EXCEL公式培训PPT课件

初识EXCEL公式
一、什么是公式
公式的共同特点是以“=”号开头，它可以是简单的数学式，也可以是包含各种Excel函数的式子。

我们把“公式”列为不同于“数值”和“文本”之外的第三种数据类型。

二、公式由哪些元素组成
输入到单元格中的公式均由等号开头，等号后面由如下五种元素组成：
运算符：例如“+”或者“*”号。

单元格引用：它包括单个的单元格或多个单元格组成的范围，以及命名的单元格区域。

这些单元格或范围可以是同一工作表中的，也可以是同一工作薄其他工作表中的，甚至是其他工作薄工作表中的。

数值或文本：如：“100”或“南顺面粉有限公司”。

工作表函数：可以是Excel内置的函数，如SUM（和）或MAX（最大值），也可以是自定义的函数。

括号：即“(”和“)”。

它们用来控制公式中各表达式被处理的优先权。

了解公式的组成是创建公式必备的基础。

另外，Excel工作表中的公式最多可以由1024个字符组成，我们日常所创建的公式，超过100个字符的已经非常少，因此这个长度足够我们使用了。

三、公式能做什么?
简单地说，我们建立一个公式，提供给它相关的数据信息，目的是希望公式给我们一个答案或计算结果。

从这一点上看，Excel公式和我们在数学中学过的公式的功能是一样的。

所以，在以后的工作中，可以看到很多公式都是我们所熟知的数学式。

除此之外，由于Excel的公式还可以包含Excel的各种函数。

因此，Excel公式除了可以实现传统的数学式具有的计算功能外，还可以执行很多特殊的任务。

比如，结合IF函数，可以让公式具有选择性，根据不同的条件，得出不同的结果。

后面的“计算业绩奖金”实际任务中，将会详细介绍在公式中嵌套IF函数解决问题。

Excel的内置函数有300多个，在公式中灵活使用这些函数，可以极大地提高公式解决问题的能力，轻松胜任各种复杂的任务。

比如下图所示的三个公式功能举例：第一个公式自动计算出单价与数量的乘积得到金额，第二个公式自动计算所有销售额的和，第三个公式将姓和名合并在一起得到全名。

图1
四、公式的简单应用实例
1. 计算商品金额数值
a)、下图所示的工作表中的A2和B2单元格分别存放着某种商品的“单价”和“数量”数值，为了计算“金额”数值，可以在C2单元格中输入公式“=250*8”(图 1)，但是像这样使用具体数值建立的公式，适应性很差。

b)、在C2单元格中输入公式“=A2*B2”，也可计算出“金额”数值(图 2)，这个公式使用了引用，公式适应性加强。

图2
2. 计算总和
a)、下图所示的工作表中的B2和B10单元格分别存放10天的销售额，为了计算这些天的销售
额总和，可以在C2单元格中输入公式“=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11”(图 3)，这个公式和数学中的求和公式没什么两样，不过由于需要求和的项目太多，所以公式看起来比较长。

图3
b)、为了简化公式，我们也可以在公式中使用函数实现同样的功能。

选中C10
单元格，输入公式“=SUM(B2:B10)”，可以看到得出的计算结果是一样的(图 4)，其中SUM为Excel的内置函数，功能为求出各项数值之和。

图4
3. 用公式合并字符
a)、下图所示的工作表中的A1和B1单元格分别存放着“姓”和“名”字符，为了得
出“姓名”字符串，可以在C1单元格中输入公式“=A1&B1”(图 5)，其中“&”是一个运算符号，我们称它为连接符号，它的功能为把两个文本字符或文本字符串连接起来。

图5
b)、除了这种方法外，我们也可以使用函数达到同样的目的。

选中C3单元格，输
入公式“=CONCATENATE(A2,B2)”，回车后得到的结果和前面的公式是一致的(图 6)。

图6 函数CONCATENATE的功能为将几个文本字符串合并为一个文本字符串。

五、在公式中使用引用
我们在往单元格中输入公式回车以后，单元格中会显示公式计算的结果，如果要查看公式，可以选中该单元格，单元格中的公式则会显示在编辑栏中。

1. 不使用引用的弊端
在图1所示的工作表中，A列和B列单元格分别存放着“单价”和“数量”数据，显然它们都是“数值”类型的，比如说：为了求出下图“金额”数值，可以在C2单元格中输入公式“=250*8”，回车后D2单元格显示该公式的计算结果“2000”。

