办公用品管理办法

公司办公用品用具管理办法

1. 主题内容与适用范围

1.1本办法规定了办公用品的管理范围、发放原则以及配备标准。

1.2本办法适用于公司各部门、分厂及全体员工。

2. 术语

2.1办公用品是指公司各单位申购的文具用品、印刷品、复印机耗材、油印机耗材及计算机耗材、办公家具（设备）、接待用品等。

2.1.1文具用品：笔、墨、尺、胶水、文件袋、文件夹、文件盒、笔记本、橡皮、订书机、起钉器、打孔机、剪刀、涂改液等。

2.1.2印刷品：各种信笺、信封等。

2.1.3复印机、油印机耗材：碳粉、油墨、蜡纸、纸张等。

2.1.4计算机耗材：墨盒、硒鼓、光盘、色带、照片打印纸等。

2.1.5办公家具（设备）：桌、椅、凳、柜等；会议、培训（非电子类的白板等）用品用具。

2.1.6接待用品：接待用的茶叶、咖啡、鲜花等以及馈赠的礼品。

3. 职责

3.1办公文具、印刷品、复印机和油印机耗材按需制定月计划，由总裁办负责审核、汇总，计算机耗材由计算机中心负责审核、汇总，物资采购中心负责采购，物流配送中心负责办公用品的管理和发放。办公用品管理以节约为原则，严格控制费用的开支。

3.2各单位资料员于每月25日前报下月办公用品计划，计划须经部门领导签字认可并交总裁办备案，逾期不报，视为自动放弃领用下月的办公用品，除特殊需要可进入零星采购系统进行申购外，不予另行购买。每月10日—20日将本单位申购办公用品领用完毕，25日以后为物流配送中心清点盘库时间。

3.3对超出购买标准的办公用品，必须做出使用计划，严格履行审批手续，

经主管领导批准后，方可购置。

3.4 属计划外急用的办公用品，可按电子申购流程申请零星采购，各审核单位严格履行审批手续，产生的费用计入申购单位的办公费用指标。

3.4.1接待用的茶叶、咖啡、鲜花等以及馈赠的礼品，由需求单位填写申购单“附表2：接待用品申购表”，交总裁办负责采购，总裁办采购回来后直接通知申购单位领取，并建立领用交接登记。

3.4.2办公用章的刻制，由用章单位填写“附表3：刻章申请表”，申请单位领导批准后，由总裁办统一刻制。活字章等成品章可直接走办公用品电子申购流程申购。

3.4.3名片申请填写“附表4：名片印制申请表”，经申请单位领导批准后，由总裁办统一印制。

3.4.4各类牌匾的申购，由申请单位填写“附表5：牌匾申请表”，经申请单位领导批准后，由总裁办统一制作。

4. 办公用品配备原则与标准

4.1文具用品

4.1.1各单位文具用品费用指标，每年初由审计部根据各单位在册人员情况、文具发放范围及标准统一下达，无特殊情况，原则上不得变动，特殊情况需要增加时，由申请单位填写“附表1：申报或增加办公用品限额申请表”，经审计部批准，方可增加费用指标。

4.2印刷品

4.2.1公司通用的信笺、信封，由总裁办统一申购，交物资采购中心批量印刷。为保证库存量，物流配送中心每月25日前向总裁办档案室反馈库存数量。

4.2.2各单位需要印刷的表格、资料等，若印刷量超过5000张/版面，要提出计划由对口部门审批，物资采购中心安排印刷；5000张/版面以下的，由总裁办档案室负责印刷。

4.2.3为不影响工作，各单位于每月25日前把需油印的资料（超过2000张/版面）经所在单位领导批准，报总裁办档案室，做好油印机耗材的准

备工作。总裁办档案室应充分利用纸张、蜡纸，双面印刷，合并制版。4.2.4全公司通用的培训资料由组织部门统一到总裁办档案室印刷；各单位内部组织的培训资料应派人统一到总裁办档案室印刷，不允许班组及个人单独复印及油印。

4.2.5档案室原则上对设备说明书不予复印，由设备动力部复印并做好登记备案；

4.2.6外来应聘人员需复印证件应由人力资源部统一收集到总裁办档案室复印，否则档案室有权拒绝个人的复印。

4.2.7全公司通用的表格，由对口部门统一安排印刷并入库，各单位凭领料单领用。

4.3复印机、油印机耗材

4.3.1各单位复印机需用碳粉，由所使用单位按文具用品程序申购。

5. 管理方法及要求

5.1入库的办公用品，仓管员要清点数量，验收质量、规格，对不符合要求的物品要拒绝验收，验收后的物品，要摆放整齐、上帐，做到帐物一致。

5.2各单位应建立各种物品领用发放台帐、原始记录等。

5.3员工在公司内部调动，其个人所领办公用具的清单，新、老单位必须办理移交手续；员工离开公司，必须交回办公用具（如计算器、测量工具等），否则，不予办理离厂手续。

5.4部分办公文具（计算器、测量工具、订书机、剪刀、裁纸刀、打孔机等）尽量公用，申领时须以旧换新，不能使用的办公文具由物流配送中心统一报废。各单位应严格控制员工的领用量（一般不得超过在册人数的50%）。办公设备、家具申购时，严格按照配置标准，提交详细的需求理由。对不提出或如实提出申请理由的，审批人有权驳回。

5.5各单位办公用品的申领、重要办公用品的维护管理必须指定专人负责。在限额制的基础上，实行“超罚节奖”。提取节约指标的30%作为奖励，每年一次性奖励给负责人员；超标或管理不善，对负责人员进行处罚。

6. 检查与考核

6.1本标准由总裁办和计算机中心负责监督和检查。

6.2负责监督单位不定期组织对各单位办公用品（家具设备）申领、使用情况进行抽查，对申领手续不完备、不执行以旧换新制度、虚报闲置浪费等行为予以通报处理。

6.3本标准的具体考核办法按公司《检查与考核管理标准》进行。

7. 附录

附表1：申报或增加办公用品限额申请表

附表2：接待用品申购表

附表3：刻章申请表

附表4：名片印制申请表

附表5：牌匾申请表