档案分类编号与入库管理
档案管理制度的具体规定
档案管理制度的具体规定1. 目的和适用范围1.1 目的确保公司档案的完整性、准确性和及时性，以支持公司的运营、管理和决策。
1.2 适用范围本制度适用于公司所有部门和员工，涉及档案的创建、收集、归档、保管、利用和销毁。
2. 档案分类和编号2.1 档案分类根据档案的内容和性质，将其分为以下几类：- 行政档案- 财务档案- 技术档案- 人力资源档案- 其他专项档案2.2 档案编号采用统一的档案编号规则，包括档案类别、年份、序列号。
3. 档案的创建和收集3.1 创建要求- 各部门在创建档案时，应确保内容的真实性、完整性和准确性。
- 档案应包含必要的信息，如创建日期、创建部门、创建人、关联业务等。
3.2 收集范围- 各部门应指定专人负责收集相关档案资料。
- 收集的档案应包括纸质档案和电子档案。
4. 档案的归档和保管4.1 归档流程- 各部门在完成档案创建和收集后，应按照归档流程进行归档。
- 归档应由部门负责人审核，确保档案的完整性和准确性。
4.2 保管要求- 档案应存放在安全、干燥、通风的环境中。
- 纸质档案应采取防虫、防潮、防火、防盗等措施。
- 电子档案应存储在安全的数据库中，并采取备份、恢复等措施。
5. 档案的利用和销毁5.1 利用规定- 档案的利用应遵循保密、合法、准确的原则。
- 利用档案时，需填写档案利用申请表，经相关部门批准。
5.2 销毁流程- 档案销毁应遵循相关法律法规和公司规定。
- 销毁前应进行审核，确保档案无误、过时或不再需要。
6. 责任和监督6.1 责任分配- 各部门负责人对本部门的档案管理负责。
- 档案管理员负责具体执行档案管理事务。
6.2 监督机制- 设立档案管理委员会，负责监督和检查档案管理的执行情况。
- 定期对档案管理进行检查，发现问题及时整改。
7. 培训和指导- 对新入职员工进行档案管理培训，确保其了解和遵守档案管理制度。
- 提供档案管理的指导和建议，以提高档案管理的效率和质量。
档案分类整理制度
档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。
具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。
常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。
2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。
3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。
4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。
5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。
6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。
通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。
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档案出入库登记制度[1]
![档案出入库登记制度[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/678cfe4677c66137ee06eff9aef8941ea76e4b99.png)
档案出入库登记制度一、制度目的本制度的目的是规范和管理档案的出入库流程，确保档案的安全性、完整性和准确性，提高档案管理的效率和质量。
二、适用范围本制度适用于所有需要进行档案出入库操作的部门和人员。
三、制度内容3.1 档案出库登记1.领取人员提前向档案管理部门提出申请，并填写《档案出库申请表》。
2.档案管理部门对申请进行审核，核对申请人的身份和出库理由，并确认档案是否符合出库条件。
3.经审核通过后，档案管理部门填写《档案出库登记表》，并将其副本交给申请人，作为领取凭证。
4.档案管理部门将出库档案的相关信息进行登记，包括档案名称、编号、出库日期、领取人等。
5.领取人员按照登记表上的信息领取相应的档案，并签名确认。
3.2 档案入库登记1.归还档案的领取人员在完成归还手续后，将档案交给档案管理部门。
2.档案管理部门核对档案的完整性和准确性，比对归还的档案与登记信息是否一致。
3.档案管理部门填写《档案入库登记表》，记录入库档案的相关信息，包括档案名称、编号、入库日期、归还人等。
4.完成登记后，档案管理部门将入库的档案整理归档，并根据需要进行分类和编号。
3.3 档案借阅登记1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，并向档案管理部门提出借阅申请。
2.档案管理部门对借阅申请进行审核，核实借阅人的身份和借阅目的，并确认所借档案是否符合借阅条件。
3.经审核通过后，档案管理部门填写《档案借阅登记表》，记录借阅档案的相关信息，包括档案名称、编号、借阅日期、借阅人等。
4.档案管理部门将借阅的档案提供给借阅人员，借阅人员需在《档案借阅登记表》上签名确认。
5.借阅人员在规定的借阅期限内归还档案，并通知档案管理部门进行归还手续。
3.4 档案销毁登记1.需要销毁档案的部门提出销毁申请，并填写《档案销毁申请表》。
2.档案管理部门核对申请信息，检查待销毁档案的准确性和是否符合销毁条件。
3.经核对无误后，档案管理部门填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的相关信息，包括档案名称、编号、销毁日期等。
档案分类编号与入库管理
• 5 档案工作人员要熟悉库藏情况，对库藏档 案和资料的保管情况每半年进行一次检查 核对，做到帐物相符，对已破损和字迹褪 色的档案，要及时修复和复制，发现重大 问题及时向主管领导汇报，并采取措施予 以处理。
•
•
• 12 每天下班前，应关闭库房门窗，切断水 、电源，进行一次全面安全防火检查，确 保档案安全。 节假日前应对库房档案现状 、安全卫生等情况进行清查并填写清查单 ，节假日后根据具体情况一一核对，发现 问题及时上报。
• 13 定期打扫库房卫生，保持库内及周围环 境卫生，不得堆放与档案无关的物品。
（目前项目部资料管理的情况及注意事项）
