MIS库存管理操作手册_订货3.0

版本号：3。

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真功夫MIS系统
库存管理
《订货》
操作手册
目录
第一节：日常流程 (2)
第二节：进入系统
一、主菜单进入 (3)
二、快捷菜单进入 (4)
第三节：配送班表
一、配送班表的介绍 (5)
二、配送班表的作用 (5)
三、配送班表的下载 (5)
四、配送班表的检查 (6)
第四节：订货周期营业额
一、订货周期的介绍 (7)
二、订货周期营业额 (7)
第五节：千元用量
一、千元用量介绍 (11)
二、千元用量调整 (11)
第六节：订货管理
一、常规订单 (13)
二、加单 (16)
三、减单 (18)
四、退货申请单 (19)
五、厂商直送单 (19)
六、订单的查询 (19)
七、订单的修改 (20)
八、订单的发送 (21)
第一节：日常流程
确认订货班表
订货周期营业额调整
确认千元用量
生成订货单
确认并发送订货单
第二节：进入系统
一、主菜单中进入
1、点击左上角图标，打开主菜单，选择；
2、在“库存管理”菜单中选择
3、进入订货管理，则弹出以下界面(自动进入到配送班表界面)
二、快捷菜单进入
1、系统上方有一个快捷菜单栏；
2、在快捷菜单栏中选择，则可进入“订货管理”界面。

第三节：配送班表
一、配送班表介绍
《配送班表》是餐厅各类货品的订货和到货的日历，该日历由总部根据配送每月的送货路线表进行设置，并发送给餐厅，一般在每月的21-25日期间发送，餐厅需及时下载，并核对。

二、配送班表的作用
1）规定餐厅的订货日。

在非订货日餐厅无法进行常规订货，如需订货只能通过加单来操作。

因此能规避餐厅漏订或多订的问题。

2）定义餐厅的订货周期。

系统能根据班表自动推算餐厅的订货周期，不需人工输入。

日订货品不含保险期的订货周期为“下单日至下下个来货日”。

如：某餐厅的冷冻货配送班表上显示：
则表示该餐厅不含保险期的订货周期为：5．日（下单日）、6日、7．日（下个来货日）、8日、9．日（下下个来货日）
订货周期的定义详见营运手册订货单节
三、配送班表的下载
1）连上VPN，网络显示
2）点，在栏，点
3）在下方“下载数据日志”中对应日期显示，如显示，则检查网络状况，再试一次。

四、配送班表的检查
下载了配送班表之后，餐厅需检查配送班表是否与餐厅情况相符，如有不符，请及时联系信息中心系统维护人员。

1)通过按或这两个按钮，将配送班表调到所要查看的月份,如:
；
2)点击右上方“原料类别”下拉选项：
3)选择所要查看的货品类别，则弹出该类货品的配送班表；
4)
5)检查订货日期和送货日期是否正确；
6)货品类别分为：冷冻货、冷藏货、干货、厨具餐具、清洁用品、公关用品、特殊品项。

其中特殊品项主要是餐厅的印刷品和文具。

【提示】：
1、餐厅在每月底倒数第二次日订前需下载班表，如果不及时下载班表，可能会影响餐厅正
常订货。

如上面班表显示，该餐厅需在27日之前下载配送班表。

2、每个货品类别都有一个班表，检查时需逐一选择并检查。

3、餐厅选择的订货日期如果不是订货日，则不能进行常规订货，如需订货，则只能通过加
单来操作。

第四节：订货周期营业额
一、订货周期介绍
【订货周期】：指餐厅订货落单日开始到保险期止的营业天数。

分别由分缓冲期、订货期、保险期三段组成
缓冲期：落单日到本次落单的第一次来货日之间的营业天数；
订货期：本次落单的第一次来货日到下个落单日的第一次来货日之间的营业天数；
保险期：为使订货量与库存量不受因营业额突然波动影响而特设的营业天数。

