受控文件管理规定

受控文件管理规定
1. 目的
通过规范公司文件的管理，确保文件使用的有效性,提高工作效率,保护公司智力资产,促进知识分享。

2. 范围
本规定适用于公司集团总部及其所属分支机构的所有事业部和职能部门。

3. 定义
3.1 受控文件是“非受控文件”的对称，是按照国家法律法规、国家标准、行业标准和公
司规定要求予以控制的文件。

本规定所指受控文件包括但不限于质量体系文件、作业
指导文件、工程图纸、标准文件、管理规定、合同等。

3.2 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。

4. 文件分类
- 政策/方针文件：是公司工作方向和宗旨的纲领性文件。

- 流程/规范文件：为完成特定任务，制定活动的顺序、输入、输出、作业、方法和操作要求的文件。

- 计划/记录文件：完成特定目标而制定的行动规划，对所完成的活动或达成的结果提供记录和见证的文件。

5. 职责
5.1 责任部门：原则上各个事业部和职能部门负责本部门受控文件的归口管理。

负责编
制、修订文件，提供培训，收集改进建议并定期对文件进行修订。

5.2 支持部门：暂时无法确定归口管理部门，或者属于整个公司层面的文件需要统一归口
管理的受控文件，如政策/方针、流程/规范等文件，由支持部门负责归口管理。

5.3 受影响部门：与文件执行有关的各个部门，负责提供优化建议，评审和确认文件内
容，文件正式发布后依据文件要求执行。

6. 文件的管理
6.1 文件的编制与批准
6.1.1 文件应按其使用范围和性质，经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发
放。

必要时可采用会签或会议方式沟通，确保文件使用者能理解和得到相应文件。

文件审批和发放权限见附件1。

6.1.2 文件编写规范按照附件2的有关规定执行。

6.2 文件的发放
6.2.1 受控文件发放前应加盖蓝色“受控”印章，并注明分发序号后发放。

文件领用人应在
《文件发放控制记录》（附件3）上签收。

6.2.2 各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。

6.3 文件的保管和使用
6.3.1 各归口管理部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。

其职责包括修订本部
门《受控文件清单》（附件4）；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。

6.3.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。

若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补
发，填写《文件补发申请单》。

6.3.3 受控文件不得随意自行复制。

文件因丢失或其他原因（如提供给客户、供应商、认
证、咨询机构等）而需要申请领用时，由申请人填写《文件发放控制记录》，经发放部门核准后发放。

所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。

6.3.4 受控文件的使用人离开公司或者调到与员工位无关的岗位时，原使用文件由发放部门
收回或作出相应的调整。

6.4 文件更改与收回
6.4.1 文件更改或作废时，由申请者填写《文件更改/作废申请单》，按原文件审批程序批
准后进行更改或作废，并将更改后的正稿或作废的相应文件交至归口部门，由归口部门按原发放程序进行发放，同时收回相应的作废文件并在《文件收发控记录》上作相应的记录。

6.4.2 作废文件的原稿上加盖“作废”印章，保存于归口部门，经由原文件批准部门批准
后，作统一销毁处理。

6.5 权限管理
6.5.1 文件提供给发放范围外人员使用的，需填写《文件外发申请单》，按照审批和发放权
限规定审批。

6.5.2 发放范围外人员对我方提供的文件如需复制，应填写《文件外发复制申请单》，按照
审批和发放权限规定审批。

6.6 文件归档
6.6.1 需要统一归档的文件，由公司指定部门按文档记录管理程序，进行分类、编写目录、
归档。

7. 附则
7.1 本管理规定的解释、修订、补充归公司法律部门。

7.2 本管理规定自批准签发之日起生效实施。

8. 附件
附件1 文件审批和发放权限
附件2 文件编写规范
附件3 文件发放控制记录
附件4 受控文件清单
附件5 文件更改/作废申请单附件6 文件补发申请单
附件7 文件外发申请单
附件8 文件外发复制申请单9. 印章
9.1 蓝色受控文件章
9.2 红色受控文件章
9.3 补发文件章
9.4 外来文件章
9.5 作废文件章。