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保 管期限代号+载体类型代码+案卷号
•
•
• 各号段之间以“-”隔开。 • 第一段为机构代码，参照集团各单位机构
代码表。 • 第二段为年度，使用四位归档年度标识。 • 第三段为档案分类号，使用代码分类标识
。 • 第四段为保管期限代号，使用两位数字标
识，参照附件3。 • 第五段为载体类型代号，采用两位数字标
•
4、一级类目的划分
包神铁路有限责任公司的档案，按照 公司活动性质划分为8个大类，即：党 群工作类、行政管理类、经营管理类 、生产技术管理类、工程建设类、设 备仪器类、财务档案类、人事档案类 。
•
5、二级以下类目的划分 各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分 。适当进行三级类目的划分。各类技 术、业务、科技对象等档案的具体分 类，在下属单位根据实际情况细化
档案编号管理制度
档案编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案资料的安全性和完整性，提升档案管理水平，保障档案资料的科学性和真实性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有单位的档案管理工作，包括档案的编号、归档、存储、借阅、调取等。
三、档案编号的原则1. 根据文件的种类和内容进行分类编号，确保编号的科学性和系统性。
2. 档案编号采用数字字母组合的方式，以保证编号的唯一性。
3. 档案编号应当具有易于辨识、易于管理的特点，避免混淆和错误。
4. 档案编号采用阿拉伯数字，可以根据具体情况添加字母代号。
四、档案编号的管理1. 档案编号由档案管理部门统一制定和管理，对于新建的文件，应当及时进行编号。
2. 档案编号应当依据档案管理规定的分类标准和管理要求进行，确保档案编号的科学性和规范性。
3. 档案编号的变更应当经过档案管理部门的审批和记录，确保变更的合理性和有效性。
4. 档案编号的使用范围应当根据具体的档案管理要求确定，不得擅自使用或篡改档案编号。
五、档案编号的归档和存储1. 档案归档时，应当按照档案编号的顺序进行归档，确保档案的完整性和连续性。
2. 档案存储应当采用专用的档案库房或档案柜，严格按照档案编号进行存放，以便于管理和检索。
3. 不同种类的档案应当根据档案编号进行分类存放，避免混淆和错误。
六、档案编号的借阅和调取1. 对于需要借阅或调取的档案，应当提供有效的档案编号进行申请，确保所需档案的准确性和及时性。
2. 档案借阅应当经过档案管理部门的审批和记录，严格按照档案编号进行借阅，避免混乱和丢失。
七、档案编号的更新与维护1. 对于因档案变更或调整而导致档案编号发生变化的情况，应当及时更新和维护档案编号，确保档案的科学性和规范性。
2. 档案编号的更新和维护应当记录在档案管理系统中，以便于查阅和管理。
八、档案编号的监督和检查1. 档案管理部门应当对档案编号的使用情况进行定期的监督和检查，确保编号的正确性和规范性。
档案分类编号与入库管理-PPT课件
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。 “01.1.1”
包神铁路公司档案培训专用
企业档案的分类、编号及入库管理
目录
• 档案分类的原理与方法 • 档案编号 • 档案库房排架与管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念 1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码 +阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码 同上。全宗以下一级类目使用00-99标识， 一级类目之后附上工程项目的字母代码， 如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，项目代码后接二 级类目，二级类目使用000-999标识、三 级类目使用0000-99999标识（考虑到部 分档案三级类层次较多，故增加一位数）。 没有标注出来的数码标识为空号，留作今 后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.” 隔开。
• 如：01-2019-02.1.3-30-03-0001 • 表示包神铁路公司行政管理类档案一 级类下的行政事务类档案二级类下的 会议文件三级类下的2019年保管期限 为30年的归档文件（电子\纸质类型） 中的第一件档案。
• 件号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，件号从0001 开始生成。 • 件号排序规则：按年度、分类名称、保管 期限、成文日期排序。 • 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒， 档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
档案室资料管理规定(3篇)
档案室资料管理规定一、科学管理，资料完整、准确，及时为设备管理、维修工作提供资料。
二、档案资料分门别类编号入档案橱保管，有专人负责、专人管理。
三、各种资料摆放整齐，有相关的记录。
四、原则上图纸资料不外借，在资料室查阅后放归原处，如必须外借，一律签字，注明借阅人、借阅时间、归还时间、并到时一定归还。
五、查阅资料时，要爱护资料，不允许有撕页破损及涂脏现象。
六、有收发、借用、归还记录。
七、未经领导批准，图纸、资料一律不借外来单位。
八、打印图纸有记录，交付施工图纸有记录。
九、如有借阅丢失现象，原则上补还资料，否则罚款____元。
十、新到设备随机资料交档案室统一保管，未交者按资料丢失予以处罚。
十一、档案室所有资料、记录除资料保管员以外任何人没有外借的权利。
档案室资料管理规定（2）是指针对档案室的工作流程、操作规范、安全保密措施等进行规定的文件。
以下是一些常见的档案室资料管理规定：1. 档案分类与编目规定：明确档案的分类标准和编目方法，确保档案资料能够被准确归类和检索。
2. 档案存储与保管规定：规定档案的存放位置、存储环境和温湿度要求，确保档案的安全性和完整性。
3. 档案借阅与归还规定：规定档案借阅的流程和要求，包括填写借阅申请、审核程序、借阅期限、归还要求等。
