文档制作技巧培训ppt课件
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35
交流说明
Power Point使用方法交流 介绍基于PowerPoint 2003，但大部 分功能在2007同样适用 学会使用“帮助” (通过帮助可以灵 活的掌握OFFICE的各种用法）
─ 脱机帮助 ─ 网上帮助
36
第二部分 PPT应用技巧
PPT基本功能 PPT新建与编辑 其他注意事项
换、中文、西文、艺术字
因此，请尽量避免使用红 色绿色的对比来突出显示 内容
30
第一部分 PPT制作原则
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
31
过程
过程—行动的PPT
1
演讲结构：开展白、主体演讲、结束语
2
最大的忌讳是演讲的时候，对着PPT照本宣科地念上面的文字
KISS (Keep It Simple and Stupid)原则，人才是主角，不能让
应做到让所有用户，包括 盲人和视觉稍有障碍的人 都能获取演示文稿中的所 有信息
4
注意事项
具有不同颜色的相同信息可能表达不同的含义
例如，使用红色和橙色的文字显著增强单词“Hot”的含 义，而使用蓝色文字，则该单词的含义就会被弱化
3
2
根据不同的调查显示， 5% 至 8% 的人有不同程 度的色盲，其中红绿色盲 为大多数
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
26
配色
一般颜色可分为两类：冷色(如蓝和绿)和暖色(如
橙或红) 冷色最适合做背景色，
暖色最适于用在显著位置
因为它们不会引起我们
的主题上(如文本)，因为
的注意
它可造成扑面而来的效果
如果在暗室(如大厅)中进 行演示，使用深色背景(深 蓝、灰等)再配上白或浅色 文字可取得不错的效果
灯光明亮的房间内，白色 背景配上深色文字处理会 更好地维持视觉效果
27
PPT配色原则
整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色 整个PPT的几种颜色，一定要协调，因此建议多 用同一个色调的 不要自造颜色，而应用“屏幕取色器”，去“扒” 已经成功应用的颜色 完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看 颜色有无突兀的地方
这张幻灯片里我准备放置多少张图、表、照片？ 因此我就将对于对象物体的尺寸了然于心。当 你变成一个熟练的幻灯片使用者之后，你就会 在构思好整个幻灯片的结构的同时，对于其中 每画草一图是个一种对非象常好物的工体具 的大小也很明白。如果一张幻 灯片中有太多的对象物体，那么建议做成两张，42
复制与移动
复制一个目标对象需要多长的时间？注意：要求原型和新对象必须对齐
常见的逻辑关系有并列、综合、递进、层级、冲突、包含、对比、关联、交叉、组织、扩散、强 调、联动、循环等
最好只用“并列”“递进”两类逻辑关系
并列关系
递进关系
7
逻辑-逻辑关系
综合关系
包含关系
交叉关系
层级关系 对比关系
8
逻辑-层次结构
通过不同层次的标题，标明PPT的结构关系 但最好不要超过三层纵深
Tips:做PPT内容才是根本，只有对内容熟悉，才能做到精简
22
布局
10/20/30法则
不管你的想法是否能够颠覆世界， 你必须要在有限的时间里，用较少的幻 灯片和精炼的语言将其精华传达给听众。
—Guy Kawasaki
演示文件不超过10页 演讲时间不超过20分钟 演示使用的字体不小于30号(30 point) 只是约数，没有这么认真，尽可能而不
帮助听众掌握进度
10
第一部分 PPT制作原则
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
11
风格
风格要与主题对应 所有风格中，最重要的是“简明”的风格，不会抢主题文字的风头 留白天地宽，母版背景切忌用图片等，而只用空白或是很淡的底，以凸显
其上图文 尽量少的文字，尽可能多的图表与简洁的数字保证画面简洁 通过几个简单的颜色搭配，加上简单的渐变就可以达到非常清爽的效果 用标准的、已被成功应用的各类图表工具，不要自造
