办公室日常工作培训.ppt
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办公室文员要求和日常工作培训ppt课件
很难想象，一个连自己都不会收拾的，不干净的人，在工作中会井井有条 ，忙而不乱。因此，文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形 象上的要求：
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
办公室日常工作培训ppt课件
工作语言“规范”沟通
—— 工作场合最佳话题
❖ 请教对方擅长的话题（你也在行） “贝多芬与裴多菲” ❖ 格调高雅的话题
哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情 ❖ 轻松愉快的话题
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状 态（聊天！）
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
分类 加工筛选
综合 核实与分析
使用
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（七）安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
工作语言“规范”沟通
——工作场合标准与禁忌称呼
标准称呼
禁忌称呼
行政职务 技术职称 行业称呼 时尚称呼
无称呼 替代性称呼 不适当地方性称呼
称兄道弟 不适当的简称
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（二）工作语言“文明”沟通
办公室6S(正式)PPT课件
6s的目的和意义
提高工作效率
通过整理、整顿，使现 场整洁有序，减少寻找 物品的时间，提高工作
效率。
保障品质
清扫、清洁可以减少不 良品和误差，提高产品
品质。
提升员工素质
通过实施6s，培养员工 良好的工作习惯和职业
素养。
保障安全
遵守安全规定，预防事 故发生，保障员工的人
身安全和财产安全。
6s的实施步骤
办公室6s(正式)ppt课件
• 办公室6s概述 • 整理(Sort) • 整顿(Straighten) • 清扫(Shine) • 清洁(Sanitize) • 素养(Sustain) • 安全(Safety)
01
办公室6s概述
6s的定义
整理（Sort）
区分要与不要的物品，将不要的物品清除出现场，只保留 需要的物品。
制定清扫计划
根据办公室的使用情况和人员流动情 况，制定合理的清扫计划，如每日清 扫、每周大扫除等。
03
整顿(Straighten)
确定物品的放置方法
物品的放置方法
为了确保物品的整齐和有序，应 确定每种物品的正确放置位置， 并确保每个物品都有固定的存放
位置。
存放位置的标识
为每个存放位置设置明确的标识， 包括名称、图标等，以便员工能够 快速找到所需物品。
整顿（Straighten）
将需要的物品定位、定量、定容，并标识清楚。
清扫（Sweep）
清除现场内的脏污，保持环境整洁。
清洁（Sanitize）
维持整理、整顿、清扫后的状态，使现场保持美观和最佳 状态。
素养（Sustain）
养成良好的工作习惯，遵守规章制度，提高个人素质。
安全（Safety）
办公室工作务实培训课件ppt(69张)
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
18
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
18
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
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❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