4. 档案销毁规定：明确档案销毁的程序和要求，包括销毁时限、销毁方式、销毁记录等。
5. 档案备份与恢复规定：规定档案备份的周期和方法，确保档案资料可以在系统故障或意外情况下进行恢复。
6. 档案安全与保密规定：确保档案资料的安全性和保密性，包括权限控制、防火防灾措施、保密协议等。
7. 档案检索与查询规定：规定档案查询的方式和权限，确保用户能够方便和准确地查询所需档案资料。
以上仅为一些常见的档案室资料管理规定，具体规定可以根据不同机构的需求和实际情况来制定。
档案室资料管理规定（3）是指对于档案室中的资料进行管理的一系列规定和措施。
下面是一些常见的档案室资料管理规定：1. 资料鉴定与归档：对于新收到的文件和资料，需要进行鉴定和归档。
档案怎么编号管理制度
档案怎么编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的安全性和完整性，制定本档案编号管理制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有档案的编号管理工作，包括电子档案和实体档案。
三、编号规则1、档案编号由统一的编号单位负责编制和管理，编号由数字、字母或符号组成，严格区分大小写；2、档案编号应具有唯一性，不得重复使用，以防混淆和遗失；3、档案编号应具有时效性，根据档案的存储周期，确定编号的有效期；4、档案编号应具有跟踪性，方便对档案的流转和使用进行监管和追踪。
四、编号管理流程1、档案的建立（1）申请建立档案：单位内需要建立档案的部门或个人，应向编号单位提交档案申请表；（2）审批：编号单位根据申请表内容对档案进行审批，并确定档案编号；（3）登记：登记档案编号及相关信息，并通知申请单位。
2、档案的归档（1）入库：完成档案存档工作后，编号单位将存档档案移交至存档室，进行入库操作；（2）备案：备案将档案编号及相关信息录入存档系统，并生成档案存档清单；（3）归类：按照档案分类标准，对档案进行分类、整理和归类；（4）封存：对已归档的档案进行封存处理，保证档案的安全性和完整性。
3、档案的借阅和归还（1）借阅申请：单位内有权限的人员可向存档室提出借阅申请，填写档案借阅申请表；（2）查找档案：存档室根据档案编号或关键词查询档案，确定是否借阅；（3）借阅管理：存档室记录借阅人员、借阅事由、借阅时间等信息，并监管借阅情况；（4）归还档案：借阅人员在规定时间内将档案归还存档室，并填写归还登记表。
五、档案管理责任1、编号单位：负责统一编制和管理档案编号，保证档案编号的唯一性和正确性；2、存档室：负责档案的存储、归类、整理和管理，保障档案的安全性和完整性；3、借阅人员：借阅档案必须遵守相关规定，不得私自调取、复制和传播档案信息；4、档案管理员：负责监督和检查档案管理工作，发现问题及时整改和上报。
六、档案编号管理制度的宣传和培训1、定期组织档案编号管理制度培训和宣讲，提高相关人员的档案管理意识和技能；2、通过内部通知、培训讲座、宣传栏等形式，向全体员工宣传档案编号管理制度，促进制度的落实和执行。
档案实体分类编号规范
档案实体分类编号规范摘要本文旨在通过制定档案实体分类编号规范，规范化对档案实体的分类和编号工作，提高档案管理效率和档案检索的准确性。
本规范适用于各类机构和组织的档案管理工作，旨在促进档案管理工作的规范化、标准化和系统化。
一、引言档案实体是档案管理工作的基本单位，对档案实体进行分类和编号是档案管理工作中非常重要的环节。
通过规范档案实体的分类和编号，可以方便档案管理人员进行档案存储、检索和利用，节约管理时间和提高工作效率。
二、档案实体分类编号原则1. 分类原则•按内容特征分类：档案实体的分类应以其内容特征为主要依据，根据档案的内容、形式和属性等特点进行分类。
•按机构属性分类：根据档案实体所属的机构、部门或单位属性进行分类，便于机构内部管理和组织档案工作。
2. 编号原则•唯一性原则：每个档案实体应具有唯一的分类编号，避免重复或缺失。
•层次性原则：分类编号应具有一定的层次结构，方便查找和管理档案实体。
三、档案实体分类编号规范1. 档案实体主要分类根据档案实体的内容特征，可将档案实体主要分类为以下几类：文书档案、图像档案、音视频档案、电子档案、科研档案等。
2. 档案实体分类编号规则•文书档案：以字母或数字开头，后接一定的分类编码，例如A001、B002等。
•图像档案：以图像类型简写开头，后接一定的分类编码，例如IMG001、IMG002等。
•音视频档案：以音视频类型简写开头，后接一定的分类编码，例如AV001、AV002等。
•电子档案：以“E”开头，后接一定的分类编码，例如E001、E002等。
•科研档案：以“R”开头，后接科研领域简写和分类编码，例如R-BIO001、R-CHE002等。
3. 档案实体分类编号示例•文书档案示例：A001（文件A的第一份档案）、B002（文件B的第二份档案）。
•图像档案示例：IMG001（图像文件的第一份档案）、IMG002（图像文件的第二份档案）。
•音视频档案示例：AV001（音视频文件的第一份档案）、AV002（音视频文件的第二份档案）。
档案出库、入库与利用过程档案管理详细方案
档案出库、入库与利用过程档案管理详细方案一、出库流程规定1.档案出库需由申请人员填写《档案出库申请表》，明确所需档案的具体信息、出库原因、使用期限等。
2.申请表需经部门负责人审批，确认出库的必要性和合理性。
3.经审批通过后，档案管理人员负责核对档案信息与申请表是否一致，并进行出库登记。
4.出库档案需进行封装，标明档案编号、名称、出库日期等信息，由申请人员签字确认后，方可出库。
二、入库流程规定1.档案入库前，档案管理人员需对档案进行验收，确保档案的真实性、完整性和合规性。
2.验收合格后，对档案进行分类、编号，并填写《档案入库登记表》。
3.档案入库后，需进行定期盘点，确保档案数量与记录相符，及时发现并处理异常情况。
三、档案分类标准1.根据档案的性质、内容和形成时间等因素，制定合理的分类标准。
2.分类应体现档案的系统性、层次性和逻辑性，便于查询和利用。
3.定期对分类标准进行评估和调整，以适应档案管理和利用的需求。
四、档案保管要求1.档案应存放在专用档案室，确保档案的安全、保密和方便利用。
2.档案室应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等设施，确保档案的物理安全。
