人力资源操作手册

人力资源操作手册之一新员工入职
基础人事工作看似简单，没什么技术含量，很多企业不重视，尤其是民营企业。

但是随着国家法律环境趋紧，越来越多因为基础人事工作不到位而造成的法律隐患或是已发案例屡见不鲜，正因为如此，我将公司目前相关的劳动规章制度整理成册，而且按照工作流程从新梳理，一是有利于各下属单位人事员查阅，二是有利于新进人事员的培训，目前试行了将近一年，效果明显。

当然这当中也还有不完善的地方，我也会定期修改。

第一章新员工入职
第一步审核录用审批情况
人事员收到招聘人员提供的《面试评价及录用审批表》后方可办理入职手续。

重要提示
如果没有签字，相关负责人不在的情况，应电话至拥有录用审批权限的负责人先进行确认，然后再补签。

第二步审核相关证件
审核员工提供的相关证件的原件，公司留复印件或原件存档。

1.个人基本资料：身份证、户口薄中户主页及本人页、一寸彩色照片四张；
2.学历及资质证明资料：毕业证(高中及以上学历)、学位证、职业资格证、执业资格证、特种工种上岗证、职称证、外语等级证、培训资质证、重要的荣誉证书等；
3.劳动关系资料：与原单位解除劳动关系证明(必须是原件交公司存档)。

其中：所有员工都必须提供个人基本资料；高中以上学历的人员必须提供毕业证，有学位证的人员必须提供学位证；对于岗位任职条件有明确规定的，必须提供相关的资质证明，如特种工种上岗证、外语等级证等；除应届毕业生之外，一般技术管理类岗位人员必须提供劳动关系资料。

第三步填写《入职登记表》
《入职登记表》中的所有内容都应根据员工实际情况完整填写，并由员工本人签字。

第四步签订用工合同
一、确定签订合同的类型
根据员工情况签订劳动合同、劳务合同或非全日用工劳动合同，各自的签订范围如下：
1.劳务合同：不符合劳动合同签订主体资格的人员，一律签订劳务合同。

包括：离退休人员、不能证明已与原单位解除劳动关系的人员等，审查由人事部门相关人员负责。

2.劳动合同：非工人类员工。

3.非全日制劳动合同：后勤保安，食堂的一般工人，宿舍清洁工。

二、确定合同和试用期限
1. 劳动合同与劳务合同初签三年，非全日制用工合同初签一年。

2.应届大学生(包括大专及以上学历)试用期为3-6个月;
3.其他新进员工试用期为2-6个月，一般为2个月，特殊情况的，各单位可自行约定，但不能超过国家及地方相关规定。

4.劳务合同与非全日制用工不约定试用期。

三、签订劳动合同
1.劳动合同中员工个人信息由员工本人如实填写，其余部分由人事人员填写。

包括：合同期限类型、工作内容(按岗位序列中六大类来对应填写：管理、技术、生产、营销、职能支持、作业)、工作地点等。

重要提示
工作地点固定的，则填所在的市，如重庆市；对于工作地点高度不固定的市场销售人员，则可填“工作地点不限”
2.劳动合同签字必须当面进行并加盖手印，若员工拒签劳动合同或对合同部分条款有异议的，必须在达成一致意见并签订劳动合同后才能办理入职手续。

3.新签的劳动合同需人事部门负责人审核后方可盖章，若劳动合同为多页装订而成，必须加盖骑缝章。

4.劳动合同一式两份，公司和员工各持一份，返给员工劳动合同时，必须有员工本人的签收记录，签收记录应存入员工个人档案。

重要提示
劳动合同不得有任何涂改，如有涂改需重新签订。

第五步办理员工证
员工证应贴上员工本人近期照片，并加盖印章。

第六步发放员工手册
员工手册人手一册，需本人签收，签收资料应归档保存。

重要提示
公司的重要人力资源规章制度均在员工手册中，根据《劳动合同法》的规定，涉及劳动者利益的重要规章制度应该公示或告知劳动者，而员工手册签收是最为重要的告知劳动者的证明材料。

