案例6 应收应付管理系统的运用

任务一 认识应收款管理系统
应收款管理系统，通过发票、其他应收单、
收款单等单据的录入，对企业的往来账款 进行管理，及时、准确地提供客户的往来 账款余额资料，提供各种分析报表，如账 龄分析表，周转分析、欠款分析、坏账分 析、回款分析情况分析等，通过各种分析 报表帮助用户合理地进行资金的调配，提 高资金的利用效率。
4、报警级别设置
提供用户进行报警级别的设置。
（1）在“初始设置”对话框中，单击【报 警级别设置】。 （2）在“报警级别设置”对话框中，序号 由系统生成，从01开始，用户不能修改和 删除；用户直接输入级别名称、比率；起 止比率系统会根据用户输入的比率自动生 成相应的区间。
5、单据类型设置
用户可将自己的往来业务与单据类型建立
1、录入期初余额
操作步骤： （1）点击【设置】-【期初余额】，在期初 余额明细表中，输入需要增加的单据名称、 单据类别后，点击【确认】按钮，系统会 将出现空白单据，用户可进行录入。 （2）录入期初余额，包括未结算完的发票 和应收单、预收款单据、未结算完的应收 票据。
（3）引入合同金额，点击【引入】按钮， 可以同时对会计分录的科目、项目加以选 择，然后点击【是（Y）】对引入加以确 认，系统会将应收系统启用月之合同管理 系统的应收类合同结算单金额全部生成应 付系统的期初余额。 （4）期初余额录入或引入后，可与总账系 统进行对账。 （5）在日常业务中，可对期初发票、应收 单、预收款、票据、合同结算单进行后续 的核销、转账处理。 （6）在应收业务账表中查询期初数据。
（二）账套参数设置 操作步骤： 单击菜单条上的【设置】下的【选项】。 如下图所示，进行选项的设置。分别单击 每个选项后边的下拉框以选择所需要的账 套参数。
（三）初始设置
1、科目设置 由于本系统业务类型较固定，生成的凭证类型也较固定， 因此为了简化凭证生成操作，可以将各业务类型凭证中的 常用科目预先设置好。 （1）基本科目设置：用户可以定义应收系统凭证制单所需要 的基本科目。应收科目、预收科目、销售收入科目、税金 科目等。若用户未在单据中指定科目，且控制科目设置与 产品科目设置中没有明细科目的设置，则系统制单依据制 单规则取基本科目设置中的科目设置。 （2）控制科目设置：进行应收科目、预收科目的设置。依据 用户在系统选项中的控制科目依据选项而显示设置。可按 客户分类、地区分类进行控制科目的设置。若单据上有科 目，则制单时取单据上科目，若无，则系统依据单据上的 客户信息在制单时自动带出控制科目。若控制科目没有输 入，则系统取基本科目设置中应收、预收科目。
2、期初对账
应收款管理系统与总账系统的期初余额应
完全一致。当完成全部应收款期初余额录 入后，通过“对账”功能可将应收款管理 系统与总账系统期初余额进行核对。 操作步骤： 在期初余额主界面中点击【对账】按钮， 屏幕上列示出应收款管理系统各控制科目 与总账的对账结果。
二 、应收款管理系统的日常业务处 理
（3）产品科目设置：进行销售收入科目、应交增 值税科目、销售退回科目设置。依据用户在系统 初始中的销售科目依据选项而显示设置依据。可 按存货分类、存货进行产品科目设置。若单据上 有科目，则制单时取单据上科目，若无，则系统 依据单据上的存货信息在制单时自动带出产品销 售收入科目、税金科目等。若产品科目没有输入， 则系统取基本科目设置中销售收入、税金科目。 （4）结算科目设置：进行结算方式、币种、科目 的设置。对于现结的发票及收付款单，若单据上 有科目，则制单时取单据上科目，若无，则昔日 依据单据上的结算方式查找对应的结算科目，系 统制单时自动带出，若未输入，则用户需手工输 入凭证科目。如下图所示。
一、应收款管理系统的功能
