论煤炭企业如何降低物资采购成本

论煤炭企业如何降低物资采购成本

作者：胡勇星

来源：《财经界·中旬刊》2019年第02期

摘要：当前，国内经济形势严峻，煤炭行业面临着严峻的挑战，煤炭价格下滑而成本却居高不下，煤炭企业在生产运营过程中需要消耗大量的物资，煤炭产品中材料成本占到总成本的20%，因此如何既降低材料采购成本又提高材料质量成为煤炭企业的核心管理工作之一。本文以兖矿集团物资采购管理模式为背景，探索新时期如何降低材料采购成本。

关键词：兖矿集团; 采购模式; 采购成本; 节支降耗

煤炭生产所需物资种类繁杂，供应商众多，且物资价格高低不一。煤炭企业普遍存在着供应商管理不规范、物资积压严重、缺乏有效的监督机制等问题，导致材料采购成本过高，侵蚀企业的利润。兖矿集团自成立以来，材料采购由最初的各部门分散采购发展到成立物资供应中心实现集中化管理，特别是近年来，面对金融危机持续影响、经济结构深度调整、煤炭市场低迷不振的严峻形势，兖矿集团顺应互联网经济、创新驱动经济的时代趋势，逐步摸索并建立一套适应当前新形势的物资供应、采购管理体系，采购成本得到有效降低，在采购模式创新方面主要有以下几种：

一、实施集中化采购

集中采购适用于大型企业、集团中需求量大、且标准化程度较高的物资，形成批量采购，获取价格优势和谈判主动权，降低采购费用，从而降低采购成本。兖矿集团通过综合分析各物料的需求情况，把能够形成规模采购的物资，交由采购部门集中采购。物资供应中心作为大宗物资集中采购管理和执行部门，通过制定集中采购管理办法，建立集中采购物资目录，与供应商建立长期战略合作伙伴关系，形成“集中采购、集中储备、统一计划、统一调拨、统一结算”的管理模式，规模优势凸显，降本增效显著。实际操作中，由采购计划部门收集各单位上报的采购计划，进行审核、汇总、分析，结合物资现有库存量确定采购量，选择合适的采购方式，然后交由采购部门进入采购环节。在这之前，物资使用部门的职责就是保证计划准确率，避免物资积压造成浪费。采购计划部门的职责是全程追踪采购计划完成情况、物资到货情况，确保物资及时到货。采购部门收到采购计划后，根据采购方式寻找货源，生成采购订单及合同。

二、充分利用社会资源

寄售，通常指的是一种国际贸易的习惯做法，即委托代售的贸易方式，它是指委托的（货主）先将货物运往寄售地，委托另外一个代销人（受委托人），按照寄售协议规定的条件，由代销人代替货主进行，货物出售后，由代销人向货主结算货款的一种贸易做法。兖矿集团将这种寄售模式引入企业物资供应管理，经多年探索实践，建立”物资超市“管理模式，大大提高生产常用物资供应效率，降低采购成本，减少储备资金占用及储备风险，确保资金价值最大化。

具体做法主要是采购方提供场地，用于存放供应商的物资，采购方可根据生产需要到仓库里取货，使用后定期结算货款的采购方式。进入超市的物资条件是通用性强、有一定消耗规律、采购频次多、市场价格比较透明、质保期大于 6 个月以上的物资，或者不具有通用性但能形成批量消耗的物资。寄售供应商的选择须经过严格的筛选程序，符合一定条件的经批准予以进入超市，并建立定期评价机制，淘汰不符合条件的供应商。

三、实施网络采购

网络采购是近几年十分流行的一种采购方式，足不出户就能买到所需要的东西，网络采购的优点是網络资源丰富，选择范围大幅增加，企业可在大量的供应商中选择最优惠的价格，研究表明，网上采购可以降低70%的采购费用，降低5%-15%的产品成本，大幅降低采购成本是推动企业采用网上采购的核心动力。缺点是网络上对于物资信息描述可能与实际不符，不能完全保证物资质量，到货后售后服务跟不上，退换货时间反而延长采购周期。为避免出现以上问题，兖矿集团物资供应中心创新建立了阿里巴巴和兖矿采购网“双网”并行采购模式和线上询价、线下采购模式，建立健全网络采购管理制度和网络采购物资目录，采购人员严格按照业务流程操作，在线上询价、供应商选择、线下签订合同、货物验收等关键环节设置风险管控机制，建立使用单位定期随访机制，及时反馈物资使用情况，确保网采物资价格低、质量好、到货快、服务优，最大限度降低采购成本。