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办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
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文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
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应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
办公室日常工作培训课件
与同事的关系处理
合作与竞争
在工作中与同事保持良好合作关系，同时也要有竞争意识，争取 更好的业绩。
分享与学习
与同事分享经验和知识，互相学习，共同进步。
维护团队和谐
避免产生矛盾和冲突，积极化解分歧，保持团队和谐氛围。
与下属的关系处理
指导与支持
为下属提供清晰的指导和支持，帮助下属顺利完成工作任务。
激励与评价
。
地震安全
掌握地震的基本知识和应对方法 ，如地震发生时的正确躲避姿势 、紧急逃生路线和自救互救技巧
等。Βιβλιοθήκη 办公设备安全正确使用办公设备，如电脑、打 印机、复印机等，避免因操作不
当造成意外伤害。
预防职业病
颈椎病
保持正确的坐姿，适当进行颈部 活动，避免长时间低头工作。
腰椎病
选用符合人体工程学的办公椅和床 垫，加强腰部锻炼，减轻腰椎负担 。
3
工作效率提升
采用时间管理技巧，如番茄工作法等，提高工作 效率。
05
办公室人际关系处理
与上级的关系处理
尊重与沟通
01
保持对上级的尊重，及时沟通工作进展和困难，寻求指导和支
持。
准确执行任务
02
按照上级的指示和要求，准确、高效地完成工作任务。
主动承担责任
03
在工作中出现错误或问题时，应主动承担责任，不推诿扯皮。
眼睛疲劳
合理安排工作时间，定期让眼睛休 息，如闭眼、远眺等，同时保持适 宜的屏幕距离和亮度。
保持身心健康的方法
合理饮食
保持营养均衡，多摄入蔬菜水 果，减少油腻和高热量食物的
摄入。
适量运动
利用午休或下班时间进行适量 的运动，如散步、慢跑、瑜伽 等，有助于缓解工作压力和促 进身体健康。
办公室安全培训
• 办公室安全用电非常重要，用电不当极易造成电气火灾 和触电事故
办公室安全用电
在日常工作中我们必须遵循安全用电行为准则
办公室安全用电
据统计办公室电气火灾30%是由于插座短路或使用不当引起的,所以办公 室插座的使用是我们关注的重点
办公室安全用电
严禁超负荷用电,切勿在同一插座上使用太多插头，而导致线路过载。
办公室安全用电
离开办公室之前务必检查是否关闭所有 电器的电源——电灯、空调、电扇、电 脑、饮水机等！
办公室安全用电
发生电气火灾后，需要先断开电源， 没有断开电源前不得使用水灭火， 必要时拨打报警电话
安全用电常识
触电了怎么办？
切断电源 干燥的木棍、竹杆拨开电线
始终牢记：只有关了电源，你才能接触触电者 *如果找不到电源开关，可用有绝缘把的钳子或用木柄 的斧子断开电源线，或用干燥的衣服、手套、绳索、木 板等作为工具，拉开触电者或挑开电线。
防患于未然是预防火灾的关键
切勿在走廊、楼梯口等处堆放杂物， 要确保通道和安全出口的通畅。
不得损坏或堵塞消防 设施、器材。
要熟知办公场所的应急逃生路线图。 积极参与大楼物业定期组织的消防演习。
报火警
详细地址
起火物质 火势
报警 内容
有无人员 被困
姓名、联 系方式
逃生技巧
★发现火情，第一时间报火警。
·明火管理不严也是办公室引发火灾事故的较常见原因，维修 设备进行电气焊、烘烤等明火作业中，不履行相应安全管理 程序，因操作不当或违反安全操作规程，均易引起火灾。
防患于未然是预防火灾的关键
办公室内不准吸烟，
请在规定的区域吸烟。
下班时应检查所有的 电源开关是否已关闭。
不超负荷用电。
办公室安全用电
在日常工作中我们必须遵循安全用电行为准则
办公室安全用电
据统计办公室电气火灾30%是由于插座短路或使用不当引起的,所以办公 室插座的使用是我们关注的重点
办公室安全用电
严禁超负荷用电,切勿在同一插座上使用太多插头，而导致线路过载。
