物业小区业主档案管理制度

物业小区业主档案管理制度

一、目的

规范小区业主/租户档案的管理工作。

二、适用范围

适用于XXX物业管理有限公司XX小区物业管理处对业主和租户档案资料的动态管理。

三、职责

1、物业分管领导负责监控业主/租户档案管理工作。

2、客户服务部经理负责业主/租户档案管理与跟踪工作。

3、保安部楼宇管理员配合客户服务部做好业主/租户的资料跟踪工作。

四、程序要点

1、业主/租户档案内容：

⑴业主/租户的证件复印件；

⑵房产证复印件；

⑶租赁协议/合同复印件；

⑷业主/租户填写《XX小区入住登记表》（中、英、日）。

2、业主/租户档案资料电脑输入工作：

⑴分各个楼宇制作业主/租户资料记录表；

⑵将业主/租户的楼号、室号、证件号、姓名、国籍、联系方式、入住

日期输入业主/租户资料记录表内；

⑶将业主/租户资料输入物业综合管理系统

3、业主/租户资料变更跟踪工作：

⑴当业主/租户发生变更时，客户服务部应将变化情况重新输入物业综合

管理系统和《业主资料记录表》；

⑵保安部各楼宇管理员随时观察业主/租户搬进搬出情况，并跟进新进

业主/租户的资料收集工作；

⑶客户服务部负责对业主/租户情况进行调查，并每季度进行一次普查；

4、业主/租户档案保密工作：

⑴业主/租户资料档案属绝密档案；

⑵特殊情况如需查阅须报物业分管副总经理批准，经客户服务部办理

登记手续后方可查阅；

⑶外单位人员需调查业主/租户档案资料，必须凭单位介绍信，调查人

员工作证，经物业分管副总经理批准后，由客户服务部负责接待；

⑷业主/租户档案应作长期保存；

五、本规程执行情况作为客户服务部绩效考评的依据之一。

六、记录

《业主资料记录表》（略）

《租户资料记录表》（略）

XX物业管理有限公司客服部 XXXX年X月