3.定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏和丢失。
五、利用申请流程1.利用档案需填写《档案利用申请表》，明确所需档案的具体信息、利用目的、利用方式等。
2.申请表需经部门负责人审批，确认利用的合规性和必要性。
3.经审批通过后，档案管理人员负责提供所需档案，并进行利用登记。
六、利用监管措施1.对档案利用过程进行全程监管，确保档案的完整性和安全性。
2.对涉及敏感信息的档案进行特殊管理，限制利用范围和方式。
3.对违反档案管理规定的行为进行及时制止和处理。
七、档案归还规定1.利用结束后，利用人员需及时归还档案，不得私自保留或转借他人。
2.归还档案时，档案管理人员需核对档案信息与利用记录是否一致，并进行归还登记。
3.发现档案损坏或丢失的，需及时报告并处理。
八、档案销毁流程1.对无保存价值的档案进行定期评估，确定销毁范围。
企业档案的分类、编号及入库管理
二、档号编制方法 • 档号以“件”为单元进行标识的，档
号编制的规则为六段号码制，即：
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号 +保管期限代号+载体类型代码+件号
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
• 各号段之间以“-”隔开。
• 第一段为全宗代码和项目代码，参照全宗和 项目代码规定。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
4、一级类目的划分
包神铁路有限责任公司的档案，按照 公司活动性质划分为8个大类，即：党 群工作类、行政管理类、经营管理类 、生产技术管理类、工程建设类、设 备仪器类、财务档案类、人事档案类 。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
5、二级以下类目的划分
各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分 。适当进行三级类目的划分。各类技 术、业务、科技对象等档案的具体分 类，在下属单位根据实际情况细化
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
3、保管期限、特殊载体代码对照表
编码 保管期限
00
永久
30
30年
10
10年
03
3年
05
5年
15
15年
25
25年
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
编码 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
载体类型 纸质 电子 电子/纸质 录音 录像 光盘 磁带 硬盘 胶片 实物 其他
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2、类目体系： 类目是档案分类的构成要素，分为类 列和类系两个要素。类列是指在不同 分类层次上具有平行关系的类与类之 间所构成的体系，其逻辑规则是不能 互相交叉；类系是指某一大类从总到 分所构成的具有包含和被包含关系的 类的系统，其逻辑规则是上位类包含 下位类，下位类被上位类所包含。
档案入库管理制度
档案入库管理制度第一章总则第一条为规范档案入库管理工作，加强档案的保管和利用，便于管理和利用档案资源，提高档案管理的效率和质量，本制度依照有关法律法规，结合本单位实际情况制定。
第二条本制度适用于本单位所有档案的入库管理工作。
第三条档案入库管理应遵循依法合规、科学规范、公开透明、安全保密的原则。
第四条本制度的解释权归本单位档案管理部门或有关部门。
第二章档案入库程序第五条档案的入库程序包括档案移交、登记、整理、存档等步骤。
（一）档案移交1. 上级单位或其他相关部门向本单位移交档案时，须填写档案移交通知，并与本单位档案管理部门确认后进行移交。
2. 本单位内部各部门之间移交档案时，由移交方填写档案移交通知，移交方和接收方进行确认后进行移交。
（二）档案登记1. 接收档案的部门应及时将档案移交单交与档案管理部门进行登记。
2. 档案管理部门应及时对接收到的档案进行编号、分类、登记，并制作档案入库清单。
（三）档案整理1. 档案管理部门应对接收到的档案进行文件整理，按照分类号进行归档存放。
2. 对于不规范的档案，如损坏、遗失、缺失等情况，应及时向移交方或移交方所在部门反馈处理。
（四）档案存档1. 档案管理部门应对整理完成的档案进行存档，登记入库信息，并对档案进行妥善保管。
2. 档案管理部门应及时制作档案存档目录，并向相关部门通报档案入库情况。
第三章档案入库标准第六条档案入库应符合以下标准：（一）档案保存完整、清晰，内容真实可信；（二）档案装订整齐，标识鲜明，方便检索；（三）档案分类规范，编号清晰，归档存放有序；（四）档案存档环境干燥通风，安全可靠，防火防水。
第四章档案入库管理的责任第七条各级领导要将档案入库管理工作纳入日常管理范围，确保档案入库工作的顺利进行。
第八条档案管理部门负责档案入库工作的具体实施，包括档案移交登记、档案整理存档等工作。
第九条各部门负责日常档案的管理和整理工作，并依照规定将档案移交给档案管理部门。
档案管理员入库管理制度
一、总则为了规范档案入库管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有档案的入库管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
三、入库管理原则1. 完整性原则：确保档案资料齐全、完整，不得缺件、漏项。
2. 准确性原则：档案资料内容真实、准确，符合档案法律法规的要求。
3. 安全性原则：加强档案保管，确保档案资料安全，防止丢失、损坏、泄露。
4. 效率性原则：提高档案入库管理效率，缩短档案整理、归档时间。
四、入库管理职责1. 档案管理员负责档案入库的审核、登记、整理、归档等工作。
2. 部门负责人负责对本部门档案资料的整理、归档工作，确保档案资料齐全、准确。
3. 人事部门负责员工入职、离职档案的收集、整理、归档工作。
4. 信息部门负责电子档案的收集、整理、归档工作。
五、入库管理流程1. 档案收集：各部门按照档案收集范围，将档案资料整理成册，并填写《档案资料收集清单》。
2. 档案审核：档案管理员对收集的档案资料进行审核，确保档案资料齐全、准确、符合要求。