第七步办理其他手续
员工根据《新员工入职手续办理通知书》、《新员工入职手续办理表》办理相关入职手续。

如办理餐卡、办理交通卡、办理工资卡、领取工作服、领取办公用品等。

第八步相关信息录入EHR
正常情况下，新员工入职，人事员需在入职三天之内完成信息采集和转档工作；对于工人批量入职，可适当延长到七天之内，但是在统计期内的信息必须在当期完成。

一、员工工作信息填写
原则上，除未发生信息(如薪酬福利停发日期、离职日期、转正日期等)及系统自动生成信息外，所有信息栏都必须填写。

工作信息中的所有组织机构名称，严格按照红头文件规定执行(以系统中的名称为准，如有改动，以最新的文件为准)。

二、员工个人信息填写
1.原则上要求所有信息栏都必填，未发生信息(生育状况、兴趣爱好、第一外语等)及系统自动生成信息除外。

2.入集团时间为员工进入隆鑫的时间。

如果员工离职后又从新回到公司，入集团时间应更改为最后一次进入隆鑫的时间。

三、子集信息填写
1.履历记录
1)包括员工进入隆鑫和进入隆鑫之后的全部工作履历，按时间的先后顺序进行录入，且履历记录是可以直接编辑的。

2)需要提醒一点，在系统正常运行后，所有人员的岗位或部门变化均可通过任职情况同步生成履历记录，无需另行维护(在维护任职记录的时候选择“同步履历”)。

2.学历信息
1)学校名称必须写全名，学校类型栏填写规范：重点本科院校、一般本科院校、大专院校、其它。

专业严格按照毕业证上的专业填写。

2)外语统一要求格式为“X语”(如英语、德语)，外语级别统一要求格式为“X级”(“X”为大写字母和汉语数字，如四级、A级)。

3)学制栏，大专以上学历才需填写，填写规范：“X年制”(“X”为汉语数字，如二年制)。

4)最高学历及第一学历必有且唯一。

3.兼职信息
属于借调或兼职的人员需要在调配记录中进行维护。

4.家庭信息
1)称谓：配偶、父、母、兄、弟、姊、妹、子、女。

2)独生子女标识：指该员工的子、女是否为独生，需要在子女信息栏维护，不是在员工的信息栏维护。

5.其它子集信息按员工提供的信息进行填写。

重要提示
录系统时必填项：入集团时间、民族、性别、婚姻状况、家庭地址、户口性质；工作信息中的必填项：人员类型、公司、课/部、用工形式、岗位、岗位序列；学历信息为必填项且其中的最高学历项需打勾。

三、合同信息填写
在员工签订合同(协议)后三个工作日内，人事员把合同信息在系统中维护并生效执行。

1.合同编号：由系统自动生成(即员工的员工编号)。

2.合同期限类型：按系统的参考模版选择。

3.签订地点：填签订单位的法人主体名称。

第九步资料归档
1.人事档案应在员工到职三天内由人力资源部门负责建立。

2.招聘员工及到职后形成的人事资料应及时完整地移交给人事档案管理人员。

3.人事档案中应包括：入职登记表、身份证复印件、毕业证(高中及以上学历)、户口簿复印件、与原单位解除劳动关系证明、用工合同。

4.人事档案应设专柜保存并按档案编号(即员工编号)顺位排放。

第十步确定是否签订保密协议
1.凡在公司经营管理、产品开发、工艺技术、产品营销等重要部门担任重要职位的员工以及其他公司认为有必要的员工，必须按规定与公司签订《商业、技术保密协议书》。

2.保密协议的签订以及签订的标准报部门分管领导、单位总经理、公司人力资源部及公司人力分管领导审批。

3. 员工对保密协议部分条款有异议的，可在平等协商的前提下对部分条款作修订。

修订条款须经人力资源部及公司人力分管领导审批后方可签订。

4.保密协议签订盖章后，除返还给员工一份外，应于一周之内将另一份原件交公司人力资源部保存，各单位根据需要可自行复印一份存档，同时应于一周之内将协议相关信息录入E-HR系统，以便查询。

