公文管理办法

公文管理办法
第一节总则
第一条为提高公司的公文质量和办结效率，实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化，人力资源部结合公司实际，特制定《公文管理办法》（以下简称《办法》）。

第二条本《办法》适用于房地产开发有限公司（以下简称公司），物业公司相关管理工作可参照本制度执行或依据本制度另行制定适合物业系统专业特点的管理办法，经公司人力资源部审核通过后可颁布实行。

第三条公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。

第四条公文管理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第六条人力资源部负责指导各部门的公文管理工作。

第二节公文种类
第七条公司的公文种类主要有：命令（令）；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要，简报；意见等。

一、命令（令）：适用于颁布重要规章、制度和管理办法；采取重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员；撤销各部门及各公司不适
当的决定。

二、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；任免有关人员；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

三、指示：适用于对公司各部门、各公司布置工作，阐明经营管理活动的指导原则和要求的下行文。

四、公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

五、通告：适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项，通告主要用于有关单位开展业务工作需要。

六、通知：适用于转发政府机关及公司股东大会、董事会的公文，批转各部门、各公司的公文；发布规章；传达要求各部门、各公司办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。

七、通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。

八、报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级组织机构的询问。

九、请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。

十、批复：适用于答复下级单位或人员的请示事项。

十一、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

十二、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

十三、简报：适用于上下级、平级之间互通情况、反映问题、交流经验、传递信息。

十四、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第八条发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向人力资源部咨询。

第三节组成及格式
第九条公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位
及人员、正文、附注、附件、发文机关署名和日期、印章、抄送单位及人员等部分组成（参见附件一“公文模板”）。

此处主要以红头文件为阐述对象，其他种类公文参照红头文件。

一、版头:由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，并用套红大字居中，印在公文首页上中部，字体为宋体55号，上方行间距为固定值55磅，下方行间距为固定值26磅。

可根据单位名称字数适当调整字体宽度和字间距。

二、发文字号：包括单位代字、部门代字、年份、序号，标注于版头下方居中或者左下方；联合行文只需标明主办单位发文字号。

发文字号排序原则上所属单位简称位于年份前，部门代字、文种依次位于年份后。

部门代字原则上以第一个字作为简称，会议纪要以“会”字作为简称。

三、签发人：公司（或部门）下发带有版头的正式公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

四、公文标题：由发文机关名称、公文主题和文种组成；应当准确简要地概括公文的主要内容；标题中除制度、规章名称加书名号外,一般不用标点符号；一律用“二号”、“黑体”、“加粗”，间距为“自动、固定值36磅”。

构成标题的三个方面，视情形可省去发文机关名称。

公告或某些内容十分简单的公文，视情形可省去事由。

五、主送单位：主要受理公文的机关。

主送单位名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，间距为“0行、固定值25磅”。

特别注意请示或报告类文件，须写明“主送单位及人员”，如关于缴纳税款的请示，直接写“财务管理部”，严禁出现“公司领导”字样。

六、正文：即公文的主体。

用来表述公文的内容，位于标题或者
主送机关下方；应简明扼要，叙述明了；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”间距为“0行、固定值25磅（可根据页面结构、空间适当调整）”。

正文中其他规定为：
（一）时间形式按照“二〇一六年五月一日”的形式，“零”写为“〇”。

（二）引用公文应先引标题，后注明文件字号；或引用文件字号，省略标题亦可。

（三）结构层次序数:第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，依次类推。

（四）使用计量单位的应当使用国家法定计量单位。

（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（六）公文中的数字，除印发日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

七、附注：公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注；标注内容用“小四号”、“宋体”。

当正文中出现引用制度、规章名称时，出现“（试行）”字样均采用“小四”“宋体”。

八、附件：公文如有附件,应当在正文之后、落款之前注明附件名称和顺序。

附件是正文的补充说明部分，要与正文一起装订或发送；正文、附件页码分开设置。

电子版文件或涉及公司保密信息不宜随文件下发作为附件的，须标注说明；制度办法等作为附件的，以“第×节”居中来区分章节，以“第×条”作为开端章节里的内容；图表数字作为附件的，以方便阅览、节约纸张作为制作原则；以固有文件图片作为附件的，视使用用途和需要，或直接作为附件或缩印、扩印、扫描作
为附件；其他作为附件的，行文格式须与正文格式相同。