5. 准备备用图像资料
4. 过渡时间较长或回答听众问题时， 建议保持空屏保障听众把注意力 集中到你身上而不是屏幕上
注意事项
2. 提前到达现场，与设备人员共 同进行演示准备工作
3. 确定设备音频和视频功能，注 意室内光线，要明确如果发生什 么事情可以给谁打电话
33
PPT制作经验分享！
34
第二部分 PPT应用技巧
第一层级 XXXXXXX • 第二层级 XXXXXXX o 第三层级 XXXXXX 第四层级 X个章节之间插入空白的幻灯片 或者标题幻灯片
顺序演示
顺序演示播放
尽量避免回翻、跳略，混淆 观众的思路
标示内容大纲
一定要标示内容大纲
如果PPT演示的内容比较长，则以大 纲页做串场是必须的
― ALT+SHIFT+> :升级 ― ALT+SHIFT+< :降级 ― ctrl+]:放大文字 ― ctrl+[:缩小文字
38
常用键
Ctrl-上下左右键：可微移图像 按住Ctrl键，拖动图像可以复制图像 按住shift键可水平垂直拖动图像 Ctrl+shift在水平竖直方向复制 画直线时按住shift键
12
模板举例
如果做企业内部报告，应该用企业的模板 如果做学校的答辩，可以用带学校Logo，比较传统的模板 如果是做学术报告，可以使用白底色模板 除非是特殊的场合，比如婚庆，生日宴会，不要用花哨的模板
13
模板举例
1
3
2
14
模板举例
4
5
6
7
15
风格—选择PPT模板四大戒律
戒律一：画面太花
37
常用快捷键
OFFICE家族通用
― Ctrl-C: 复制 ― Ctrl-X: 剪切 ― Ctrl-V: 粘贴 ― Ctrl-S: 保存 ― Ctrl-A: 全选 ― Ctrl-Z: 撤销上一动作 ― Ctrl-Y: 恢复上一动作 ― Ctrl-Alt-C:复制格式
*可通过帮助查看所有的快捷键
PPT专有 ― F5: 放映 ― SHIFT+F5: 从当前页开始放映 ― ESC: 取消放映 ― SHIFT+F9: 显示或隐藏网格 ― ALT+F9: 显示或隐藏参考线
39
工具栏
内置工具栏(选择视图—工具栏—自定义） 自定义工具栏
40
第二部分 PPT应用技巧
PPT基本功能 PPT新建与编辑 其他注意事项
41
在制作之前预先考虑好整张图的布 局
在制作一张幻灯片之前，你必须考虑好的 事情：
这张幻灯片里你想要传递多少信息？以何种次 序？ 因此您就知道在一张幻灯片中把对象物体置于 何处？
分散观众视线，从而弱化演示内容
17
风格—选择PPT模板四大戒律
戒律三：动画过乱
动画功能的意义在于“强调之强调” 动画最恰当的应用有三处：
- 一是对于文字需要逐行提示出现时 - 二是图表的元素逐项显示时 - 三是需要突出某个要点时
不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换
正式场合慎用音效
28
调色板
浅
216.229.241 228.224.234 227.239.212 227.239.212 255.228.201 233.233.233 247.229.189
中
229.27.46 134.192.241 186.151.212 176.202.145 245.190.30 251.135.43 169.171.175 230.187.132
演讲PPT的场合非常重要，是一对一？或是一对多？或是公开演讲
目的 内容
你的PPT永远为观众服务，设计的时候千万不要以自我为中心 你的PPT只讲一个重点，不要试图在某个PPT中面面俱到
5
第一部分 PPT制作原则
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
6
逻辑-逻辑关系
PPT的结构逻辑要清晰、简明
绘制中可能会产生20次或者更多的这种操作。因此14秒钟的差距就意味着一张幻灯片280秒钟的
的差距，一份100页的报告那就是28000秒钟的差距，换算一下就是接近8个小时。并且这只是
众多操作中的一种类型而已
43
对齐与平均分布
怎样才能得到下面的结 果？
44
组合图形的画法
怎样得到这样的结果？
45
组合图形的画法
深