第十一步缴纳社会保险
1.新入司签订劳动合同的员工，应当依法为其参缴养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险。

2.每月20日前已入司并办理完入司手续的员工，社会保险应当月参保；每月21日后入司的员工，次月初参保。

重要提示
社保经办人员应与人事员做好工作衔接，如人事员可以将新进人员信息每周提供一次给社保经办人员，以保证新进员工及时参保。

3.新参保员工社会保险基数按照社会保险相关政策及公司相关通知执行。

4.新入司员工由于原参保信息错误或原单位未正常办理暂停参保或转移手续导致个别险种不能正常参保的，应立即通知员工到原单位或社会保险局办理相关手续。

如为养老保险不能参保，在办理转移手续后应按5.1.2的时间规定为员工缴齐以前月度的养老保险；如为其他险种不能参保，在办理转移手续后应立即为员工参缴对应险种。

5.劳务用工员工符合年龄要求的，应为其参缴工伤保险；原单位未缴纳医疗保险的可为其参缴医疗保险。

6.非全日制用工员工只为其参缴工伤保险，养老保险和医疗保险的费用已发放在员工当月工资中，由员工个人自行参保。

7.劳务派遣员工的社会保险由派遣公司负责参缴，具体事宜以劳务派遣协议为准。

第十二步缴纳住房公积金
1.新入司签订劳动合同的员工，应当在入司次月开始为其缴纳住房公积金；农村户口员工暂不缴纳住房公积金。

2.新参保员工住房公积金基数按照相关政策及公司相关通知执行。

3.若员工在以前单位缴存过住房公积金的，应让员工提供原单位的调出凭证或相关数据后直接作调入参缴；若员工无法提供的，可先作新开户参缴，待提供原单位参缴的相关数据后再作调入合并处理。

第十三步员工转正
1.员工试用期满后，由员工本人填写《转正申请表》，报相关领导审批后即可转正
第二章员工内部调动
第一步调动审批
调入单位人事员填写《员工商调审批表》，提交OA审批流程，经调入、调出单位部门负责人、人力资源管理部门、部门分管领导、人力分管领导、单位负责人审批；公司团人力资源部门负责人、公司人力分管领导审批。

重要提示
干部调动由公司直接下发红头文件，不走商调审批程序。

第二步开具调动通知书
公司人力资源部在审核《员工商调审批表》后，向调出、调入单位分别开具《员工调
动通知书》。

第三步工作交接及手续完备
调出单位在接到调动通知书后通知员工本人办理调动手续，相关人员应按照《员工调动
手续完备表》及《移交清册》内容办理工作交接，交接完毕后相关文档应存入个人档案。

一、工作交接
1.调动人员应与工作接替者认真进行工作交接，包括原岗位的工作职责、工作要求、未
完成工作事项等；
2.调动人员的直接主管应对工作交接进行监督和指导。

二、物品及资料的移交
1.文件资料(包括纸版及电子文档)；
2.办公用品(固定资产)。

以上两部分内容，原则上需填写《移交清册》作为《调动手续完备表》的附件，部分岗
位(如一线操作工人等)可依据实际情况不填写。

调出单位在办理完调动手续后应向员工开具《员工报到介绍函》。

重要提示：
调出单位人事员自接到调动通知书后应及时通知员工本人前往办理调动手续，以免造成时间的延误。

第四步新单位报道
员工持原单位开具的报到介绍函到新单位报到，如存在法人主体发生改变的需重新签订用工合同。

合同起始日期为报到之日，终止日期为原单位签订的终止日期。

第五步EHR系统维护
公司人力资源部在开具调动通知书的同时需要在系统中做相应的人事调动；调出单位和调入单位则需要对EHR中的用工合同及相关协议信息进行及时维护。

第六步档案转移
调出单位应自调动之日起三个工作日内将员工人事档案转入调入单位。

重要提示：
档案转移应有相应的签收记录。

第七步社保转移
1.员工调动时，调出单位经办人员应于员工调动次月1-15日间办理社会保险转出相关手续并将办理时间书面告知调入单位经办人员，养老保险和失业保险停在调动当月，医疗保险、工伤保险、生育保险停在办理当日；调入单位应在调出单位办理暂停参保后三日内办理社会保险转入相关手续，参保日期填写为办理时的日期，保证社会保险不中断。

