(秘书学课件)第28.29讲 第九章 会议和活动管理7-9 会中服务(项目1-5)
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4.注意层次段落语句标点字迹避免错别字
5.送讲话人/主持人或者召集人审阅
6.录音记录稿的整理要注意辨别讲话人,不能张冠 李戴
2020/10/23
29
1.快:记得快
2.要:摘要记录
3.省:正确使用缩略法 4.代:简便代复杂的方法
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
类型 2，场内座位的区划
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
1，会场整体布局的 要求
A.必须体现会议的主 题和气氛
B.根据会议的性质和 形式创造出和谐的气 氛
C.中型和大型会议要 保证一个中心，突出 主持人和发言人。
D.关于小型会场。
2，会议座次 A.是否设主席台
B.主持人不能背向 与会者
九、 安排 会议 礼仪 服务
十、 检查 会议 常用 视听 设备 是否 正常
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
GO！
一、拟订会议计划并报请批准
1，往往是根据领导授意或领导班子的 决定来提出会议计划
2，会议计划应包括的主要内容
——会议名称、任务及要达到的目的； ——会议规模、参加会议人员及会期； ——会议主要准备工作及分工； ——会议经费预算。
2020/10/23
3
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
会议的前期工作(6项)
1、制定会议计划，报请批准。 2、拟定会议程序和日程安排。 3、确定与会人员（出席与列席）及人员编组。 4、选定和布置会场，安排座次。 5、会议通知、报到签到、人数统计工作。 6、安排会议工作人员的分工与联络。
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
会后工作(5项)
1、整理记录、录音、录像等。 2、会议文件的清理和清退处理。 3、送别与会人员。 4、做好会议筹备组织的总结和表扬奖励工作。 5、文书立卷归档工作。 此外，会议进行中的调度工作，记者招待会工
作、会后的督促检查工作，也是很重要的。
3.权威人士和代表人 士的言论
4.会议决议或者议而 未决的事项
5.会议有影响的言论 和活动
28
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
项目二、做会议记录
四、会议记录的整理
五、会议记录的写作技巧
1.忠于讲话人/发言人的原意 2.保持讲话人/发言人的风格
3.整理全面/完善
2.确保车辆安排
3.完善人员分工
4.提供详细路线图
2020/10/23
一、会议接 二、会议报
站
到
1.确定会议的类型
2.确定会议的名称
会议名称确定的方法 确定会议名称注意事项 会议名称确定的方法 确定会议名称注意事项
1.收集会议议题
2.整理汇报根据上 司批示确定会议议
题初稿
3.如何确定会议议 题
25
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
发言/决议/问题/结论等
2020/10/23
二、会议记录的基 本要求
1.会议名称/时间/地 点/会议性质
2.会议主持人/出席会议人 员/实到人数/迟到早退缺席
人员姓名及职务/记录人
3.记录会议发言及 有关动态
4.会议的结果:决定 /决议/表决等事项
三、会议记录的重 点
1.会议议题及有关 活动
2.讨论争议的焦点及 各方主要见解
项目三、编写会议简报
一、了解会议简报的特点
二、会议简报的写法
1.简:简明 2.快:及时 3.新:内容新 4.真:真实准确
5.范围
2020/10/23
1.简报头 简报名称;期号;编印单位;印发日
期
2.报核 按语/标题/导语/主体/结果/背景
材料
3.报尾 发行范围/印刷份数
30
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
会议的文书工作(7项)
1、印发会议证件。 2、协助领导撰写会议主题报告。 3、准备会议其他材料(发言、参考资料；影
视资料等)。 4、编写印发会议简报。 5、会议中的文书的传递和处理工作。 6、会议记录、决议、纪要。 7、会议文书的初步整理。
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
会议的生活服务工作(6项)
会议突发事件处理 娱乐活动安排 其他服务工作
会后落实5 P38-46
引导与会人员离开会 场
会议经费结算
撰写会议纪要
会议文件整理归档
会议总结及效果评估
24
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
项目一.会议接站及会议报到
一、会议接 站
(一)组成接待小组 并完善接站信息 1.完善接站信息
• 磁卡证
2020/10/23
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北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
项目一.会议接站及会议报到
(一)组成接待小组 并完善接站信息
1.完善接站信息 2.确保车辆安排 3.完善人员分工 4.提供详细路线图
2020/10/23
(二)接站工具
(三)接站
1.车辆/接站安排表 2.手提式扩音器 3.工作证/胸牌
（四）相关链接
1，会议类型与地点选择 的关系
2，会议地点选择的建议
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
四、布置会场和安排座次
（一）相关知识 1，会场整体布局的要求 2，主席台的座次和场内
座次 （二）工作程序 1，会场整体布局安排 2，主席台的座次和场内
座次安排
（三）相关链接 1，会场整体布局的
项目一.会议接站及会议报到
一、点名确认(内部会议)
• 开幕式、领导来宾讲话、领导作报告、分组讨论、大会发言 • 会议报到册:序号/姓名/工作单位/职务/备注等
二、本人签到(邀请式会议)
• 适应于邀请式会议,具有纪念意义
三、凭证件报道(大中型会议)
• 凭会议通知报道,换取出席证/代表证,之后进场.
