员工人事档案资料管理制度

员工人事档案资料管理制度
一、制度概述
为规范公司员工人事档案资料的管理，准确记录员工的个人信息，建立健全的人事档案资料档案管理制度，本制度制定。

二、制度适用范围
适用于本公司所有员工人事档案资料的管理和保管。

三、制度内容
1.人事档案资料的定义
人事档案是指在公司招聘、录用、培训、晋升、考核、调动、离职等过程中建立起来的员工档案，包括基本资料、教育经历、工作经历、培训记录、聘用合同、变更
合同、薪资福利等个人信息。

2.人事档案资料的建立
（1）公司应在员工入职后一个月内，建立员工人事档案。

（2）人事部门负责员工人事档案资料的建立与更新，确保档案资料的完整性和
精确性。

（3）通过员工自报个人信息和核实后，提供员工的个人证明材料，搜集员工的
最新的个人资料。

（4）招聘人员应提供证明材料如身份证复印件、学历证书、健康证明、照片等。

（5）组织人员需要提供外语水平证明、业绩证明、资格证明等材料，并录入该
员工档案资料。

（6）员工应提供相关证明材料以确认员工信息的真实性和准确性，否则公司有
权解除劳动合同。

3.人事档案的管理
（1）人事部门应对员工人事档案资料进行定期检查、更新、完善和存档，每年
至少一次。

（2）人事档案应妥善保管，并进行备份，档案备份资料须存放于专用设备内，
确保资料完整、安全、保密。

（3）个人资料有严格的保密性，任何单位和个人未经授权不得调取、浏览和使用员工人事档案。

（4）对于任何人无权查看员工人事资料，如果需要查看，必须按照公司规定的程序提出申请，并经过相关部门的批准。

（5）员工人事档案及相关材料的保管时间应按照国家规定执行，逾期报废或者移交档案部门。

4.文化墙的建立
公司应当建立人文化墙，通过员工健康、快乐、积极向上的故事，反映员工工作生活中的亮点和闪光点，展示公司良好的企业文化。

五、制度的执行
（1）各部门必须按照制度要求执行，对违反制度者要进行严肃处理。

（2）人事部门定期对各部门执行情况进行抽查，如发现不合规的行为，要进行及时纠正和督促改正。

并对未按制度执行的相关人员进行相应的追究和处理。

（3）制度的修改和完善应经过本公司的有关领导同意，并在公司内部上报审批并公开执行。

（4）对于违背制度者应进行相应的处理，制度标准执行不变。

六、制度的附则
本制度各项规定是基于国家法律法规和公司的实际情况而制定的，如在执行中有任何问题，必须及时上报公司领导小组，由公司领导小组负责解决问题。

七、制度的生效
本制度自发布之日起执行。

如有需要，应当及时对制度进行修订完善，并及时通知相关部门和员工。