单据使用管理制度

单据使用管理制度
一、总则
为规范公司内部单据使用，确保单据的真实有效性和安全性，依照公司相关制度和国家法律法规，制定本管理制度。

二、适用范围
本制度适用于公司内部所有涉及单据填写、审批、存档及使用的岗位和人员。

三、单据种类及用途
公司内部单据种类包括但不限于：
1. 销售订单
2. 采购订单
3. 收据
4. 付款凭证
5. 发票
6. 报销单
7. 工资单
8. 借款单
9. 加班单
10. 请假单
11. 其他必要的凭证、单据
单据的填写和使用必须符合公司相关规定，确保单据真实有效，并经过审批和存档。

每种单据的使用目的需清晰明确，不得随意填写和使用。

四、单据填写规范
1. 填写人员应根据实际情况填写单据，不得虚构、伪造或篡改内容。

2. 单据必须填写清晰、准确、规范，不得有涂改、涂改、擦改现象。

3. 所有单据必须由填写人员签字并注明填写日期，以便追溯核实。

4. 相关单据如涉及复核、审批等环节，必须按照公司制度规定的流程填写，并经过相关人员的签字确认。

五、单据审核审批
1. 单据的审核审批必须严格按照公司相关制度和程序进行，符合标准后方可通过。

2. 审核机构应对各类单据的真实性、合法性、准确性进行检查，不得苛求无理或违法违规收费。

3. 对于重要单据或金额较大的单据，应有独立审核审批程序，确保单据的真实性和安全性。

4. 审核审批的记录必须完整、清晰、无涂改和涂抹。

六、单据存档管理
1. 公司应建立完善的单据存档管理制度，确保所有单据的存档安全可靠。

2. 所有单据必须按照规定的存档时间和存档方式进行存档，确保单据的完整性和安全性。

3. 存档管理人员应严格按照规定备案、归档，确保单据不被篡改或遗失。

4. 存档的单据必须有完整的流转记录，能够追溯流程的走向及相关人员的签字、盖章等信息。

七、单据使用管理
1. 单据的使用必须符合公司相关制度规定，不得超范围或私自使用。

2. 使用人员必须对单据使用目的用途进行合理判断，并负责单据的使用和保管。

3. 对于公司内部所需的单据复印件、传真件等，必须严格按照公司相关制度和程序进行申请、使用。

4. 对于因工作需要外部借用单据的，必须申请并经过相关负责人的审批，不得超过规定的借用时间。

五、违规处罚
对于违反公司单据使用管理制度的行为，公司将依照公司相关制度和国家法律法规进行处理，包括但不限于：
1. 通报批评
2. 责令整改
3. 严重者，将追究相应的法律责任
六、附则
本制度自发布之日起生效，如有需要修改，经公司领导批准后生效。

对于未尽事宜，可另行制定相关规定。

公司全体员工应严格遵守本制度的相关规定，确保单据使用的真实性、有效性和安全性，共同维护公司的利益和声誉。

本制度解释权归公司领导小组所有。

以上就是公司单据使用管理制度的相关规定，希望大家能够认真遵守，确保单据使用程序的规范和安全。