企业办公自动化实施方案

企业办公自动化实施方案

网络运营中心 2011/03/04

目录

一、关于办公自动化……………………………………………………………

二、实施OA系统的必要性……………………………………………………

三、OA系统实施计划…………………………………………………………

四、总结…………………………………………………………………………

一、关于办公自动化

企业办公自动化也称为OA (Office Automation) ，是一门综合性的科学技术。使用简单、投入相对较小，大多数企业往往选择从OA系统着手实施企业的信息化管理。

OA系统的优点：

1.可以实现分布式协同办公。可以支持多分公司（工厂）、跨地

域的办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要用自

己的XX登录OA系统就可以查看和处理自己的工作流程、和

信息。

2.可以落实管理制度、工作流程自动化。工作流程是OA系统的

核心思想，可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分

公司之间的协同工作问题，从而提高工作效率。各个企业都

存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种

审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工

作流程的自动化，就可以规X各项工作，提高企业协同工作

的效率。

3.信息发布平台和内部通讯平台。如企业公告、新闻发布、电

子刊物等，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告

事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能

够即时的了解企业内部的发展动态。可以建立企业内部系统，

短信系统，即时通讯系统等，使企业内部的通讯和信息交流

快捷通畅。

4.文档自动化管理。各类的文档（包括各种文件、知识、信息）

能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便快捷的查

找手段。

OA系统的局限性：

由于OA系统属于企业信息化管理基础应用系统，并不能实施企业产销存，财务统计等较为复杂的信息化应用。

二、实施OA系统的必要性

目前集团公司在XX，XX，宁乡等地都设有分公司、工厂和办公地点，涉及不同的行业和业务X围。随着集团规模的扩展和员工的增加，在集团内部规章制度管理、分公司与各部门之间协调沟通、财务申报与审核、人力资源管理等方面将会遇到越来越多的问题，正如虞总所总结的“人在路上跑，事情办不好，费用降不下，效率难提高”。

OA系统正好能解决异地办公，分布式管理所遇到的问题，利用互联网的快速便捷，能将工厂、分公司、各个部门和所有员工集中在一个平台进行管理和沟通，而且集团公司相对于其他企业的优势在于新业务刚刚起步，不至于像老企业那样积重难返。

所以我认为集团目前实施OA系统是必要的，即可以规X企业管理，提高工作效率，减少办公费用，也可以为将来实施更加复杂的ERP、CRM等系统打下良好基础，实现集团的现代化信息管理。

OA结构图

三、OA系统实施计划

系统实施需要做以下的工作：

1、管理架构的调研。因为OA系统以工作流程为核心，所以必

须明确集团总部、工厂、分公司、各部门的管理关系。例

如某公司业务副总经理负责业务部门，总经理亲自管理行

政部与财务部，这样的管理架构体现在OA系统里，行政部

与财务部的工作流程无需通过业务副总经理的审核就可提

交总经理，而业务部门的工作流程则需副总经理审核通过

后，才能提交给总经理审核。如果管理关系不明确，OA系

统的基础不稳，将不可能成功实施。

2、管理权限的调研。各个岗位的管理者、员工有什么样的权

限，权限有多大必须要明确。例如某部门的主管有1000元

以下的业务招待费审核权，体现在OA系统里他的部门员工

发生了1000元以下的招待费时，则只需员工申请后，部门

主管审核通过后提交财务部审核，无需通过总经理审核。

如果管理权限不明确，会造成工作流程的混乱和拖延，不

能体现OA系统的优点。

3、岗位员工的调研。需要纳入OA系统管理的员工需要明确，

在OA系统里可允许一员工兼多岗位和多员工同岗位，但设

立了某个岗位却没对应的员工的话，则会造成工作流程的

中断。

4、提供商与选型。目前国内协同OA软件厂商近400家，相对

成熟稳定、有一定规模效应的有点击、金和、用友、合强、协达、泛微、浪潮、思创、慧点、明基、通达等厂商，这

类厂商软件价格偏高，支持50-100用户企业版售价在3万

至5万元。免费期满后需交纳2000～4000/年的服务费。

二线厂商如华天动力、思道、竞凡、极限等，售价在8千

至2万元，价格的降低导致相关服务的减少，系统的安装，部署与维护都需要公司专人负责。通过与厂商的接触和节

省开支的考虑，我建议在华天动力，通达科技和极限三家

厂商中选择，将软件成本控制在3万元以内。

5、系统的部署与试用。OA系统在全公司推广之前，需要在小

X围如分公司内试用，测试系统平台的安全性和稳定性，

同时测试设置的工作流程是否完善和通畅，并在此基础上

进行功能的修改和调整。如果测试通过，则在集团内推行。

6、系统的培训和维护。OA系统的实施触及大家的工作习惯，

甚至各个业务部门利益，在实施过程中，难免会遇到阻力，甚至抵触情绪，所以在全面推行的同时，需要对各个部门

进行培训，加强员工对系统的认同感和习惯性。同时系统

平台的日常维护也需要专人负责，保证系统运行的稳定和

安全。

系统实施的时间安排：