办公室安全用电
离开办公室之前务必检查是否关闭所有 电器的电源——电灯、空调、电扇、电 脑、饮水机等！
办公室安全用电
发生电气火灾后，需要先断开电源， 没有断开电源前不得使用水灭火， 必要时拨打报警电话
安全用电常识
触电了怎么办？
切断电源 干燥的木棍、竹杆拨开电线
始终牢记：只有关了电源，你才能接触触电者 *如果找不到电源开关，可用有绝缘把的钳子或用木柄 的斧子断开电源线，或用干燥的衣服、手套、绳索、木 板等作为工具，拉开触电者或挑开电线。
防患于未然是预防火灾的关键
切勿在走廊、楼梯口等处堆放杂物， 要确保通道和安全出口的通畅。
不得损坏或堵塞消防 设施、器材。
要熟知办公场所的应急逃生路线图。 积极参与大楼物业定期组织的消防演习。
报火警
详细地址
起火物质 火势
报警 内容
有无人员 被困
姓名、联 系方式
逃生技巧
★发现火情，第一时间报火警。
·明火管理不严也是办公室引发火灾事故的较常见原因，维修 设备进行电气焊、烘烤等明火作业中，不履行相应安全管理 程序，因操作不当或违反安全操作规程，均易引起火灾。
防患于未然是预防火灾的关键
办公室内不准吸烟，
请在规定的区域吸烟。
下班时应检查所有的 电源开关是否已关闭。
不超负荷用电。
办公室人员安全教育培训课件
物流中心安全培训系列
2013-2-6
9
GIANT-- 物流中心
久坐办公室要注意的人体安全（2）
– 久坐不动不仅会引起颈椎僵硬，影响颈 动脉对头部的供血，还破坏了正常的生 理弯曲，出现弓背或骨质增生等，久坐 少动者的骨连接处缺少粘液而变得干燥， 易引发关节炎和脊椎病
– 久坐使得整个躯体重量全部压在腰骶部， 压力分布不均，会引起腰、腹、背部肌 肉下垂或疼痛 – 久坐在办公桌前，因桌下的空间过窄， 双腿难以伸直，令下肢的血液不畅，容 易造成双脚麻痹
2013-2-6
物流中心安全培训系列
19
GIANT-- 物流中心
结 束 语------从发生在身边的安全事故来看，许多大事故 往往源于一些小“疏忽”。办公室安全无小事， 您所关注的安全对公司、对个人都是财富！ 安全生产工作要抓得细，抓得实，不只是戴安 全帽的地方才要抓“安全生产”。 “宁听千遍骂声，也不想听一句哭声。”办公 室，不能成为安全生产忽视的角落！
• 接手机别性急---手机在接通瞬间及充电时通
话，释放的电磁辐射最大，因此最好在手机响过一 两秒后接听电话。充电时则不要接听电话。
2013-2-6
物流中心安全培训系列
16
GIANT-- 物流中心
“电磁辐射”危害及对策（3）
教您7招防电磁辐射
！！！补充营养---电脑操作者应多吃
些胡萝卜、白菜、豆芽、豆腐、红枣、 橘子以及牛奶、鸡蛋、动物肝脏、瘦肉 等食物，以补充人体内维生素A和蛋白 质。还可多饮茶水，茶叶中的茶多酚等 活性物质有利于吸收与抵抗放射性物质。
2013-2-6
物流中心安全培训系列
12
GIANT-- 物流中心
久坐办公室要注意的人体安全（5）
2013-2-6
9
GIANT-- 物流中心
久坐办公室要注意的人体安全（2）
– 久坐不动不仅会引起颈椎僵硬，影响颈 动脉对头部的供血，还破坏了正常的生 理弯曲，出现弓背或骨质增生等，久坐 少动者的骨连接处缺少粘液而变得干燥， 易引发关节炎和脊椎病
– 久坐使得整个躯体重量全部压在腰骶部， 压力分布不均，会引起腰、腹、背部肌 肉下垂或疼痛 – 久坐在办公桌前，因桌下的空间过窄， 双腿难以伸直，令下肢的血液不畅，容 易造成双脚麻痹
2013-2-6
物流中心安全培训系列
19
GIANT-- 物流中心
结 束 语------从发生在身边的安全事故来看，许多大事故 往往源于一些小“疏忽”。办公室安全无小事， 您所关注的安全对公司、对个人都是财富！ 安全生产工作要抓得细，抓得实，不只是戴安 全帽的地方才要抓“安全生产”。 “宁听千遍骂声，也不想听一句哭声。”办公 室，不能成为安全生产忽视的角落！
• 接手机别性急---手机在接通瞬间及充电时通
话，释放的电磁辐射最大，因此最好在手机响过一 两秒后接听电话。充电时则不要接听电话。
2013-2-6
物流中心安全培训系列
16
GIANT-- 物流中心
“电磁辐射”危害及对策（3）
教您7招防电磁辐射
！！！补充营养---电脑操作者应多吃