3. 档案登记：档案管理员对审核通过的档案资料进行登记，包括档案名称、类别、数量、存放位置等信息。
4. 档案整理：档案管理员按照档案分类标准，对档案资料进行整理，编制《档案目录》。
5. 档案归档：档案管理员将整理好的档案资料按照规定存放，并做好档案的防护措施。
6. 档案验收：档案管理员对归档的档案资料进行验收，确保档案资料齐全、准确、安全。
六、档案资料收集范围1. 文件、函件、报告、总结、会议记录等文字档案。
2. 会计凭证、报表、合同、协议等经济档案。
3. 声像、电子、实物等特殊载体档案。
4. 员工入职、离职、调动、考核等人事档案。
5. 其他与本单位业务相关的档案资料。
七、档案资料归档要求1. 档案资料应按照档案分类标准进行整理，分类清晰、有序。
仓储档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司仓储档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有仓储档案的管理工作。
第三条公司档案管理部门负责仓储档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第二章档案分类及编号第四条仓储档案分为以下类别：1. 仓储业务档案：包括仓储合同、仓储协议、入库单、出库单、盘点报告等；2. 仓储设备档案：包括仓储设备清单、设备维修记录、设备验收报告等；3. 仓储人员档案：包括员工入职登记表、培训记录、考核记录等；4. 仓储管理制度档案：包括仓储管理制度、操作规程、应急预案等；5. 仓储统计报表档案：包括库存报表、销售报表、损耗报表等。
第五条档案编号规则：1. 档案编号由类别编号、年份、序号组成；2. 类别编号采用两位数字表示，如01表示仓储业务档案，02表示仓储设备档案，以此类推；3. 年份采用四位数字表示，如2020；4. 序号采用四位数字表示，如0001。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：1. 仓储业务档案：由业务部门在办理业务过程中形成，及时移交档案管理部门；2. 仓储设备档案：由设备管理部门在采购、验收、维修等环节形成，及时移交档案管理部门；3. 仓储人员档案：由人力资源部门在招聘、培训、考核等环节形成，及时移交档案管理部门；4. 仓储管理制度档案：由管理部门在制定、修订、废止等环节形成，及时移交档案管理部门；5. 仓储统计报表档案：由统计部门在统计、汇总等环节形成，及时移交档案管理部门。
第七条档案整理：1. 档案整理应遵循真实性、准确性、完整性的原则；2. 档案整理应按照档案分类及编号规则进行；3. 档案整理应确保档案的顺序、目录、索引等信息的准确无误。
第四章档案保管与利用第八条档案保管：1. 档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的安全；2. 档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫的环境中；3. 档案管理人员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。
仓库整理档案管理制度
第一章总则第一条为了规范仓库整理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有仓库整理档案的管理工作。
第三条仓库整理档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、系统；2. 准确性原则：档案内容真实、准确，反映实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全；4. 有效性原则：提高档案利用率，为生产经营提供有力支持。
第二章档案分类与编号第四条仓库整理档案分为以下类别：1. 仓库出入库记录；2. 仓库盘点记录；3. 仓库设备维护记录；4. 仓库安全检查记录；5. 仓库管理制度及操作规程；6. 仓库其他相关文件。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式如下：类别代码+年份+流水号。
第三章档案收集与整理第六条仓库整理档案收集工作应遵循以下要求：1. 及时收集：对仓库出入库、盘点、设备维护、安全检查等过程中的文件，应及时收集归档；2. 完整收集：收集的档案应包括所有相关文件，确保档案的完整性；3. 准确收集：收集的档案应真实、准确，反映实际情况。
第七条档案整理工作应遵循以下要求：1. 分类整理：根据档案类别，对收集到的档案进行分类整理；2. 系统整理：确保档案的连续性、系统性；3. 编目整理：对整理好的档案进行编目，包括档案名称、类别、编号、形成时间、页数等；4. 立卷整理：将编目后的档案立卷，卷内文件顺序排列，确保档案的整洁、有序。
第四章档案保管与利用第八条档案保管工作应遵循以下要求：1. 安全存放：档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗的专用档案柜或档案室；2. 定期检查：定期对档案进行巡查，发现安全隐患及时整改；3. 防虫蛀、防霉变：采取有效措施，防止档案虫蛀、霉变；4. 防火灾、防盗窃：加强防火、防盗措施，确保档案安全。
第九条档案利用工作应遵循以下要求：1. 依法利用：严格按照国家有关档案法律法规，确保档案的合法利用；2. 有序利用：对档案利用申请进行审批，确保档案的有序利用；3. 保密利用：对涉及国家秘密、商业秘密的档案，实行保密管理，确保档案安全；4. 提高利用率：积极推广档案信息化建设，提高档案利用率。
仓库档案资料管理制度
第一章总则第一条为规范仓库档案资料的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高仓库管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有仓库的档案资料管理。
第三条仓库档案资料管理应遵循以下原则：（一）安全原则：确保档案资料在储存、使用、传输过程中的安全；（二）完整原则：确保档案资料的完整性，不得遗失、损毁；（三）规范原则：确保档案资料的管理符合国家相关法律法规和公司内部规定；（四）便捷原则：确保档案资料查询、借阅等操作简便快捷。