而在公式中并没使用引用，而是使用的具体数值。

不使用引用的两个缺点：
首先，假设“单价”或“数量”的值改变了，我们必须对公式进行修改，这让人觉得这个公式相当死板，毫无灵活性。

其次，假设我们想求出图1中后面的各种商品的“金额”数值，必须重新逐个输入公式，这样不仅费时费力，而且还容易出错。

如果在公式中使用引用则可以很好地克服上述的两个缺点，下面我们仍利用的此表格进行说明。

2. 在公式中使用引用的方法和技巧
所谓“引用”，指的是引用相应单元格或区域中的数据，而不是具体的数值。

也就是说，如果公式中引用了单元格B2，当B2中的数值改变以后，公式会自动根据改变后的数值重新进行计算，而不必重新修改公式。

如此一来，公式的灵活性大大加强。

下面我们看看如何在前面的例子中使用引用。

六、三种不同的引用
相对引用：当把公式复制到其它单元格中时，行或列的引用会改变。

所谓行或列的引用会改变，即指代表行的数字和代表列的字母会根据实际的偏移量相应改变。

绝对引用：当把公式复制到其它单元格中时，行和列的引用不会改变。

混合引用：行或列中有一个是相对引用，另一个是绝对引用。

在实际工作中，常常需要对公式进行复制操作。

从上面不同类型的引用的定义中可以了解，当复制公式时，不同的引用会将对公式产生不同的影响，从而对计算结果产生不同的影响。

所以，在创建公式之前，我们必须要搞清不同引用类型的区别，下面通过一个简单的实例进行说明。

1. 相对引用
在下图所示的工作表中的C2单元格中输入公式“=A2*B2”，回车后，再选中C2单元格，执行复制命令。

选中C3单元格，执行粘贴命令。

回车后，C3单元格立即显示计算的结果，我们选中C3，通过编辑栏可以查看复制到C3单元格中的公式为“=A3*B3”。

分析：
和原来的公式“=A2*B2”相比，列的引用未改变，行的引用改变，由原来的2
变为3。

由此可见，当我们在公式中使用引用时，Excel默认建立为相对引用。

在介绍相对引用时，曾讲过：所谓行或列的引用会改变，即指代表行的数字和代表列的字母会根据实际的偏移量相应改变。

解释：把C2单元格的公式复制到C3单元格，和公式原本所在的单元格C2相比，列并未发生改变(都在C列，所以公式中代表列的字母不发生改变)，而行发生了改变(下移了一行，所以公式中代表行的数字应增加1)，所以C3中得到的公式为
“=A3*B3”。

根据这个规律，我们把包含相对引用的公式复制到其它单元格时，自己都可以推出将得到的公式了。

说明：前面介绍过使用公式填充柄复制公式，使用公式填充柄和单个复制公式的操作，所遵循的规律都是一致的。

2. 绝对引用
既然Excel默认创建的引用为相对引用，那么，如果想创建含绝对引用的公式，该如何通知Excel呢？
用一个例子说明：如果在公式中相对引用单元格A2，使用符号“A2”即可；如
果在公式中绝对引用单元格A2，则使用符号“$A$2”。

可以看到，使用绝对引用时，列字母和行号前都加了一个美元符号“$”。

下面来看一下如果公式中使用绝对引用，对复制公式时的影响。

在以上图中显示工作表中的C2单元格中输入公式“=A2*B2”，现在把公式中的相对引用改为绝对引用，修改方法有两种。

方法一：先选中C2单元格，再把光标插入点定位于编辑栏的“＝”符号后，通过键盘输入美元符号“$”。

然后用同样的方法输入其余三个美元符号“$”，输入完成后如下图所示。

方法二：这是一种更简单的方法。

还是先选中C2单元格，然后把光标插入点定位于编辑栏的“A”和“2”字符之间，按一下键盘“F4”键，字符“A”和“2”之前分别被添加了“$”符号
方法一方法二F4
如果这时再按一下“F4”键，字符“B”之前的“$”将会去掉，保留字符“2”前的“$”，此时表示对单元格B2进行混合引用，其中列为相对引用，行为绝对引用。

再按几次“F4”键，注意仔细观察，可以看到在几种引用之间进行切换，所以大家可以体会到，使用这种方法设置引用类型是相当方便的。

接下来用公式填充，将公式复制到最后单元格，得到的效果如下图
看一下C列各单元格的公式，发现都是“=$B$2*$C$2”，公式并没有发生改变，因为我们采用的是绝对引用，引用的只是单元格的绝对地址，不会因为偏移量发生任何改变。

3. 混合引用
相信经过前面两个测试，大家对相对引用和绝对应用的区别已经有了初步了解，而混合引用的道理和它们是相通的。