企业办公自动化实施方案
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企业办公自动化实施方案
网络运营中心 2011/03/04
目录
一、关于办公自动化……………………………………………………………
二、实施OA系统的必要性……………………………………………………
三、OA系统实施计划…………………………………………………………
四、总结…………………………………………………………………………
一、关于办公自动化
企业办公自动化也称为OA (Office Automation) ,是一门综合性的科学技术。使用简单、投入相对较小,大多数企业往往选择从OA系统着手实施企业的信息化管理。
OA系统的优点:
1.可以实现分布式协同办公。可以支持多分公司(工厂)、跨地
域的办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要用自
己的XX登录OA系统就可以查看和处理自己的工作流程、和
信息。
2.可以落实管理制度、工作流程自动化。工作流程是OA系统的
核心思想,可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分
公司之间的协同工作问题,从而提高工作效率。各个企业都
存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种
审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工
作流程的自动化,就可以规X各项工作,提高企业协同工作
的效率。
3.信息发布平台和内部通讯平台。如企业公告、新闻发布、电
子刊物等,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告
事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能
够即时的了解企业内部的发展动态。可以建立企业内部系统,
短信系统,即时通讯系统等,使企业内部的通讯和信息交流
快捷通畅。
4.文档自动化管理。各类的文档(包括各种文件、知识、信息)
能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便快捷的查
找手段。
OA系统的局限性:
由于OA系统属于企业信息化管理基础应用系统,并不能实施企业产销存,财务统计等较为复杂的信息化应用。
二、实施OA系统的必要性
目前集团公司在XX,XX,宁乡等地都设有分公司、工厂和办公地点,涉及不同的行业和业务X围。随着集团规模的扩展和员工的增加,在集团内部规章制度管理、分公司与各部门之间协调沟通、财务申报与审核、人力资源管理等方面将会遇到越来越多的问题,正如虞总所总结的“人在路上跑,事情办不好,费用降不下,效率难提高”。
OA系统正好能解决异地办公,分布式管理所遇到的问题,利用互联网的快速便捷,能将工厂、分公司、各个部门和所有员工集中在一个平台进行管理和沟通,而且集团公司相对于其他企业的优势在于新业务刚刚起步,不至于像老企业那样积重难返。
所以我认为集团目前实施OA系统是必要的,即可以规X企业管理,提高工作效率,减少办公费用,也可以为将来实施更加复杂的ERP、CRM等系统打下良好基础,实现集团的现代化信息管理。
OA结构图
三、OA系统实施计划
系统实施需要做以下的工作:
1、管理架构的调研。因为OA系统以工作流程为核心,所以必
须明确集团总部、工厂、分公司、各部门的管理关系。例
如某公司业务副总经理负责业务部门,总经理亲自管理行
政部与财务部,这样的管理架构体现在OA系统里,行政部
与财务部的工作流程无需通过业务副总经理的审核就可提
交总经理,而业务部门的工作流程则需副总经理审核通过
后,才能提交给总经理审核。如果管理关系不明确,OA系
统的基础不稳,将不可能成功实施。
2、管理权限的调研。各个岗位的管理者、员工有什么样的权
限,权限有多大必须要明确。例如某部门的主管有1000元
以下的业务招待费审核权,体现在OA系统里他的部门员工
发生了1000元以下的招待费时,则只需员工申请后,部门
主管审核通过后提交财务部审核,无需通过总经理审核。
如果管理权限不明确,会造成工作流程的混乱和拖延,不
能体现OA系统的优点。
3、岗位员工的调研。需要纳入OA系统管理的员工需要明确,
在OA系统里可允许一员工兼多岗位和多员工同岗位,但设
立了某个岗位却没对应的员工的话,则会造成工作流程的
中断。
4、提供商与选型。目前国内协同OA软件厂商近400家,相对
成熟稳定、有一定规模效应的有点击、金和、用友、合强、协达、泛微、浪潮、思创、慧点、明基、通达等厂商,这
类厂商软件价格偏高,支持50-100用户企业版售价在3万
至5万元。免费期满后需交纳2000~4000/年的服务费。
二线厂商如华天动力、思道、竞凡、极限等,售价在8千
至2万元,价格的降低导致相关服务的减少,系统的安装,部署与维护都需要公司专人负责。通过与厂商的接触和节
省开支的考虑,我建议在华天动力,通达科技和极限三家
厂商中选择,将软件成本控制在3万元以内。
5、系统的部署与试用。OA系统在全公司推广之前,需要在小
X围如分公司内试用,测试系统平台的安全性和稳定性,
同时测试设置的工作流程是否完善和通畅,并在此基础上
进行功能的修改和调整。如果测试通过,则在集团内推行。
6、系统的培训和维护。OA系统的实施触及大家的工作习惯,
甚至各个业务部门利益,在实施过程中,难免会遇到阻力,甚至抵触情绪,所以在全面推行的同时,需要对各个部门
进行培训,加强员工对系统的认同感和习惯性。同时系统
平台的日常维护也需要专人负责,保证系统运行的稳定和
安全。
系统实施的时间安排: