新编秘书实务课件-第5章 会议组织与服务(第3版)-精品文档

池内幸司
国土交通省河川计划课课长
第五章
微型案例
会议组织与服务
××大学授予徐××、钱××教授“终身成就奖”大会程序 （2013年10月20日） 一、请主席台就坐的领导人和颁奖对象入席。 二、介绍出席会议的领导人及主要来宾。 三、主持人宣布：××大学授予徐××、钱××教授“终身成就 奖”大会开始。 四、校党委书记××作主题讲话。 五、校长××宣读枟××大学授予徐××、钱××教授“终身成 就奖”的决定。 六、校党委书记和校长向徐××、钱××教授颁发“终身成就奖” 证书和奖金。 七、学生代表向徐××、钱××教授献花。 八、徐××教授讲话。 九、钱××教授讲话。 十、市教委领导讲话。 十一、主持人宣布：××大学授予徐××、钱××教授“终身成 就奖”大会结束。
会议议程安排表 日期：2019年12月08日（星期二） 会场：东京三田共用会所3F会议室
日方代表团团长致词 中方代表团团长致词 双方团长介绍团员 议事进行确认 （中方）气候变化对中国水资源影 响 答疑和讨论 （日方）适应气候变化的水危害和 风险评估 答疑和讨论 午餐 合影
交流议题1：应对气候变化的措施 11:00 11:30 11:45 12:15 12:30 13:45 王建华 中国水利水电科学研究院
第五章
小提醒
会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
会议经费预算的原则
（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预 算开支。 （2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。 （3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足 时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。 （4）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在 做到科学合理的同时，尽可能节省经费。 （5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事 先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在 预算时要适当留有余地。
第五章
小提醒
会议组织与服务
第五章
会议组织与服务
小知识
西方国家组织会议议程要点 西方国家组织会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部： 标题：会议名称加“议程”二字。 正文：时间、内容、责任者（讲话人、主持人等） 、会址、方式、 注意事项等。 会议议程顺序一般如下： 1．宣布议程。 2．宣读并通过上次会议的备忘录。 3．财务主管报告。 4．其他报告。 5．复议旧的议题。 6．讨论新的议题。 7．有关人事任命。 8．提名并选举新的负责人。 9．通知有关事项。 10．宣布休会。
第五章
会议组织与服务
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
第五章
会议组织与服务
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 会议概述 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作
第五章
会议组织与服务
学习提示
（一）学习目标
了解会议的作用与要素 掌握会议前期的准备工作 掌握会议期间的服务工作 熟悉会议结束的善后工作
第五章
会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
一、拟定会议计划
（一）确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 （二）成立会务工作机构 大中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成， 这就需要组建会议筹备机构。 一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组 等几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位 职责，又要胸有全局。 一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单 位，会务工作由办公室全部负责。
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小知识
会议筹备工作框架图
第 二 节 会 议 筹 备 阶 段 的 会 务 操 作
确定会议名称、时间等基本要素 制订会议预算 拟定会议计划 确定会议议程、程序及日程 成立会务组，明确会务分工 制发会议通知 准备领导发言稿 准备会议材料 起草会议报告、决议草案 准备其他相关材料（如公司简介、 产品介绍等） 出席证（或代表证）、列席证、嘉 宾证或入场券 记者证 制作会议证件 工作证 桌签、坐签、名牌 会场路线指示牌或会场周边设施图 预定交通工具 安排食宿 安排会议生活 联系与安排参观、访问活动 确定医疗、保卫人员 布置环境 布置会场 选定会场形式、排定会议坐次 布置主席台 配齐、调试使用电化设备
Байду номын сангаас
第五章
会议组织与服务
沃尔玛全球董事会再次在中国召开 2019年11月16 日- 19日，位居全球财富500强之首的沃尔玛公 司在北京召开了全球董事会。这是沃尔玛继2019 年在中国深圳召开 董事会之后，第二次选择在中国北京召开董事会，彰显了沃尔玛对于 中国市场的强烈信心和长期投资这一高速发展的新兴市场的决心。 2019年5月6日，《财富》正式发布了最新的美国500强排行榜， 沃尔玛以4691.6亿美元的收入超越石油巨头埃克森美孚、雪佛龙等公 司，重回排行榜榜首。《财富》杂志是根据各企业年销售额进行美国 500强排名的，沃尔玛曾多次荣登排行榜首位。 沃尔玛全球总裁兼首席执行官麦道克说：“ 近年来中国零售市 场蓬勃发展，已经成为沃尔玛公司一个重要的增长市场，同时也是最 有发展潜力的重要市场之一。我觉得董事会成员应该亲自到中国来看 看，了解中国这个市场对于沃尔玛的价值及重要意义。这正是我们再 次选择中国召开董事会的原因。我们也注意到中国政府和中国消费者 对于可持续发展的要求都日益增强，作为可持续发展战略的倡导者， 我们相信沃尔玛公司能够同中国经济、社会共同可持续发展，并带给 消费更质优价廉的产品。”
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会议组织与服务
（四）拟定会议议程、日程、程序
1.会议议程、日程、程序的含义
（1）会议议程 会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程 序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。 （2）会议日程 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体 落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议 过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 （3）会议程序 会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的 活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动， 一般只制定会议程序。
