探讨文书档案保管期限表的改进建议

档案 鉴定在档案 管理 中起到至关重要 的作用 ， 档 案鉴定也是贯穿在整 个档案管理工作始终 的一项重要的工作 内容。 档案在最开始 的时候都是普 通 的文件 ， 只有按照一 定的标 准经过鉴 定， 才能确认其 是否可 以作 为档案 来保管和利用 。 每 一份档案都有一定 的保管期 限， 当保管期限满之后， 是选 择继续保管还是进行销毁都要经过鉴定。在这个过程 中， 制 定科学 合理的 保管期限表是尤为重要的。 文书档案保管中的原则划分 １ 、 对归档文件的形式进 行划分确 定 档 案文件 的保管期限由于文件 的性质 和种类 的不同而有所不 同， 一般
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２ 、 分级分系统， 完善档案鉴定标准体系 目前我国档案保管期限表 比较单 一，这 不符合档案价值 鉴定的规律 。 由于档案价值是 多方面的 ， 档案 形成者在现实社会 中的职能、 地位 和作用 有大小、 轻重、 主次之 别， 所 以其所产生 的档案对社会 的整体价 值也就有差 异。 因而档案价值鉴定的标准也应具有多元性 ， 不要搞大一统。 也不能将文 件 的第 一价值 和第二价值合并起来， 既将其作为各单位鉴定档 案价值 确定 保管期 限的依据 ， 又将其作为档案馆优化馆藏的依据 。因此 ， 各行业 、 各系 统应 以国家档案行政管理部 门颁发的档案保管限表为依据， 结合 自己的特 点和实 际情况 制订各 自的档 案保管期限表 ， 建立由国家鉴定标准 、 行业鉴
科 学 论 坛
探 讨文书档案保 管期 限表 的改进建议
曹
摘
一
璐
（ 哈尔滨 文化公 园） 要： 对于档案文书鉴定工作来说， 保管期 限表是档案价值 鉴定 的主要依据 。现如今我国的档案保管 期限表 的制定还存在着一定的问题 ， 还 需要进
步完 善和改进 。对此 ， 本 文中提 出了一些文书档案保管期限表 的改进建议， 希望能够给档案鉴定工作提供 一定 的参考 。 关键 词： 文书档案； 保管期限表 ； 档 案鉴定
、
来 。主要包括 以下
三 点：
定标准 、 系统鉴定标准相结合的鉴定标准体系， 各种标准相互协调 ， 各 司其 职， 并且随着现实条件的变化而不断完善和发展 。
３ 、 变“ 三分法” 为“ 标时法” ， 减少操作弹性 我 国的档案保管期限主要有三个 ： 永久保存 、 长期保存和短期保存。 对 于永久保存 的档案文 件 ， 从入馆之 时起 就一直保存在 档案馆 中， 没有 时间 的限制； 长期保存 的档案往往在十 六年 到五十年不等 ， 而 有些档案 则是在 二十年或者三十年就到了保存期 。 所以， 对于长期保存的档案来说， 其时间 跨度 较大。在具体的档案文件保存的过程 中， 有些短期 的文件划 分到 长期 保存 的范围内， 使得档案保管工作不能有序地进行 。而且长期保存 的文件 在 一定程度上浪费 了光 藏资源 ， 其价值 也会随着时间 的推移 而减小 ， 没有 了保存 的价值 。将“ 三分法 ” 变为“ 表时法” ， 是对 需要保存的档案文件进行 定期 的鉴定 当一些文件的保存期满 之后， 就按 照档案保管期限表进行鉴 定， 如 果有保存的价值就进 行进一步的保存 ， 如果达不到保存 的标准就进 行剔除 。这样可 以很好地对档 案文件进 行保存 ， 为档案 管理工 作提供一定 的便利 。 ’ ４ 、 保管期限表要有较强的操作性 保管期限表 的操作 性是影 响档案鉴定工作的重要因素。 我国对档案保 管期限表进行 了多次修 订， 每次修订之后其条款就会有一 定的减 少。但 是 现如今的档案文件种类 越来越 多， 数量庞大， 已有 的鉴定条款 已经不 能满 足档案文件 的鉴 定需求 。另外 ， 在档案文件保管期 限表 中的一些 词语 出现 了表示不明， 模棱两可 的状态 。有些词 语的概 括程度较 高， 具体的指 向不 清 。这就给档案 的鉴定工作带来一定的难度， 严重阻碍 了档案保管期 限表 的可操作性 。 所以， 在对 其进行 改进 的时候要注意各个条款 的用词准确 ， 界 限分 明， 有一定 的规范性 。使得档案鉴定的工作人员能够在最短的时 间内