1、设置：提供系统参数的定义、用户结合企业管理要求进行 的参数设置，是整个系统运行的基础；提供单据类型设置、 账龄区间的设置和坏账初始设置，为各种应收款业务的日 常处理及统计分析做准备；提供期初余额的录入，保证数 据的完整性与连续性。 2、日常处理：提供应收单据、收款单据的录入、处理、核销、 转账、汇兑损益、制单等处理。 3、单据查询：提供单据查询功能，各类单据、详细核算信息、 报警信息、凭证等内容的查询。 4、账表管理：提供总账表、余额表、明细账等多种账表查询 功能；提供应收账款分析、收款账龄分析、欠款分析等丰 富的统计分析功能。 5、其他处理：提供用户进行远程数据传递的功能；提供用户 对核销、转账等处理进行恢复的功能；提供进行月末结账 等处理。
二、应收款管理系统的特点
学生自学5分钟，具体内容见教材。
三、应收款管理系统的操作流程
任务二 应收款管理系统的应用
一 、应收款系统的初始化 系统初始化主要包括：账套参数的设置、 初始设置、基础信息设置及期初数据录入 等。
（一）系统启用 系统启用有两种方法：一是在建账完毕后直接 进入系统启用设置进行应收款管理系统的启用； 另一种方法是通过企业门户中的“基础信息” 进入“系统启用”功能进行启用设置。 注意事项： 各系统的启用会计期间必须大于或等于账套的 启用期间。 只有系统管理员和账套主管有系统启用的权限。
（四）基础信息设置
在应收款管理系统中，基础信息的设置方
法与系统控制台、总账等系统的设置方法 完全一致，而且各系统的基础信息是共享 的，相同的基础信息不必重复进行设置。
（五）期初余额
通过期初余额功能，用户可将正式启用账套前的
所有应收业务数据录入到系统中，作为期初建账 的数据，系统即可对其进行管理，这样既保证了 数据的连续性，又保证了数据的完整性。 初次使用本系统时，要将上期未处理完全的单据 都录入到本系统，以便于以后的处理。当进入到 第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全 的单据转成为下一年度的期初余额。在下一年度 的第一个会计期间，可以进行期初余额的调整。
3、逾期账龄区间设置
逾期账龄区间设置指用户定义逾期应收账
款或收款时间间隔的功能，它的作用是便 于用户根据自己定义的账款时间间隔，进 行逾期应收账款或收款的账龄查询和账龄 分析，清楚了解在一定期间内所发生的应 收款、收款情况。
【操作步骤】 选择【设置】菜单下的【初始设置】项。 在左边的树型结构列表中点击“逾期账龄区间设 置”。 增加：点击工具栏中的 〖增加〗按钮，即可在 当前区间之前插入一个区间。插入一个区间后， 该区间后的各区间起止天数会自动调整。 修改：您可以修改您输入的天数，系统会自动修 改该区间以及其后的各区间的起止天数。最后一 个区间不能修改和删除。 删除：您可以点击工具栏中的〖删除〗按钮，即 可删除当前区间。删除一个区间后，该区间后的 各区间起止天数会自动调整。最后一个区间不能 修改和删除。
应收冲应收的操作步骤如下： （1）在“应收款管理系统”的“日常处 理”菜单中，单击【转账】-【应收冲应 收】，（2）确认转账日期。 （3）选择“转出客户”与“转入客户”。 如图所示。 （4）单击【过滤】按钮，系统将自动列 示“转出客户”所有未核销的应收款单据。 （5）单击【确认】按钮，屏幕显示“是 否立即制单”对话框，单击【否】，暂不 生成凭证。
日常处理是应收款管理系统的主要组成部
分，是经常性的应收业务处理工作。日常 业务处理主要包括：应收单据处理、收款 单据处理、核销处理、付款单导出、票据 管理、转账处理、坏账处理、制单处理。
（一）应收单据处理
1、单据录入 操作步骤： 在“应收款管理系统”的“日常业务处理” 菜单中，单击【应收单据录入】。 选择单据名称：销售发票；单据类型：销 售专用发票；方向：正方。单击【确认】 按钮，单击【增加】按钮，输入相关信息， 如图所示。单击【保存】按钮，完成单据 录入。
案例6 应收应付管理系统的运用
教学目的和学习目标： 了解应收、应付款管理子系统的基本 功能；理解应收、应付款管理子系统的特 点；熟练掌握应收、应付款管理子系统初 始化设置的操作方法和日常业务处理及期 末业务处理的操作方法。
