档案库房管理规定

武汉凯迪控股投资有限公司

Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd

档案库房管理规定

编号：KDKG/PG-105

版本：A/0

2009年月日发布 2009年月日试行武汉凯迪控股投资有限公司发布

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目录

1 目的 (1)

2 范围 (1)

3 定义 (1)

4 职责 (1)

5 程序 (1)

5.1 库房设置及设备要求 (1)

5.2 库区档案实体的排列 (3)

5.3 库房管理要求 (3)

6 相关文件 (4)

7 记录 (4)

1 目的

为了确保公司档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，加强档案库房的科学管理，有效地提供档案信息为公司长期发展服务，特制定本规定。

2 范围

本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）的档案库房管理工作。

3 定义

档案库房：是存放公司档案的专门用房及其附属设施所占的整个区域。

4 职责

4.1 信息中心档案管理部部长

a) 负责结合公司实际情况，组织对库房区域进行合理规划、协调及实施；

b) 负责确定库房日常管理标准并监督检查执行情况。

4.2 信息中心档案管理员

a)负责档案库房的安全，负责档案库房内保存的档案安全；

b)负责库房内部条件的控制，防治有害生物、防尘、防火、防霉、防盗、防光、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作；

c)负责保持库房清洁卫生；

d)负责库区附属设施及各项档案设备的使用、维护；

e)负责协助、指导异地公司/电厂档案库房的设立、管理及监督检查。

5 程序

5.1 库房设置及设备要求

5.1.1档案库房必须符合国家档案局《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的要求，档案库房、阅览室、办公室分开独立设置。

5.1.2 档案库房要配备档案防护设施、设备，以保证档案安全、长期的保管。

a) 防盗

档案库房房门要为防盗门，一楼档案库房窗户要安装防护栏等防盗设施。

b) 防火

档案库区需配备档案专业消防器材。在条件允许的情况下安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。档案装具、档案库房装修所用材料应为阻燃材料。库区内不得安装、使用明火装置。

c) 防水

档案库房内采暖管线不得有接头，不得有水龙头等设施，给、排水管线不得穿越库区。

d) 防光

档案库房不宜采用自然光源，宜选用防爆灯做人工照明光源，且照度不超过100勒克斯。有外窗时应有防光窗帘等遮光措施。档案在整理、保管、利用过程中应避免阳光直射和紫外线照射。

e) 防污染

档案库房要远离污染源，并具备较好的封闭功能。配备消毒与除尘设备。

f) 防有害生物

主要是防霉、防虫、防鼠，要配备消毒设备或防虫、防鼠药，使用规范的档案装具。档案管理人员应定期观察库房内部条件的变化，使用防霉、防虫、防鼠药片。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实、其他墙身孔洞也应采用防护措施，底层地面应采用坚实地坪。库房门与地面的缝隙不应大于5MM且宜采用金属门或下缘包铁皮的木门。

g) 温湿度控制

要配备空调机、加湿机、去湿机、温湿度监控仪（表）等温湿度控制与监测设备。监测设备摆放位置应不受温湿度控制设备和外界环境直接影响。

5.1.3 档案库房内的档案柜架排列应整齐。柜架端部与墙体的间隔不小于0.6米。通道应安排在有外窗一侧，以防阳光直射，净宽一般在1.0-1.2米之间。柜架之间的距离要合理、适用，一般在0.8-1.2米之间。

5.1.4 档案柜应垂直于有窗的墙面排列，以便于通风降湿。

5.1.5 档案库房楼面均布活荷载应为5KN/㎡。采用密集架时一般不得小于12KN/㎡，或按实际需要另行确定。

5.1.6 档案包装材料要采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.2-9.5之间。

5.1.7 档案防护设施、设备必须按相关安全管理规定要求定期进行检查、检定与更换。

5.2 库区档案实体的排列

5.2.1 按实体档案类别进行库区划分，按专业类项进行保管，做到档案存放规范化、条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的查询、维护和利用。

5.2.2 库房及档案柜架标识清楚，每个档案库房要有唯一档案库房号，由楼层号加两位顺序号统一编制，档案柜号按从左向右，从上向下的顺序编制。档案柜架上要用标签注明该柜架所存档案内容、类别和保管顺序起止号。通道两侧应有库房分区指示说明。

5.2.2 档案实体按文书档案、科技档案、会计档案、声像及电子档案、实物档案等大类顺序分柜分隔排列。

5.2.3 排架顺序一般按照从左至右，从上至下排列。各大类按下列顺序排列。

a）文书档案按保管期限、年度分别排列。即把同一大类的档案首先按保管期限分开，然后按年度排列，再将同一年度的档案按级别、问题、重要程度顺序排列，如文书档案数量不多则按年度排列即可。

b）科技档案按科研、基本建设、设备等二级类目分别排架。

c）会计类档案按财务报表、会计账簿、会计凭证等二级类目分别排架；在二级类目中分别按年度顺序排列。

d）实物档案应按分类方案排列顺序上架。

5.2.4 实物档案中的荣誉档案如果有条件应该设置专门陈列室，并开放式排列。

5.3 库房管理要求

5.3.1 档案管理员按工作分工负责相应库房的日常管理，每天早上9：00—9：30对分管库房进行巡查，并做好“档案库房管理记录”(KDKG/PG105—01)，巡查内容：

a) 温湿度；

b) 抽查实体档案状况，每天抽查不少于2组，10个案卷，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷要及时进行补救、修复。

5.3.2 温湿度控制标准。档案库房的温度应控制在14～24℃，日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45～60%，日变化幅度不超过±5%。

5.3.3 档案管理人员应注意保持室内清洁卫生，不准堆放与档案保管无关的物品，每月进行一次库房卫生清扫。

5.3.4档案库房原则上只允许档案工作人员进入。如因工作需要非档案工作人员必须进