些胡萝卜、白菜、豆芽、豆腐、红枣、 橘子以及牛奶、鸡蛋、动物肝脏、瘦肉 等食物，以补充人体内维生素A和蛋白 质。还可多饮茶水，茶叶中的茶多酚等 活性物质有利于吸收与抵抗放射性物质。
2013-2-6
物流中心安全培训系列
12
GIANT-- 物流中心
久坐办公室要注意的人体安全（5）
办公室岗前培训方案及培训资料
办公室岗前培训方案及培训资料1000字一、培训方案1. 培训目标此次岗前培训旨在通过知识、技能和态度方面的全面培训，让新员工全面了解公司的各项规章制度，熟悉公司的日常工作流程和工作职责，提升新员工的工作能力和职业素养。
2. 培训内容（1）公司概况：公司的历史、业务范围、组织架构等。
（2）岗位职责：介绍岗位职责，包括具体的工作内容、工作方式、工作要求等。
（3）工作流程：介绍公司的工作流程，包括工作的流程、环节、细节等。
（4）考勤制度：介绍公司的考勤制度，包括迟到、早退、请假等工作中常见的情况，以及相应的处理方法。
（5）保密制度：介绍公司的保密制度，包括保护公司的商业机密，不泄露公司的机密信息等。
（6）沟通技巧：介绍沟通技巧，包括如何有效地与同事沟通，如何有效地与客户沟通等。
（7）职业礼仪：介绍职业礼仪，包括着装、仪表、语言等方面的要求。
（8）安全知识：介绍安全知识，包括公司的安全管理制度，如何提高自我安全意识等。
3. 培训方式（1）面授：由公司内部的专业人士针对不同的培训内容进行现场讲解。
（2）培训资料：供新员工自主学习的在线资料，包括文字、图像、视频等多种形式。
4. 培训效果评估通过列出考核标准和评估方法，比如问卷调查、考试等，对培训效果进行评估，以便随时了解培训的实际效果，并及时调整培训方案。
二、培训资料以下是岗前培训的一部分资料：1. 公司概况PPT公司概况PPT内容包括公司的发展历程、业务范围、组织架构等，直观呈现公司的整体情况。
2. 岗位职责说明书岗位职责说明书详细介绍了新员工的岗位职责、工作流程、工作内容、工作要求等方面的内容，帮助新员工更好地了解自己的工作职责。
3. 工作流程图通过工作流程图，新员工可以更加直观地了解公司的工作流程，包括工作流程、环节、细节等方面的信息。
4. 职业礼仪手册职业礼仪手册主要介绍着装、仪表、语言等方面的要求，帮助新员工了解公司的职业礼仪要求，以更好地适应工作环境。
办公技能培训
办公技能是员工在职场中必备的基本 素质，对于提高工作效率、保证工作 质量、促进团队协作等方面具有重要 作用。
办公技能的重要性
提高工作效率
熟练掌握办公技能可以大大提高 工作效率，减少不必要的时间和
精力浪费。
保证工作质量
良好的办公技能有助于员工更准确 、更规范地完成工作任务，从而提 高工作质量。
促进团队协作
办公室礼仪规范
尊重他人
保持礼貌、尊重同事和上级，避免在办公室内大声喧哗、打 扰他人。
办公环境
维护整洁有序的办公环境，节约资源，遵守公司规章制度。
职业素养提升方法
01
02
03
持续学习
不断提高自身专业技能和 知识水平，跟上行业发展 趋势。
时间管理
合理规划工作时间，提高 工作效率，减少拖延和分 心。
情绪管理
计算机病毒的防范
安装杀毒软件、定期更新病毒库、不打开未知来 源的邮件和链接等。
网络安全的防范
使用强密码、定期更换密码、不连接不安全的 Wi-Fi网络、使用防火墙等。
数据备份与恢复策略
数据备份的重要性
防止数据丢失或损坏，保障业务连续性和数据安 全。
数据备份的方法
定期备份重要数据、使用可靠的备份设备和软件 、测试备份数据的可恢复性等。
传真机的维护与保养
了解传真机的维护方法，如定 期清洁、更换耗材等，以延长 传真机使用寿命。
CHAPTER 04
办公礼仪与职业素养培训
职场着装与形象塑造
着装原则
根据不同行业和场合选择适当的 服装，保持整洁、大方、得体的 形象。
形象塑造
注意个人形象细节，如发型、妆 容、指甲等，展现专业、自信的 态度。
优化工作流程
办公技能的重要性
提高工作效率
熟练掌握办公技能可以大大提高 工作效率，减少不必要的时间和
精力浪费。
保证工作质量
良好的办公技能有助于员工更准确 、更规范地完成工作任务，从而提 高工作质量。
促进团队协作
办公室礼仪规范
尊重他人
