交通档案整理办法(1)

交通档案整理方法
材料收集齐全后，进入整理、装盒、编目、编制检索工具阶段，分以下步骤进行：
一、案卷的装订（《规范》7.4款）
（一）拆掉金属物。

（二）交通重点项目档案采用装订形式。

1、装订方法：即装订成册的方法。

（1）用棉线三孔一线（8字装订法），结头为死结。

（2）距订口边10MM；装订长度120MM。

（3）竣工图纸折叠。

（《国家标准》GB10609.3--89）
a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；
b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；
c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸受磨损并便于查看利用。

（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。

2、文件质量要求：《规范》5.4款
（1）字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字手续完备。

（2）不能用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸书写、绘制。

传真文件需复印，一同保存。

（3）、对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。

二、卷内文件的排列（《规范》7.2款）
1、管理性文件：按问题或重要程度排列；
2、项目工程技术文件：按管理、依据、施工程序、工程质量评定、试验检测、证明材料排列；
3、设备文件：按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；
4、竣工图：按里程、专业、图号排列。

正文在前，请示在后；正件在前，附件在后；文字在前，图样在后；印件在前，定稿在后；译文在前，原文在后。

二、填写卷内文件目录（《规范》7.3款）
卷内目录（式样）
1、序号
即顺序号。

序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。

（1）其中打印件与底稿，正件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。

（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。

2、文件编号
（1）文件：如：请示、批复，文件编号就是文号。

（2）图纸：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”。

（3）许可证：填证号。

3、责任者
（1）以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位和个人；
（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。

（4）责任者可填写规范通用的简称。

4、文件材料题名
即文件标题或图纸的全称。

不全或没有的，自拟后[ ]括起。

5、日期：文件或图纸的形成日期。

格式为2002.06.12（8位数）。

6、页号
填每份文件的首号，最后一份文件填写起止号。

说明：
（1）成套图样或印刷成册的文件，自成一卷的，可不重新编页码，原目录可代替卷内文件目录；与其它文件材料组成一卷的，放在文件材料之后，作一件处理。

（2）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。

（3）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。

三、卷内备考表的填写（《规范》7.3.3款）
（一）说明：包括以下内容：
1、标明卷内文件的件数与页数；
2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；
3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。

（二）互见号：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该档号后应注明载体形式，并用括号括起。

四、案卷题名的拟写（《规范》7.3.4款）
（一）交通档案案卷题名的拟写方法：
1、文字材料类：前期文件
“三段式”：责任者关于问题的名称
例：绵阳市人民政府、交通局关于九环XX征地的批复、会议纪要
2、表格、图纸材料类：
（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称
（2）项目名称+表格、图纸名称
例：XX收费站给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表注：所有竣工图卷册都应标示桩号，如KXX + XXX--KXX + XXX 路线平面竣工图
五、档案盒（案卷）封面的填写
1、档案馆号：不填；档号：暂不填写，只用铅笔编顺序号。

2、案卷题名：填写已拟写好的案卷题名即可。

3、立卷单位：哪个单位组卷就填哪个单位
4、起止日期：填写卷内文件形成的起止日期，只填年、月。

5、保管期限：①填写划定的永久、长期。

②卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。

6、密级：根据已划定的密级填、若没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。

六、书写卷盒（封面、脊背）、装盒排架
1、可手写或打印粘贴
2、脊背处“案卷题名”栏采用竖排版。

3、一盒一卷。

根据案卷厚薄选择1-6cm不同厚度的盒子。

4、排架从上到下、从左到右。

七、案卷的排列与档号编制
（一）案卷排列
1、交通档案
（1）类目—单项工程—工程阶段（专业）
（二）档号编制
1、档号结构：全宗号〃分类号〃案卷号
（1）分类号=代字 /代码
代字：一级类目用代字。

关键字汉字拼音第一个字母的大字。

如：GL〃5〃1〃1。

代码：二级及二级以下类目用阿拉伯数字，从1开始。

例SJ2〃1-1
（2）案卷号：以最后一级类目每一小类为基准编流水号。

八、编制检案工具
科技档案常用的是《案卷目录》、《总目录》。

（一）《案卷目录》式样如下：
案卷目录（式样）
《案卷目录》是以类别为特征编制的，属于分类目录。

（二）《档案总目录》
1、打破大类中二级类目及以下类目（即小类）的类别界限，以归档时间的先后作为登记入册的前后顺序。

2、以打破年度的大流水号为登记的顺序号。