学习重点和学习难点: 应收款管理子系统的初始化设置、日常 业务处理和期末业务处理；应付款管理子 系统的初始化设置、日常业务处理和期末 业务处理。 课 型：新授课 主要教学方法：讲授（含多媒体教行分类汇 总、查询、分析的效果。 （1）在“初始设置”对话框中，单击【单 据类型设置】。 （2）根据实际情况进行增加或修改。
6、坏账准备设置
坏账初始设置是指用户定义本系统内计提
坏账准备比率和设置坏账准备期初余额的 功能，它的作用是系统根据用户的应收账 款进行计提坏账准备。 （1）在“初始设置”对话框中，单击【坏 账准备设置】 （2）输入提取比例、期初余额、坏账准备 科目以及对方科目。 （3）单击【确认】按钮，系统弹出“储存 完毕”信息。 （4）单击【确定】按钮，完成设置。
（六）坏账处理
系统提供多种计提坏账的方法，如应收余
额百分比法、销售余额百分比法和账龄分 析法。在此，我们主要介绍应收余额百分 比法的坏账处理。 坏账处理有：坏账计提、发生、收回处理 等。
2、应收单据审核
应收单据审核可在单据录入完成后，在
“其他应收单据录入”窗口直接单击【审 核】按钮进行审核，也可在“单据明细表” 窗口选中需审核单据，然后单击“单据明 细表”窗口中的【审核】按钮进行审核。 应收单据只有经过审核后，才能生成相应 凭证。
操作步骤： （1）在“应收款管理系统”的日常处理 菜单中，单击【应收单据审核】，如图所 示。 （2）输入过滤条件，单击【确认】按钮， 出现应收单据列表，选中所需单据，单击 【审核】按钮。
管理，记录票据详细信息记录及票据处理 情况。票据管理包括查询应收票据、转让、 贴现、计息等。 注意： 如果要进行票据科目的管理，必须将应收 票据科目设置为应收受控科目。 票据转出台，将不能再对其进行其他处理。
（五）转账处理
在日常处理中，经常会发生如下四种转账
处理的情况：一是应收冲应付，即将某客 户的应收款冲抵某供应商的应付款；二是 预收冲应收，即将某客户的预收款冲抵该 客户的应收款；三是应收冲应收，即当一 个客户为另一个客户代付款时，发生应收 款冲应收款的情况。四是红票对冲，即将 某客户的红字应收单与其蓝字应收单、收 款单与付款单中间进行冲抵。
（二）收款单据处理
收款单据处理主要是对结算单据（收款单、
付款单即红字收款单）进行管理，包括收 款单、付款单的录入、审核。 提示： 收款单处理与应收单处理类似。 单据审核后不能恢复，必须重新录入。 已审核或已生成凭证的应收单不能删除。
（三）核销处理
在月末结账之前，要进行应收款的核销。系统提
供两种批量核销方式：手工核销和自动核销。 操作步骤： （1）在“应收款管理系统”的“日常处理”菜 单中，单击【核销处理】-【手工核销】或【自 动核销】，出现过滤窗口。 （2）输入过滤条件，单击【确认】按钮。 （3）进行单据核销、金额核销，单击【保存】 按钮。
（四）票据管理
在此对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行
2、账期内账龄区间设置
账期内账龄区间设置指用户定义账期内应
收账款或收款时间间隔的功能，它的作用 是便于用户根据自己定义的账款时间间隔， 进行账期内应收账款或收款的账龄查询和 账龄分析，清楚了解在一定期间内所发生 的应收款、收款情况。
【操作步骤】 选择【设置】菜单下的【初始设置】项。 在左边的树型结构列表中点击“账期内账龄区间 设置”。增加：点击工具栏中的 〖增加〗按钮， 即可在当前区间之前插入一个区间。插入一个区 间后，该区间后的各区间起止天数会自动调整。 修改：修改输入的天数，系统会自动修改该区间 以及其后的各区间的起止天数。最后一个区间不 能修改和删除。 删除：点击工具栏中的〖删除〗按钮，即可删除 当前区间。删除一个区间后，该区间后的各区间 起止天数会自动调整。最后一个区间不能修改和 删除。