152.15.57 45.83.129 61.29.63 85.128.23 199.139.8 156.75.0 81.82.86 85.70.57
255.255.255 0.0.0
29
注意事项
1 一些颜色有其惯用的含义，例如红色表示警告，而绿
色表示认可
避免仅依靠颜色来表示信 息内容
可使用这些相关颜色表达您的观点，但由于这些颜色 可能对不同国家的用户具有不同的含义，请谨慎使用
是绝对
23
布局
12字真言：“能用图，不用表；能用表，不用字” 图表也依赖于你对内容的理解，你理解了，就可以找出对比，有对比，有就图表存在的可能 几种常用的以图表形式显示数据的方法
圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目 限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出 最重要的块。
条形图：用来比较数量。例如，比较公 司四个部门的销售额。
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
20
布局
布局--结构化你的PPT 单个幻灯片布局要有空余空间， 要有均衡感
PPT有标题页、正文、结束页三 类幻灯片，体现你的逻辑性
整个PPT最好不要超过30页面
21
布局
Magic Seven法则（7士2＝5～9）
每张幻灯片传达5个概念效果最好 7个概念人脑恰恰好可以处理 超过9个概念负担太重了，请重新组织
下面的飘带在PPT的每一页都是循环 动画显示，会产生什么效果呢？ 观众总是不自觉把视线集中到那里， 从而影响了对内容的把握
18
风格—选择PPT模板四大戒律 戒律四：缺乏过渡
PPT内容各部分之间最好有一个过渡页相区隔 过渡页的版式与内页版式类似，但应简洁、醒目，容易引起观众注意
19
第一部分 PPT制作原则
画面太花两种表现：
- 一种是单页画面过乱，各种颜色、各种元 素、各种风格，就乱到了极致
- 另一种是背景变化过多。你能想像一 套PPT每张背景都不一样，而且相互之 间毫无关系是什么样子吗？
16
风格—选择PPT模板四大戒律 戒律二：喧宾夺主
模板永远只是一种装饰，永远是为内容服而不能盖过内容 颜色过亮、面积过大、或者位置过突出，是PPT模板分量太重的三个主要表现，往往容易
文档制作技巧培训
1
目录
第一部分 PPT制作原则 第二部分 PPT应用技巧 第三部分 Word文档格式应用技巧
2
第一部分 PPT制作原则
3
第一部分 PPT制作原则
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
4
目标
听众 场合
一个PPT只对一类人服务，不要试图在一个PPT里面既讲管理又 讲技术
24
布局
柱状图： 用来显示 一段时间 内数量的 变化情况。 将竖条的 数目限制 在4-8条最 佳
曲线图：用 于说明趋势。 例如，说明 公司销售在 逐年增长。 增长趋势良 好。最后的 箭头强调一 个问题：我 们将来的发 展似乎不错
表格：最适于比较并行数据 资料，但是表格可能缺乏视 觉效果
25
第一部分 PPT制作原则
画好每一种图形后再进行对齐调整吗？这是浪费时间，正确的做法：
先画一组排列整齐的同种形状的图 形，大概用时30秒就可以完成
选择你想改变形状的图形，采用编 辑图形的功能进行“变形”
46
文本录入
插入—文本框—选择添加 水平或者竖直文本
使用层级、编号、项目符
号字大体小设置（（用阴标影尺、调字整S体AbuM替llePt)LE样例
方法 1
方法 2
选中对象
按下“”复 制和“粘贴
”键
将复制了的对象从 原型对象边移开
完成时间估计: 16秒钟
使用“绘图” 菜单中的“对
齐”命令
VS
选中对象
在按下shift和ctrl键的 同时将对象移动到想要
移到的位置
完成时间估计: 2秒钟
看出差别了嘛？－ 14秒钟！！！
在幻灯片的绘制中，复制操作是一个非常普遍的操作，通常我们估计一张中等复杂度的幻灯片的
3
PPT代替你的存在，深入浅出才代表你对知识的真正掌握
主题-暂停-下一个主题，如此循环，注意使用"暂停"使演讲
4
平滑过渡
不要试图去用PPT阐述复杂的概念，永远记住PPT只说清晰、简
5
明的事物
6