可以取
0.5到两天的营业天数。

通常我们取一天的营业天数为保险期。

在MIS系统
中，保险期由餐厅根据实际情况自行输入。

二、订货周期营业额
1、点击弹出订货日期选择框：
2、双点击选择订货日期，如果该天配送班表上所有类别的货品都不订货，则会提示：
3、如果所选择的日期为订货日，则进入订货周期营业额界面：
【订货周期营业额界面说明】
项目说明效果
返回订货日期选择界面
点击可显示周期内预估的每天营
业额
系统自动计算的周期营业额。

单
位：千元
录入保险期营业额，单位：千元
对前面的进行调整
=（系统计算值+保险期）×调整
系数
4、根据餐厅实际情况，录入“保险期”营业额和“调整系数”（调整系数系统默认为
“1”，表示不需调整）。

录入完毕，点击。

【提示】：
1、按千元用量订货的货品才需要用到订货周期营业额，其他货品不需用到周期营业额，系
统不会显示。

2、订货周期中每天的营业额预估来自于“预估管理”中的预估值。

如果发现冷藏货、冷冻
货的周期系统计算值不正常，请检查“预估管理”中的。

3、如未进入界面中，执行操作，在订货时会提示：
4、保险期营业额录入金额的标准请参照营运手册订货章节。

第五节：千元用量
一、千元用量介绍
【千元用量】指每千元营业额需使用多少盘点单位的物料。

【MIS系统中的某物料的千元用量取值】：（过去一周该物料的实际用量÷过去一周的营
业额）×1000。

在系统使用的第一周，因营业数据不足，所以第一周订货，每种物料的千元用量系统计算值都是偏差较大的，餐厅每次订货时需自行调整。

目前只有冷冻货、冷藏货、干货和包装材料使用千元用量订货。

厨具餐具、清洁用品、公关用品、特殊品项不按千元用量订货，订货量由餐厅直接录入。

二、千元用量调整
1、点击，弹出日期选择框：
2、双点击选择订货日期，进入千元用量界面。

日期选择需与周期营业额所选的日期一致。

【千元用量界面说明】
项目说明效果
返回订货日期选择界面
系统计算千元用量取值参考的开
始日期。

系统默认开始日期为订
货日前7天。

系统计算千元用量取值参考的结
束日期。

系统默认结束日期为订
货日前1天。

如果系统默认的取值参考日期不
适用（如有特殊事件），可重新
选择开始日期和结束日期，点击
“计算”，将重新计算千元用量
系统自动计算千元用量
订货经理根据餐厅实际情况调整
后录入的千元用量，系统默认等
于“系统计算值”
上一次订货经理调整后的千元用
量，即上一次的“调整后值”
3、订货经理根据餐厅实际情况将调整后的千元用量输入到这一栏中，如
未调整，系统默认等于。

点击。

【提示】：
1、如未进入界面中，执行操作，在订货时会提示：
第六节：订货管理一、常规订单
在配送班表中设定的物料订货单称为常规订单。

1、点击，弹出日期选择框：
2、点击，弹出订货界面：
【订货界面说明】
项目说明
显示今天所需要订货的货品类别，点击可弹出相
应的订货单
指订货单位。

指上次调整的千元用量。

指系统自动计算的千元用量。

订货经理自行调整的千元用量。

指系统计算的订货周期（含保险期）内所需的用
量：
=订货周期营业额×千元用量
指订货日当天将要到货的数量，即上次订货的数
量
指订货日前一天的库存量
—指系统计算出来需要订多少盘点单位的数量。

如，75KG豆浆。

计算公式：=预估用量-在途数量-期末存量
—将盘点单位的订货量转换成订货单位。

如，75KG 豆浆转换为订货单位，即10桶。

这一个数量才是发给配送中心的数量。

【提示】：
1、订货数量—盘点单位，是给餐厅做参考用的，真正发给配送中心的是“订货数量—订货
单位”中显示的数量。

2、如果周期营业额、千元用量、历史用量都已正确保存，但进入订货管理，新增订货单时
在日期选择框显示这些项目未正确计算并保存，一般是没有选择正确的日期所致，请重新选择日期。

