秘书实务模拟面试试题

《秘书实务》面试题

1、秘书怎么样整理当日的文件资料？（5分）

答案：秘书整理文件资料的工作内容有以下个方面：

（1）秘书在浏览的基础上，要对文件资料初步加以分类、排序和存放。凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件，秘书要及时分送。

（2）凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防失泄密。

（3）凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各位

评分标准：前两个要点各2分，第三点1分

2、秘书在浏览当日收文时必须把握哪些要领？（5分）

答案：（1）尽快从繁琐事务中解脱出来，静下心来认真阅读当日来文，以及下级组织请求批准的来文。

（2）秘书在有限的时间内阅读大量来文，以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅速获取有价值的信息，从中筛选出急需送领导者阅示的重要来文。

（3）为方便领导者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目的，将来文分为办件和阅件；分送有关领导者或有关部门机关。

评分标准：答出应该怎么做得三分，分析出原因并合乎情理的两分，否则可根据情况适当减分。

3、简单叙述请柬和邀请信的区别是什么？（5分）

答案：（1）活动性质不同：邀请信是邀请对方来参加某项实质性的活动，有具体内容、事项，篇幅较长，故更正式些，落款处可盖公章；请柬是纯粹礼仪性质的、例行活动，被请约者只需出席、捧场即可，不承担具体的工作任务，因此内容单一，篇幅较短

（2）内容不同：邀请信正文往往对活动本身的作用、意义进行介绍；请柬没有该内容，他只用一句话点明活动的内容或名称即可。

（3）设计不同：请柬要精心设计，制作精美，一般有封面有内页；邀请信则大多直接用A4纸打印。

评分标准：每一点占两分，说出三点即可满分。

4、公文拟办有哪些要求？（5分）

答案：公文拟办要求有：

(1) 拟办人要熟悉机关各部门、各领导成员的职责范围和分工情况，以下机关工作的历史与现状；

(2)拟办前要认真阅读文件，确实掌握拟办文件的精神实质；

(3)拟办意见应力求简明扼要，并具有可选择性；

(4)你办一件应填入文件处理的拟办意见栏内，并签署拟办人姓名和日期。

评分标准：每一点占两分，说出三点即可满分

5、会务筹备情况检查时的内容有哪些？（5分）

答案：（1）会议筹备各项内容是否合理、遗漏，具体事项落实情况；

（2）会议文书是否齐全规范、明确无误；

（3）会场布置、会场形式、座次安排和会议设备、应有物品是否适宜、充分，有无差错和问题；

（4）安全保密工作是否到位等。

评分标准：一个要点一分，有条理可外加一分，否则可酌情扣分。

6、会议召开阶段有哪些秘书工作？（5分）

答案：会议召开阶段的秘书工作主要有

(1)会场签到；(2)会间调度；(3)会议记录；(4)会议简报；(5)会议选举；(6)会议总结；(7)后勤保障。

评分标准：没点一分，答出五点即可得满分

7、如果正确处理集体上访？（5分）

答案：要注意处理集体上访的原则

（1）应坚持预测预防与解决问题相结合原则；

（2）应坚持归口办理与就地消化相结合原则；

（3）应坚持原则性与灵活性相结合原则.。

要注意处理集体上访的方法：稳定情绪，控制局面；摸清情况，研究措施；领导出面，协调处理；区别情况，恰当处理

评分标准：答出主要要点的满分，少答或答错适当减分，可根据回答情况适当加分，但不能超过两分，总分不能超过五分。

8、接待实施的一般程序是什么?（5分）

答案：（1）迎接及安排来宾生活；

（2）看望及商定活动日程；

（3）礼仪性会见与宴请；

（4）按日程开展活动；

（5）送别；

（6）小结。

评分标准：每点1分，答出五条便可得满分。

9、对于突发事件预防（应对）措施有哪些？（5分）

答案：（1）提前制定一分《紧急情况处理程序》，使之制度化；

（2）培训所有工作人员；

（3）张贴显示、宣传该处理程序；

（4）进行紧急，情况模拟训练；

（5）明确各级管理人员的任务与责任；

（6）配备必要设备与资源；

（7）定期检查与更新设备。

评分标准：每点1分，答出五点即可满分。

10、简述邮政函件的处理程序和要求。（5分）

答案：邮政函件的处理，包括邮件的发送和接收两个方面：

（1）邮件的发送。其程序和要求是：查对、登记、封装、交寄、结算。

（2）邮件的接收。其程序和要求是：点收、分拣、拆封、登记、分发。

评分标准：两部分各答出四个小点得五分，言之有理可酌情加分，但不能超过五分。11、信息提供的对象和方式是什么？（5分）

答案：信息提供的对象是：

（1）为本级领导机关提供信息；

（2）为上级领导机关提供信息；

（3）为下级机关提供信息.

信息提供的方式有：简报递送、电报递送、传真递送、网络传送、电话报送、音像制品传递。

评分标准：每项内容答出两个为满分，少答或错答每项扣1分。

12、秘书获取信息的主要范围和方法有哪些？（5分）

答案：（1）秘书获取信息的主要范围有：上级信息、内部信息、社会信息、同业信息、历史信息、国际信息。

（2）秘书获取信息的渠道有：信息网络渠道、文书渠道、书刊渠道、调查渠道、会议渠道、信访渠道、科研渠道、新闻宣传渠道、通信渠道。

（3）秘书获取信息的方法有：网络查询法、文字阅读法、收看收听法、会议记录法、互相交流法、专题调查法、随时观察法、索取求购法。

评分标准：每一点两分，需答出来两个小点才可得两分，否则酌情减分

13、秘书在仪表方面应注意哪些事项？（5分）

答案：（1）发型的要求与选择。（2）面容的清洁与护理。（3）注意口腔清洁。（4）保持手的清洁，不要留长指甲。（5）服装鞋袜的整洁。

评分标准：每点1分，只要言之有理即可得分

14、在递交名片和索要名片以及接受他人名片时应怎样做？（5分）

答案：（1）递交名片时，双手捏着名片的上侧，名片的正面对着对方，用双手恭敬地递上，并寒暄一下“这是我的名片，请多指教”或“请多关照，希望保持联络”。说一句“请多关照”。

（2）索要名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”

（3）接受他人名片时，也应恭敬地用双手捧接。接过名片后要仔细看一遍，并对照名片称呼一下对方的“姓＋职务”。不可接过名片后看都不看就塞入口袋，或到处乱扔。

评分标准：每个要点两分，答出三点满分，根据情况酌情加减分。

15、简要说明时间管理四步骤。（5分）

答案：（1）列单：将每日所有待定事项和想法都列出一份清单。

（2）组织：运用“三维综合时间管理法”，对待办事项，从紧急程度、重要程度、所需时间三个方面确定其轻重缓急，排出优先次序，确认完成时间。

（3）删除：每完成一项工作划掉一项。

（4）习惯：每天坚持，养成习惯

评分标准：每小点1分，排序占一分，酌情加减分。

16、简述时间管理四象限法（5分）

答案：现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为四个类别，即时间管理四象限法。

（1）既紧急又重要。应该在第一时间去做，并值得为它花费大量的时间；

（2）重要但不紧急。计划好什么时候开始做，应该花费大量的时间；

（3）紧急但不重要。马上就做，但应在尽可能短的时间内完成；

（4）既不紧急也不重要。尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、

评分标准：排序正确的三分，分析合理得两分，根据答题情况适当加减分。