商务会议接待流程

商务会议接待流程
商务会议接待流程
议接待服务是指物业管理企业在接待会务时的作业程序和礼仪规范。

商务会议接待、服务工作是办公室一项重要工作。

在商务会议接待过程当中，我们须要留意的事情有许多。

下面是我为你整理的商务会议接待流程，希望对你有帮助。

商务会议接待流程
会议前
·WHEN-会议起先时间、持续时间
·WHERE-会议地点确认
·WHO-会议出席人
·WHAT-会议议题
·AMBIENT-会议背景音乐和会标等
·OTHERS-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。

·WHEN-时间，你要告知全部的参会人员，会议起先的时间和要进行多长时间。

这样能够让参与会议的人员很好地支配自己的工作。

·WHERE-地点，是指会议在什么地点进行，要留意会议室的布局是不
是适合这个会议的进行。

·WHO-人物，以外部客户参与的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参与，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

·WHAT-会议的议题，就是要探讨哪些问题。

·OTHERS-会议物品的打算，就是依据这次会议的类型、目的，须要哪些物品。

比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是须要用咖啡、小点心等。

会议中
在会议进行当中，我们须要留意以下这几方面：
(1)会议主持人
主持会议要留意·介绍参会人员·限制会议进程·避开跑题或议而不决·限制会议时间。

(2)会议座次的支配
一般状况下，会议座次的支配分成两类：方桌会议和圆桌会议。

一般状况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。

在方桌会议中，特殊要留意座次的支配。

假如只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。

就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。

假如是由主客双方来参与的会
议，一般分两侧来就坐，主子坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。

还有一种是为了尽量避开这种主次的支配，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。

在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。

会议后
在会议完毕之后，我们应当留意以下细微环节，才能够体现出良好的商务礼仪。

主要包括：
会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应当有专人负责相关事物的跟进。

·赠送公司的纪念品。

·参观，如参观公司，或厂房等。

·假如必要，合影留念。

会议打算
1、会务组工作由公司会务人员协作主办方联合组成会务组，负责代表报到、食宿支配、分发资料、会场布置、作息日程、代定返程机票及会后旅游等相关事宜。

协作主办方会务组协调会务组与代表之间、酒店之间的相关事宜，妥当解决各类问题。

2、代定会议酒店按主办单位的要求，供应各类标准的酒店，争取最实惠的价格，并协调与酒店的各项事宜。

3、会议厅会前打算好会议所需的全部培训设备，精选宁静、舒适、光明的会议室，特殊是在音响效果上的质感要求，我们将尽善尽美的为您支配，充分让会代表感觉到与会所值。

依据须要可供应数十人至数百人的会议室，目前江西拥有星级酒店数百家，商务会议室近百个，多功能会议厅数十个。

供应电子商务及会议接待服务。

通常会议室最常见的摆台形式有如下几种：剧院式、课桌式、u型、回型(双u型)、椭圆型、长方行、圆桌式、鸡尾酒会式、宴会式、t型台。

下面将最常用的几种台型分述如下：
1)剧院式：桌形摆设：在会议厅内面对讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。

特点：在留有过道的状况下，最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数。

但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。

2)教室式(课桌式)：桌形摆设：会议室内将桌椅按排端正摆放或成“v”型摆放，按教室式布置会议室，每个座位的空间将依据桌子的大小而有所不同。

特点：此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在支配布置上有肯定的敏捷性。

参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。

3)方形中空式：桌形摆设：将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。

特点：此种
类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以便利不同位置的参会者发言。

此种台型容纳人数较少，对会议室空间有肯定的要求。

4)“u”形：桌形摆设：将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰。

特点：不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围。

多摆设几个麦克风以便自由发言。

椅子套上椅套会显示出较高的档次。

5)圆桌式：桌形摆设：圆形或椭圆形大会议桌，四周摆放座椅，根据主次落座。

特点：适合人数较少，档次较高的会议要求，距离较近，简单产生近距离的沟通感。

6)鸡尾酒会式桌形摆设：以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的`桌子，不摆设椅子，以自由沟通为主的一种会议摆桌形式。

