8、养错猴子的管理者

养错猴子的管理者
管理者应该做自己的事情，但现实中他们却常常疲于奔命，饲养着别人的“猴子”。

背上的猴子
每当一天工作结束时，许多管理者常会扪心自问：“今天我完成了什么工作？”在好多似乎与自己无关的工作的占据下，办公桌上文件堆积如山，没看的邮件塞满电子信箱。

待办事项总是过多，使得工作左支右绌、停滞不前。

而明天的工作随即接踵而至，势必又会重复今天的情形……
管理学学者比尔·翁肯曾发明了一个有趣的理论——“背上的猴子”。

所为的“猴子”是指“下一个工作”。

回想一下，你是否有过这样的情形：在过道上碰到一位部属，他说：“我能不能和您谈一谈？我碰到了一个问题。

”于是你便站在过道上专心听他讲述问题的来龙去脉，一站便是半个小时，既耽搁了你原先要做的事，也发现所获得的信息并不足以让你做出任何决策。

于是你说：“我现在没时间和你讨论，让我考虑一下，回头再找你谈。

”
在这样的案例中，猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别搭在两人背上。

当你表示要考虑一下再谈时，猴子便转移到你的背上——你接下了部属的工作。

而部属则变成了监督者，他会隔三忿五地跑来问你：“那件事办得怎样了？”如果你的解决方式他不满意，他会强迫你去做这件原本他做的事。

当你一旦接收本该属于部属看养的猴子，他们就会以为是你自己要养这些猴子的，因此，你收得越多，他们给得就越多。

于是，你饱受堆积如山、永远处理不完的问题的困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。

经理人应该将问题花在最重要的管理层面上，而不是养一大堆别人的猴子。

身为经理人，如果你能让员工去扶养他们自己的猴子，他们就能真正地管理自己的工作，你也会有足够的时间去做规划、协调、创新等重要工作，让整个企业持续良好的运作。

翁肯提出的猴子管理法则，目的在于帮助经理人确定适当的人选，并让其在适当的时间，用正确的方法做正确的事。

当然，这个法则只能运用在有生存价值的猴子身上，不该存活的猴子，就狠心地把它杀了吧。

法则一：除非下一个步骤已经明确，否则经理人和员工都不能离开。

严守这项
法则可以获得3个好处：第一，如果员工知道要提出适当的下一步骤才能结束谈话，他就会在事前做更缜密的规划。

第二，它可以促使员工采取行动。

第三，以猴子做描述，把下一个步骤说清楚，这能提高员工的工作意愿，让他们跨出最关键的一步。

法则二：所有经理和员工交谈，要到每一只猴子都分配给一个人之后才能结束。

至于哪一只猴子该归谁管，原则上是尽可能把猴子交给能照顾它们的最低层的员工去照料，因为部属总共可以投入的时间和精力比高层经理人来得多，而且经验告诉我们，部属往往比我们所想的还要能干。

把猴子送错主人，有时候是经理人自己内心的需求，想要避开管理所带来的挑战，或是以为惟有自己才做得来，有时候则是组织政策使然。

这时候要替猴子找到合适的主人，就必须技巧与自制力兼施，尤其是自制力最为重要。

法则三：在把每一只猴子放出去面对组织丛林之前，先为它们保个险。

此法则提供了一个系统性的方法，用以平衡员工处理猴子所需的自由空间与经理人对结果所负的责任。

赋予员工权限和自由，经理人和员工可以共享其利。

经理人能自由运用时间，花在监督上的时间及精力会减少；而员工则可以享受到自我管理的好处，会有更高的满足感和更高昂的士气。

法则四：照料与检查。

企业的成功取决于猴子的健康，因此必须定期为它们做检查，以维持它们的身体健康。

检查猴子的目的有二：一是发现员工正在做正确的事，进而称赞他们；二是发现问题并在问题形成危机之前采取校正行动。

猴子生病，不是由于缺乏照料、营养不良，就是由于照料不当。

有时候员工不想让经理人知道猴子生病了，因为他们大都想自行解决问题，经理人应该与员工建立默契，要让他们尽力照顾病猴子，如果情况没有改善，就必须把猴子交给经理人检查。

翁肯的理论让我们知道，如果我们真的想帮助他人，就必须教他们如何捕鱼，而不是送他一条鱼。

剥夺他人的主控权，去喂养他人的猴子，并无法帮他们解决问题，这只是为别人做他自己可以做的事。

时间管理之钥
经理人应将时间投资在管理层面上，而不是养一大堆别人的猴子。

几乎每一位主管人员都有时间不够用的烦恼。

翁肯教授在某次假日加班时，发现部属正在打高尔夫球享受休闲生活，这使他突然领悟到主管人员时间不够用的症结是因为没有做好授权分责，招揽了太多原本是属于部属的工作，以至于永远在苦苦追赶工作进度。

翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的“猴子”，而把
他那独特的时间管理理论称之为“猴子管理艺术”。

《时间管理之钥》即是依据翁肯教授的理论发展出来的。

这套管理“猴子”的要诀包括：1、决定猴子应该喂养还是射杀；2、猴子的数量应控制在主管的最大负荷量之下；3、分派给属下的每一只猴子都要投保意外险；4、属下应按规定的时间和地点主动请你喂养猴子；5、面对面或用电话喂养猴子，绝不可用电子邮件。

该书作者提出，管理人用于工作的时间类别有3种：第一类是“上司判予时间”。

这些时间是用于处理上司分配的任务，未能完成这些任务会受到直接和及时的惩罚。

第二类是“系统判予时间”。

这些时间用于对同级同事工作上的支持，未能完成也会受到惩罚，但没有第一类的那样直接。

至于“下属判予时间”是属于第三类的“自我判予时间”。

这些时间是用于管理人自发的及同意的工作，不会与惩罚挂钩。

这类时间又被瓜分为“下属判予时间”及“自由时间”，即真正属于管理人的时间。

管理时间的运用便要从第三类时间着手。

而管理人要增加“自由时间”，便要将下属判予的事情控制到最少。

然而，很多管理人不知不觉地处理了下属判予的事务。

这令管理人不但要利用“自由时间”应付上司与系统事务，还要照顾猴子。

而对这个本末倒置的情况要扭转形势，管理人便要将工作的主动权转移至下属，并保持下属工作的主动性。

就此，作者剖析了不同程序的主动性，归纳出一个主动性管理方法。

可分为以下5种：
1、等候指示
2、询问有何工作可予分配
3、提出建议，然后再做有关行动
4、行动，但会提出一次意见
5、单独行动，定时汇报
第一种属最低主动性，因为无论时间或工作性质都未能受到控制；第二种虽可控制时间，但不能控制工作性质；第三至第五种方法，采用者可同时控制时间与工作性质，而且，以第五种的主动性为最高。