第二章档案资料分类与归档第四条仓库档案资料分为以下几类：（一）入库档案：包括采购合同、入库单、检验报告等；（二）出库档案：包括出库单、验收报告、退库单等；（三）库存档案：包括库存台账、盘点记录、损耗报告等；（四）仓库管理档案：包括仓库管理制度、岗位职责、安全培训记录等；（五）其他档案：如设备维修记录、应急预案等。
第五条档案资料的归档按照以下程序进行：（一）入库档案：在物品入库后，由仓库保管员整理相关资料，并填写入库档案；（二）出库档案：在物品出库后，由仓库保管员整理相关资料，并填写出库档案；（三）库存档案：由仓库保管员定期整理库存台账、盘点记录、损耗报告等，形成库存档案；（四）仓库管理档案：由仓库管理员根据实际情况，定期整理相关资料，形成仓库管理档案；（五）其他档案：根据实际情况，由相关责任人整理并归档。
第三章档案资料的管理与利用第六条档案资料的管理职责：（一）仓库保管员负责入库、出库、库存档案的管理；（二）仓库管理员负责仓库管理档案、其他档案的管理；（三）公司档案管理部门负责监督、指导仓库档案资料的管理工作。
第七条档案资料的借阅：（一）内部人员需借阅档案资料，需填写借阅单，经相关负责人批准后方可借阅；（二）借阅档案资料时，应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁；（三）借阅档案资料后，应在规定时间内归还。
第八条档案资料的保密：（一）仓库档案资料涉及公司商业秘密的，应予以保密；（二）档案资料的管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案资料内容。
档案进出库的登记制度
档案进出库的登记制度
档案进出库的登记制度是档案管理工作中的重要环节，可以确保档案的准确性和完整性。
以下是档案进出库登记制度的一些关键步骤：
1. 建立登记表：为了方便记录档案的进出情况，应该建立一份登记表。
登记表应包括档案编号、档案名称、进出库时间、经手人等信息。
2. 档案入库登记：当一份档案入库时，需要进行登记。
工作人员应该核实档案的编号和名称是否与登记表一致，并记录下入库的时间和经手人。
3. 档案出库登记：当一份档案出库时，同样需要进行登记。
工作人员应该核实档案的编号和名称是否与登记表一致，并记录下出库的时间和经手人。
4. 定期盘点：定期对档案进行盘点，以确保档案的准确性和完整性。
在盘点过程中，应该对档案的编号、名称、数量等信息进行核实，并与登记表进行比对。
5. 保持记录的准确性：登记表应该及时更新，并保持记录的准确性。
如果发现记录有误，应该及时进行更正。
6. 保密措施：对于涉及机密或隐私的档案，应该采取相应的保密措施。
在进出库过程中，应该对档案进行加密处理，并限制访问权限。
7. 培训和管理：对档案管理人员进行培训，确保他们了解进出库登记制度的重要性，并能够正确地执行登记流程。
同时，应该建立完善的管理制度，确保进出库登记制度的执行和监督。
总之，档案进出库登记制度是档案管理工作的重要组成部分，可以有效地确保档案的准确性和完整性。
在实际工作中，应该根据具体情况制定相应的管理制度，并严格执行登记流程。
档案管理员的职责内容概述(2篇)
档案管理员的职责内容概述职责：1、档案收集、分类、排序、打码、著录、编目、归档等档案整理及日常档案管理工作。
2、档案扫描、图像处理、信息录入、文件保存，档案拆装，扫描档案出入库登记等档案数字化加工。
3、档案信息化管理系统挂机电子文件，著录电子文件相关信息，确保挂机电子文件与实体档案一一对应，著录信息完整、准确。
4、做好客户服务，积极主动沟通客户，按时完成客户交办的工作任务。
5、做好档案安全保密，严禁泄露档案有关的任何信息，不得以任何渠道外传，或拷贝复制档案文件。
任职要求：1、中专、中技、大专及本科学历;2、熟悉计算机操作技能，熟练运用Office办公软件处理日常工作;3、工作严谨细致，态度认真负责，有责任心，保密意识强;4、具有良好的职业道德，善于沟通学习，有团队精神;5、工作环境适应能力强，服从公司工作安排。
档案管理员的职责内容概述（2）档案管理员的职责内容主要包括以下几个方面：1. 档案管理：负责组织和管理企业或组织的档案，包括收集、整理、分类、编号和存储档案文件，并确保档案的完整性和准确性。
2. 档案检索与归档：根据需要，及时检索和提供所需的档案资料，以满足内部或外部用户的需求。
同时，负责对已归档的档案进行维护和更新。
3. 档案保密和存储：确保档案的保密性和安全性，制定保密措施，防止档案的丢失、损坏或泄露。
同时，负责档案的存储和防火防潮，确保档案长期保存的完整性和可读性。
4. 档案整理和更新：定期对档案进行整理和更新，保持档案的有序性和及时性。
及时清理和销毁无用的档案，为新的档案腾出空间。
5. 档案借阅和归还管理：负责借阅和归还档案的管理，建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅日期、借阅目的等信息，确保归还的及时性和准确性。
6. 档案管理系统的建设与维护：根据需要，建立和维护档案管理系统，实现档案的电子化管理和全生命周期管理。
7. 档案培训和指导：负责对企业或组织内部员工进行档案管理培训和指导，提高员工的档案管理意识和技能。
档案库房管理制度
档案库房管理制度档案库房管理制度「篇一」一、档案室集中统一保管全校七大类档案（文书类、教育教学类、基本建设类、财会类、学生类、声像类、实物类）。
二、档案要按七大类分年度有秩序地排列存放，要认真清点、核对。
架、柜应分类编号，库内应有档案存放排列示意图。
三、档案都应保存在密集架内。
在非常情况下要采取有效措施，尽一切可能，将档案安全转移。
四、加强库房安全管理，非本室人员未经允许不准进入库房。
五、库房内严禁存放易燃易爆物品，不准在库房内吸烟，库房内无人时要切断电源、水源、火源。
库房周围的明显处要配置防火设备。
六、要定期检查库房内的安全设备、温湿度情况、档案完好程度，并作好记录，发现问题要采取有效措施及时解决。
七、要采取相应措施、保证库房内达到三无（无鼠、无虫、无尘）、四防（防盗、防水、防潮、防阳光），保证档案安全，延长档案的寿命。
八、档案库房的门、窗要紧固，库内无人时要关好门、窗并上锁，每天上、下班要对库房进行一次认真的安全检查，发现可疑迹象要及时报告并作好相应处理。
九、要建立登记和统计制度，帐目、库存数量要一致，各库房内存放的档案的类别、数量应按年代作好统计，为上报各种统计报表作好基础工作。
档案库房管理制度「篇二」一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。