四、电子签到(大型会议)
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
如果主席台不是9位而是8位呢？
高娜原先排的主席台座次：
1 2 34 5 678
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
应该这样摆放：
7 5 3 1 2 468
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
中型、大型会场整体布局的类型
北京社会管理职业学院
ห้องสมุดไป่ตู้
《秘书理论与实务》课件
会前筹备 (10项工作)
一、 拟订 会议 计划 并报 请批
准
二、 拟订 会议 议程、 日程
三、 提供 会议 地点 的备 选方
案
四、 布置 会场 和安 排座
次
五、 发布 会议 信息
六、 安排 会议 食宿
七、 邀请 会议 嘉宾
八、 准备 会议 资料、 会议 用品
项目四、会议突发事件处理
一、突发事件及会议突发事件特点
• 突发事件（速度快，出乎意料；难以应对，非常规处理） • 突发事件特点:突发性；危害性；不确定性；紧迫性；影响性
2020/10/23
二、会议突发事件处理
• 1.紧急医疗；紧急医疗系统；会场医务室；饭店紧急救护系统 • 2.卫生问题； • 3.火灾；4.签证；5.盗窃等
1、会场各项服务。 2、会议食宿安排。 3、会议财务管理。 4、交通工具的提供与管理。 5、文化生活安排与必要的商品服务。 6、医疗保健服务。
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
会议的保密保卫工作(4项)
1、会议文件的保密。 2、会场和代表住地的安全与防火、
防盗等措施的落实。 3、交通的绝对安全。 4、警卫、治安工作。
C.关于上主席台的 人数
励志 博学 正勤 笃行 ——乌鲁木齐职业大学人文学院院训
《秘书理论与实务》课件
请帮助秘书高娜把名台签摆放正确
高娜原先排的主席台座次：
1 23 4 5 67 89
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
应该这样摆放：
8 6 42 1 357 9
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
第9章 会议和活动管理(7-9次课)
本章的教学目的和要求
【知识目标】掌握会议的构成要素；掌握会议的分类、作用； 掌握会务工作的内容、原则和程序；掌握会议筹备技巧。
【能力目标】能够讲述会议的构成要素；能够讲述会议的匪类； 能够按照相关要求，组织会前、会中、会后服务；能够合理运 用会议筹备技巧。
【项目或任务】以小组和联合组为单位承办“第二届全国养老 服务职业教育与产业高端对话活动”，模拟筹备、组织“对话” 大会，并积极参与会议全过程。
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
会前筹备12
P7-26
名称议题 筹备小组及分工
议程及日程 证件和指示标示
与会人员 会议通知 会议资料和用具 会议经费预算 会场布置及布局 拟定会议筹备方案 拟定会议应急方案 检查会议筹备情况
2020/10/23
提要
会中服务5 P27-37
会议接站及会议报到 做会议记录 编写会议简报
三、会议突发事件处理原则
• 1.现场处置突发事件 • 2.妥善处理善后工作 • 3.做好现场的物品保管和日常维护工作 • 4.大胆/果断;细致/稳妥
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北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
2020/10/23
32
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
大小方形（1）
北京社会管理职业学院
大小方形（2） 半园形（1）
《秘书理论与实务》课件
小型会场整体布局的类型（上）
方拱形
北京社会管理职业学院
半园形（2） 半园形（3）
《秘书理论与实务》课件
小型会场整体布局的类型（下）
椭园形 T字形
园形 马蹄形
回字形 长方形
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
项目五、娱乐活动安排和其他工作
娱参转茶值医照 乐观接水班疗相 活考电饮保卫摄 动察话料密生影
2020/10/23
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会前筹备12
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
二、拟订会议议程、日程
（一）相关知识 1，会议议题 2，会议议程 3，会议日程 4，会议议题、议程、日
程的作用
（二）工作程序 1，议程制订程序 2，会议日程的编制方法 （三）注意事项 1，议程和日程的区别 2，正确处理会议临时动
议
北京社会管理职业学院
杨根来 陈涛 隗苗苗