善用比喻和象征，善于调动听者参与互动，但谨慎地使用幽默
32
注意事项
1. 在演示前练习、练习、再练习， 演示时再练习就太晚了
交流说明
Power Point使用方法交流 介绍基于PowerPoint 2003，但大部 分功能在2007同样适用 学会使用“帮助” (通过帮助可以灵 活的掌握OFFICE的各种用法）
─ 脱机帮助 ─ 网上帮助
36
第二部分 PPT应用技巧
PPT基本功能 PPT新建与编辑 其他注意事项
换、中文、西文、艺术字
因此，请尽量避免使用红 色绿色的对比来突出显示 内容
30
第一部分 PPT制作原则
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
31
过程
过程—行动的PPT
1
演讲结构：开展白、主体演讲、结束语
2
最大的忌讳是演讲的时候，对着PPT照本宣科地念上面的文字
KISS (Keep It Simple and Stupid)原则，人才是主角，不能让
应做到让所有用户，包括 盲人和视觉稍有障碍的人 都能获取演示文稿中的所 有信息
4
注意事项
具有不同颜色的相同信息可能表达不同的含义
例如，使用红色和橙色的文字显著增强单词“Hot”的含 义，而使用蓝色文字，则该单词的含义就会被弱化
3
2
根据不同的调查显示， 5% 至 8% 的人有不同程 度的色盲，其中红绿色盲 为大多数
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
26
配色
一般颜色可分为两类：冷色(如蓝和绿)和暖色(如
橙或红) 冷色最适合做背景色，
暖色最适于用在显著位置
因为它们不会引起我们
的主题上(如文本)，因为
的注意
它可造成扑面而来的效果
如果在暗室(如大厅)中进 行演示，使用深色背景(深 蓝、灰等)再配上白或浅色 文字可取得不错的效果
灯光明亮的房间内，白色 背景配上深色文字处理会 更好地维持视觉效果
27
PPT配色原则
整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色 整个PPT的几种颜色，一定要协调，因此建议多 用同一个色调的 不要自造颜色，而应用“屏幕取色器”，去“扒” 已经成功应用的颜色 完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看 颜色有无突兀的地方
这张幻灯片里我准备放置多少张图、表、照片？ 因此我就将对于对象物体的尺寸了然于心。当 你变成一个熟练的幻灯片使用者之后，你就会 在构思好整个幻灯片的结构的同时，对于其中 每画草一图是个一种对非象常好物的工体具 的大小也很明白。如果一张幻 灯片中有太多的对象物体，那么建议做成两张，42
复制与移动
复制一个目标对象需要多长的时间？注意：要求原型和新对象必须对齐
常见的逻辑关系有并列、综合、递进、层级、冲突、包含、对比、关联、交叉、组织、扩散、强 调、联动、循环等
最好只用“并列”“递进”两类逻辑关系
并列关系
递进关系
7
逻辑-逻辑关系
综合关系
包含关系
交叉关系
层级关系 对比关系
8
逻辑-层次结构
通过不同层次的标题，标明PPT的结构关系 但最好不要超过三层纵深
Tips:做PPT内容才是根本，只有对内容熟悉，才能做到精简
22
布局
10/20/30法则
不管你的想法是否能够颠覆世界， 你必须要在有限的时间里，用较少的幻 灯片和精炼的语言将其精华传达给听众。
—Guy Kawasaki
演示文件不超过10页 演讲时间不超过20分钟 演示使用的字体不小于30号(30 point) 只是约数，没有这么认真，尽可能而不
帮助听众掌握进度
10
第一部分 PPT制作原则
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
11
风格
风格要与主题对应 所有风格中，最重要的是“简明”的风格，不会抢主题文字的风头 留白天地宽，母版背景切忌用图片等，而只用空白或是很淡的底，以凸显
其上图文 尽量少的文字，尽可能多的图表与简洁的数字保证画面简洁 通过几个简单的颜色搭配，加上简单的渐变就可以达到非常清爽的效果 用标准的、已被成功应用的各类图表工具，不要自造
5. 准备备用图像资料
