办公室物资档案管理制度

第一章总则
第一条为加强办公室物资管理，确保物资档案的完整、准确、系统，提高物资使
用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有办公室物资的采购、领用、报废、调拨、保管等环节。

第三条办公室物资档案管理应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保物资档案的完整性，不得遗漏任何重要信息。

2. 准确性原则：保证物资档案信息的准确性，及时更新和修正错误信息。

3. 系统性原则：建立科学的物资档案管理体系，实现物资档案的规范化、标准化。

4. 安全性原则：加强物资档案的保密性，防止信息泄露。

第二章组织机构与职责
第四条公司设立物资档案管理小组，负责办公室物资档案的管理工作。

第五条物资档案管理小组的职责：
1. 制定和实施物资档案管理制度；
2. 负责物资档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；
3. 定期对物资档案进行审核、清理，确保档案的准确性和完整性；
4. 对物资档案管理过程中出现的问题进行处理，并提出改进措施；
5. 对新购置的物资及时建立档案，并做好分类、编号、登记等工作。

第六条各部门应指定专人负责本部门物资档案的管理工作，协助物资档案管理小
组开展工作。

第三章物资档案的建立与归档
第七条物资档案的建立应包括以下内容：
1. 物资名称、规格型号、数量、单价、总价；
2. 采购时间、供应商、采购合同号；
3. 领用时间、领用人、领用数量；
4. 报废时间、报废原因、报废审批人；
5. 调拨时间、调拨原因、调拨审批人；
6. 保管人、保管期限。

第八条物资档案的归档要求：
1. 物资档案应按照时间顺序排列，并编制目录；
2. 档案应使用统一格式的档案盒，标明档案名称、编号、页码；
3. 档案归档后，应在档案盒上贴上封条，并注明归档日期；
4. 档案归档后，不得随意抽取、翻阅，如有特殊情况需查阅，应经档案管理人员批准。

第四章物资档案的保管与使用
第九条物资档案的保管要求：
1. 档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防虫蛀、防鼠咬的专用档案室；
2. 档案柜应上锁，钥匙由档案管理人员保管；
3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第十条物资档案的使用要求：
1. 查阅档案应填写《档案查阅登记表》，经档案管理人员批准后方可查阅；
2. 查阅档案时，不得随意涂改、折叠、撕毁档案；
3. 查阅档案后，应立即归还原位，不得擅自带走档案。

第五章物资档案的销毁
第十一条物资档案的销毁应按照以下程序进行：
1. 物资档案管理小组对需要销毁的档案进行审核，确认档案确实无保存价值；
2. 编制《档案销毁清单》，经公司领导批准；
3. 档案销毁时，应有两人以上在场，并对销毁过程进行监督；
4. 销毁后的档案残片应集中处理，不得随意丢弃。

第六章奖励与处罚
第十二条对在物资档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第十三条对违反本制度的行为，视情节轻重给予警告、通报批评、扣发奖金等处罚。

第七章附则
第十四条本制度由物资档案管理小组负责解释。

第十五条本制度自发布之日起实施。

注：本制度可根据实际情况进行调整和补充。