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单位 的文 书档案材料不加 以归档 在内容相 同、 文种相 同的情况下 ， 对本单 位的文书档案应 当严加分析和控制， 对其中存在 的各种 问题和方法严格处 理， 确保 文书档案能够满足 当前企业工 作需求 ， 而且 由于其在包 观众 保管
期限较长。
二是分析归档文件的责任者是本系统还是外系统 ： 在外系 的文书档案 保管 中也是采用不归档方式进行保管。 对外系形式形成的本行业文件资料 和档案应当归档，并且能够在相 同情况 和相 同的文本之下进行严格辨认 ， 及时的发现其 中存 在的 问题 ， 但其 文件材料 的保管期限较短 ： 在 内容相 同 的情况下， 行业的文档要及 时的进行 搜查 ， 避 免出现首查难度 ， 因此在相 同 情况 下应 当做好 保管标志 。 二、 文书档 案保 管期 限表 的改进建议 １ 、 增 强其 实用性 文书档案 的保管期 限表包含着档案鉴定 的基本原 则、 鉴定标 准和鉴定 的具体方法 。 在 具体 的 档案 鉴 定 的过 程 中必 须 将 理 论 和 实 际 进 行 有 益 地 结 合 。在对档案进行鉴定时所用到 的各种分析法具有一 定的抽象性 ， 操作难 度较大 。 但是这又是档案鉴定的关键所在 。 所 以， 必须将这些理论方法运用 到具体的实践中去 。 档案鉴 定工作人 员的专业知识水平和综合素质是影响 档案保管期 限表 的制定 的重要因素 。就 目前我国档案鉴 定人员 的现状 来 看， 其专业知识水平 还没有达 到相 关的标准 ， 在档案管理工 作中 的能力 还 较弱。 为了弥补这…不足 ， 对档案保管期 限表的制定就要更加严格。 期限表 要具有一定 的实用 性， 将一些标准 和原则 以通俗 的方式进行表 达， 打破人 们 的认 识局 限。这样才 能提 高工作 的效率 ， 保证鉴 定工作的质量 。
是分析归档文件 的文种： 反映方 针政策、 重 大事件、 主要业 务活动 ， 具有权威 性和 重要性 的决定 、 决议 、 命令、 指示 、 条例 、 纪要 、 报告等 ， 要 比处 理 日常 事务的通知、 简报 、 来往函件等保 管期限长 ， 但 通知、 函等文 种还要
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根据其 内容的重要程度来决定其保管期限。 二是分析归档文件 的稿本 ： 归档文件的正本 比副本 、 草稿 、 草案的保管 期限长 。但有些重要文件经反复修改， 其过程性的草稿 、 征求意见稿 、 送审 稿、 报批稿等 都很 重要 ， 这些 重要文件要 结合其文种及其 文件 本身 的重要 性来划分保管期限。 三是分 析 门档文 件的“ 珍稀” 特 点： 有 重要领导 、 著名人 物的题 词 、 批 注、 签 字的文件材料有权威性， 具有纪念价值 。某些文件因载体古老 、 珍稀 而具有文物价值， 某些文件 因书法或 装裱优 秀而具有艺术价值 。这些 归档 文件 都可作永久保存 。 ２ 、 对 归档 文件 的责任者进行划分确定 是分析归档文件 的责任者是本 单位还是外单位 ： 在保管 中， 对非本