特点：自由的活动空间可以让参会者自由沟通，构筑轻松自由的氛围。

4、会场布置讲台、舞台、背景板细心设计制作，展板、展板制作，依据会议性质和主办方要求进行环境布置。

5、会议设施我们将依据会议的详细状况，为您设计并支配会场的布局，细致周到地设计好全部的细微环节。

提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺当进行。

6、会议宣扬品制作横幅、绶带、迎宾牌、代表证、台卡、宣扬资料、
奖杯、证书等。

印刷设计：许多文字性的宣扬资料，由于量大不便携带，我们情愿在当地为客户解决这些资料的制作工作。

名片单色/多色的制作。

看法调查表格。

相关资料的打字、复印、印刷。

彩旗的制作。

背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸。

7、礼仪服务依据会议主办方的意愿支配专业礼仪人员，负责迎宾、接待、签到、引导、颁奖、剪彩、演出、会议主持等。

8、租赁服务按会议要求代办相关设备的租赁服务。

9、会议用餐50元/人/天—101元/人/天，多种标准供选择。

我们将依据不同的喜好，为您预定各种形式的餐会：中餐、西餐、自助餐、宴会等。

10、会议消遣及活动帮助会议期间的各项消遣活动，回答客户的询问并供应实惠选择的建议!
11、会议接送站我公司派专业礼仪迎宾小姐或先生，手持接站牌，进行接站服务。

专车全天免费接站。

12、车辆交通服务但凡在一个地区举办会议，确定须要协调交通的问题，无论是从机场到酒店的接送机服务、会间旅游期间须要的旅游用车服务，还是外出用餐的用车支配，都离不开车辆的运输需求，特殊在江西，酒店和景点较为分散是地区的一大特色，就更加突出了会间用车的重要性。

下面就依据不同的车型，为您供应支配人数的详细建议：四座小车：支配一至三人的用车较为合适。

七座商务车：支配五人左右较为合适。

十二座
面包车：支配八至十人较为合适。

二十二座中巴车：支配十二至十六人较为合适。

三十三座大巴车：支配二十至二十六人左右较为合适。

13、摄影摄像按主办单位要求，供应摄影摄相服务。

依据会务组要求把摄像资料制作成vcd光盘。

摄影资料的扩印、分发。

14、代办和(制定)各类会议礼品、纪念品按主办单位要求，供应各类纪念品(礼品)，并代为定做。

如新疆品种繁多的手工艺品，可以印制会议主办方指定的图案和文字。

旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会嘉宾装载物品外，更多一份纪念意义。

笔记本：特别纪念意义的笔记本，能让客户牢记本次活动与会议主办方。

15、会议票务我公司有专业订票员，免费代订各大航空公司及相应各大航线实惠折扣机票。

和代订全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。

16、会议物流按要求供应会议或会展期间的后勤保障工作和外围协调服务，代办会展用品的航空、铁路托运和土特产及会议礼品。

1)物品运输：会议中若是须要许多相应物品和设备的，我们情愿为客户解决这些物品的运输、搬运问题。

资料运输：宣扬资料，印刷品，纪念礼品的运输。

小件运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运输。

大件运输：大型器械，大件物品的运输。

特种运输：化学用品，医药用品以及困难物品的运输。

远程运输：远距离的展品运输。

珍贵展品运输：电脑、服务器、钢琴等珍贵物品的运输。

2)物品配送：酒水食品：如会议期间会务方须要烟、饮料、矿泉水、
食品等日常生活用品，我方可代购。

办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品。

纪念礼品：供应礼品、旅游纪念品的询问、选送等服务。

17、特服按要求为会议期间的重要客人供应特别照看、服务(如供应高档豪华专车、消遣建议等)。

商务会议员个人礼仪规范
1、修饰
男职工胡须应修剪整齐，头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。

女职工淡妆上岗，修饰文静，且与年龄、身份相符。

工作时间不能当众扮装。

留意讲究公共卫生，上班前不应吃带有刺激性气味的食物，避开口腔异味。

2、着装
全部员工统一外着公司西服套装工作服，男士内穿蓝色衬衣工作服，女士内穿白色衬衣工作服，服装应完好、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。

打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。

上岗期间员工必需佩带工作证牌，公司领导运用佩带在左胸的证牌，公司其他员工运用挂在胸前的证牌。

3、举止规范
接待时留意力集中，呈现良好的精神状态，无疲惫状、愁闷状和不满状。

立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。

行走步伐有力，步幅适当，节奏相宜避开在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等，实在难以限制时应侧面回避。

与领导、客人交谈时，要神态专注表情自然，
表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃动和抓耳挠腮。

做好商务会议接待工作的技巧
一、会前打算
接待人员应精确了解和熟识所接待会议的目的、内容、会期、与会人员的构成状况(如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等)。

