档案文献检索复习题

档案文献检索复习题
论述：
1.试述档案文献检索系统评价的指标体系构成。

答：
（1）数据覆盖率：数据覆盖率又称为收录范围，指一个检索系统已收录资料量与应收录数据量的百分比，它反映该检索系统的资源拥有状况。

（2）查全率和查准率：查全率和查准率实质上反映了系统运行结果与利用者检索要求的吻合程度，是衡量检索系统性能的最重要的指标。

2.试述分类检索语言的特点与作用。

答：
（1）分类检索语言的特点主要表现在以下几方面：
a）它是一部类目的汇编，对表达事物概念的类目起登录作用；
b）它是一个类目的体系，从学科分类、事物分类或职能分类等角度揭示类目之间的关系；
c）它是一部类目的词典，对类目起定义作用，即限定和说明类目的内涵和外延；
d）它是一种类目的排列表，通过线性排列形式明确规定着各个类目在分类体系中的位置和次序。

（2）分类检索语言的作用主要表现在：
a）它是进行分类标引和组织分类检索工具的规范；
b）它能作为对文献资料进行分类排架的依据，但档案除外；
c）它是检索者从分类途径检索文献资料的指南；
d）它是文献工作人员工作中常用的参考手册。

3.试述叙词法（主题词法）与标题词法、单元词法相比具有哪些优点。

答：
（1）叙词法是较晚出现的一种。

它吸取了标题词法、单元词法等检索语言的原理与方法。

（2）它保留了单元词法的组配原理，采用了概念组配方法；
（3）它采用了标题法对语词进行严格规范的方法并进一步完善了参照系统。

4.试述将著录与案卷归档同步完成的流程。

答：
（1）各机关在形成文件时，由撰稿人对文件进行主题标引，以揭示文件主题。

（2）对需要审核的稿件，核稿人除对文件草稿的文字内容，等加以审核外，同时对标引主题词的准确性、规范性给以审核，以保证主题标引的质量。

（3）将主题词印制在文件上，正本发出，副本留存归档。

（4）将机关收发文登记与著录合为一体，即以著录项目作为在登记项目，其中不属于归档范围的文件登记项目可简单一些。

（5）立卷时检查文书处理阶段著录的内容是否正确，对未著录的文件进行著录，将著录结果与案卷一并归档，向档案馆移交档案时将著录条目一并移交。

5.论述影响档案标引的质量主要指标
答：
（1）标引的网罗度。

网罗度又称为穷举度，是指标引中确认档案所有主题的程度。

标引的高网罗度在获得高查全率的同时却降低了查准率，这主要有两个原因：第一，一份档案往往涉及许多主题，它们的地位是不平等的。

其中既有主要的，也有次要的。

在这种情况下，高网罗度将导致检出不相关的文献，降低了查准率。

第二，在标引时确认的主题愈多，发生虚假组配的可能性也就愈大，导致误检的可能性也就随之加大了。

（2）标引的专指度。

标引的专指度是检索标识表达档案内容的精确程度，也就是与档案主题概念的内涵和外延相符的程度。

专指度不高有两种情况：一是检索标识大于档案主题概念，第二种情况可能漏检一些档案，降低查全率。

（3）标引的一致度。

一致度是指选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度，有两个测度指标：测量两个或两个以上的标引员标引的一致程度；测量一个标引员在不同时期标引的一致程度。

6.试述档案分类标引的基本规则。

答：
（1）档案分类标引依据《中国档案分类法》，分类标引时，应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论述的对象，准确地给予分类标识。

（2）档案分类标引应依据《中国档案分类法》及其使用指南。

（3）档案分类标引时，要正确地理解类目涵义和范围。

（4）档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式。

（5）档案分类标引必须按专指性的要求进行。

（6）当分类表中无恰当的类目时，可分入上位类或相关类目。

（7）档案分类标引应保持一致性。

7.试述计算机检索系统与手工检索系统的主要区别。

答：
（1）一种手工检索系统一般只提供一种检索途径，而计算机检索系统则不同，它的数据库可以容纳多种检索标识，所以，一个机检系统相当于多种手检系统。

（2）各种手工检索系统的条目格式各不相同，而在计算机检索系统的数据库中，对一份档案只需编制一条详细记录。

（3）每种手工检索系统都有与其他检索系统不同的排序方法，计算机检索系统的主文档只用一种排序方法，但输出时可采用多种排序方法。

（4）手工检索系统与计算机检索系统中条目的结构以及识别每个著录项目所用的标识符号不同。

（5）计算机检索系统采用磁性载体，必须利用计算机才能进行检索。

，检索效率一般比手工检索高。

（6）计算机检索系统可以按需要输出各种各样的目录，这就是所谓“一次输入，多次多种输出”的功能。

8.试述比较加权检索与布尔逻辑检索的异同。

答：
（1）相同：从表面上看，计算机采用加权检索与布尔逻辑检索时所使用的匹配方法不同，在布尔逻辑检索中是采用逻辑原理进行匹配，在加权检索中则采用数字或加权符号进行匹配。

但实际上二者在很大程度上可以殊途同归，其结果往往极为相近。

加权检索和布尔逻辑检索没有质的区别，通过布尔逻辑能实现的检索，也可以通过加权法实现。

（2）不同：布尔检索的结果只有或是或非的二值逻辑，因为布尔代数运算的结果不是1就是0，所以检索时或命中或剔除，没有其他选择，这可以说是布尔检索的一个缺陷；而加权检索可以按照用户的提问要求，对个检索项分别赋予不同的权值，检索时将其结果按权值大小排序输出。

因此，有人把布尔检索方法称为定性检索方法，而把加权检索方法称为定量检索方法。

9试述档案计算机检索系统开发过程中，可行性分析应包括的主要内容。

答：
（1）对现有检索系统的分析，分析的内容一般包括：工作过程；档案信息的检索利用量；工作效率；薄弱环节等。

（2）对所要建的新系统分析。

如说明新系统对现有系统改进之处及技术上的可行性等。

（3）对各种方案分析。

列举可供选择的各个方案，评价它们的优缺点。

（4）技术可行性分析。

从技术上分析达到目标的可能性，有无重大技术障碍。

（5）经济可行性分析，即投资效益分析。

（6）社会条件方面的可行性。

如档案基础工作等。

（7）开发的风险性。

如系统运行会出现什么问题，是否具备解决问题的条件等。

10试述直接交互方式与间接交互方式的优缺点。

答：
（1）直接交互方式是利用者直接使用检索系统查找所需档案。

优点：
a）利用者选择所需档案的自由度比较大；
b）反馈性能好；
c）检索及时；
d）利用者信任度高。

缺点：但是，它对于利用者检索能力的要求比较高，如果利用者对于检索系统不十分熟悉，在检索过程中就难免走弯路，造成较多的漏检和误检。

（2）间接交互方式是利用者将检索要求告诉专职检索人员，由专职检索人员使用系统检索，然后再把结果转达给利用者。

优点：
a）对利用者的适应性强；
b）检索效果较好；一般说来，专职检索人员熟悉检索系统，所以查找速度快，检索效率高。

缺点：但是，它比直接交互方式增加了一个中间环节，在检索全过程中利用者与
检索系统的交互关系是分阶段进行的。

这种利用者与系统交互关系的间断性，使系统对于利用者信息反馈的灵敏度较差一些，对检索策略的调节不够及时灵活。

此外，它不要求检索系统向利用者开放，利用者更容易产生不信任心理。