外国档案事业史(第三版)PPT (24)[31页]

义概念,泛指人类社会实践活动中直接产生和使用的一切信息记录,无论其载体形式和记录方式如何。 其次,文件的运动过程具有整体性。文件运动现象如同生命现象一样,从其最初产生到最终归宿是一个完整 的运动过程。
（二）文件的整体运动过程因价值形态的变化可分为若干阶段 这一基本点包括三层含义：首先,文件的整体运动过程具有阶段性特征。文件生命周期理论认为,文件
论的研究起点。
阿根廷档案学者曼努埃尔·巴 斯克斯出版的两部专著《文 件的选择》(1982年)和《文 件生命周期研究》(1987年), 可算是全面系统论述文件生
命周期理论的代表作。
三、文件生命周期理论的基本内容
（一）文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程 这一基本点包括两层含义：首先,这里的文件是一个广义概念。文件生命周期理论认为文件是一个广
订的《档案术语词典》对文件管理给予了规范定义。 该词典规定,文件管理是指“对文件在其形成、保 存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。
二、文件管理的必要性和目的
（一）必要性 ①文件数量的急剧增长和类型的大量增加，推 动了文件管理的产生。 ②有效解决文件制作和保存的条件问题，加强 了文件管理产生的迫切性。 ③合理解决文件处置问题，加强了文件管理产 生的必要性。 ④文件全程管理实现经济和高效的要求，推动 了文件管理的产生。
“档案由文件转化而来”指的是文件是档案的前身或源头；“档案是文件中的特殊部分”指的是并非所 有的文件都能转化为档案,档案只是文件中的特殊部分；“文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上价值 形态变化的体现”指的是文件与档案既有相同之处,又有差异。
（二）文件管理与档案管理的紧密联系
文件与档案的密切关系说明了文件管理与档案管理必然存在紧密联系,这种联系主要表现为五点：
目录
CONTENTS
1/文件管理概述
2/文件管理的理论基础——文 件生命周期理论
3/文件管理的机构设置——文 件中心
4/文件管理机构新发展——商 业性文件中心
第一节
文件管理概述
一、文件管理的含义 文件管理（Records Management）主要是指对进馆前的文件进行保管、利用和处
置的全部活动。这一概念的正式启用以及对其含义的研究，始于20世纪40年代。
一、文件生命周期理论产生的专业背景
文件生命周期理论的产生有着特定的专业背景。20世纪30年代以来，文件数量的急剧膨胀，文件管 理活动日趋专门化，导致一种新型的文件管理机构——文件中心得以出现和发展。
A
文件数量的急剧增长是 文件生命周期理论产生
的基本因素
B
文件管理的出现及其专 门化是文件生命周期理
论产生的推动因素
①文件管理是档案管理的前提
②档案管理是文件管理的延伸和发展。
③文件管理和档案管理是一个统一的系统工程 ④档案部门和人员的参与,是文件管理质量的重要保证
⑤文件管理人员与档案管理人员之间存在着相互依存、相互促进而又各自独立的关生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。它从20世纪40—50年代西 方档案学者对文件中心的理论解释起步，后来研究范围逐渐扩大到文件的整个运动过程以及对这一过 程的全面管理，成为西方档案学理论的重要支柱之一。
（二）最终目的 文件管理最终要达到的目的包括两个方面： • 一方面，对现行阶段的文件进行“前端控
制”，确保现行文件的安全保管和有效利 用； • 另一方面，对半现行阶段的文件进行“最 终处置”，确保半现行文件的安全保管、 有效利用和妥善进馆。
三、文件管理与档案管理的关系
（一）文件与档案的密切关系
文件与档案的密切关系表现为:档案由文件转化而来,是文件中的特殊部分,文件和档案是同一事物在其不 同运动阶段上价值形态变化的体现。
C
文件中心的建立是文件 生命周期理论产生的直
接因素
二、文件生命周期理论的形成和发展
1940年,美国档案学者菲利 普·布鲁克斯(Philip Brooks) 最早提出了“文件生命周期”
概念
1950年,英国伦敦大学教授 艾利斯在第一届国际档案大 会上提出了文件运动的“三
阶段论”
曾任英国公共档案馆馆长的 马勃斯(Mabbs)在1974年出 版的专著《文件中心的组织》 中吸收了艾利斯的观点,对文 件中心与文件运动阶段的对 应关系做了进一步的系统论 述。这种由文件中心的理论 解释而衍生出的文件阶段的 划分,就成为文件生命周期理
（三）阿根廷 阿根廷也是对文件管理有着较深研究的国家之一。它对文件管理含义的认识集中体现在阿根廷档案学
者路易斯·比阿萨利的专著《档案管理技术实用手册》中。 他认为文件管理指的是“那些为使文件能按 一定方法得到系统有序管理,从而正常运转,进行服务与发挥作用的必要人类活动”。
（四）国际档案界 目前，文件管理的含义在国际档案界已形成了一致认识，最典型的表现就是国际档案理事会1995年修
第十一章
文件管理的成熟与完善
【本章提要】
现当代时期文件管理的理论基础和机构建设日趋成熟和完善。文件管理是 指对进馆前的文件进行保管、利用和处置的全部活动,始于20世纪40年代。 文件管理产生的基本原因是文件数量的急剧膨胀,根本目的是确保文件转化 为档案的总体质量。文件生命周期理论是文件管理的理论基础,萌芽于20世 纪40年代,到20世纪80年代已基本成熟。文件中心是文件管理机构的重要 形式,起源于20世纪40年代的美国,目前已遍及全球。
从形成到销毁或永久保存的整体运动过程并非一成不变,相反呈现出明显的阶段性变化。 其次,文件运动过程的各阶段具有不同特点。最后,引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律 性变化。一般来说,文件的价值就是客体(文件)对主体(利用者,包括形成者和非形成者)需要的满足。
（一）美国 美国是开创文件管理新纪元的国家，它对文件管理含义的认识有三种代表性观点： 第一种是美国历史学界的宏观定义。 第二种是美国联邦文件管理法的法规定义。 第三种是美国档案界通行的详细定义。
（二）英国 英国也是对文件管理研究较多的国家之一。它对文件管理含义的认识集中表现在英国档案学者迈克
尔·库克（Michael Cook）的专著《档案管理》（Archives Management）中。 库克认为文件管理是一 项范围十分广泛的活动,包括文件的产生、整理、销毁以及向文件中心和档案馆移交等项工作。