公司文件管理制度

公司文件管理制度
第一章总则
第一条为了规范公司文件的管理，提高公司文件管理效率，促进公司信息化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《公司法》和《企业信息化应用规范》等法律法规的要求，制定本管理制度。

第二条本制度适用于公司各部门、分支机构及员工的文件管理活动。

第三条文件管理应遵循“依法、规范、科学、高效”的原则，确保文件的真实性、完整性、可靠性和保密性。

第二章文件分类与归档
第四条文件分类应根据其内容、形式和用途等因素，分为办公文件、业务文件、档案文件和中间文件四类。

第五条办公文件是指公司日常办公活动中产生的文件，包括会议纪要、通知、信件、规章制度等。

第六条业务文件是指公司业务活动中涉及的文件，包括合同、协议、报告、方案、统计资料等。

第七条档案文件是指公司长期保留、不再使用但又具有历史价值的文件，根据法律法规和公司规定进行归档管理。

第八条中间文件是指办公文件和业务文件在处理过程中产生的暂时性文件，包括草拟稿、备忘录、内部通知等。

第九条文件应当按照文件分类的要求归档存放，严格按照文件目录、档案袋等标志进行标记，确保存放的文件清晰易查、不会混乱。

第十条文件的编号、命名应使用公司规定的格式，必须
遵守规范，便于文件的检索和归类管理。

第三章文件的使用和借阅
第十一条文件使用应遵循“实名、审核、审批、签批、
备案”的原则，实现安全、规范和高效的流转管理。

第十二条文件借阅应当遵循“申请、审核、备案、借阅、归还、档案员核查”的流程管理，严格执行保密制度，保障文件的安全性。

第十三条借阅文件应当在规定的时间内归还，不得超期。

借阅人应当对所借的文件妥善保管，确保文件不会遗失或损坏。

第四章文件的销毁和档案归档
第十四条文件的销毁应当遵循“逐级审核、文号注销、
全面摧毁”的原则，销毁过程中应当严格遵守安全保密制度。

第十五条已经归档的文件应当按照档案馆统一的管理规
定进行档案管理，确保档案的安全和完整性，严禁私自处理档案。

第五章文件的安全保密
第十六条文件的安全保密应当遵循“限制原则、责任原则、审计原则、技术原则”的原则，确保公司重要文件不会被泄露。

第十七条保密要求高的文件应当按照法律法规和公司规
定进行保密审批，并采取相应的保密措施，确保其安全性和保密性。

第六章文件管理的监督和检查
第十八条文件管理应当建立相应的监督和检查制度，对
文件的分类、归档、使用、借阅、销毁等环节进行全面检查和监督。

第十九条文件管理人员应当认真履行职责，保证文件管
理的规范性和有效性，对不遵守文件管理规定的行为进行追究。

第七章附则
第二十条本制度自发布之日起生效，并由公司文件管理
人员负责执行。

第二十一条本制度的解释权归公司文件管理委员会所有。

第二十二条本制度在执行中存在疑义或有必要修改的，
应当经文件管理委员会讨论通过并报公司领导审批同意后，进行修订。