卓越的时间管理
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“碌碌无为”、“瞎忙活”、“身不由己”
要点1：有效的目标管理（2）
❖ 微软每到重大调整前夕，总是通过大量会议、 电子邮件等方式反反复复宣传公司为什么要 进行调整，对公司意味着什么，对每位员工 意味着什么。
❖ 目的：要让员工认同新的目标并为之加倍努 力工作。
要点1：有效的目标管理（3）
❖ 认同公司目标是运用目标价值的一个环节，如何更好地 将公司的目标转化为个人的目标，转化为行之有效的工 作，还需要以下步骤：
时间记录法的运
看看自己的时间到底花在哪里，然后采取措施予以 纠正。
要点1：有效的目标管理（1）
❖ 有效的目标管理通过确立目标、激发人的工 作热情与最大限度地开发人的潜能，从而高 效的利用有限的时间。
❖ 实现时间管理的目的为“三效”：效果、效 率、效能。
❖ 目标管理是时间管理的重要因素。 ❖ 没有目标的状态—“做一天和尚撞一天钟”、
培训目录
❖ 前言 ❖ 要点分析 ❖ 关键行为 ❖ 高低效行为表现对照说明 ❖ 能力检测及训练要点
要点分析
❖ 要点总表 ❖ 要点1：有效的目标管理 ❖ 要点2：有组织的计划管理 ❖ 要点3：“四象限法”的运用 ❖ 要点4：“20/80法则”的运用 ❖ 要点5：时间记录法的运用
表1-1 要点总表
构成要素
培训目录
❖ 前言 ❖ 要点分析 ❖ 关键行为 ❖ 高低效行为表现对照说明 ❖ 能力检测及训练要点
前言
❖ 良好的时间管理是进行卓有成效工作的重要 环节。
❖ 有调查显示，能够合理利用时间并高效率地 工作是对一个称职的，乃至于优秀的员工的 必然要求。
❖ 时间管理是一项旨在通过执着并有目标地应 用可靠的工作技巧，以提高时间的利用率和 有效性，实现工作价值最大化的能力素质。
图1-1 目标转化工具-七步成诗法
确定期限并书面化
第七步
列出目标所需合作对象及外部资源 第六步
列出实现目标所需的技能和知识
第五步
列出可能遇到的问题和阻碍，找出相应解决办法 第四步
检验目标是否与公司及上司设立的目标一致
wenku.baidu.com第三步
制定符合SMART原则的目标 正确理解公司及上司设立的目标
第二步 第一步
要点1：有效的目标管理（4）
素质模型培训之1
卓越的时间管理
培训目录
❖ 前言 ❖ 要点分析 ❖ 关键行为 ❖ 高低效行为表现对照说明 ❖ 能力检测及训练要点
素质模型总表
❖ 卓越的时间管理能力 ❖ 勇于承担责任 ❖ 遵守公司及工作规则 ❖ 对待工作充满热情 ❖ 优秀的团队协作能力 ❖ 与公司共同发展 ❖ 娴熟的专业工作技能 ❖ 忠诚敬业的职业品质 ❖ 在工作中不断学习创新
时间以确保日后执行之成功，切勿在毫无适合的轮廓之前即草率开始执行，而终于导 致错失该方案之目标”。
❖ “一个没有计划的人，在出发之前，就注定了失败。“ 盲目的行 动不可能达到理想的效果。
要点2：有组织的计划管理（2）
❖ 如何制定科学合理的计划表？ ❖ 计划表制定后实施有哪些技巧？ ❖ 一般每年年末作出下一年度工作计划，每季
季末作出下季工作计划，每月月末作出下月 工作计划，每周周六作出下周工作计划。
要点2：有组织的计划管理（3）
❖ 计划制定步骤图
明确上司目标并转化为自我目标 探寻完成目标的各种途径 选定最佳的完成方式
将最佳途径转化成月/周/日工作事项 编排月/周/日的工作次序并加以执行 定期检查目标现实性及最佳途径可行性
说明
有效的目标管理
认同公司的目标并将其转化为个人的目标，充分发 挥目标的导向作用与激励作用。
有组织的计划管 理
将目标正确的分解成工作计划，通过采取适当的步 骤和方法，最终达成有效的工作成果。
“四象限法”的 运用
分清事情的轻重缓急，合理安排时间。
“20/80法则” 运 把最佳时间用于最重要的事情上 用
❖ 对于轻重缓急不同的四象限中的事情，分配时间的多少与工作效率决定了你 四的象工限作成效与举创例造的价值。 处理方法 造成的结果
第一象限 （紧急且重 要）
应付难缠的客户、 优先处理 即将到期的任务等 搁置处理
攻克或缓解危机 使危机愈加严重
第二象限 （重要但不 紧急）
建立人际关系，新 的机会等
主动去做 提高实践能力，缩小第一象限范围
