标准公文格式

2017标准公文格式
一、公文格式的种类
根据公文载体的不同,分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等;
文件格式信函格式
命令格式纪要格式
二、公文格式的基本要求：
1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸;纸张白度80%～90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为～;
2.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm;
3.版面：公文用纸天头上白边为37mm,公文用纸订口左白边为28mm,版心尺寸为156×225mm;
4.字体：如无特殊说明,公文各要素一般用3号仿宋体字;特定情况可作适当调整;
5.行数和字数：一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心;特定情况可作适当调整;
6.公文应当双面印刷;
7.公文应当左侧装订;
三、公文的通用格式
版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机
关标志、发文字号、签发人;
主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署
名、成文日期、印章、附注、附件;
版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页
码;
一件完整的公文由三部分组成：
一、版头部分
1.份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号,
根据印制份数,编流水号;公文份数序号是为了掌握公
文的发放方向,便于公文的保密管理,便于掌握公文的
去向;
涉密公文一定要标注份号,如果
发文机关认为有必要,也可对不涉密公文标注份号;
如需标识份号,一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行;份号用黑色标注;
2. 秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,国家秘密分为秘密、机密和绝密三种;
如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字;
3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”;
电报格式的公文紧急程度分为四级,从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急;
如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列;
4.发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心,用套红大字居中印在公文首页上半部,字体要庄重、规范、美观、大小适度一般应小于上级机关的字体大小;
发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称;字号以醒目美观为原则,字体大小一般不超过上级机关;
发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm;发文机关标志推荐使用小标宋字体,颜色用红色;
联合行文时可并用联合发文机关名称,一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称;
联合上报公文一般不单独使用主办机关名称;因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出,如果发文机关名称只用主办机关,这样与签发人的标注就不相匹配;
联合行文机关过多时,必须保证公文首页显示正文;
5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成;机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别,并固定使用,避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同;联合行文时只标注主办机关的发文字号;同一地区,避免不同机关的发文字号的机关代字重复;
发文字号编排在发文机关标
志下空2行位置,居中排布;年份、发
文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位,用六角括号
〔〕括入；发文顺序号不编虚位,不加第字;
上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字;
6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名;这时
发文字号标识在发文机关之下居
左空1字,签发人姓名平行居右空1字;
签发人用3号仿宋体字,签发人姓名用3号
楷体字标注;
联合行文时有多个签发人,签发人姓名按发文机关的
顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排,一般每行排
2个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,最
后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔
丝与之的距离为4mm;
二、公文主体
1.公文标题：标题由发文机关名称、事由
和文种组成,应当准确、扼要概括公文的主要内容;4
个以上含4个机关联合行文时,标题中发文机关名称可简
略;公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不
用标点符号;
公文标题一般用2号小标宋字体,编排于红色分隔线下空2行的位置,分一行或多行居中排布；
回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形,不应使用上下
长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形;
2.主送机关：是公文的主要受理机关;主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统
称;其中,使用简称要规范、准确,机关的规范化简称和统称应由上级机关明确,不得随意编造机关简称;
使用统称,包括的地区、部门、单位要齐全,称谓要准确;
3.公文正文：是公文的主体和核心所在,用来表述公文的内容,公文首页须显示正文;
一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章;
正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“一、”“一”“1.”“1”标注,一般一
级标题用黑体字,二级标题用楷体,三级和四级和正文一样用3号仿宋;
4.附件说明：是公文附件的顺序号和名称;公文正文中的一些内容,如图表、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便,需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述,即附件;
公文附件是正文内容的组成部分,与正文具
有同等效力;在正文下空1行左空2字位置编排
“附件”二字,后标全角冒号和附件名称;如有顺
序号,使用阿拉伯数字标注,附件名称后不加标点
符号;
5.发文机关署名：应当用发文机关全称或规
范化简称;特殊情况如议案、命令令等文种需要由
机关负责人署名的,应当写明职务;
单一机关行文时,发文机关署名在成文日期之
上、以成文日期为准居中编排;
联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺
序排列在相应位置,并使印章加盖其上;
如
长于发
文机关
署名,应使其右空2字编排,并相应增加发文机关署名右空字
数;
不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文下空1行右
空2字编排发文机关署名,在发文机关署名下
1行编排成文日期,成文日期首字比发文机关
署名首字右移2 字；
6.成文日期:是公文的生效时间,是党政机关公文生效的重要标志;