2.若为跨区调动，调出单位应负责将员工养老保险关系转移至调入单位所在区，并于社会保险关系转移当月打印员工养老保险接续卡，特殊客观情况导致接续卡无法打印的，可延至下月。

3.调动日期为15日前的，员工调动当月个人应缴社会保险费用由调入单位扣取；调动日期为16日后的，员工调动当月个人应缴社会保险费用由调出单位扣取。

重要提示
社保经办人员应与人事员做好工作衔接，以保证调动员工保险参保不中断，扣费不漏扣不重复。

第八步住房公积金转移
1.员工15日前调动的，调动当月的住房公积金由调入单位缴存；员工16日后调动的，
调动当月的住房公积金由调出单位缴存。

2.员工调动前后工资序列发生变动(即从技术序列变为其他序列或从其他序列变为技
术序列)，则住房公积金的缴费基数应作相应调整。

第三章员工
离职
第一步根据离职类型审核离职审批情况
1.若员工提出辞职，则员工本人应提前30日填写《辞职申请表》和《辞职审批表》并报批；
2.若公司提出与员工解除劳动合同，则所在部门应准备相关材料并填写《用工合同解除/终止/续订审批表》并报批。

3.相关审批流程
工人：部门负责人-部门分管领导-人事部门负责人-人力分管领导；
一般管理、技术、销售人员：部门负责人-部门分管领导-人事部门负责人-人力分管领导-单位总经理；
副课级以上干部(含重隆、发动机室主任级干部)、主管工程师及以上技术人员、主管二级及以上管理人员、片区经理及以上销售人员：部门负责人-部门分管领导-人事部门负责人-人力分管领导-单位总经理-公司人力资源部-公司人力分管领导-公司总裁(分公司管理干部还应报本部总经理审批)。

第二步工作交接及手续完备
离职审批完毕后，员工应按照《员工调动手续完备表》及《移交清册》内容办理工作交接。

1.员工所在部门
(1)工作交接
1)离职人员应与工作接替者认真进行工作交接，包括原岗位的工作职责、工作要求、未完成工作事项等；
2)离职人员的直接主管应对离职工作交接进行监督和指导。

(2)物品及资料的移交：包括但不限于下述项目：
1)在公司工作期间的所有工作笔记本，并与行政管理部门核对；
2)文件资料(包括纸版及电子文档)；
3)办公用品(固定资产)。

以上两部分内容，原则上需填写《移交清册》作为《离职手续完备表》的附件，部分岗位(如一线操作工人等)可依据实际情况不填写。

2.行政管理部门
工作人员需根据实际情况选择项目填写，并按照相关规定及时进行相应的信息维护或实物处理：
(1)办公电脑：根据固定资产管理的相关规定，及时回收并维护相关信息；
(2)所借资料、文件、书籍、刊物：清点并回收；
(3)其他所领用的办公用品：具体说明并清点回收；
(4)通讯录：修改通讯录中该员工的信息；
(5)食堂：回收注销饭卡，并结算其截至到离职日期所有应扣除的费用；
(6)住宿：检查宿舍用品无误后，回收且注销住宿证，同时结算其截至到离职日期所有应扣除的费用；
(7)交通：回收且注销乘车卡，并结算其截至到离职日期所有应扣除的费用；
(8)工作服：按公司规定是回收或扣款；
(9)公务车：回收并检查车辆(针对配备公务车人员)；
(10)驾驶员、路试人员违章情况查询、维修费用结算：核对有无，有者进行费用结算。