不主动去做 使第一象限日益扩大，陷入更大压 力
第三象限 （紧急但不 重要）
电话铃声、不速之 客、主管部门会议 等
速战速决 陷入其中
集中精力于其他重要的事情 不过是在满足别人的期望与标准
❖ 计划管理通常可以实现以下三个目标
❖ 计划可以预测将会出现的问题，而不会在问题突然出现时感到诧异； ❖ 有组织的计划有助于设立各种具体目标，从而形成一种任务感，为这些一些目标而
工作有助于激发工作热情，提高工作效率； ❖ 工作计划的制定与执行的好坏，往往可以决定一个工作项目的成功与失败。
❖ 查德.s.史罗马于《无谬管理》中指出：“对一件方案，宁可延误其计划之
要点2：有组织的计划管理（4）
❖ 计划表制定后实施的技巧
❖ 养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般当时做记录， 不得已情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；
❖ 准备一份待办事项清单、一本时间记录本或效率手册， 以备分析检查或查阅待办事项；
❖ 在办公场所的挂历、台历或记事本上，标准当天或预定 的工作计划，以免遗忘，也可在电脑或电子记事本设置 发生装置以便及时提醒。
要点3：“四象限法”的运用（1）
❖ 由管理学家科维提出的把工作按照重要和紧 急两个不同的程度进行了划分。
新的机遇 ② 重要但不紧急 ③紧急但不重要 日常任务
危机任务 ① 重要且紧急 ④不重要也不紧急
杂乱琐事
要点3：“四象限法”的运用（2）
❖ 有限的时间使关注和解决每一个单独的问题成为不可能，而且你不得不开始 关注所有的项目之中管理你的时间。
❖ SMART原则 S（Specific)： 具体的 （细化的） M（Measurable): 可衡量的（量化的） A（Achievable): 可实现的（能达成的） R（Relevant): 相关的、现实的 T（Time-limited): 有时间限制的
要点2：有组织的计划管理（1）
❖ 有组织的计划管理：时间管理的另一个体现是将已确定的目标正 确的分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有 效的结果。
要点1：有效的目标管理（2）
❖ 微软每到重大调整前夕，总是通过大量会议、 电子邮件等方式反反复复宣传公司为什么要 进行调整，对公司意味着什么，对每位员工 意味着什么。
❖ 目的：要让员工认同新的目标并为之加倍努 力工作。
要点1：有效的目标管理（3）
❖ 认同公司目标是运用目标价值的一个环节，如何更好地 将公司的目标转化为个人的目标，转化为行之有效的工 作，还需要以下步骤：
时间记录法的运
看看自己的时间到底花在哪里，然后采取措施予以 纠正。
要点1：有效的目标管理（1）
❖ 有效的目标管理通过确立目标、激发人的工 作热情与最大限度地开发人的潜能，从而高 效的利用有限的时间。
❖ 实现时间管理的目的为“三效”：效果、效 率、效能。
❖ 目标管理是时间管理的重要因素。 ❖ 没有目标的状态—“做一天和尚撞一天钟”、
培训目录
❖ 前言 ❖ 要点分析 ❖ 关键行为 ❖ 高低效行为表现对照说明 ❖ 能力检测及训练要点
要点分析
❖ 要点总表 ❖ 要点1：有效的目标管理 ❖ 要点2：有组织的计划管理 ❖ 要点3：“四象限法”的运用 ❖ 要点4：“20/80法则”的运用 ❖ 要点5：时间记录法的运用
表1-1 要点总表
构成要素
培训目录
❖ 前言 ❖ 要点分析 ❖ 关键行为 ❖ 高低效行为表现对照说明 ❖ 能力检测及训练要点
前言
❖ 良好的时间管理是进行卓有成效工作的重要 环节。
❖ 有调查显示，能够合理利用时间并高效率地 工作是对一个称职的，乃至于优秀的员工的 必然要求。
❖ 时间管理是一项旨在通过执着并有目标地应 用可靠的工作技巧，以提高时间的利用率和 有效性，实现工作价值最大化的能力素质。
图1-1 目标转化工具-七步成诗法
确定期限并书面化
第七步
列出目标所需合作对象及外部资源 第六步
列出实现目标所需的技能和知识
第五步
列出可能遇到的问题和阻碍，找出相应解决办法 第四步
检验目标是否与公司及上司设立的目标一致
wenku.baidu.com第三步
制定符合SMART原则的目标 正确理解公司及上司设立的目标