老年福祉学院院长 社会学教授 中国养老产业与教育联盟秘书长 中国现代养老职业教育集团秘书长 全国民政行指委老专委秘书长
杨根来
【地址】北京京东燕郊开发区燕灵路2号(北京社管院老年福祉学院) 【邮编】101601 【中国老年产业和教育联盟网址】/ 【老年福祉学院网页】/ 【养老联盟信箱】949318881@ 【个人信箱】457962581@ 【电话】（010）61591716 【QQ】457962581 949318881
布置会场和安排座次的工作程序
1,会场整体布局安排
A.确定会场形式 B.合理摆放桌椅 C.布置附属设备
——电源 ——照明 ——音响 ——影像 ——装饰
2,座次安排
A.主席台座次
职务高低；出席或列 席；主持人；发言人； 座次表编制及报审； 名台签
B.场内其他人员座次
——小型会场
——中型会议与大 型会议
4.接站条幅/接站牌
1.主动到车站/机场码 头迎接
2.注重接待者的服饰 礼仪
3.核实身份信息
4.做一些力所能及的 事情
27
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
项目二、做会议记录
一、会议记录的格 式
1.会议的组织 情况
会议名称/时间/地点/人 数/主持人/记录人
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
1 会场整体布局的要求
A.必须体现 会议的主题
和气氛
B.根据会议 的性质和形 式创造出和 谐的气氛
C.中型和大 型会议要保 证一个中心， 突出主持人 和发言人。
D.关于小型 会场。
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《秘书理论与实务》课件
三、提供会议地点的备选方案
（一）相关知识 1，会议地点选择的要求 2，会议酒店的类型划分 （二）工作程序 1，会议目的与形态 2，会议的需求和与会人
员的意愿 3，列出清单、初定场地 4，确认会议地点 5，签订书面合同
（三）注意事项
1，广泛收集会议地点的 信息
2，实地考察会议地点的 注意事项
5.送讲话人/主持人或者召集人审阅
6.录音记录稿的整理要注意辨别讲话人,不能张冠 李戴
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1.快:记得快
2.要:摘要记录
3.省:正确使用缩略法 4.代:简便代复杂的方法
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类型 2，场内座位的区划
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
1，会场整体布局的 要求
A.必须体现会议的主 题和气氛
B.根据会议的性质和 形式创造出和谐的气 氛
C.中型和大型会议要 保证一个中心，突出 主持人和发言人。
D.关于小型会场。
2，会议座次 A.是否设主席台
B.主持人不能背向 与会者
九、 安排 会议 礼仪 服务
十、 检查 会议 常用 视听 设备 是否 正常
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
GO！
一、拟订会议计划并报请批准
1，往往是根据领导授意或领导班子的 决定来提出会议计划
2，会议计划应包括的主要内容
——会议名称、任务及要达到的目的； ——会议规模、参加会议人员及会期； ——会议主要准备工作及分工； ——会议经费预算。
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会议的前期工作(6项)
1、制定会议计划，报请批准。 2、拟定会议程序和日程安排。 3、确定与会人员（出席与列席）及人员编组。 4、选定和布置会场，安排座次。 5、会议通知、报到签到、人数统计工作。 6、安排会议工作人员的分工与联络。
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
会后工作(5项)
1、整理记录、录音、录像等。 2、会议文件的清理和清退处理。 3、送别与会人员。 4、做好会议筹备组织的总结和表扬奖励工作。 5、文书立卷归档工作。 此外，会议进行中的调度工作，记者招待会工
作、会后的督促检查工作，也是很重要的。
3.权威人士和代表人 士的言论
4.会议决议或者议而 未决的事项
5.会议有影响的言论 和活动
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项目二、做会议记录
四、会议记录的整理
五、会议记录的写作技巧
1.忠于讲话人/发言人的原意 2.保持讲话人/发言人的风格
3.整理全面/完善
2.确保车辆安排
3.完善人员分工
4.提供详细路线图
2020/10/23
一、会议接 二、会议报
站
到
1.确定会议的类型
2.确定会议的名称
会议名称确定的方法 确定会议名称注意事项 会议名称确定的方法 确定会议名称注意事项
1.收集会议议题
2.整理汇报根据上 司批示确定会议议
题初稿
3.如何确定会议议 题