3.信息管理部门
工作人员需根据实际情况选择项目填写，并按照相关规定及时进行相应的信息维护或实物处理：
(1)OA帐户：注销，此栏必须由公司OA专管人员进行填写；
(2)ERP帐户、PLM系统帐户：注销。

4.人力资源管理部门
工作人员需根据实际情况选择项目填写，并按照相关规定及时进行相应的信息维护或实物处理。

(1)工作牌、考勤卡：回收；
(2)社保：在当月停止参保，注明停办日期，并在员工离职日起七日内将社保本交还离职人员；
(3)档案
1)人事档案：指挂靠在公司九龙坡区人才交流中心所开设帐户上的人事档案，通知其自离职之日起十五日内，执公司人力资源部开具的《离职证明》至指定地点转移档案及户口；此栏必须由公司人力资源部人事档案管理人员填写；
2)员工档案：指员工自应聘至公司至离职期间形成的人事资料，应在规定时间内转档至离职库进行离职档案管理；
(4)EHR帐户：注销，此栏必须由公司人力资源部EHR帐户专管人员填写；
(5)公司罚款：查看是否有公司罚款，并进行注明其该缴纳的费用；
(6)借款合同：按该员工因福利购车或其他原因与公司签订的借款合同核算其该缴纳的金额；
(7)培训及服务期约定：按该员工与公司签订的培训合同或服务期约定协议核算其该缴纳的违约金及培训费金额；
(8)离职结算
1)工资结算：根据离职人员的出勤情况结算工资；
2)补偿金：确认是否需要支付补偿金，并如实结算。

(9)保密协议：如前有保密协议，需在离职时确认是否解除，确需解除的，须按照相关流程报批。

(10)员工手册：员工离职时需交回员工手册，手册遗失的按照10元/册的标准赔偿，从结算工资中扣除。

(11)培训课件：员工离职时需交回已领取的培训课件，课件遗失的按照30元/册的标准赔偿，从结算工资中扣除。

5.财务部门
工作人员需根据实际情况选择项目填写，并按照相关规定及时进行相应的信息维护。

(1)所借公款：核查是否有借款；
(2)财务往来帐款项：核查财务往来帐款是否结清；
(3)进修费、培训费：对人力资源部门所核算需要缴纳的费用进行收款；
(4)NC帐户：注销。

备注：离职证明待员工签收后，一份返予员工，一份公司留存。

第三步开具离职证明
员工办理完毕所有离职手续后，应向其开具《离职证明》，离职证明存根经员工本人签字后装入员工档案。

第四步资料归档
员工离职办理过程中产生的相关文档应装入员工档案中，包括辞职申请、离职审批、离职交接及手续完备等相关资料。

第五步 EHR系统维护
1.员工离职后，应在三个工作日内对其任职信息、用工合同及相关协议信息进行维护，对于一线工人批量离职的情况，各单位可调整处理周期，但是必须在统计期内完成所有操作。

2.员工任职信息处理时应注意一下几点：
(1)执行日期为员工实际离职日期(即工资结算日期)。

(2)所有离职人员均进入黑名单。

(3)在填写离职申请单时，离职后人员类别一定要选择离职。

第六步社保停保
1.每月15日前离职并办理完离职手续的，社会保险应当月减少，养老和失业停在离职上月；每月16日后离职，社会保险次月减少，养老保险和失业保险应停在离职当月。

2.员工离职后的养老保险接续卡由经办人员负责到社保局打印并及时交给离职员工。

3.如员工离职后产生的社保费用未扣足的，应在员工领取养老保险接续卡或回公司办理养老保险转移手续时，要求其将差额部分以现金形式交财务部门。

第七步住房公积金停缴
1.员工15日前离职并办理完毕相关手续的，当月的住房公积金不予缴存；员工16日后离职并办理完毕相关手续的，当月的住房公积金应正常缴存。