4. 过渡时间较长或回答听众问题时， 建议保持空屏保障听众把注意力 集中到你身上而不是屏幕上
注意事项
2. 提前到达现场，与设备人员共 同进行演示准备工作
3. 确定设备音频和视频功能，注 意室内光线，要明确如果发生什 么事情可以给谁打电话
33
PPT制作经验分享！
34
第二部分 PPT应用技巧
第一层级 XXXXXXX • 第二层级 XXXXXXX o 第三层级 XXXXXX 第四层级 X个章节之间插入空白的幻灯片 或者标题幻灯片
顺序演示
顺序演示播放
尽量避免回翻、跳略，混淆 观众的思路
标示内容大纲
一定要标示内容大纲
如果PPT演示的内容比较长，则以大 纲页做串场是必须的
― ALT+SHIFT+> :升级 ― ALT+SHIFT+< :降级 ― ctrl+]:放大文字 ― ctrl+[:缩小文字
38
常用键
Ctrl-上下左右键：可微移图像 按住Ctrl键，拖动图像可以复制图像 按住shift键可水平垂直拖动图像 Ctrl+shift在水平竖直方向复制 画直线时按住shift键
12
模板举例
如果做企业内部报告，应该用企业的模板 如果做学校的答辩，可以用带学校Logo，比较传统的模板 如果是做学术报告，可以使用白底色模板 除非是特殊的场合，比如婚庆，生日宴会，不要用花哨的模板
13
模板举例
1
3
2
14
模板举例
4
5
6
7
15
风格—选择PPT模板四大戒律
戒律一：画面太花
37
常用快捷键
OFFICE家族通用
― Ctrl-C: 复制 ― Ctrl-X: 剪切 ― Ctrl-V: 粘贴 ― Ctrl-S: 保存 ― Ctrl-A: 全选 ― Ctrl-Z: 撤销上一动作 ― Ctrl-Y: 恢复上一动作 ― Ctrl-Alt-C:复制格式
*可通过帮助查看所有的快捷键
PPT专有 ― F5: 放映 ― SHIFT+F5: 从当前页开始放映 ― ESC: 取消放映 ― SHIFT+F9: 显示或隐藏网格 ― ALT+F9: 显示或隐藏参考线
39
工具栏
内置工具栏(选择视图—工具栏—自定义） 自定义工具栏
40
第二部分 PPT应用技巧
PPT基本功能 PPT新建与编辑 其他注意事项
41
在制作之前预先考虑好整张图的布 局
在制作一张幻灯片之前，你必须考虑好的 事情：
这张幻灯片里你想要传递多少信息？以何种次 序？ 因此您就知道在一张幻灯片中把对象物体置于 何处？
分散观众视线，从而弱化演示内容
17
风格—选择PPT模板四大戒律
戒律三：动画过乱
动画功能的意义在于“强调之强调” 动画最恰当的应用有三处：
- 一是对于文字需要逐行提示出现时 - 二是图表的元素逐项显示时 - 三是需要突出某个要点时
不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换
正式场合慎用音效
28
调色板
浅
216.229.241 228.224.234 227.239.212 227.239.212 255.228.201 233.233.233 247.229.189
中
229.27.46 134.192.241 186.151.212 176.202.145 245.190.30 251.135.43 169.171.175 230.187.132
演讲PPT的场合非常重要，是一对一？或是一对多？或是公开演讲
目的 内容
你的PPT永远为观众服务，设计的时候千万不要以自我为中心 你的PPT只讲一个重点，不要试图在某个PPT中面面俱到
5
第一部分 PPT制作原则
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
6
逻辑-逻辑关系
PPT的结构逻辑要清晰、简明
绘制中可能会产生20次或者更多的这种操作。因此14秒钟的差距就意味着一张幻灯片280秒钟的
的差距，一份100页的报告那就是28000秒钟的差距，换算一下就是接近8个小时。并且这只是
众多操作中的一种类型而已
43
对齐与平均分布
怎样才能得到下面的结 果？
44
组合图形的画法
怎样得到这样的结果？
45
组合图形的画法
深
152.15.57 45.83.129 61.29.63 85.128.23 199.139.8 156.75.0 81.82.86 85.70.57
