SAP-HR技术系列之一：SAP-HR工资回算和报表取数逻辑问题的讨论

SAP-HR技术系列之一：SAP-HR工资回算和报表取数逻辑问题的讨论（该文发表于《思毕德季刊-思》2011年第二期）
一、人力资源业务需求
1、企业需要在下一年度延迟支付员工上一年度的业绩奖金，延迟支付的奖金需要统计到上一年度的工资/人工成本实际发生额。

2、由于某些原因，员工的入职、离职、调动、岗位变动等异动信息未能在当月工资发放前及时进入系统，工资发放后需要按实际业务发生日期记录进系统。

3、上月工资发放后，需要补发或者扣发上月或以前月度的工资项目（含考勤相关工资项目）。

4、上月工资发放后，需要调整上月或以前月份的已经发放的工资项目的金额（含考勤相关工资项目，工资调整延后发放类似）
5、由于政府相关部门延迟公布社会平均工资，在社保基数切换月及后面若干月内员工仍然需要按原定基数缴费，等政府公布社会平均工资后，核定缴费基数和上下限后需要回退到切换月进入系统，需要计算和补缴前几月的社保缴费
二、SAP-HR工资回算机制介绍
1、所有员工的数据需要按业务发生日进入系统（业务发生日为数据起效日），工资相关的数据在当前期间工资发放之前进入系统，在本次发放中体现（发放），如果数据生效日所在期间已经发放，一律通过回算实现补发/补扣
2、已经发放期间的工资发放结果数据严格禁止删除和手工修改，所有的调整需要通过按业务发生日进入系统的员工数据调整来触发自动回算实现
3、可以通过工资范围设定可以向过去回算的期间数，也可以按个人设定，但后一方法因数据维护量大、不好跟踪控制不推荐
4、向过去回算期间可以设定任意月数，但一般为12/6/3/1个月为限制，意味着工资只能向前回算12/6/3/1个月，同时所有工资相关的员工数据超过此期间数的，系统禁止调整，如个人数据/组织岗位分配数据/计划工时数据/基本工资数据/地址数据等
三、工资回算相关的工资结果信息
每个期间的工资计算结果，系统自动记录两个期间标识和一个状态标识：For Period-工资结果归属期间 In Period- 工资计算所在期间Status-工资结果状态
注：mm in nn mm : ForPeriod nn : InPeriod
四、工资计算相关的补发/补扣工资项目
1、对于以前回算期间，需要补发/补扣的金额通过工资项/553体现本次需要补发/补扣金额，最后以前回算期间的所有补发/补扣金额转移到当前期间并合并体现为/552，累加到当期实发金额，/552为正数的时候，在当前期间补发；为负数的时候，在当前期间补扣；
2、在回算期间工资结果状态为“A”的工资结果记录中，除当期实发（/560）和银行转帐项（/559）外，所有的工资项目都是以调整后的结果为准，累计项目也是按最新项目重新累计生成，如：基本工资/津贴/加班工资/应发合计等
五、不使用回算的折中处理方案
1、对以前期间需要补发/补扣的情形，手工计算好金额后一律输入到当前月计算和发放，补发工资占用当前月份所在年度的工资总额预算
2、员工收入统计、制度报表统计时，对以前期间需要补发/补扣也统计当前月份所在年度
3、报表提取最老结果（归属期间＝计算期间且工资结果状态为“A P O”的工资结果）
存在问题：
1）工资总额控制和收入统计
如果是补发/补扣上一年度的收入：
不能按归属期间所在年度统计，只能按当前（发放）期间所在年度统计；
工资总额占用当前年度的工资总额；
如果是补发/补扣同一年度以前月份的收入：
月度工资总额监控有问题；
2）对部分需求，如普调工资、社保基数延迟调整需要繁琐手工计算
3）对员工异动信息滞后处理需要给予支持，需要回算开关打开，事实上目前系统没有完全阻断回算，只是在操作上规定用户不使用
六、使用回算方案的效果及需要采取的行动
效果：
支持前述滞后的人事业务处理需求；
需要采取的行动：
1、目前的报表（含业务处理平台的监控报表/表单和综合应用平台的报表）取数逻辑需要调整为：取某个月的工资结果，应该取“归属期间=读取期间”且工资结果状态为“A”的当前最新结果，而不是最老的工资结果（“归属期间=读取期间”的且工资结果状态为“A、P、O”的工资结果）
2、管理制度上要求企业在上报制度报表前应该完成上年的所有补发/补扣；
3、对于少数单位在上报完报表后利用回算到上年再次补发上年收入的，要求重新上报报表，或者要求按当前月进入系统计发，统计在当前年（当前方案），否则就会漏统计
4、对可以回算的期间数做适当限制，建议是3个月，也就是至少在三月份工资发放前应该把上年收入（如奖金）补发完，奖金的发生日期为上年12月的任何一天均可！
七、存在问题及建议
1、对回算月工资总额控制不好处理，因为相应月的工资已经发放和审批；
建议：要么就不做事前控制，可以从监控报表中看到实发额的变化；要么按/552在当前年度（月度）累加到实际发放额中来监控，实际是占了当前年度（月度）的总额！
2、由于启用回算，一个月的工资结果可能有多条，增加工资结果的数据量和工资计算的复杂度/时间量，
建议：根据其他企业的经验，对数据量和运行时间的影响有限，顾问要加强学习，克服心理上对回算功能的畏惧感
3、因为SAP 是按固定日期设置可回算日期，需要在工资发放完成后对每个工资计算范围的控制记录及时调整可回算的期间
建议：开发一个批量调整工资范围的最早回算日期的程序，选定一个公司的所有工资范围后执行批量调整，需要每月在工资计算完成后手工进行，该程序需要检查每个工资范围当月工资已经处理完毕（状态为退出）!。