二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。
库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。
三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。
四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。
五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。
六、库房内安置温湿度计，每天定时测记。
库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60％之间。
七、库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。
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• 6 库房内安置温湿度计，每周定时测记。 库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿 度应控制在45-60％之间。管理人员要有库 房温湿度记录，掌握温湿度变化情况，并 进行分析，制定管理计划。 • 7 库房内禁止吸烟、生火、喝茶倒水，严 禁将易燃、易爆物品和有害物品带入，禁 止在光源、电器下堆放档案资料。 • 8 定期检查库房内电源线路、暖气设备及 安全设施及时排除各种不利于档案安全管 理的隐患。
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号 +保管期限代号+载体类型代码+件号
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 件号 载体类型代码 保管期限代码 分类号代码 年度 机构代码
• 各号段之间以“-”隔开。 • 第一段为全宗代码和项目代码，参照全宗和 项目代码规定。 • 第二段为年度，使用四位归档年度标识，如 “2012”。 • 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。 • 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。 • 第五段为载体类型代号，采用两位数字标识。 • 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识， 不满4位前面补零。
一类 五类 二类 三类 类列 四类
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。 “01.1.1”
• 9 档案库房应尽量避免自然光源，有 外窗的采用窗帘或窗板等遮阳措施。 • 10 档案库房应设有防盗、防火、防潮、 防尘、防虫、防鼠、防高温等有效的 防护措施，保证档案安全。 • 11 档案室全体工作人员必须会用现有 灭火器，灭火器材的放置位置要固定， 不得随意改动，并经常检查完好情况。
• 12 每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、 电源，进行一次全面安全防火检查，确保 档案安全。 节假日前应对库房档案现状、 安全卫生等情况进行清查并填写清查单， 节假日后根据具体情况一一核对，发现问 题及时上报。 • 13 定期打扫库房卫生，保持库内及周围环 境卫生，不得堆放与档案无关的物品。 （目前项目部资料管理的情况及注意事项）
档案库房排架与管理
• 一、档案的排架 （一）一般档案排架方法 收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律 统一进行排架.具体方法有以下几种: • 1.大流水排架.即按照入库的时间先后顺序依次 排架,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避 免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照 时间线索进行查找,不便于精确查找。
2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码 +阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码 同上。全宗以下一级类目使用00-99标识， 一级类目之后附上工程项目的字母代码， 如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，项目代码后接二级 类目，二级类目使用000-999标识、三级 类目使用0000-99999标识（考虑到部分档 案三级类层次较多，故增加一位数）。没 有标注出来的数码标识为空号，留作今后 类目扩展使用。各级类目标识之间用“.” 隔开。
• 如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 • 表示包神铁路公司塔韩线工程项目， 工程建设一级类下的技术竣工二级类 下的桥涵专业三级类下的2012年保管 期限为永久的立卷归档文件（纸质类 型）中的第一卷档案。
• 案卷号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，案卷号号从 001开始生成。 • 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保 管期限、立卷归档日期排序。 • 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明 确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序 规则：按成文日期进行排序。
包神铁路公司档案培训专用
企业档案的分类、编号及入库管理
中国人民大学 宫晓东 E-mail : zuishig@
目录