255.255.255 0.0.0
29
注意事项
1 一些颜色有其惯用的含义，例如红色表示警告，而绿
色表示认可
避免仅依靠颜色来表示信 息内容
可使用这些相关颜色表达您的观点，但由于这些颜色 可能对不同国家的用户具有不同的含义，请谨慎使用
是绝对
23
布局
12字真言：“能用图，不用表；能用表，不用字” 图表也依赖于你对内容的理解，你理解了，就可以找出对比，有对比，有就图表存在的可能 几种常用的以图表形式显示数据的方法
圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目 限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出 最重要的块。
条形图：用来比较数量。例如，比较公 司四个部门的销售额。
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
20
布局
布局--结构化你的PPT 单个幻灯片布局要有空余空间， 要有均衡感
PPT有标题页、正文、结束页三 类幻灯片，体现你的逻辑性
整个PPT最好不要超过30页面
21
布局
Magic Seven法则（7士2＝5～9）
每张幻灯片传达5个概念效果最好 7个概念人脑恰恰好可以处理 超过9个概念负担太重了，请重新组织
下面的飘带在PPT的每一页都是循环 动画显示，会产生什么效果呢？ 观众总是不自觉把视线集中到那里， 从而影响了对内容的把握
18
风格—选择PPT模板四大戒律 戒律四：缺乏过渡
PPT内容各部分之间最好有一个过渡页相区隔 过渡页的版式与内页版式类似，但应简洁、醒目，容易引起观众注意
19
第一部分 PPT制作原则
画面太花两种表现：
- 一种是单页画面过乱，各种颜色、各种元 素、各种风格，就乱到了极致
- 另一种是背景变化过多。你能想像一 套PPT每张背景都不一样，而且相互之 间毫无关系是什么样子吗？
16
风格—选择PPT模板四大戒律 戒律二：喧宾夺主
模板永远只是一种装饰，永远是为内容服而不能盖过内容 颜色过亮、面积过大、或者位置过突出，是PPT模板分量太重的三个主要表现，往往容易
文档制作技巧培训
1
目录
第一部分 PPT制作原则 第二部分 PPT应用技巧 第三部分 Word文档格式应用技巧
2
第一部分 PPT制作原则
3
第一部分 PPT制作原则
目标 逻辑 风格 布局 配色 过程
4
目标
听众 场合
一个PPT只对一类人服务，不要试图在一个PPT里面既讲管理又 讲技术
24
布局
柱状图： 用来显示 一段时间 内数量的 变化情况。 将竖条的 数目限制 在4-8条最 佳
曲线图：用 于说明趋势。 例如，说明 公司销售在 逐年增长。 增长趋势良 好。最后的 箭头强调一 个问题：我 们将来的发 展似乎不错
表格：最适于比较并行数据 资料，但是表格可能缺乏视 觉效果
25
第一部分 PPT制作原则
画好每一种图形后再进行对齐调整吗？这是浪费时间，正确的做法：
先画一组排列整齐的同种形状的图 形，大概用时30秒就可以完成
选择你想改变形状的图形，采用编 辑图形的功能进行“变形”
46
文本录入
插入—文本框—选择添加 水平或者竖直文本
使用层级、编号、项目符
号字大体小设置（（用阴标影尺、调字整S体AbuM替llePt)LE样例
方法 1
方法 2
选中对象
按下“”复 制和“粘贴
”键
将复制了的对象从 原型对象边移开
完成时间估计: 16秒钟
使用“绘图” 菜单中的“对
齐”命令
VS
选中对象
在按下shift和ctrl键的 同时将对象移动到想要
移到的位置
完成时间估计: 2秒钟
看出差别了嘛？－ 14秒钟！！！
在幻灯片的绘制中，复制操作是一个非常普遍的操作，通常我们估计一张中等复杂度的幻灯片的
3
PPT代替你的存在，深入浅出才代表你对知识的真正掌握
主题-暂停-下一个主题，如此循环，注意使用"暂停"使演讲
4
平滑过渡
不要试图去用PPT阐述复杂的概念，永远记住PPT只说清晰、简
5
明的事物
6
善用比喻和象征，善于调动听者参与互动，但谨慎地使用幽默
32
注意事项
1. 在演示前练习、练习、再练习， 演示时再练习就太晚了