九、发文机关署名：应该使用全称位于正文的右下方，单位名称处加盖单位印章，如为个人则须其本人签字。

原则上单位名称在落款的第一行，部门名称在第二行，发文日期在第三行；行间距均为固定值15磅，第二行与第三行之间须另隔一空行。

若无第三行，则第一行与第二行间隔一空行。

十、成文日期：一般为会议通过或领导人签发日期；印发文件时署印发日期。

十一、印章：须盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。

如正文末页无空档，可加上一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方顶格标明“（此页无正文）”，字体同正文。

十二、“呈、抄送、发”单位及人员：指除主送机关以外其他需要告知公文内容的上级、平级、下级及无隶属关系的单位，一般形式有：呈、抄送、发。

（一）呈：公司级文件须呈报董事长；部门级文件须呈董事长、总经理，其他主管领导可根据行文内容、目的自行选择呈送。

（二）抄送：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的平级。

公司级文件抄送总经理、副总经理、总监等；部门文件可抄送同级别的相关部门。

（三）发：指公文的发送对象。

公司级文件发各部门、各公司等，部门级文件发各公司或各公司的相关部门等。

（四）呈、抄送领导的书写顺序按“级别高排列在前，级别相同先任命排列在前”的原则确定，同时任命的职务相等的领导，按年龄长幼排序；部门顺序按照部门成立的先后或惯例排序。

部门级文件应抄送综合管理办公室存档备案。

第十条公文用纸为国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)；
靠左双钉侧装；张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四节行文规则
第十一条行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第十二条公司各部门无权对政府机关直接行文，该类行文均应以公司的名义，按公司规定流程审批后印发。

第十三条公司内行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，职权范围外内容要有上级批准性文件或准予的依据。

一、公司可以对各部门、各公司行文。

二、各部门在其职权范围内，可以互相行文，可以向各公司、有关业务部门行文。

三、各单位及人员一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位或领导。

四、公司各部门可以联合行文。

第十四条“请示”应当一事一文，一般只写一个主送领导或单位，如需同时送其他领导或单位，应用抄送形式。

第五节发文管理
第十五条发文管理权责划分
公司级文件：根据公司有关批复或出具的指导性意见，向各部门、各公司传达贯彻公司精神与政策，执行公司级会议审议通过的制度及决议、实施管理措施、指导、布置和商洽工作等，将由相关业务部门拟稿，通过《发文审批单》（参见附件二）经主管领导审核签批。

副总经理或相关被授权人员有权在其业务范围内签批公文。

文件下发引发的责任由最终签批人承担。

部门级文件：用于部门间工作沟通、联系业务及向下级单位下达工作指令等，所发文件内容须与公司的有关要求及方向保持一致，并
由最终签批人承担相关责任。

第十六条发文管理指制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印（或编号、套红、清稿）、用印（用章）、发送等程序。

一、拟稿：非公司各部门业务范围的综合性重要文件，经董事长授权，由被授权人负责拟稿；凡内容属各部门业务范围内的文件，由各部门负责拟稿；两个及以上单位联合行文，由主办单位负责拟稿。

（一）文稿必须符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合公司的章程及有关规定。

（二）文稿必须情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

二、核稿：以公司名义发文，由公文发起部门的负责人及主管领导核稿；以部门名义发文，由部门负责人核稿；相关单位联合行文，由主办单位负责人核稿。

核稿的重点是：内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；涉及其他单位的问题是否协商一致；文种使用是否妥当；文字表达是否准确，格式是否规范；是否符合行文规则和拟稿的其它要求。

三、会签：联合行文情况，由联合行文的部门负责人会签后，再报送有关领导签发。

四、签发：以公司名义行文，由董事长、总经理、副总经理或相关被授权人员签发；以公司各部门名义行文，由公司主管领导签发（无主管领导的由部门负责人签发）；相关单位联合行文，由主办单位的主管领导签发（主办单位无主管领导的由另一联合行文单位主管领导签发，均无主管领导的由主办单位负责人签发）。

