公文处理规范

公文处理规范
1 目的
为使公司公文管理工作规范化、合理化、科学化、程式化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制订本规范。

2 范围
本制度适用于公司各部门的公文处理。

3 术语
3.1 公文是公司在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的文件材料，是传达、贯彻公司的政策、方针，发布公司的规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

3.2 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联衔接有序的工作。

文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到快速、准确、便捷。

公司级公文由公司办公室（或相应职能部门）统一收发、分办、传递、用印、归档和销毁。

4 标准内容
4.1 公文制发的基本要求
4.1.1 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关保密规定，确保公司商业秘密和其它秘密的安全。

4.1.2 办公室是公文处理的管理部门，主管公司并负责指导公司各部门（分厂）的公文处理工作。

4.1.3 各部门（车间）管理办公室应当设立文秘职能或者配备专（兼）职人员负责公文处理工作。

4.2 公文种类
4.2.1 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销各部门（分厂）不适当的决定等事项。

4.2.2 公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

4.2.3 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

4.2.4 通知：转发上级单位和同级单位的公文；发布规章制度和管理办法；传
达要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任命和聘用管理人员。

4.2.5 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神等。

4.2.6 报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询问。

4.2.7 请示：适用于向上级单位（部门）请求指示、批准。

4.2.8 批复：适用于答复下级单位（部门）请示事项。

4.2.9 函：适用于不相隶属单位（部门）之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

4.2.10 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

4.3 公文的格式
4.3.1 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

文件的标题、主送单位、正文、印章、成文时间为必不可少要素，其它要素视具体情况选用。

4.3.2 公文格式分红头文件格式和一般文件格式（亦称白头文件格式），以公司名义的请示，涉及重大、重要、全局性规章制度、管理办法等的采用红头文件格式，以公司名义发出的一般文件采用一般文件格式。

4.3.3 秘密等级：秘密公文应当分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”，绝密、机密文件应当表明份数序号。

其中“绝密”指极为重要且不得向无关人员泄漏的内容，“机密”指次重要且不得向公司内外泄漏内容的文件，“秘密”指不宜向公司以外人员偷漏的文件内容。

4.3.4 紧急程度：紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。

4.3.5 发文字号：包括单位代号、年号、发文序号，发文序号由公司办公室档案管理人员编制。

4.3.6 应当准确简要地概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符合。

4.3.7 主送单位：指公文的主要受理单位，一般应使用单位全程或规范简称、统称。

4.3.8 附件：公文如有附件一般应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

4.3.9 印章：公文除会议纪要外应当加盖印章，联合上报的公文，由主办单位加盖印章。

4.3.10 日期：应当以责任人签发的日期为准。

4.3.11 附注：公文如有附注（需要说明的其他事项）应当加注括号说明。

4.3.12 主题词：文件应该标注主题词，主题词由类别词、类属词、文种词等构成。

4.3.13 抄送单位：指除主送单位之外其他需要执行或知晓的单位或负责人，应当使用全程或规范化简称、统称。

4.4 行文规则
4.4.1 以下情形，应当以公司名义行文：
4.4.1.1 对公司经营权有重大关联，重大决策，涉及政策性问题或向上级政府行政、税务、金融等单位的请示、报告等；
4.4.1.2 对公司外单位核发的证明文件；
4.4.1.3 与公司外单位签订的合同、协议、意向书等；
4.4.1.4 公司的各类全局性的规章办法、管理办法等；
4.4.1.5 其他需以公司名义的行文；
4.4.2 各部门在部门职权范围的具体业务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。

未经允许各部门不得对外以公司名义正式行文。

4.4.3 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

上级单位（部门）有明确要求的，下级单位（部门）可以越级报告。

4.4.4 向下级单位或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。

4.5 公文办理
4.5.1 公文办理分为收文和发文，收文办理指对收到公文的办理过程，包括登记、分发、批办、承办、催办、归档等程序。

发文办理指下发公文的办理过程，包括拟稿、核稿、签发、登记、印制、校对、用印、分发、归档等程序。

4.5.2 公司的外来公文（指信件、快递、包裹等）由门卫登记接收，于当日通知公司办公室文员办理手续领取，并办理分流处理。

4.5.3 收到下级单位上报的需要办理的公文，应当及时提出拟办意见送主管领导批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

对不符合规定的公文，经部门负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

4.5.4 承办部门收到交办公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

4.5.5 送主管领导批示或者交有关部门办理的公文，由公司办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

4.6 公文的立卷、归档和销毁
4.6.1 公文办理完毕后，应及时整理立卷。

公文立卷由各业务部门负责公文处理工作的专职、兼职人员办理，联合办理的公文，原则由主办单位立卷，其他单位保存副本。

4.6.2 公文的归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值，分类整理立卷，凡秘密公文，归档前可作密封处理，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，以便保管和利用。

4.6.3 董事会、总经理办公会、公司管理人员会议或非公开性重大接待活动、公司大事记由公司办公室记录、整理、送审、登记、保存。

4.6.4 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

（档案管理办法另行制定）。

4.6.5 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。

销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监督，保证不丢失、不漏销。

5 附件
发文审核单样式
规章制度发布会签单
办文单样式
6 附加说明：
本规范由公司办公室提出。

本规范由公司办公室负责起草。

本规范由公司办公室负责解释。