第二步 第一步
要点1：有效的目标管理（4）
素质模型培训之1
卓越的时间管理
培训目录
❖ 前言 ❖ 要点分析 ❖ 关键行为 ❖ 高低效行为表现对照说明 ❖ 能力检测及训练要点
素质模型总表
❖ 卓越的时间管理能力 ❖ 勇于承担责任 ❖ 遵守公司及工作规则 ❖ 对待工作充满热情 ❖ 优秀的团队协作能力 ❖ 与公司共同发展 ❖ 娴熟的专业工作技能 ❖ 忠诚敬业的职业品质 ❖ 在工作中不断学习创新
时间以确保日后执行之成功，切勿在毫无适合的轮廓之前即草率开始执行，而终于导 致错失该方案之目标”。
❖ “一个没有计划的人，在出发之前，就注定了失败。“ 盲目的行 动不可能达到理想的效果。
要点2：有组织的计划管理（2）
❖ 如何制定科学合理的计划表？ ❖ 计划表制定后实施有哪些技巧？ ❖ 一般每年年末作出下一年度工作计划，每季
季末作出下季工作计划，每月月末作出下月 工作计划，每周周六作出下周工作计划。
要点2：有组织的计划管理（3）
❖ 计划制定步骤图
明确上司目标并转化为自我目标 探寻完成目标的各种途径 选定最佳的完成方式
将最佳途径转化成月/周/日工作事项 编排月/周/日的工作次序并加以执行 定期检查目标现实性及最佳途径可行性
说明
有效的目标管理
认同公司的目标并将其转化为个人的目标，充分发 挥目标的导向作用与激励作用。
有组织的计划管 理
将目标正确的分解成工作计划，通过采取适当的步 骤和方法，最终达成有效的工作成果。
“四象限法”的 运用
分清事情的轻重缓急，合理安排时间。
“20/80法则” 运 把最佳时间用于最重要的事情上 用
❖ 对于轻重缓急不同的四象限中的事情，分配时间的多少与工作效率决定了你 四的象工限作成效与举创例造的价值。 处理方法 造成的结果
第一象限 （紧急且重 要）
应付难缠的客户、 优先处理 即将到期的任务等 搁置处理
攻克或缓解危机 使危机愈加严重
第二象限 （重要但不 紧急）
建立人际关系，新 的机会等
主动去做 提高实践能力，缩小第一象限范围
不主动去做 使第一象限日益扩大，陷入更大压 力
第三象限 （紧急但不 重要）
电话铃声、不速之 客、主管部门会议 等
速战速决 陷入其中
集中精力于其他重要的事情 不过是在满足别人的期望与标准
❖ 计划管理通常可以实现以下三个目标
❖ 计划可以预测将会出现的问题，而不会在问题突然出现时感到诧异； ❖ 有组织的计划有助于设立各种具体目标，从而形成一种任务感，为这些一些目标而
工作有助于激发工作热情，提高工作效率； ❖ 工作计划的制定与执行的好坏，往往可以决定一个工作项目的成功与失败。
❖ 查德.s.史罗马于《无谬管理》中指出：“对一件方案，宁可延误其计划之
要点2：有组织的计划管理（4）
❖ 计划表制定后实施的技巧
❖ 养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般当时做记录， 不得已情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；
❖ 准备一份待办事项清单、一本时间记录本或效率手册， 以备分析检查或查阅待办事项；
❖ 在办公场所的挂历、台历或记事本上，标准当天或预定 的工作计划，以免遗忘，也可在电脑或电子记事本设置 发生装置以便及时提醒。
要点3：“四象限法”的运用（1）
❖ 由管理学家科维提出的把工作按照重要和紧 急两个不同的程度进行了划分。
新的机遇 ② 重要但不紧急 ③紧急但不重要 日常任务
危机任务 ① 重要且紧急 ④不重要也不紧急
杂乱琐事
要点3：“四象限法”的运用（2）
❖ 有限的时间使关注和解决每一个单独的问题成为不可能，而且你不得不开始 关注所有的项目之中管理你的时间。
❖ SMART原则 S（Specific)： 具体的 （细化的） M（Measurable): 可衡量的（量化的） A（Achievable): 可实现的（能达成的） R（Relevant): 相关的、现实的 T（Time-limited): 有时间限制的
要点2：有组织的计划管理（1）
❖ 有组织的计划管理：时间管理的另一个体现是将已确定的目标正 确的分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有 效的结果。