五、缮印：以公司名义行文，由人力资源部负责打印；以各部门名义行文，由各部门负责打印；相关单位联合行文，由主办单位负责
打印。

六、用章：以公司名义行文，由人力资源部负责盖章；以公司各部门名义行文，由各部门加盖本部门印章，无印章部门则加盖公司公章；联合下发的公文,联合发文单位均须加盖印章，印章顺序应与行文主办单位顺序相吻合，主办单位顺序由左向右依次排列。

七、发送：以公司名义书面行文，由人力资源部负责发送；以各部门名义行文，由各部门负责发送；相关单位联合行文，由主办单位负责发送。

（一）公文发送必须使用《发文登记表》（附件三）记录领取人姓名、份数及时间。

签收部门需在文件下发后于本部门传阅，收阅人员务必自签发日期起2日内阅读完毕并回传《文件传阅单》（附件四）。

（二）书面文件装订时，按顺序双面打印，在文件左侧、距文件顶和底三分之一处各装订订书钉一枚，并确保不影响阅读。

第十七条发文办理时限：一般文件根据工作需要、时效性完成拟稿、核稿；时效性较强的公文（如会议纪要）须在8工作小时内完成拟稿、核稿。

文件签发后应在4小时内完成缮印、用印、发送。

第十八条为使发文有备可查、完善存档工作，所有以部门名义下发的正式公文须由签发部门保存一份纸质文件存档。

第六节收文管理
第十九条收文管理指收到公文后的办理过程，包括审核、签收、处理、催办、归档等程序。

一、审核：是指对文件格式、错别字等初审（仅限于内部文件），不符合要求的予以回退、记录处理。

一般由公司或各部门公文收发员负责。

（一）对因内容表述不明确、资料不齐备或不具备批示条件的文件，收文部门在说明理由和依据后有权拒收、退回。

（二）所收公文均须及时送单位或部门负责人阅示。

如遇紧急事
件，单位或部门负责人出差无法阅办时，公文收发员应电话请示，并根据其批示转交具体责任人承办。

二、归档：是指事项办理完毕或文件传阅完毕，文件分门别类按年度立卷入柜保管。

（一）归档文件资料包括目录《收文登记表》（附件五）、公文、发文登记表等文档。

（二）目录置于存档资料之前，公文按时间顺序排列。

（三）每年1月底前完成上一年度公文资料的整理、存档工作。

第二十条公司有明确规定办结时限要求的公文，按照有关规定办理；无具体办结时限及主送机关的，以下规定办理：
一、一般公文，人力资源部应在签收时刻起1天内转呈有关领导。

二、紧急公文，办公室应在签收时刻起4小时内转呈有关领导。

三、对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，造成公司领导或主办部门无法决策、批复的，审批部门有权不予批复，但须在收文一日内与报送单位进行沟通，要求其对文件内容进行补充、完善，文件处理流程同时终止；被要求重新上报或补充完善的文件，视同文件流程重新发起，由此造成的工作延误等相关责任由文件呈报单位承担。

第二十一条考虑到公司实际情况，公司范围内的往来行文包括但不仅限于该公文种类，对于公司专有文本如各种审批单、签阅表等涉及签批的文件，亦受有关转呈和办结时限的限制。

第七节其他规定
第二十二条公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

对被撤消和被废止的公文，发文单位应负责于一周内予以回收、销毁。

第二十三条各部门保存的没有归档和存查价值的公文，经过主管领导和人力资源部批准，以一年为期定期销毁。

销毁公文应进行登
记。

第八节罚则
第二十四条各部门负责本《办法》的培训及公文的管理工作，未有效履行职责的，可由所在公司或人力资源部给予警告、通报、处罚。

第二十五条培训后各部门仍未严格执行本《办法》的，视情节严重由人力资源部提请公司给予警告、通报、处罚。

第二十六条发文部门所发文件未到人力资源部备案、也未及时提交归档的，由发文部门承担责任。

第二十七条人力资源部没有按规定时限转呈而延误批复时限的，或者因公文批复后人力资源部没有按规定时限下发的，公司将对责任人进行处理。

第二十八条针对公司下达的指令性文件或限期完成的工作任务，对因执行单位工作效率低下、前期工作开展滞后、上报请示不及时等原因造成工作延误、错过最佳办理时机的，公司将根据实际情况追究相关人员的责任。

第二十九条本《办法》中“公文模板”以电子版形式发放。

第九节附则
第三十条本《办法》自发布之日起生效，最终解释权归人力资源部。