息
给文件夹命名 设一个工作的文件夹，与工作相关的文件都存进去 其中按不同的公司和领域在设大分类公文包
two 清空混乱头脑
“要经常尝试去创造一种能让自己专注于琐碎工作的环境， 想要创造这种环境首先要整理自己身边的事物。只有养成
习惯，工作时发生头脑混乱的情况就会减少的“
使头脑变成有一种“空荡荡”的状态 ---就是指“头脑中既没有担心的事情，又没必须做的工作”
头脑中没有需要挂念的事情，思路清晰。 不需要花时间去回忆
收集信息要确定主题 可以使用摘录专用软件 定期回顾信息 会议记录也要一边记录一边整理
Four 制定规则迅速处理邮件
原则： 迅速阅读，只读一次 在无秒钟内判断
邮件要写的简洁、简短（分条，分项写，灵活运用清单）
无法立即回复的邮件，归在尚未处理那一类里，有空一并回复。 尽快回复邮件，对方也会尽快回复。 已读邮件用分类项目进行整理------仅重要文件 未回复的邮件-----------红色 当天需要用到的邮件----蓝色 正在等待回信的邮件----黄色 先报留下来再说的邮件--橙色 保存资料----------------绿色 收到邮件的处理： 未回复的 等待回信的 先保存下来再说的
Part Four
超级整理术
04
One
关于大脑信息整理
Two
Three
Four
five
six
seven
大脑混乱 的原因
清空混乱 的头脑
合理委托 工作
用检查目 录进行整 理
开会也要 制定规则
判断开展 新事业的 规则
彻底执行 和遵守规 则
one 大脑混乱的原因
日常繁琐的事情太多
不确定事项太多，脑中容易混乱。 事情没做好记录，头脑牵挂却无法得以处理。
Part Two
超级整理术
02
One
创造最好的工 作环境
文件和办书桌的整理
Two
及时整理资料获 得有效利用信息
Three
使办公桌成为 舒适的工作地
Four
书籍杂志名片 的整理
five
整理的目的
One-1 创造良好工作环境方法
分类 还原
丢弃 取出
重 要
保管
One-2 细节
判断文件该不该保留的方法 是不是已办文件 是不是重复文件
超级整理术
01
02 CONTENTS
This Is A List
为什么需要整理 文件和办公桌的整理
03 04
电脑和电子邮件的整理
大脑信息的整理
05
时间整理
Part One
超级整理术
01
为什么需要整理
One
Two
Three
Four
前言
目的
威胁
内容
One 前言
状况
事多，脑子乱，无法集中 精力工作。 制定了计划，不能按计划
Four-6整理的对象
文件及办公桌的整理
电脑及电子邮件的整理
头脑的整理 时间的整理
Four-7方法：设立规则
比如整理电脑内部资料 给文件取名时要统一方法 文件包应分类进行保管
设一个临时保管公文包专门存放未经整理的文件。
定期把资料备份保持 用桌面快捷方式进行搜索 规则越简单越好 规则一定要可行 整理方法不能过细 可干可不干的事情就尽可能的偷懒
电子邮件多的来不及看。
不知该怎么整理电脑内的资料和信息。 办公桌周边环境又乱又脏。 面对一项重要工作，无法全神贯注。 面对工作，总想着拖延。 希望能早点结束工作，有休闲时间。 已经竭尽全力，周围人的评价不高。 度过很多关于整理的书，但依然没掌握整理的方法。
Four-4超级整理术的理念
是不是今后不在用到的文件
无法判断今后是否还有用时，我推荐暂且保留 用过归还原位很重要 尽量少使用纸质文件： 把信息尽量保存在电脑，只要给文件取好名字，随时可以在电脑中搜寻到。