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发言/决议/问题/结论等
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二、会议记录的基 本要求
1.会议名称/时间/地 点/会议性质
2.会议主持人/出席会议人 员/实到人数/迟到早退缺席
人员姓名及职务/记录人
3.记录会议发言及 有关动态
4.会议的结果:决定 /决议/表决等事项
三、会议记录的重 点
1.会议议题及有关 活动
2.讨论争议的焦点及 各方主要见解
项目三、编写会议简报
一、了解会议简报的特点
二、会议简报的写法
1.简:简明 2.快:及时 3.新:内容新 4.真:真实准确
5.范围
2020/10/23
1.简报头 简报名称;期号;编印单位;印发日
期
2.报核 按语/标题/导语/主体/结果/背景
材料
3.报尾 发行范围/印刷份数
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会议的文书工作(7项)
1、印发会议证件。 2、协助领导撰写会议主题报告。 3、准备会议其他材料(发言、参考资料；影
视资料等)。 4、编写印发会议简报。 5、会议中的文书的传递和处理工作。 6、会议记录、决议、纪要。 7、会议文书的初步整理。
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
会议的生活服务工作(6项)
会议突发事件处理 娱乐活动安排 其他服务工作
会后落实5 P38-46
引导与会人员离开会 场
会议经费结算
撰写会议纪要
会议文件整理归档
会议总结及效果评估
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项目一.会议接站及会议报到
一、会议接 站
(一)组成接待小组 并完善接站信息 1.完善接站信息
• 磁卡证
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项目一.会议接站及会议报到
(一)组成接待小组 并完善接站信息
1.完善接站信息 2.确保车辆安排 3.完善人员分工 4.提供详细路线图
2020/10/23
(二)接站工具
(三)接站
1.车辆/接站安排表 2.手提式扩音器 3.工作证/胸牌
（四）相关链接
1，会议类型与地点选择 的关系
2，会议地点选择的建议
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《秘书理论与实务》课件
四、布置会场和安排座次
（一）相关知识 1，会场整体布局的要求 2，主席台的座次和场内
座次 （二）工作程序 1，会场整体布局安排 2，主席台的座次和场内
座次安排
（三）相关链接 1，会场整体布局的
项目一.会议接站及会议报到
一、点名确认(内部会议)
• 开幕式、领导来宾讲话、领导作报告、分组讨论、大会发言 • 会议报到册:序号/姓名/工作单位/职务/备注等
二、本人签到(邀请式会议)
• 适应于邀请式会议,具有纪念意义
三、凭证件报道(大中型会议)
• 凭会议通知报道,换取出席证/代表证,之后进场.
四、电子签到(大型会议)
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
如果主席台不是9位而是8位呢？
高娜原先排的主席台座次：
1 2 34 5 678
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
应该这样摆放：
7 5 3 1 2 468
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
中型、大型会场整体布局的类型
北京社会管理职业学院
ห้องสมุดไป่ตู้
《秘书理论与实务》课件
会前筹备 (10项工作)
一、 拟订 会议 计划 并报 请批
准
二、 拟订 会议 议程、 日程
三、 提供 会议 地点 的备 选方
案
四、 布置 会场 和安 排座
次
五、 发布 会议 信息
六、 安排 会议 食宿
七、 邀请 会议 嘉宾
八、 准备 会议 资料、 会议 用品
项目四、会议突发事件处理
一、突发事件及会议突发事件特点
• 突发事件（速度快，出乎意料；难以应对，非常规处理） • 突发事件特点:突发性；危害性；不确定性；紧迫性；影响性
2020/10/23
二、会议突发事件处理
• 1.紧急医疗；紧急医疗系统；会场医务室；饭店紧急救护系统 • 2.卫生问题； • 3.火灾；4.签证；5.盗窃等
1、会场各项服务。 2、会议食宿安排。 3、会议财务管理。 4、交通工具的提供与管理。 5、文化生活安排与必要的商品服务。 6、医疗保健服务。
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会议的保密保卫工作(4项)
1、会议文件的保密。 2、会场和代表住地的安全与防火、
防盗等措施的落实。 3、交通的绝对安全。 4、警卫、治安工作。
C.关于上主席台的 人数
励志 博学 正勤 笃行 ——乌鲁木齐职业大学人文学院院训
《秘书理论与实务》课件
请帮助秘书高娜把名台签摆放正确