涉外会议还包括宗教信仰、风俗、习惯、忌讳、饮食起居等方面的状况。

这是搞好接待工作的基础。

除此之外，还要建立接待机构，确定接待规格，拟订接待安排(如吃、住、行、消遣、平安方面的支配)。

接待机构内部要有明确的分工，职责到人。

接待安排要有弹性，留有余地，在比较简单出现纰漏的环节，要有补救措施，这是搞好接待工作的保证。

布置好会场也是打算工作的重要内容。

会场布置涉及席位支配，音响限制，会标、花卉的环境布置。

会场布置应突出主题，简洁、高雅。

二、会务服务
与会人员到达后，首先应支配好住宿的房间。

在与会人员稍事休息后，接待人员可上门或礼请与会者到会议秘书处签到，也可以先签到再休息，必要时还应支配企业负责人上门探望。

会议期间应刚好了解与会者食宿方面的风俗习惯，并将有关状况转告相关部门，以便刚好调整支配。

会议期间，要想方设法使与会者吃得满足、住得舒适、行得便利、玩
得开心。

因此，在组织外出参观购物时要细致周到，如乘坐的车辆要有明显的标记，并编上号码，每辆车应有一名接待人员陪乘。

集合时间要明确，集合地点要详细。

每到一处离开前要核点人数，千万不能遗漏人员。

三、会场工作
大型会议，在通往会场的路上应有路标或派专人指示方向，入场应有专人导座，或在每位与会者的座位上有明显标记。

如需统计正式出席会议的人数，入场时还应组织再次签到，签到地点应明显、突出。

在会场上，应打算好各种会议资料、文具用品，并刚好发放到与会者手里。

在会议召开的整个过程中，接待人员都应有礼貌、常微笑、勤服务，如夏天递上一块毛巾，冬天倒上一杯热茶等。

商务会议接待礼仪
商务接待礼仪基本原则
商务接待胜利的秘诀在于细心，照看到每一个客人的喜好，他们会兴奋你的细心的。

了解客人，对新老挚友都热忱相待。

在商务接待中提高公司形象，强调公司的任务，但要做得圆滑而美丽。

介绍的礼仪
介绍的手势：五指并拢，手心向上，指向被介绍人。

介绍的依次：先介绍位卑者给位尊者。

先将男士介绍给女士；年轻的给年长的；自己公司的同事给别家公司的同事；先将职位稍低者介绍给职
位高者；公司同事给客户；非官方人事给官方人士；本国同事给外国同事；假如身边各有一人，先介绍右边的，再介绍左边的。

握手的礼仪
握手时，距对方约一步远，上身稍向前倾，两足立正，伸出右手，四指并拢，虎口相交，拇指张开下滑，向受礼者握手。

掌心向里握手显示出一个人的谦卑和毕恭毕敬。

同等而自然的握手姿态是两手的手掌都处于垂直状态。

这是一种最一般也最稳妥的握手方式。

握手时要讲究先后次序，由尊而卑，即先年长者后年幼者，先长辈再晚辈，先老师后学生，先女士后男士，先已婚者后未婚者，先上级后下级。

在接待来访者时，这一问题变得特别一些：当客人抵达时，应由主子首先伸出手来与客人相握。

而在客人告辞时，就应由客人首先伸出手来与主子相握。

前者是表示“欢迎”，后者就表示“再见”。

当你在握手时，不妨说一些问候的话，可以握紧对方的手，语气应干脆而且确定，并在加强重要字眼时，紧握着对方的手，来加强对方对你的印象。

握手的八禁忌
·不要用左手相握，尤其是和阿拉伯人、印度人打交道时要牢记，因为在他们看来左手是不洁的；
·在和基督教信徒交往时，要避开两人握手时与另外两人相握的手形成交叉状，这种形态类似十字架，在他们眼里这是很不吉利的；
·不要在握手时戴着手套或墨镜，只有女士在社交场合戴着薄纱手套握手，才是被允许的；
·不要在握手时另外一只手插在衣袋里或拿着东西；
·不要在握手时面无表情、不置一词或长篇大论、点头哈腰，过份客套；
·不要在握手时仅仅握住对方的手指尖，似乎有意与对方保持距离。

·不要在握手时把对方的手拉过来、推过去，或者上下左右抖个没完；
·不要拒绝和别人握手，即使有手疾或汗湿、弄脏了，也要和对方说一下“对不起，我的手现在不便利”。

交换名片的礼仪
假如是坐着，尽可能起身接受对方递来的名片；辈份较低者，领先以右手递出个人的名片；到别处探望时，经上司介绍后，再递出名片；接受名片时，应以双手去接，并确定其姓名和职务；接受名片后，不宜顺手置于桌上；常常检查皮夹，不行递出污旧或皱折的名片；名片夹或皮夹置于西装内袋，避开由裤子后方的口袋掏出；尽量避开在对方的名片上书写不相关的东西；不要无意识地玩弄对方的名片；上司在时不要先递交名片，要等上司递上名片后才能递上自己的名片。

引导的礼仪
接待人员带领客人到达目的地，应当有正确的引导方法和引导姿态。

1、在走廊的引导方法。

接待人员在客人二三步之前，协作步调，让
客人走在内侧。

2、在楼梯的引导方法。

当引导客人上楼时，应当让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应当由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应当留意客人的平安。

3、在电梯的引导方法。

引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

4、客厅里的引导方法。

当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。

如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。

乘车礼仪
（一）小轿车
1、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。

2、假如由主子亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再支配客人。

3、主子夫妇驾车时，则主子夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。

4、假如主子夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。

5、主子亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主子旁边。

若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。

6、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。

需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝肯定保持合并的姿态。

（二）吉普车
吉普车无论是主子驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。

上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。

下车时前排客人先下，后排客人再下车。

（三）旅行车
我们在接待团体客人时，多采纳旅行车接送客人。

旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。

其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。