商务活动策划与组织29开放参观活动

同时还应避免一些对有关公众更有吸引力 的社会活动日期等。
④搞好接待工作
对参观者应热情周到地做好接待工作。 应有专门的接待人员负责登记，讲解，向
导等工作。 安排合适的休息场所和茶水饮食，赠送有
意义的纪念品。 有关部门负责人或组织负责人必要时要亲
自出场热忱地迎送参观者，介绍本组织的 发展情况，感谢来宾光临，竭诚征求大家 的意见。
⑤拟定参观活动路线
参观活动不是一种自由，随便的活动，不 能任由参观者到处乱走动，要提前拟定好 参观路线，制作向导图及标志，标明办公 室、餐厅、休息室、医务室、厕所等有关 方位。
如有保密和安全需要，应注意防止参观者 越过所限范围，以免发生意外的伤亡事故 和影响正常的工作秩序。
⑥做好宣传工作
为了使参观活动起到应有的效果，还应准备一份 简单易懂的说明书或宣传材料。
在我们的建议中，务必将自己认为合适的考察方 式提供给公司考虑。依据是什么，理由何在，可 能会是怎样的，都要清清楚楚地加以说明。
4.制定计划
对于重要的商务考察，由于其涉及的方面较多，程序上较为复杂，要求与解释性 东西相应也多，因此需要制定一份完整的商务考察计划来策划与统筹整个行动。
商务考察计划的内容包括： 考察的主题 考察的目的 考察的时间 考察的地点 考察的内容 考察的人员 考察的程序 考察的安排 考察的重点 考察的费用 考察的管理 考察的回报 考察的总结 作为秘书，所要做的就是在深思熟虑之后，使商务考察计划成为一份程序性的商
考察有两种起因：一是双方通过实质性谈判，就某个合作项 目达成共识，有必要双方相互摸底，察看虚实，这是目的性 非常明确，对象也已经确定的考察；二是公司本事要投资某 个项目，但缺乏经验，或是希望寻找适当的合作伙伴，于是 就在这一行业中寻找合适的对象，这种寻找本身也是考察。
秘书的职责是根据项目的特点，就考察项目的选择与确定向 公司提出书面的建议。依据要合理，理由要充分。任何一个 考察项目都意味着要花费一定的人力和物力，无谓的折腾会 让公司怀疑我们的分析能力与判断能力。
确 容与 定 和考 内 具察 容 体对 最 时象 终 间约 位 及定 置 方的
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6.分配任务
分配任务是一个技术性较强的问题。通常在进行商务考察 时会有多人通行，但人的记忆力毕竟有限，尤其对自己不 太熟悉的东西。如果考察人员都把注意力集中在那些明显 重要的环节及内容上，那么势必会忽略其他一些必须了解 的细节，造成信息的残缺。因此，组织合适的人选，分配 恰当的任务，让有关人员实现由各明确的分工，各有侧重 地进行考察，考察结束后通过整合勾勒出一个完整的全貌 ，这对考察的最终结果是极其重要的。
③确定参观时间
除了政府要员的时间不能由组织安排外， 其他公众参观时间都可由组织决定。
开放参观既可以常年进行，也可以定期进 行。
一般来说，开放参观宜安排在一些特殊的 日子，如周年纪念日、逢年过节，或者大 型的机器开工等。
还要注意季节、气候，如暮春、初秋气温 较好，是理想的参观时间，太热，太冷都 不宜安排参观，
⑶做好陪同工作
要分清内宾和外宾，根据实际需要和可能 派身份相当的公关人员联系、接待，并安 排导游、讲解员等。
⑷其他注意事项
郊游活动或较长距离旅行可能误餐时，应预先准备食品、 饮料和餐具等。
活动中的新安排要提前及时通知来宾。 注意游览中的车辆检查和交通安全，注意其他方面的安全
和保险工作。 有必要的话，提供摄影服务，但摄影时应遵守旅游景点对
就参观的目的来看，有参观取经，参观访问和参 观学习等。
组织外出参观学习活动在策划和组织上应预先作 好外出参观学习接收单位或组织的联系工作。争 取对方的支持和帮助至关重要.