四、实现电子招投标

招标在企业中的应用广泛，工程项目、设备、材料采购等都可使用招投标方式，传统的招投标方式需要发布大量纸质材料，花费大量时间组织开标、评标、定标和中标，在资料的传递和人员接触过程中，很容易出现串标等弄虚作假现象发生。电子招投标是以数据电文形式完成的招标投标活动，集团公司于2010年开始筹划使用电子招投标方式，投资建立电子招投标平台，用于发布招标信息，完成招标活动，整个招标流程采用电子形式在平台中体现。实践表明电子招投标可以进一步促进招标投标活动公开、公平、公正，节约招标投标成本，提高评标质量和效率。

五、其他降本措施

（一）改变付款条件

除用于预付款项、紧急支出等款项外，尽可能采用承兑汇票支付方式，并在合同条款中明确约定付款方式。承兑汇票一般会有6个月付款期限，相当于是无息贷款，能够最大限度降低对资金占用和需求，获取资金时间价值，目前物资供应中心票据支付占比达到80%及以上。除此之外，还可采用三方抹账、以物易物等方式，减少现金支出，提高资金利用效率，将有限的资金用在刀刃上。

（二）加大厂家直供率

众所周知，货物出厂价远低于在市场上流通后的价格，因此在供应商的选择上应优先选择生产性厂家，减少中间商。兖矿集团物资供应中心在充分市场调研的基础上，梳理所有的在用供应商，逐步清理和替换大部分经营性供应商，目前正常采购的有近一千家供应商，直接向生产厂家采购的达到80%，减少了中间环节，降低采购成本。同时生产厂家的技术服务、售后服务会更好。新增供应商须符合准入条件，找不到合适生产厂家的情况，经审请可采用经营性供应商，并提高准入门槛。另外，与其他大型企业成立采购联盟，以克服自身需求数量小而得不到更多优惠的矛盾。

（三）价格对标

在完善采购价格历史数据库和采购价格纵向对标的基础上，利用一切可能的机会和条件，主动加强同行业兄弟单位的采购价格信息交流，实现价格横向对标。通过对标可以发现自身管理短板，查找与兄弟单位之间的差距，及时了解市场价格信息，得到更多与供货商谈判的筹码，降低采购成本。

（四）把握价格变动时机

充分借助卓创资讯、我的钢铁、慧聪化工网等行业资讯网站强大信息功能，科学预判市场走向和价格趋势，通过提前了解需求、签订合同、锁定价格，规避市场阶段性涨幅，变被动为主动，为企业节约采购成本。

（五）优化采购流程

采购是一项复杂的活动，包括了从提报需求计划、生成采购申请、采购订单、组织货源直至验收入库的整个过程，需要多个部门和人员相互配合协作才能完成。传统的采购流程部门配合度低，信息传递不畅通，单据丢失等原因造成采购周期长，库存物资积压严重。兖矿集团自2001年使用erp系统，先后四次进行优化升级，采购、销售、财务三大模块覆盖整个供应琏，2016年针对物资采购开发了主数据系统，供应商询比价系统，物资商城系统等辅助系统，并与erp系统无缝对接，实现了物资采购全流程信息化处理，大大提高了工作效率，确保采购准确率。

（六）完善采购内部控制制度

完善的采购环节内控制度可以帮助企业规避采购风险，避免业务人员腐败现象，规范采购行为，最终目的在于降低采购成本，提高企业整体经营效益。一个行之有效的内控制度需要具备系统性、全面性，在业务运行关键点设置风险管控机制，业务人员具备良好的素质和风险意识。兖矿集团物资供应中心近一年来陆续修订下发计划、价格、供应商、物资超市、仓储管理等12项业务管理制度辦法，细化业务质量考核办法，定期检查各部门业务质量运行情况，对发现的问题限期整改，促进业务运行及仓储管理水平整体提升。

六、结束语