成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准,成文日期编排在公文标题之下,写全年、月、日,用括起来;二是经机关负责人签发的公文,以签发日期为准联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准;
成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标
全称,月、日不编虚位;
不加盖印章的公文,在发文机关署名下
1行编排成文日期,首字比发文机关署名右移
2字;
7. 印章:印章是公文生效的标志,是鉴定公文真伪最重要的依据之一;上行文,一定要加盖印章;有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章;纪要不加盖印章;
单一机关行文时,印章端正、居中下压成文
日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下
位置,印章顶端应上距正文一行之内;不得出现空
白印章;
联合上行文,发文机关只署名主办机关时,可
以只加盖主办机关印章;联合下行文时,所有联署
机关均须加盖印章;
联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺
序整齐排列在相应位置,并使印章加盖其上,最后一
个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交相切,每排印章两端不得超出版心,每排最多放三个印章;
8.附注: 一般是对公文的发放范围、使
用时需注意的事项加以说明
请示件应当在附注的位置上标注联系人和;
如有附注居左空2字加圆括号编排在成文
日期下1行;
三、版记
版记应置于公文最后一面,版记的最后一个
要素置于最后一行;这样是为了方便阅文和查
询;
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和
末条分隔线用粗线,中间的分隔线用细线;
首条分隔线位于版记中第一个要素之上,
末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合;
1. 抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,可以是上级、平级、下级及不相隶属机关;
公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定,不能滥抄也不能错抄和漏抄;
在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定,依照先上级、再平级、后下级的次序;
如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,编排在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排;“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号;
如需把主送机关移至版记,除将抄送二字改为主送外,编排方法同抄送机关;既有抄送机关又有主送机关时,应当将主送机关置于抄送机关上一行,之间不加分隔线;
2. 印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门,一般是各党政机关办公厅室或文秘部门;发文机关没有专门的办公厅室的,发文机关就是印发机关;
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位即不编01,后加“印发”二字;
版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开;
3.页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm;单页码居右空一字,双页码居左空一字;公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码;
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排;
四、公文的特定格式
一、信函格式
公文的信函格式是被广泛采用的一种公文
特殊格式;主要用于发布、传达要求下级机关执
行和有关单位周知或执行的事项,报送方案,商
洽、询问、答复或者说明某件具体事项;信函格
式相对简单,易操作,在各级行政机关的公文中
广泛应用,常用于通知、批复、函等文种的公文
中;
1.发文机关标志：发文机关标志使用发文
机关全称或规范化简称,其上边缘至上页边为
30mm,推荐用红色小标宋字体,字号大小由发文
机关酌定,以版心为准居中排布;联合行文时,使
用主办机关标志;
2.红色分隔线：发文机关标志下4mm处为
一条红色双线上粗下细,距下页边20mm处为一
条红色双线上细下粗,线长均为170mm,均以版
心为准居中;
3.份号、密级和保密期限、紧急程度：如
需标识份号,顶格居版心左边缘编排在第一条红
色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧
急程度,密级和保密期限顶格编排在份号下1行,
紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行;
4.发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下;发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8;
5.标题：标题居中编排,与其上最后一个要素相距2行;
6.页码：信函格式公文首页不显示页码,由第2页开始标注;只有2页的信函式公文,第2页可以不显示页码;
7.版记：信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线;
二、命令格式
命令格式的公文,适用范围有特殊的限制;一般用于公布行政法规和政府规章;
发文机关标志是发文机关全称加命令或令组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35㎜,推
荐使用红色小标宋;发文机关标志下空两行集中编排令号,令号下空两行编排正文;在正文下空两行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布;在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期;
三、纪要格式
纪要适用于记载会议主要情况和议定事项;各级党
政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决
策事项,要以纪要的形式印发公文,作为指导开展工作的
依据;
1.纪要标志：由“XXXXXX
纪要”组成,居中排布,上边缘
至版心上边缘为35mm,推荐使
用红色小标宋字体;
2.编号：纪要标志下空2
行居中编排纪要编号“第X
号”,并用圆括号括入,不受年
度限制；
也可按年度编排,如
“〔2016〕X号”;
3.发文机关和成文日
期：纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期,发文机关居左空1字,成文日期居右空1字;
4.出席、列席和请假人：标注出席人员名单,一般
用3号黑体字在正文或附件说明下空1行左空2
字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐;
标注请假、列席人员名单,除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同前;
5.纪要不加盖印章
6.纪要格式可以根据实际制定;
小结新旧不同之处
一、版头部分：
1.密级、紧急程度从右标注变左标注；“急
件”改为“加急”；
2.所有文件格式的红头“上留白”至版心由
25mm扩大至35mm; 取消上行文“上留白”至版心
80mm的特殊格式；
3.发文机关标志“文件”二字可加可不加；
4.联合上行文签发人每行排一人改为排二人;
二、主体部分：
1.成文日期由汉字改为阿拉伯数字；
2.落款处增加发文机关署名；
3.特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章;
三、版记部分：
1.取消主题词；
2.版记中的文字从3号字改为4号字;。