文档管理系统论文

文档管理系统论文
摘要：对教学机构而言，文档管理系统是非常重要的工具之一，也是教学机构管理教师的教学、学生的学习的重要资源。

使用mssql数据库存储所有数据，通过用户的认证完成对用户的授权处理，不但可使管理人员减轻负担，而且可以限制非工作人员的非法操作。

本文介绍了文档管理系统设计的思路，并使用mssql数据库对其进行架构。

关键词：文档管理系统；数据库；mssql
document management system architecture with mssql database
shi yingchunliu jichao
(north college of beijing university of chemical technology,sanhe 065201,china)
abstract:for teaching institutions,the document management system is a very important tool,but also management of teachers teaching institutions,an important resource for student learning.mssql database to store all the data used by the user to complete authentication of users authorized to deal with,not only can reduce the burden on managers and non-staff can limit the illegal operation.this paper introduces
the idea of document management system design and use the mssql database of structure.
keywords:document management
system;database;mssql
目前对于mssql数据库的使用主要用于网络管理，而文档管理是事务管理中的一种，其系统比较复杂，它包含管理文档、保存文档及修改文档等功能，且各层管理人员及授权用户须按规则管理文档，维护文档及查阅文档。

授权用户可按规则查询并借阅需要的文档，本文在此设计一类适合于教育机构的文档管理系统。

一、架构理念
要架构文档管理系统，可以从需求出发来构造数据库，然后再由数据库结合需求划分系统功能模块，这样把一个系统分解成几个小系统。

在这里系统的层次就划分成了三个模块，其中一个是自由状态，就是面向所有需求用户的界面，可以提供登录的功能，以便于有得到授权的用户登录的子系统；另一个是一般的管理人员，可以提供正常的文档的管理和维护权限；最后一个是最高权限的管理员，它可以提供文档的全权管理和维护并对一般的管理人员的进行管理；另外而对于不同的授权方式而在子系统之间进行登陆及注销的
切换方式。

二、基本管理系统
（一）使用microsoft sql server 2008
本文使用mssql架构该系统，安装此类软件是必须的。

microsoft sql server 2008是一个较新的版本，它推出了可信任的高效的智能的新特性和关键的改进，是功能强大且全面的microsoft sql server版本[2]。

安装完成后，点击“开始”进人“manage database”，然后使用“new database”来创建新的数据库。

先建立一个“database devices”，然后取名为dbs（随意），然后在dbs中创建一个“database”，可以以dbs – database来命名，再经过一些相应设置，就可以开始工作了。

要正确地安装该版本，确认ms sql server系统中存在ntwdblib.dll这个核心文件和dbnetlib.dll、dbnmpntw.dll、dbmsrpcn.dll、dbmsadsn.dll、dbmssnet.dll等通信网络库元件，以便于实现网络服务。

（二）功能分析
系统的要实现的功能主要有：文档的管理和维护，文档资料的信息服务和对用户的管理以及最高权限管理员对一
般的管理人员管理。

而文档的管理和维护的功能应该包括：新文档入库、文档库的整理、文档信息的修改、替换及查找、以授权用户的管理和维护、文档查找记录、一般管理人员对
授权用户管理和维护、数据库的路径管理等。

（三）其他系统的链接
文档管理系统是教育机构信息管理系统的重要组成部分，它需要授权用户基本信息系统提供授权用户的基本资料，学生的id正常都会设置为与用户名相同，在其他系统，包括图书馆管理系统，校园卡管理系统等等，尽量使用统一的数据库，以便于各个系统之间的信息交流和信息管理。

三、mssql数据库
（一）需求分析
根据系统数据需求，必须用到六个数据表：最高权限管理员登录信息表（highmanage.db），一般管理人员登录信息表（ manage.db），授权用户登录信息表（user.db），借阅信息表（borrow.db）和文档信息表（documents.db），文档类别信息表（class.db），以下为该系统所需要的数据项及数据结构的情况：文档信息查询；文档的借阅；管理和维护文档信息；管理员信息维护；授权用户信息维护。

（二）创建数据库和表
创建授权用户数据库dbuser，授权用户信息表
info_student_user，分区键sdept，分区键必须是主键的一部分。

create database dbuser
go
usedb user
create table info_student_user
（sno nvarchar（12） not null，
sname nvarchar（36） not null，
sdept nvarchar（4） not null，
sex nvarchar（2） not null，
age int not null，
constraint pk_info_student_user
primary key（sno，sdept），
constraint uq_info_student_user_sno
unique（sno），
constraint chk_info_student_user_sdept
check（sdept=’user’）
）
除了授权用户之外，只需将user修改为mana或是high （sdept为4个字节）便可创建一般管理人员和最高权限管理人员的数据库。

四、管理界面
在登录模块中主要涉及几个问题，即用户权限的设定、用户信息的加密及安全的登录与退出等等。

授权用户登录是
从自由状态主窗体进入，它需实现两个功能：用户身份的确认和进入不同子系统。

图1为文档管理系统登陆窗口，以下说明“登录”功能是的实现方法。

授权用户登录要确认用户身份就要调用授权用户登录信息表。

系统中应该专门开设一个窗体来保存数据库的绝对路径，同时也能方便管理人员维护，在此定义了一个全局变量（dbuser）来保存此路径。

利用用户在登录窗体中输入的用户名和密码，可以进行用户的身份验证。

五、安全性
作为一个文档管理的数据库，数据关系系统的安全性是非常重要要。

但相当多的一般管理人员对系统的安全机制不是那么清楚，也没有采取必要的应对措施.作为mysql 的最高权限管理员有任务去保证数据库系统和数据内容的安全性。

这些文档数据应该只能被那些真正的授权用户访问。

由此便涉及到文档管理数据库系统的内部与外部安全性，在系统设计前需要考虑得尽量全面，在系统架构并投入使用后，更要经常检查其安全性问题。

六、结束语
本文使用mssql数据库构架了一个文档管理系统，其功能基本可以符合授权用户的需求，并且能够完成文档的存储和管理以及其他功能系统的连接，并提供最高权限管理员、
一般的管理人员及授权用户三层架构。

系统还有一些细节方面需要调整，在以后的使用中会有进一步的改善。

参考文献：
[1]数据库原理.西安电子科技大学出版社
[2]microsoft公司.microsoft sql server资源指南.希望图书创造室译.北京:科学出版社等,1998
[3]robert vieira.professional microsoft sql server 2008 programming[m].北京:清华大学出版社,2010
[4]姚巍.visual basic数据库开发及工程实例[m].人民邮电出版社,2006
[5]michael widenius,david axmark.mysql referencemanual.http：
///hosting/ [作者简介]。