材设部操作手册(修改)

材料设备部

操作手册

（ISO体系文件/机密）

文件编号TC—CS—2005

版本编号 B版

发布日期二○○五年十一月二十四日

签发

受控状态

目录

组织机构图 (3)

部门职能 (3)

招投标管理流程（TC-M） (5)

材料、设备采购计划控制流程(TC—N-02） (8)

乙供材料核价流程（TC-N—02-01） (9)

材料、设备采购流程（TC-N-02—02） (12)

材料设备款支付流程(TC—N-02—03） (15)

材料设备验收流程（TC—N—02-04) (17)

相关流程及记录文件 (19)

材料设备部工作记录 (20)

组织机构图

部门职能

1、供应商管理

1）组织针对材料、设备供应商的调查，资料信息收集、整理；

2）组织合格供应商的评审；

3)组织构建和维护供应商档案。

2、材料设备采购管理

1）项目部提出需求计划时间、数量、规格后，由材料设备部具体执行各项目月度采购计划或紧急零星采购计划。

2)将核定的价格、供应商以《乙供材料核价计划表》形式送项目部转发施工单位执行，同时抄送成本管理部、内审部各一份；

3)推荐合格供应商参加公司招投标；

4)组织供应商资质考察，并由材设部进行材料采购合同谈判，将结果和建议提交公司确定;

5）组织材料设备的具体供应工作；

6）负责逐月提供甲供物资、资金汇总明细表交由财务部、施工单位核对；

3、材料设备质量管理

1)采购的材料或设备到达现场以后，由项目部、材料设备部甲方代表或专业工程师组织项目部、监理、施工方及进行现场验收，及时处理质量、数量异

常情况,验收合格后接收货物，验收不合格者退货并按合同相关规定履行后续工作；

2)必要时直接抽查施工单位材料设备使用情况,杜绝以次充好；

4、付款及审核工作

1）按项目或合同分别作好甲供材料、设备出、入库凭证、物资到货台帐；

2)督促复核、审核每月各项目甲供材料设备总额；

3)根据合同执行情况填写材料、设备付款申请表

4）每月拟定资金计划及平衡调度.

5、制度的拟定和执行

1）贯彻执行国家有关建筑设计的各项法规和公司各项规章制度；

2）制订、完善并不断改进部门的各种规章制度、工作流程。

6、部门管理

1）主动沟通、协调部门内部及部门与其他部门之间的工作关系；

2）明确本部门人员岗位责任和业绩目标；

3）负责本部门人员的业绩面谈、考核与技能培训，促进人员与公司共同发展。

招投标管理流程（TC-M）

1.流程范围

本规定适用于集团公司各项目所需的工程施工合同、各类安装、装修、园林合同、大宗材料、机电设备、各类设计等合同的招标和邀标。

输入:相关需求部门提出的需求计划

输出:工程承包合同、采购合同、设计合同、其他合同

2.流程目标

及时、高效、谨慎、严格地选择到高质量的施工队伍、高质量的供应商及设计单位，确保项目进度、质量和成本目标的达成。

3.涉及部门

主要负责部门：相关实施部门

主要参与部门:总裁、分管副总、相关需求部门、研发中心、项目部、材料设备部、成本管理部

4.控制要点

1)投标单位有资质预审或是同创的合格分供方，优先选择排名靠前的供应商，投标单位不得少于三家；

2)定标前提条件：对于投标单位的投标条件,必须通过询标、调查、实地考察等方式进行确认，投标条件未明确不得定标；

3)对于空调机组、柴油发电机组、电梯、扶梯、消防报警系统、报警系统材料设备部应组织招标小组成员进行考察.

5.特定政策

无

6.流程说明

1)采购需求计划（入场前二周内提出）：项目主承包施工方根据进度需要,于入场前二周内提出，报交项目目；

2)成立招标小组（0.5个工作日）：实施部门根据项目需求计划及实际情况,组织成立各项招标工作的招标小组；

●招标小组组织结构：

➢由实施部门主要负责人为招标组长，各项工作的分管领导及各执行部门经理为副组长;

➢组员由组长、副组长根据具体工作内容确定。

3)拟定招标计划（5个工作日)：招标小组组长，根据各类需求，组织拟定招标计划；

4)拟定招标文书（3个工作日）：各项工作具体实施部门根据招标计划,拟定各类招标文书；

5)审核（1—2个工作日）：研发中心对设计类招标文书审核并签署意见,非设计类招标文书不经过这一环节;

6)审核(1个工作日）:分管领导审核招标文书并签署意见；

7)审核（1个工作日):实施部门审核招标文书并签署意见；

8)发放标书（3个工作日):实施部门将审核合格的招标文书发放给供应商（施工单位)；

9)拟定投标书（5—7个工作日）：应标单位制作投标书;

10)通知招标小组(0。5个工作日）：实施部门收到供应商投标书后通知招标小组组长；

11)开标、议标、评标、初选出入围单位（1个工作日）：招标小组收到项目管理办公室通知后组织开标、议标、评标、初选出入围单位;对投标单位进

行资格审查时应考虑以下几个方面:

➢企业注册证明和技术等级；

➢主要施工经历;技术力量简况；施工机械设备简况;在施工的承建项目；用户一览表；

➢资金或财务状况；质量保证措施；企业商业信誉；

➢外地建筑企业参加投标，还须持有建设工程所在地城市主管部门签发的投标许可证；

12)考察：招标小组组长组织招标组成员对初选出的入围单位进行实地考察或到其用户处考察，考察人员在考察完毕后3个工作日内提出书面考察意见;

13)商务条件(2个工作日):实施部门审定是否需要商务条件文本，若需要由成本管理部提供经过审计部审计的招标文书中的商务谈判条件文本;

14)拟定性价比一览表（2个工作日）:招标小组根据考察意见及商务谈判条件拟定性价比一览表;

15)筛选供应商（2个工作日）：招标小组根据供应商投标最终条件，共同签字确认，筛选出三家符合要求的供应商；

16)确定中标单位（1个工作日）：由招标组长向总经理汇报招标情况，根据具体情况,共同在确定中标单位;

17)合同审批及签订（5个工作日)：相关执行部门负责完善合同审批手续，具体操作根据集团公司【合同审批流程】执行。

18)存档（0。5个工作日）：考察人员对入围单位的书面考察意见、性价比一览表、筛选和确定中标单位的审批意见以及合同共同存档备查。

7．质量记录及归档资料

1）《招投标文书》

2）《性价比一览表》