• 档案分类的原理与方法 • 档案编号 • 档案库房排架与管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念 1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成 规律及相互联系，遵循统一的原则和要 求，采用科学、适用的方法，对归档文 件进行分门别类，从而使库藏的全部档 案文件成为一个条理化的具有一定从属 关系和平行关系的库藏系统。
3、保管期限、特殊载体代码对照表
编码 00 30 10 03 05
保管期限 永久 30年 10年 3年 5年
编码 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
载体类型 纸质 电子 电子/纸质 录音 录像 光盘 磁带 硬盘 胶片 实物 其他
15
25
15年
25年
11
二、档号编制方法 • 档号以“件”为单元进行标识的，档 号编制的规则为六段号码制，即：
• 档号以“卷”为单元进行标识的，档号编 制的规则为六段号码制，即：
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保 管期限代号+载体类型代码+案卷号
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 案卷号 载体类型代码 保管期限代码 分类号代码 年度 机构代码
• 各号段之间以“-”隔开。 • 第一段为机构代码，参照集团各单位机构 代码表。 • 第二段为年度，使用四位归档年度标识。 • 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。 • 第四段为保管期限代号，使用两位数字标 识，参照附件3。 • 第五段为载体类型代号，采用两位数字标 识，参照附件2。 • 第六段为案卷号，一般采用3位流水顺序号 标识，不满3位前面补零。
2、类目体系： 类目是档案分类的构成要素，分为类 列和类系两个要素。类列是指在不同 分类层次上具有平行关系的类与类之 间所构成的体系，其逻辑规则是不能 互相交叉；类系是指某一大类从总到 分所构成的具有包含和被包含关系的 类的系统，其逻辑规则是上位类包含 下位类，下位类被上位类所包含。
企业档案分类方案(示意图)
4、一级类目的划分 包神铁路有限责任公司的档案，按照 公司活动性质划分为8个大类，即：党 群工作类、行政管理类、经营管理类、 生产技术管理类、工程建设类、设备 仪器类、财务档案类、人事档案类。
5、二级以下类目的划分 各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分。 适当进行三级类目的划分。各类技术、 业务、科技对象等档案的具体分类， 在下属单位根据实际情况细化 （详见分类方案）
2、档案库位号编制：档案库位号明 确到每件档案的库房存放位置，是档 案检索工具的一种。库位号编号采用 “X组-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件” 形式，如“3组-A面-3列-4排-5盒-23 件”表示该档案的库房存放位置在3号 组密集架的A面第3列第4排第五盒中的 第23件。
3、非纸质载体档案的排架及标识：非 纸质载体档案应根据档案的载体类型 分专柜按照时间顺序排列。将声像档 案存放在专门的防磁柜或光盘柜中， 实物档案展放在会议室中，档案室仅 留存其目录。
档案编号
一、分类标识（分类号）方法 1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数 字进行标识，全宗代码目前只设定01为包 神公司，02为新准公司。一级类目使用 00-99标识，二级类目使用000-999标识、 三级类目使用0000-9999标识，依此类推。 没有标注出来的数码标识为空号，留作今 后类目扩展使用。各级类目标识之间用 “.”隔开。
3、全宗的划分（机构代码）
• 管理类档案的分类方案采用全宗号+ 阿拉伯数字进行标识，全宗代码目前 只设定01为包神公司，02为新准公司。 • 工程建设类档案的分类方案采用全宗 代码+阿拉伯数字和字母进行标识。 全宗代码同上。全宗以下一级类目之 后附上工程项目的字母代码，如包神 线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为TH， 新准线为XZ表示，
二、库房管理
1 档案库房是档案资料保护和贮存的重要基 地，非档案工作人员不得入内，如工作需 要必须进入时，需经主管领导批准。 2 档案库房门窗要牢固，及时关闭上锁；钥 匙要专橱保管，不准随身携带；管理人员 做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙， 确保库房安全。
• 3 档案进出库房，要进行严格的登记，登 记内容包括档案接收入库、档案调出、调 阅、归还等情况。 • 4 对新接收入库的档案要严格检查，对有 虫蛀、发霉及其它问题的档案应作处理后 方可入库。 • 5 档案工作人员要熟悉库藏情况，对库藏 档案和资料的保管情况每半年进行一次检 查核对，做到帐物相符，对已破损和字迹 褪色的档案，要及时修复和复制，发现重 大问题及时向主管领导汇报，并采取措施 予以处理。
（二）本公司档案排架方法 1、纸质档案的排架及标识：纸质档案实行 分类流水排架法。分类流水排架法是指在 库房内按照企业档案的一级类目划分档案 柜架，在每个一级类目的档案柜架中，按 照文件归档的时间顺序排列档案。档案库 房排架编号采用“X-YYYY”形式，“X”表示 一级类目档案编号，“YYYY”表示档案所属 的年度，如“1-2010”表示管理类档案一级 类目下的2010年度的档案。
• 如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 • 表示包神铁路公司行政管理类档案一 级类下的行政事务类档案二级类下的 会议文件三级类下的2008年保管期限 为30年的归档文件（电子\纸质类型） 中的第一件档案。
• 件号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，件号从0001 开始生成。 • 件号排序规则：按年度、分类名称、保管 期限、成文日期排序。 • 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒， 档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
• 二、分类方法 • 1、档案分类工作的程序
设计 分类 方案
划分 全编号