数字档案馆建设工作方案

数字档案馆建设工作方案
随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。

建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。

同时，在股份公司统一部署下，为更好地按计划推动数字档案馆相关工作，特制定度数字档案馆建设工作方案。

一、数字档案馆建设情况
自股份公司推进数字档案馆建设以来，高度重视，所属单位积极参与，并于4月11日于本部召开数字档案馆建设研讨会，就建设需求、建设方向、产品介绍展开交流。

目前，所属五家单位数字档案建设情况如下：
所属单位中已有两家单位建立了数字档案馆（室），分别是水利电力建设集团（下简称水电集团）、建设集团火电工程有限公司（下简称火电）。

水电集团自主开发的档案系统于2017年开始上线运行，目前仍不断完善改进数字档案馆系统中，并力争三年内完成馆藏档案数字化工作；火电已运行数字档案系统，基本实现本部文书档案数字化，工程项目档案还未数字化。

其他三家单位建设集团玉湖火电（下简称玉湖火电）、建设集团工程局有限公司（下简称工程局）、
建设集团河口工程局(下简称河口工程局）具备基础的信息化系统，但不属于数字化档案系统。

4月11日，及所属各单位在深圳召开数字档案馆建设研讨会。

根据会议上收集的建设需求，拟确定建设方案为集中式部署和单独部署并存：水电集团不参与本次建设，火电目前运行数字档案系统对标《企业数字档案馆（室）建设指南》，80%功能不达标，提出参与建设，工程局因自身企业发展需要，提出单独建设。

然而集中式部署下，分账套单位越多，会对硬件配套设施提出更高的要求。

综合以上情况，因其他三家单位未提出单独部署要求，目前计划采取“1+3”集中式部署，最终视所属单位的体量和单独部署意愿决定。

二、年度目标
至11月，建成本部+N家所属企业的数字档案馆体系，归档电子文件和元数据符合国家档案局要求，电子档案管理系统功能完备，标准规范体系健全，满足股份公司档案目录集团化管理需求，顺利完成国家档案局验收。

三、建设范围
本部、火电、玉湖火电、工程局、河口工程局。

四、建设内容
集中部署与单独部署同步进行，实现档案资源的归集，其中，集中式部署实现数字档案资源归集到本部数字档案馆，单独部署实现档案信息的及时推送和共享，实现档案一体化管理。

具体包括以下七个方面：
1.基础设施建设。

目前网络设施已有100M宽带及4M专
线覆盖，且配套一个独立机房。

按照“1+3”模式集中部署，硬件要求如下表：
据统计，本部及火电、玉湖火电、河口工程局目前档案存储量约10534GB，股份公司明确要求各建设单位至少应满足未来3至5年档案数据管理和系统应用需求，因此，需额外增配2台服务器和硬盘，其中初始硬盘容量按照20%/年的增容计算，其容量约19000GB（18.55TB）。

2.数字档案资源建设。

为实现传统载体档案数字化、业务系统电子文件在线收集及外部知识资源整合，存量档案数字化率宜达到70%以上，及所属单位宜以需求为导向，分重点、分层次、分阶段完成数字化工作，同时还需从节约成本出发，避免盲目数字化。

3.电子档案管理系统建设。

本部+所属五家单位，本部实现OA系统电子文件归档，五家单位实现OA系统、科技管理系统（如有）、工程管理平台（如有）电子文件归档。

4.系统互联互通。

“一个中心，两个节点”，具体包括本部+5家所属单位集中与单独并存的部署方式，单独部署单位条目档案信息同步到本部系统，分阶段实现目录共享、分布式检索。

5.档案信息开发利用。

所属企业档案管理部门逐步实现档案信息订阅及主动推送服务，选择利用率高、内容重要的档案资源建设档案专题数据库。

6.标准规范建设。

根据国家法律法规、行业标准规范，以及股份公司数字档案馆管理制度体系，从数字档案馆建设进展情况有步骤地采用或制定有关标准规范。

7.安全保密体系建设。

按照相关安全保密规定，配置必要的安全设备，制订完善的数据管理标准，建立健全应急预案并开展定期演练。

五、建设步骤
1.组织机构设置
为推动数字档案馆建设工作有序开展，经研究决定，成立数字档案馆建设领导小组和工作小组，机构和人员组成如下：
（一）领导小组
组长：A
副组长：B
成员：C
领导小组全面领导和协调数字档案馆建设工作。