高娜原先排的主席台座次：
1 23 4 5 67 89
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
应该这样摆放：
8 6 42 1 357 9
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
第9章 会议和活动管理(7-9次课)
本章的教学目的和要求
【知识目标】掌握会议的构成要素；掌握会议的分类、作用； 掌握会务工作的内容、原则和程序；掌握会议筹备技巧。
【能力目标】能够讲述会议的构成要素；能够讲述会议的匪类； 能够按照相关要求，组织会前、会中、会后服务；能够合理运 用会议筹备技巧。
【项目或任务】以小组和联合组为单位承办“第二届全国养老 服务职业教育与产业高端对话活动”，模拟筹备、组织“对话” 大会，并积极参与会议全过程。
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
会前筹备12
P7-26
名称议题 筹备小组及分工
议程及日程 证件和指示标示
与会人员 会议通知 会议资料和用具 会议经费预算 会场布置及布局 拟定会议筹备方案 拟定会议应急方案 检查会议筹备情况
2020/10/23
提要
会中服务5 P27-37
会议接站及会议报到 做会议记录 编写会议简报
三、会议突发事件处理原则
• 1.现场处置突发事件 • 2.妥善处理善后工作 • 3.做好现场的物品保管和日常维护工作 • 4.大胆/果断;细致/稳妥
31
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2020/10/23
32
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
大小方形（1）
北京社会管理职业学院
大小方形（2） 半园形（1）
《秘书理论与实务》课件
小型会场整体布局的类型（上）
方拱形
北京社会管理职业学院
半园形（2） 半园形（3）
《秘书理论与实务》课件
小型会场整体布局的类型（下）
椭园形 T字形
园形 马蹄形
回字形 长方形
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
项目五、娱乐活动安排和其他工作
娱参转茶值医照 乐观接水班疗相 活考电饮保卫摄 动察话料密生影
2020/10/23
33
北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
会前筹备12
北京社会管理职业学院
《秘书理论与实务》课件
二、拟订会议议程、日程
（一）相关知识 1，会议议题 2，会议议程 3，会议日程 4，会议议题、议程、日
程的作用
（二）工作程序 1，议程制订程序 2，会议日程的编制方法 （三）注意事项 1，议程和日程的区别 2，正确处理会议临时动
议
北京社会管理职业学院
杨根来 陈涛 隗苗苗
老年福祉学院院长 社会学教授 中国养老产业与教育联盟秘书长 中国现代养老职业教育集团秘书长 全国民政行指委老专委秘书长
杨根来
【地址】北京京东燕郊开发区燕灵路2号(北京社管院老年福祉学院) 【邮编】101601 【中国老年产业和教育联盟网址】/ 【老年福祉学院网页】/ 【养老联盟信箱】949318881@ 【个人信箱】457962581@ 【电话】（010）61591716 【QQ】457962581 949318881
布置会场和安排座次的工作程序
1,会场整体布局安排
A.确定会场形式 B.合理摆放桌椅 C.布置附属设备
——电源 ——照明 ——音响 ——影像 ——装饰
2,座次安排
A.主席台座次
职务高低；出席或列 席；主持人；发言人； 座次表编制及报审； 名台签
B.场内其他人员座次
——小型会场
——中型会议与大 型会议
4.接站条幅/接站牌
1.主动到车站/机场码 头迎接
2.注重接待者的服饰 礼仪
3.核实身份信息
4.做一些力所能及的 事情
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项目二、做会议记录
一、会议记录的格 式
1.会议的组织 情况
会议名称/时间/地点/人 数/主持人/记录人
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《秘书理论与实务》课件
1 会场整体布局的要求
A.必须体现 会议的主题
和气氛
B.根据会议 的性质和形 式创造出和 谐的气氛
C.中型和大 型会议要保 证一个中心， 突出主持人 和发言人。
D.关于小型 会场。
2020/10/23
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北京社管院老年福祉学院,010-61591716.
《秘书理论与实务》课件
三、提供会议地点的备选方案
（一）相关知识 1，会议地点选择的要求 2，会议酒店的类型划分 （二）工作程序 1，会议目的与形态 2，会议的需求和与会人
员的意愿 3，列出清单、初定场地 4，确认会议地点 5，签订书面合同
（三）注意事项
1，广泛收集会议地点的 信息
2，实地考察会议地点的 注意事项