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会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
（三）制订会议预算
会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算， 并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导审批。 1．会议经费的构成 （1）交通费用；（2）会议室费用；（3）住宿费用；（4） 餐饮费用；（5）参观与旅游费用；（6）培训费、讲演费 及演出费用 ；（7）预算外支出 2．会议经费的筹措 （1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担 个人费用 （4）社会赞助 （5）转让会徽等无形资产使 用权
（二）学习重点
会议的前期准备工作 会议进行中的服务工作
（三）学习难点
会议开始前的准备工作 妥善处理会议进行中的突发状况
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第五章
会议组织与服务
引入案例
一片混乱的颁奖仪式 2019年1月27日下午1点，宏达公司在公司大礼堂召开年度总结表彰大会。 下午两点30分，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依 次出场，手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张 还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖 品，却递给了下一个位置的领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出 奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小 姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台。由于少了一位颁奖人，领奖的 人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖 顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他， 你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、 隆重、热烈的气氛大受影响。负责会议现场协调的总经理秘书孙婷呆住了。 问题： 1．如果你是会务人员，如何避免礼仪小姐出现的错误？ 2．会议现场出现了问题，总经理秘书孙婷应如何处理？
第五章
小知识
会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会 议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料， 做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和 对外宣传报道。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密 工作。
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第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
二、会议的作用
1．集思广益、科学决策的作用 2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5．国际交流、跨文化的沟通作用
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会议组织与服务
第一节 会议概述
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
一、会议的含义
会议是一种围绕特定目标进行的、 以口头发言或书面交流为主要方 式的、有组织有计划的商议活动。 会议有广义和狭义之分： 狭义的会议是指至少有三人参加 的集体性商议活动，即传统的会 议； 广义的会议还包括两人或双方之 间的会见与会谈以及各种仪式。
三、会议活动的基本要素
会议结果 会议方式 会议人员
会议活动的 基本要素
会议地点
会议名称
会议时间
会议议题
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列 席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员 和会议服务人员等。 课堂分析：分析第111-112页案例，找出各类会议人员。
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第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
3．会议议题 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决 的具体问题，是会议活动的必备要素。
会议议题的主要作用是： （1）准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 （2）引导和制约会议的发言。
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
4．会议时间 会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。 5．会议地点 会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要 是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。 6．会议方式 会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各 种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、 电话会议等。 7．会议结果 会议结果，即会议结束时实现目标的情况。 电子教案模版配色（1）
第五章
实用范例：
时间 10:30 10:35 10:50 10:55 议程 开幕式
会议组织与服务
发言人 池内幸司 佐藤直良 刘之平 佐藤直良 刘之平 池内幸司 发言人职务 国土交通省河川计划课课长 国土交通省河川局局长 中国水利水电科学研究院副院长 国土交通省河川局局长 中国水利水电科学研究院副院长 国土交通省河川计划课课长
微型案例
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
四、会议的种类
1．按会议的规模。可以划分小型会议、中型会议、大型 会议、特大型会议 2．按会议内容。可以划分综合性会议、专题性会议 3．按会议的性质。可以划分决策性会议、非决策性会议 4．按会议所跨的地域范围。可以划分国际性会议、全国 性会议、地区性会议、个体性会议 5．按会议的职级。可以划分股东会议、董事会、高级管 理人员会议、中层管理人员会议、职工大会部门会议
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
2.会议名称 会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、 参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范 围、规模等等。
例1：“2019年环境污染与大众健康学术会议”，此会议名称显示了时 间、内容、性质； 例2：“可口可乐（中国）饮料有限公司2019年销售会议”的会议名称 则显示了单位、时间、性质； 例3：“四川长虹2019年度股东大会”则显示了单位、时间、范围、规 模、性质、参加对象。