领导小组下设工作小组。

（二）工作小组
组长：D
副组长：E
成员：F
所属五家单位分别成立数字档案馆建设工作小组，负责本企业的数字档案馆建设工作。

2.完善建设方案（5月）
根据集团公司档案专家及办公厅意见，修改完善数字档案馆建设方案，并提交集团档案专家论证评审，评审通过后将数字档案馆建设方案提交办公会立项。

3.建设方案实施（6-9月）
按照数字档案馆建设方案，从基础设施建设、数字档案资源建设、电子档案管理系统建设、系统互联互通、档案信息开发利用、标准规范建设、安全保密体系建设七个方面组织实施。

4.试运行（10-11月）
在基础平台搭建完成后，同步组织用户初始培训，进入
试运行阶段。

5.验收（12月）
在股份公司统一组织下，迎接国家档案馆对中国能建数字档案馆建设工作进行验收。

六、建设思路
为有效推进数字档案馆建设工作，与股份公司保持高度统一，提出建设思路如下：
1.统一标准。

与所属单位充分沟通研究，形成统一的档案类型、编码、元数据标准规范，方便数据互相交流使用。

2.细化需求。

以所属单位建设要求为主，积极采纳需求意见，包括对权限设定、数据管理、信息共享侧重等功能进行细化，形成各单位个性化需求方案。

3.加强交互。

以集中采购框架协议中规定的功能为基础目标，抢抓时间开发数字档案馆初始系统，以便在初始系统基础上补充完善各功能模块。

4.测试运行，滚动培训。

建立测试运行环境，让用户接受多次滚动培训，深入了解系统，到达交付要求后即可正式上线使用。

附件
数字档案馆推进计划
1.建设进度安排
5-12月建设进度安排如下表：
2.数字档案馆系统实施方案
2.1 实施内容概述
按照系统建设阶段主要分为调研阶段、系统设计阶段、系统开发与集成阶段、系统实施阶段、系统测试阶段、用户培训阶段、系统上线试运行阶段、验收阶段。

2.2 项目实施步骤及内容
2.2.1 项目调研
2.2.2 系统设计
2.2.3 系统开发与集成
2.2.4 系统实施
2.2.5 系统测试
2.2.6 用户培训
2.2.7 系统试运行
2.2.8 系统验收
2.3 项目实施进度计划
1）5月
✧计划开展数字档案馆系统建设业务、功能、集成详
细需求调研工作；
✧计划完成数字档案馆系统建设方案、概要设计的编
制与评审工作；
✧计划完成合同签订。

2）6月
✧计划完成数字档案馆系统环境部署、系统配置和业
务定制等工作；
✧同步开展系统接口集成开发工作。

3）7月
✧继续开展接口集成工作；
✧完成系统功能开发、集成编码工作，开展系统功能
测试、服务接口联调联试工作。

4）8月
✧完成功能测试、压力测试、用户接受度测试等全部
测试工作；
✧完成系统测试问题整改工作；
✧完成业务定制最终定制及确认工作，并组织系统安
全测评；
✧完成全部开发、测试、安全测评等各方面等问题整
改。

5）9-11月
✧同步组织用户培训工作，进入试运行阶段。

6）12月
✧开展数字档案馆系统上线试运行；
✧完成验收工作；
✧开展数字档案馆运行使用及维护工作。

数字档案馆系统建设进度安排。