费用报销管理办法

费用报销管理办法
为加强费用控制,严格执行预算制度,合理并节约使用各项费用,理顺费用报销程序,特制订本管理办法;
一、定义
公司费用实行分类管理,归口控制,适时定期监控的分类分部门的条块管理模式;这里的费用是一个管理概念,指公司除生产制造成本以外的所有费用,包括管理费用、销售费用、财务费用、制造费用;
管理费用指公司行政管理部门为管理组织经营活动而发生的各项费用,包括公司经费、工会经费、职工教育经费、劳动保险费、待业保险费、董事会费、咨询费、审计费、诉讼费、排污费、绿化费、税金、土地使用费、技术转让费、技术开发费、业务招待费,坏账损失,存货盘亏、毁损和报废减盘盈损失,以及其他管理费用;
销售费用指公司在销售商品和材料、提供劳务过程中发生的费用,包括运输费、装卸费、包装费、保险费、展览费和广告费以及为销售商品而专设的销售机构的职工薪酬、业务费、折旧费等经营费用;
财务费用指公司为筹集生产经营所需资金等而发生的费用,包括应当作为期间费用的利息支出、汇兑损失以及相关的手续费等;
制造费用指生产车间为制造产品和提供劳务而发生的各项间接费用,包括工资和福利费、折旧费、修理费、办公费、机物料消耗、劳动保护费等;
二、适用范围
公司所属各部门、专业厂、分公司;
三、费用报销基本要求及原则
1、报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据,原始发票不得臆造、涂改,不得伪造发票;
2、发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据,不得随意填写;各种原始凭证必须大小写一致,不得涂改,内容和项目必须齐全;
3、原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字,相关手续必须完备;对于报销的费用需附明细表的要有明细表,无明细表者拒绝报销;
4、对具备可开具增值税专用发票条件的单位应向其索取增值税专用发票,普通发票不予报销;对于对方出具的非行政事业单位收费用的收据不予报销;
5、费用报销中报销人、审批人应坚持分权原则,对报销人、审批人为同一人签字的费用财务部门应拒绝报销;
6、出纳人员要严格遵守费用报销制度,认真审核各种凭证,对不符合公司制度的原始票据及越权审批的费用支出一律不得报支;
7、费用报销时应按要求及时在预算簿上登记;
四、预算内费用报销审批程序
1、费用发生后由经办人将发票与单据交部门负责人,由部门负责人对费用的发生给予证明签字后交分管副总经理审批签字;
2、交财务部长审核审核重点：①该项费用是否在预算范围之内,是否超支；②有关金额是否计算正确；③发票的合规性;,如经审核费用在预算范围之内且无超支,可以批准报销;
3、单次金额超过5000元交财务负责人审查签字后方可报销;
4、单次金额超过10000元经财务负责人审核后交总经理审查签字后方可报销;
5、预算外的费用开支需办理资金类专决书后方可按上述审批程序进行报销;
6、非现金支付转帐发生的费用,应提供相应的合同、协议,按上述程序进行报销;
7、非现金支付内部领料产生的费用,仓库保管员应严格审核领料单的填写及签字是否正确无误,并在费用预算簿上予以登记并注明费用金额;
8、专业厂、分公司应严格按上述程序执行,费用报销时应由部门负责人、分管副厂长或副总经理、财务部驻外主管、专业厂厂长或分公司总经理审查签字后方可报销;
五、财务部门的职责和权利
1、财务部门有权拒绝报销任何不真实、不合法的原始单据;
2、财务人员应根据国家财经税收法规和公司制度,以及合同、协议、领导批示的报告、专决书进行审核,对手续不完整的要求给予补充完整,对不合规的报销凭证予以拒绝;
3、财务人员要正确使用会计科目,对费用的列支渠道要按会计准则和公司费用预算管理的要求办理;
4、财务部门每月应汇总各部门费用明细,将费用开支情况通报至各部门负责人,及有关副总经理、财务负责人,并对费用开支情况进行审查,对错报费用予以纠正;
六、本管理办法由财务部负责解释,自下发之日起执行;。