3、逐一选择点击显示的每一货品类别项目
4、检查订货数量（订货单位）是否合适，如需调整，请调整千元用量（调整方法请看“第五
节：千元用量”）。

调整后请点。

5、每一货品类别项目都检查后，点击，弹出对话框：
6、回答“是”，以上订货单将发送给配送中心，点击，可看到该张货单。

7、回答“否”，该货单则“确认”但不发送，在项目中可查到该张货单。

二、加单
【说明】：
在两种情况下，餐厅需使用加单：
I、当天已完成常规货单订货并已发给配送中心，但餐厅需再追加订货；
II、非订货日，但餐厅需要订货的。

【步骤】：
⏹先与配送沟通，需要加单的货品及数量，得到确认后开始在系统中进行操作⏹点击
⏹点击，弹出加单界面：
⏹选择
⏹点击，有多少货品需要加单，则新增多少条栏目，新增多了，可选中多余的栏
目点击“删除”按钮进行删除
⏹点击下拉键，选择加单货品
⏹直接在订货数量处，填入与配送沟通好的加单数
⏹保存，并连接VPN后点击“确认”发送加单。

三、减单
【说明】：用于减单或紧急减单
【步骤】：
⏹选择“减单”
⏹点击“新增”，弹出“减单详细信息”界面
⏹在“减单详细信息”界面选择“来货日期”，该“来货日期”是指该批货品原本应到货
的日期
该“来货日期”是指
减单的该批货品原
本应到货的日期
⏹点击新增，有多少货品需要减单，则新增多少条栏目，新增多了，可选中多余的栏目点
击“删除”按钮进行删除
⏹点击下拉键，选择减单单货品
⏹直接在订货数量处，填入与配送沟通好的减单数量
⏹保存，并连接VPN后点击“确认”发送减单。

四、退货申请单
【说明】：用于向配送申请退货
【步骤】：
⏹选择“退货申请单”
⏹点击“新增”
⏹选择“订货日期”，点击“下一步”
⏹弹出订单，点击新增，有多少货品需要退单，则新增多少条栏目，新增多了，可选中多
余的栏目点击“删除”按钮进行删除
⏹点击下拉键，选择退货货品
⏹直接在订货数量处，填入与配送沟通好的退货数量
⏹保存，并连接VPN后点击“确认”发送退货申请单。

⏹
五、厂商直送单
暂未使用。

六、订单的查询
1、点击所要查询的订单类型
2、点击，弹出日期选项：
3、输入要查询的日期范围；
4、点击；
5、选择订单状态项目，在右边可看到选中项目中的货单。

【订单状态项目说明】
状态说明
草稿保存但未确认的单子
已确认确认但未发送的单子
配送已接收确认并发送成功的单子
七、订单的修改
【说明】：只有“草稿”和“已确认”两种状态的单子可以修改，且只能修改为当前营业日期的单子。

【操作】：
1、修改状态为“草稿”的单子
☐通过查询找出所要修改的单子
☐双击打开该货单
☐修改后保存或确认。

2、修改状态为“已确认”的单子
☐通过查询找出所要修改的单子
☐双击打开该货单
☐点击（操作用户需要具分配有该权限才能看到这一按钮）
☐货单转移到“草稿”中
☐点击“草稿”项目，打开货单修改
☐修改后保存或确认。

八、订单的发送
【方法一】：订货完成立即发送
☐连接VPN。

☐订单在完成后，餐厅点键，系统弹出对话框
☐回答“是”，订单将发送给配送中心；回答“否”，货单存在“已确认”中。

【方法二】：事后发送
☐连接VPN。

☐在“已确认”的项目中找到所要发送的单子（查找方法见“订单的查询”）。

☐双击打开单子，点击。

【提示】：
1、当新增订单时提示，表示所选择的订货日期餐厅已制
作了订单。

请检查“草稿”“已确认”是否有存在与所选订货日期一致的单子。

餐厅可执行修改操作来完成订货。

2、在订货日14：00之后，系统将不能发送该天的订货单，所以餐厅需及时发送订单。

如
超时没有发单，请与配送协商解决。