其他方面的要求同组织参观开放和组织观光游览 相似，这里不再赘述。
二、考察活动安排
商务考察本身就是一种带有目的性的商业行为，秘书 的工作就是通过商务考察充分了解对方，为今后协助 上司做好商务决策工作提供直观的依据。
⑦其他工作安排
对外开放参观活动不仅仅是公关部门的责 任，也是组织内全体员工的责任，除了公 关部门的准备、组织工作要做好外，要让 员工了解开放的责任，并积极配合，保证 各条沟通路线畅通，使参观者各方面都感 到满意，留下美好的印象。
参观活动结束后，还需要进行一系列的公 关活动，如致函向来宾道谢，登报向各界 鸣谢，召开参观者代表座谈会，听取意见 和建议，以改进管理。
2.落实对象
如果因上述第二种原因需要安排考察工作，就有一个落 实考察对象的问题。选择考察对象需要考虑三点：一是 在相关行业中寻找领先者和成功者；二是选择有参考价 值和借鉴价值的考察对象；三是考察对方能够有利于项 目实施。
所谓落实，远非一词所能概括。有合适对象未必就能让 我们如愿以偿，如果无利可图，对方绝对不可能打开大 门欢迎我们一探究竟。商业竞争的激烈造成了同行的“ 水火不容”，这是情有可原的。我们的任务是，设法说 服项目对象接受考察，且尽可能地帮助我们。在我们承 包给公司的考察建议中，考察对象应该是经过努力并获 得确认的，因为对公司来讲，无法具体落实的建议毫无 价值可言。
开活动安排 二、考察活动安排 三、案例赏析 四、情景模拟训练要求
一、参观活动安排
1.参观活动概述 2.对外开放参观 3.组织公众游览观光 4.外出参观学习
1.参观活动概述
参观游览活动是社会组织组织社会公众或员工进行 的参观学习活动和旅游观光活动。参观的公众可以 是员工家属、新闻工作者、主管部门领导人、学校 师生和其他对本组织感兴趣的公众等。通过组织公 众参观游览，不仅有助于公众认识社会组织，而且 有助于相互交流思想和情感。
⑵对外开放参观活动组织工作
参观活动虽然比较简单，但是组织得好不 好效果有天壤之别，因此，组织的公关人 员，要认真做好参观活动的组织工作: ①明确参观活动的目的和主题 ②确定邀请对象 ③确定参观时间 ④搞好接待工作 ⑤拟定参观活动路线 ⑥做好宣传工作 ⑦其他工作安排
①明确参观活动的目的和主题
任何一次开放参观，都应确定一个明确的 主题，即想通过这次活动达到什么样的效 果，给参观者留下什么印象。常见的主题 有：强调企业的优良工作环境，表明企业 是社区理想的一员，只会给社会和周围的 公众造福。
1.确定项目 2.落实对象 3.明确方式 4.制定计划 5.安排考察程序 6.分配任务 7.应变意外 8.总结
1.确定项目
不是所有的项目都具有商业价值，也不是所有的商业项目都 必须兴师动众地进行考察。一般来讲，一个值得考察的项目 要具备三个方面：一是规模较大；二是风险较大；三是把握 不大。至于那些凭经验与直觉就能顶多的项目，或者无关紧 要的项目，只需做些必要的市场调研来看其是否具有可行性 即可。
举办参观游览活动通常要做到：第一，安排社会组 织的领导人陪同，并建议他们和蔼可亲地向公众介 绍情况、交流看法；第二，参观社会组织与游览近 距离的风景胜地相结合；第三，游览时间不宜过长 ，通常半天为宜，如果条件允许，可安排公众用餐 ；第四，做好安全工作和组织工作，务必避免人员 遗失和伤亡情况的发生。
②确定邀请对象
参观活动的邀请对象主要有三类： 员工家属。社会组织邀请员工家属前来参观，
让他们了解自己亲人所从事工作的重要性，以 便在以后的工作中给予大力支持。 逆意公众。邀请对社会组织持怀疑态度和抵触 情绪的公众参加参观活动，改变他们对社会组 织的态度，从而影响更多的公众。 新闻媒介。邀请新闻记者，编辑，专栏作家， 节目主持人等参加参观活动，以便取得他们对 本组织的了解和支持，借助新闻媒体及时扩大 社会组织的影响。
3.明确方式
方式对于结果至关重要，采用合适的考察方式才 会带来合适的考察结果。同样是商务考察，上门 取经显得谦虚，共同探讨具有学术气息，交流经 验能显示平等，实地考察带有商业味道，调查研 究略显强迫之意。
重要的是，要采用对方乐于接受的方式，并且把 我们真正动机告诉对方，让对方替我们出主意， 因为对方的经验也是我们考察的目的之一。
在参观之前，先放录像片或幻灯片进行介绍，帮 助参观者了解组织的主要概况。然后再由向导陪 参观者沿参观路线作进一步解释和回答问题。
最好将参观者分成十人以内一个小组，这样既便 于组织，又能让参观者听清讲解。
公关人员的解说词要写得简明扼要，主要配在图 表、数字、模型、样品下方，标语一般写在前面 或后面，还可用照片来增加展览的形象性。力求 给参观者留下一个好印象。
务文件。
5.安排考察程序
仔细说来，考察程序并无讲究，但是，我们所强 调的是安排，重点在于如何节约成本，提高考察 效率，这也是秘书需要为公司考虑的事。
安排考察程序的作用是让所有相关的人员都能按 既定的表针逐步实施，统一和规范人们的行为， 考察的程序一般如下：
确 定 考 察 的 具 体 内 容
确 定 内 容 的 存 在 范 围
案例链接
3.组织公众游览观光
组织外来公众到本地的旅游景点游览观光 ，可以加深了解，融洽关系，增进友谊； 组织内部员工外出游览观光，可以寓教于 乐，陶冶性情，促进团结，公关人员要做 好组织公众游览观光工作。一般来讲，在 策划游览观光活动中，应注意以下几点：
⑴、选择游览项目 ⑵、预先作出安排 ⑶、做好陪同工作 ⑷、其他注意事项
分配考察任务同时也意味着专人负责的有效性。很多人在 考察完毕后对考擦对象为合仍不甚了解。关键就在于每个 人对自己的任务不清楚。
把任务具体分解、落实到每个人，会使考察成效显著提高 。为此，秘书必须将考察的任务进行合理分解，之后具体 落实到每个考察成员的身上，使每个人都清楚地知道自已 应该做什么，应做到什么程度。大家都负起责任，整个考 察工作才会取得预期的效果。
7.应变意外
无论实现计划的多么周详，无论考察时做 的多么小心翼翼，考察过程中发生意外仍 然是有可能的。
既然是意外，当然是事先所料不及的。对 秘书而言，事先尽可能考虑周到是必要的 ，但意外发生的应变也同样重要，这不仅 能够考验我们的意志，也能够锻炼我们处 理紧急事务的能力。