保持礼貌、尊重同事和上级，避免在办公室内大声喧哗、打 扰他人。
办公环境
维护整洁有序的办公环境，节约资源，遵守公司规章制度。
职业素养提升方法
01
02
03
持续学习
不断提高自身专业技能和 知识水平，跟上行业发展 趋势。
时间管理
合理规划工作时间，提高 工作效率，减少拖延和分 心。
情绪管理
计算机病毒的防范
安装杀毒软件、定期更新病毒库、不打开未知来 源的邮件和链接等。
网络安全的防范
使用强密码、定期更换密码、不连接不安全的 Wi-Fi网络、使用防火墙等。
数据备份与恢复策略
数据备份的重要性
防止数据丢失或损坏，保障业务连续性和数据安 全。
数据备份的方法
定期备份重要数据、使用可靠的备份设备和软件 、测试备份数据的可恢复性等。
传真机的维护与保养
了解传真机的维护方法，如定 期清洁、更换耗材等，以延长 传真机使用寿命。
CHAPTER 04
办公礼仪与职业素养培训
职场着装与形象塑造
着装原则
根据不同行业和场合选择适当的 服装，保持整洁、大方、得体的 形象。
形象塑造
注意个人形象细节，如发型、妆 容、指甲等，展现专业、自信的 态度。
优化工作流程
办公室公文写作培训ppt课件
标题
注明会议名称、时间、地点等关键信息
正文
记录会议议程、发言内容、讨论结果等， 客观、准确反映会议情况
结尾
注意事项
注明记录人、审核人、日期等信息，加盖 公章
保持客观中立，避免主观臆断和遗漏重要 信息；及时整理并发布会议纪要，确保参 会人员了解会议内容和结果。
03
公文语言运用与表达技巧
语言准确、简练、明确
使用敬语和谦辞
在公文中使用适当的敬语 和谦辞，以体现尊重和礼 貌。
注意语气和措辞
公文语气要平和、客观， 避免过于主观或情绪化的 措辞。
文字处理技巧
巧妙运用修辞手法
注意标点符号的使用
适当运用比喻、排比等修辞手法，增 强公文的感染力和说服力。
正确使用标点符号，确保公文语义清 晰、表达准确。
合理安排段落和布局
发日期等。
公文写作原则与要求
公文写作原则
准确、简明、朴实、庄重。准确即要求公文内容真实可靠，语言表述准确无误； 简明即要求公文内容简洁明了，避免冗长繁琐；朴实即要求公文语言平实自然， 不追求华丽辞藻；庄重即要求公文语言严肃认真，体现公文的权威性。
公文写作要求
符合党的路线方针政策，遵守国家法律法规；深入调查研究，充分掌握实际情况 ；注重公文实效，解决实际问题；坚持实事求是，反对空话套话；注重文字表达 ，做到条理清晰、语言简练。
通知通告类公文写作
标题
简明扼要，准确传达公 文主题
正文
明确通知或通告的对象 、事项、时间、地点等
要素
结尾
注明发文单位、日期， 加盖公章
注意事项
语言简练、规范，避免 使用模糊词汇和歧义语
句
请示报告类公文写作
01
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
日程安排与管理
公司事务的联络、转达、外出管理（车务、旅 票、住宿）等
文书工作 会务安排
通用公文、事务文书、经济文书、新闻文稿、 公司内外文件的收发、处理、整理、归档等
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置， 必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安 排，接待，善后工作等
（二）办公人员日常工作的三大特征
工作语言“规范”沟通
—— 私人问题“五”不问
问题：哪五个私人问题不能问？
❖ 不问年纪 “你多大了？” （临近退休和白领丽人） ❖ 不问收入 “你一个月挣多少？” ❖ 不问健康 “贷款” ❖ 不问经ห้องสมุดไป่ตู้ “学历？” ❖ 不问婚否 “国际惯例”
工作语言“规范”沟通
—— 工作场合最佳话题
❖ 请教对方擅长的话题（你也在行） “贝多芬与裴多菲” ❖ 格调高雅的话题
—— 文明语言服务“三”要素
❖ 接待三声 来有迎声 问有答声 去有送声
v 热情三到 眼到（眼看眼） 口到（讲普通话，因人而异） 意到（有表情）
v 文明十字（五句） 问候语：“您好” 请求语：“请” 感谢语：“谢谢” 道歉语：“对不起”（危机公关语） 道别语：“再见”
The end,thank you!
