邮件沟通技巧

邮件沟通技巧
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工作技能培训之――邮件沟通技巧
目录邮件基本礼仪如何处理邮件如何发送邮件如何撰写邮件
其他注意事项
态度
措辞
信息
邮件基本礼仪态度友好邮件是解决问题，处理事情的工具精心构思、认真撰写不要带着脾气发邮件你写信时愤怒么？请先存为草稿，一小时后重新打开再决定是否发出~ 措辞得当
文明礼貌，多用敬语语言流畅、内容简洁减少使用感叹号“!”
信息齐全
主题明确描述清晰有条理基本要素要完整
目录邮件基本礼仪如何处理邮件如何发送邮件如何撰写邮件其他注意事项
如何处理邮件
你做过什么是起争执时的证据；年终盘点时也知道你每天干了啥
要去做什么
需要别人怎么做
可自行处理
不可自行处理
如何处理邮件及时收取1、电话或飞信跟进收件人2、确认
对方跟进无问题1、设置定时收取2、养成及时收取邮件的习惯跟进反馈
任务判断1、什么任务2、何时完成3、是否存在疑问
If:有跟进事项
处理回复
分析处理
1、事件描述清晰
2、说明时间要求
3、给出相应处理人及联系方式
1、有几种解决途径
2、涉及哪些资料
3、是否需要帮助及协调
可自行处理
不可自行处理
如何处理邮件
是否能直接从发件人处获取信息
是否可从直接主管处获取信息
是否可从材料或者其他数据里获取信息
全部弄明白后处理回复
目录邮件基本礼仪如何处理邮件如何发送邮件如何撰写邮件其他注意事项
主发
回复
转发
如何发送邮件主送事件负责人，主要阅读该邮件的人
抄送事件相关人(如需求方、产品经理、跟进助理、事件负责人的直接主管等)
密送不希望TO/CC看到的收件名单，原则上不建议使用确定主送和抄送人员的方法：发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给本部门的主管和对方部门的主管，如有必要应该抄送给主管的主管。

一般情况下，除非必要，不要抄送给主管的
主管，可以由主管判断是否需要上报。

如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向主管咨询。

这件事你需要领导支持的，一定CC,一是出现偏差时领导能及时指正你，二是做了很多事情，也应该让领导知道主发
回复
转发
如何发送邮件主送抄送原邮件的事件相关人
事件发起人，即该邮件的发出者
新增需知晓该事件的人
密送
不希望TO/CC 看到的收件名单，原则上不建议使用
删除不该CC的人
注意：1、礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。

只回复一个人是不礼貌的；2、如果re:过多，
请删除重复的，避免邮件标题过长。

主发
回复
转发
如何发送邮件
主要阅读该邮件的人
主送
需要转发的情况：1、邮件内容未到达应收者2、邮件内容值得共享
一般转发邮件只有主送人如果FW:过多，请删除重复的，避免邮件标题过长。

注意：无论主发或者转发，请慎用群发全体邮件避免成为“垃圾邮件”。

邮件其他注意事项
领导
平级
跨部门
如何撰写邮件汇报工作总结干了什么，因为你做了多少和别人觉得你做了多少某些时候不划等号提纲挈领的说明白，如果需要事无巨细，请写在附件里把输出物一起发过去，不要忘了附件
请求批示写清楚是什么事，如果领导完全不知道的事，请补充背景资料切忌只提问题不提解决方案，都把自己往manager的方向培养超过10分钟才能汇报完毕的事情不要写邮件，请电话或者面谈
转发资料写清主题
领导
平级
跨部门
如何撰写邮件请求协助写清楚是什么事情，需要谁处理，解决时限是何时如有附件，如截图等，请附上，并注意将图片做成最小格式的如有标准模板，请填写，作为附件发送如属于跨部门(中心)要求协助的工作，请通过部门经理或者接口人发起跟进处理事件描述要清晰，时间点要明确，跟进及解决人名单及联系方式要齐全提醒：如果重要或者紧急时间，邮件发出后要电话跟进，时间点前未收到反馈结果要跟进，避免不能按时完成
转发资料原则上所有资料都需保密，尤其机密文档不得随意转发如部门外的同事索取文档，需请其向部门经理或者接口人提出请求如获权对外发资料，请将资料转成PDF等不可修改格式
邮件其他注意事项
其他注意事项定时自动收取邮件邮箱修改邮箱账户属性接收邮件每隔___分钟自动收取新邮件
保持邮箱容量邮箱修改邮箱账户属性接收邮件在邮件服务器上保留备份(不选中)
自动保存邮件工具系统设置撰写撰写邮件时自动保存邮件(选中),间隔为____分钟
如果邮件较多，建议隔2分钟，如果邮件不多，10分钟即可
邮箱空间为20M, 避免空间满了邮件被拒收
重要邮件要用WORD先写好，避免死机断电丢失
其他注意事项邮件收条设置方法：工具――系统设置――收条――请求阅读收条――对所有发送的邮件请求收条(选中) 设置理由：很重要的邮件，需要知道对方是否读过
阅读回执
设置方法：工具――系统设置――收条――返回阅读收条――对每个发送的邮件请求都通知我(选中) 设置理由：对方希望知道你是否读过，你希望让对方知道你已收取
签名设置方法：工具――签名管理――新建设置理由：方便收件人迅速联系上你，知道你是谁注意事项：1、回复邮件时请取消签名，只留姓名即可；2、不建议使用电子签名，否则每次都显示邮件有附件；3、涉及对外的需保密内容的邮件，可使用保密或免责声明，其他情况请不要使用，以免占邮件篇幅其他注意事项一MAIL一主题每一封邮件都应该有一个明确独立的主题，能够让别人抓住重点，采取应采取的行动邮件的标题应与主题相符，不能用回复不相关邮件自动生成的标题，不得空标题写明希望收件人采取哪些行动，如：董丹，请在本周五dayend前，提交远程中心知识库文档包，涉及多人及多
事，需要逐一列明含糊不清的内容会浪费双方宝贵时间电子邮件为正式的沟通工具，对寄件人提到的要求或问题，应尽快给予必要的回应如遇不能立刻解决的问题，可先回复对方已接收，待处理完后及时反馈结果希望沟通的内容与个人情绪相关时，最好当面或者电话沟通，避免无声音、肢体语言及面部表情导致意思不能准确表达，产生距离和误会，达不到沟通的效果你想要TA做什么
立刻采取行动
当说不发
其他注意事项跟进到底需要经手的邮件，务必按接收――处理― ―跟进――闭环进行才可关闭
干净整洁不要使用信纸：除了增加邮件容量，还导致转发时不能编辑邮件内容
关于FYI. 不要什么都不写的原文转发，需批示、需解答、需协调，请说明
对邮件任务进行记录和排除解决序列，确保不遗漏不出错不要使用动漫图像，邮件不是论坛，不需要个性化图标
慎用FYI,FYI的语势是平等的或者从上到下的。