公司接待流程及标准(完整资料).doc

【最新整理，下载后即可编辑】
公司对外接待流程管理规定
（一）、目的
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范对外接待的管理秩序，提高接待管理水平，展示公司礼仪形象，特制定本管理规定。

（二）、范围及流程图
本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。

三
、
准
备
茶
杯
、
茶
水
、
水
果。

（三）、管理
行政人事部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。

公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部，并协助拟定接待计划，相关部门配合接待工作。

接到工作需报总经理审批并至少提前3天告知行政人事部。

（四）、计划和准备
1、行政人事部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等；确定接待级别；确定陪同人员；确定用车、宴请、住宿标准等，在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、行政人事部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、行政人事部根据需要准备横幅、制作欢迎牌、指示牌，准备电脑、音响设备、投影等设备，并保证良好运转。

根据需要，准备会场花卉、水果、香烟、饮料以及领导席签。

市场部根据需要安排礼仪人员，邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等事务。

4、如需宴请，行政人事部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒
店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。

5、如需留宿，行政人事部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。

6、如需接送，行政人事部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。

7、如需订票，行政人事部协助提前购买车票及机票。

（五）、接待标准
一级接待标准：
陪同人员：总经理、总经理助理、相关部门总监
1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

2、参观：总经理、副总经理陪同，由相关人员介绍基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。

3、座谈：由所需座谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。

根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好投影设备、摄影摄像设备。

二级接待标准：
陪同人员：总经理助理、相关部门人员
1、迎接：由相关部门人员进行迎接，引导来宾。

2、参观：总经理助理、相关部门人员陪同，介绍展示基本情况以及相关信息。

3、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。

三级接待标准：
陪同人员：部门经理及相关人员
1、参观：部门经理及相关人员陪同，介绍基本情况以及相关信息。

2、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。

(六)、接待路线
公司来客到店--- 相关领导办公室--- 会议室
（七）、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文件、重要会议先关内容，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

（八）、信息反馈
接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。

（九）、附件
一、《会议室准备规范》
二、《来宾接待登记表》
三、《接待礼仪规范》
会议室准备规范一、会议室不布置
来宾接待登记表
接待礼仪细则
一、迎接礼仪
（一）对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地来宾，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与来宾身份、职务相当的人员前去迎接。

若因某种原因，相应身份的公司人员不能前往，前去迎接的人员应向来宾作出礼貌的解释。

（二）人员到车站、机场去迎接来宾，应提前到达，恭候来宾的到来，决不能迟到让来宾久等。

来宾看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给来宾心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。

（三）接到来宾后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。

然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。

注意送名片的礼仪：
１、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。

你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”
２、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。

（四）举的牌子应该有公司名和人名，最好有欢迎辞。

来宾来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。

（五）迎接来宾应提前为来宾准备好交通工具，不要等到来宾到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让来宾久等而误事。

（六）公司人员应提前为来宾准备好住宿，帮来宾办理好一切手续并将来宾领进房间，同时向来宾介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给来宾，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给来宾。

（七）将来宾送到住地后，公司人员不要立即离去，应陪来宾稍作停留，热情交谈，谈话内容要让来宾感到满意，比如来宾参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。

考虑到来宾一路旅途劳累，公司人员不宜久留，让来宾早些休息。

分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉来宾。

二、接待礼仪
接待来宾要注意以下几点。

（一）来宾要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。

请来宾留下电话、地址，明确是由来宾再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

（二）来宾到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向来宾说明等待理由与等待时间，若来宾愿意等待，应该向来宾提供饮料、杂志，并应该时常为来宾添加茶水。

（三）接待人员带领来宾到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

1、在走廊的引导方法。

接待人员在来宾二三步之前，配合步调，让来宾走在内侧。

不时左侧回身，配合来宾脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

２、在楼梯的引导方法。

当引导来宾上楼时，应该让来宾走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，来宾在后面。

接待人员应该注意来宾的安全。

３、在电梯的引导方法。

引导来宾乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等来宾进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让来宾先走出电梯。

４、客厅里的引导方法。

当来宾走入客厅，接待人员用手指示，请来宾坐下，看到来宾坐下后，才能行点头礼后离开。

如来宾错坐下座，应请来宾改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。

（四）诚心诚意的奉茶。

座谈时：来宾落座后，要以双手奉茶，先来宾，后公司人员，先领导，后同事。

（五）送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待来宾远去，方可离开。

三、乘车礼仪
（一）小轿车
１、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。

２、如果由公司人员亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排来宾。

3、公司人员亲自驾车，坐客只有一人，应坐在公司人员旁边。

若同坐多人，中途坐前座的来宾下车后，在后面坐的来宾应改坐前
座，此项礼节最易疏忽。

（二）旅行车
1、旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。

其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。