（五）强化档案管理
❖ 强化“文档一体化”意识 把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交
融在一起。 ❖ 强化“全过程管理”工作意识
“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归 档细节”，参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。 ❖ 强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的 开始环节，是真正的衔接点。
（七）安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
（八）有效的信息收集
范围
经济信息 房产信息 政策信息 社会信息 投资信息
办公室日常工作培训
办公室日常工作技巧
办公人员的日常工作（以行政人员为例） 办公人员日常工作的三大特征 办公室的布置原则 邮件收发与传阅注意事项 强化档案管理 妥善安排上司的约会
拉进关系的谈话技巧
工作语言“规范”沟通 工作语言“文明”沟通
（一）办公人员的日常工作
（以行政人员为例）
办公室管理
照明、室内装饰、空气（温度，湿度，换气） 、消耗品、办公自动化设备、安全、保密等
❖ 多样性与系统性的统一 ❖ 辅助性与主动性的统一 ❖ 原则性与灵活性的统一
（三）办公室的布置原则
❖ 整齐清洁、采光良好； ❖ 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； ❖ 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观； ❖ 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区
域内，便于电源接线、管理和保养； ❖ 办公室的桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内
9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。 2020/11/82020/11/8Sunday, November 08, 2020
10、人的志向通常和他们的能力成正比例。2020/11/82020/11/82020/11/811/8/2020 6:54:42 PM 11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。2020/11/82020/11/82020/11/8Nov-208-Nov-20 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。2020/11/82020/11/82020/11/8Sunday, November 08, 2020 13、志不立，天下无可成之事。2020/11/82020/11/82020/11/82020/11/811/8/2020
时间 约会事由 所带资料 参加人员 地点
（3）及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目。
（4）特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以 确保约会的顺利进行。
（5）按照需要，记录会面内容。 （6）保留会见人联系资料，以便万一取消或是变动时间可及时 通知对方。 （7）随时提醒上司准时赴约等等。
哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情 ❖ 轻松愉快的话题
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状 态（聊天！）
工作语言“规范”沟通
——工作场合标准与禁忌称呼
标准称呼
禁忌称呼
行政职务 技术职称 行业称呼 时尚称呼
无称呼 替代性称呼 不适当地方性称呼
称兄道弟 不适当的简称
（二）工作语言“文明”沟通
（六）妥善安排上司的约会
❖ 约会安排的原则 ❖ 安排约会需要注意的细节
1、安排上司约会的原则
❖ 配合上司的时间表 ❖ 分辨轻重缓急 ❖ 酌留弹性 ❖ 处理好变更的约会
2、安排约会需要注意的细节
（1）有些时间不宜安排约会：出差回来当天、周末或假日、 临近下班。
（2）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上 司，一张交给司机，一张自己保存。
• 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other famous sights. If I'd gone alone, I couldn't have seen nearly as much, because I wouldn't have known my way about.
点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物； ❖ 办公桌和办公区域要保持清洁等等。
（四）邮件收发与传阅注意事项
收信件细节 ❖上司或同事的私人信件原封送交； ❖“误拆”应立即封口、签名、致歉； ❖裁开或剪开封口，保持信件完整； ❖检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； ❖如有必要，可以登记信封的信息
意义
来源
信息处理
辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据
政府信息网络 大众传播媒介 专业信息机构 各大科研机构 综合专业网站
分类 加工筛选
综合 核实与分析
使用
（一）工作语言“规范”沟通
—— 工作场合六不谈
问题：工作场合哪些话题不适合谈？ ❖ 不非议国家国政 ❖ 不涉及国家或行业秘密 ❖ 不评论交往对象的内部事务 ❖ 不议论同事领导 ❖ 不涉及格调不高的话题 ❖ 不涉及私人问题 “私人问题五不问”