浅谈会计电算化

浅谈会计电算化摘要：随着会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛，会计电算化已经是现代企业发展的一个不可阻挡的趋势，该文从会计电算化系统自身存在的问题、企业内部使用会计电算化系统现状和人才等等方面深入地分析了目前我国会计电算化存在的问题，并针对这些问题提出了相应的解决措施。

一、会计电算化对会计工作的影响(一)企业实施会计电算化的基本条件1、企业的客观需要会计电算化可以满足企业内部和外界各方面对会计信息的需求，企业的实际情况不同，对会计信息的需求也就不一样。

这种不同的需要，往往决定了一个企业会计电算化的实施目标和内容。

从理论上讲计算机处理会计信态无论是在及时性方面。

还是准确性方面都大大优于手工处理，在市场经济条件下，对会计信息处理的量与质的要求越来越高，所以大多数企业都具有实施会计电算化的客观需要。

但也有部分小企业，其业务量不大、手工会计系统运行良好，则没有实施会计电算化的必要性。

2、电算化会计信息系统交易授权、执行与手工会计系统存在差异授权、批准控制是—种常见的、基础的内部控制，在手工会计系统中，对于一项经济业务的每个环节部要经过某些具有相应权限人员的签章。

但在电算化会计信息系统中，业务人员可利用特殊的授权文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，由此引起失控造成损失的案例数不胜数。

3、良好的会计基础工作会计电算化是建立在会计基础工作之上的。

它对会计核算程序的规范性、基础数据的准确及时性都有严格要求。

输入到计算机中原始数据和记账凭证错误．必然导致会计信息输出的失真，即所谓会计电算化中的“垃圾进、垃圾出”。

没有良好的会计基础工作，会计电算化工作的实施将危害极大。

4、会计电算化后的基础工作会计电算化后，会计岗位应做相应的调整，根据财政部财会〔1996〕17号文件可分为会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位；而电算化会计岗位设置应包括电算化主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审核等，岗位的设定可结合本单位所使用的会计软件系统内业务流程和模块的功能，进行相应的设置，岗位确定后要明确各岗的职责范围，建立电算化会计岗位责任制，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。

设置岗位时应根据职责分离的原则分配岗位，如凭证输入与复核不能由同一个执行，出纳人员不允许进行系统的操作等等。

输出是计算机系统数据处理的最终结果，如账簿、报表。

为确保及时、安全地送到有权使用者手中，可建立输出文件分送清单，设专人负责传送，设置工作日志等。

于会计电算化后会计信息是以各种数据文件的形式记录在磁性介质中，这些是肉眼看不见的，很容易被篡改或删除因此对数据文件要进行日备份，月备份，并按财政部规定的档案管理办法由专人负责归档，同时定期进行复制，防止磁性介质损失，保证按要求生成各种档案，保证各种档案的安全与保密。

（二）会计电算化对会计基础工作的影响1、会计核算形式发生了变化手工方式下，会计核算形式是讲记账凭证的内容按会计科目登记到日记账，明细账以及总账中会计核算形式分为记账凭证核算形式、多栏式日记账核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式以及日记总账核算形式等五种。

但这些核算形式，只能在一定程度上减少或简化工作量。

电算化后计算机处理采用凭证文件核算形式，需要时可根据设定的条件分别以总账、日记账或明细账的形式随时输出，可以减少大量的工作量。

2、数据储存形式的变化手工会计中数据存储在账簿中，一张新凭证产生后，将其数据按会计科目、金额及方向登记到相应的日记账或分类账中，提供的数据有局限性。

电算化后的会计账簿是根据记账凭证按会计科目进行归类、统计的中间结果，只要选定一个会计科目，软件系统就可将涉及到该科目的所有业务全部筛选出来形成账簿，不管这个科目是现金还是存款类，是总账科目还是明细账科目。

数据存储形式更加灵活。

3、数据处理形式和方法发生了变化在手工核算的前提下，日记账、总账要使用订本账，明细账要使用活页账，通过设置不同的账簿来相互牵制、相互核对。

凭证、账簿记录不能空行、隔页、错误之处要划线更正法和红字冲销法更正。

电算化下的账页书打印输出的，可装订成活页式。

只要输入的凭证正确，软件系统可以迅速完成手工条件下的各种账务处理功能。

同时电算化系统更有利于建立各种辅助账，以便更详细地反映和控制经济活动。

对于账簿记录错误的处理，不再采用手工方式下的改错法，但为了保证监督审核，一般规定，凡是已经审核通过的数据不得更改。

如果出现错误，采用“冲销凭证”的方法加以更正，以便留下修改的痕迹。

4、人员岗位的变化就总体而言，会计电算化后，会计信息系统的工作由系统维护员、系统操作员、系统管理员、专职会计人员和档案管理员共同完成。

5、内控制度形式的变化原手工操作下一些内控制度措施在电算化后已没有存在的必要。

如编制科目汇总表、凭证汇总表、试算平衡的检查、总账和明细账的核对等；原手工操作下一些内控制度措施在电算化后转移到计算机内通过会计软件来实现。

如凭证贷平衡校验，余额发生额平衡检查。

因此，计算机系统的内控制度也由手工条件下的单一人工控制转为人工控制和程序控制。

由于电算化系统中内控制度具有人工控制与程序控制相结合的特点，电算化系统许多应用程序中包含了内控制度功能。

这些控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，加上人们的依赖性以及程序运行的重要性，就会使失效控制长期不被发现。

因此，内控形式的变化需要制订与之相配套的新措施。

6、安全问题电算化情况下，数据保密性、安全性差，电子数据较易被打量删除、破坏和非法篡改并且不会留下任何痕迹和审计线索，这使电子数据的安全保护、备份和恢复、禁止非法操作变得极为重要。

在一定条件下，企业会计数据是绝对秘密的。

作为财务软件的加密，目前主要是对软件系统而言，财务软件公司只考虑自身的经济利益，防止盗版，但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。

会计数据基本上是以一种开放式的关系数据而进行非法篡改。

二、解决问题的对策随着会计电算化的普及，很多单位已经使用电脑记账，甚至生成会计报表，财务管理数据，对会计电子信息的依赖性越来越强。

由于会计电算化与手工记账存在的差异和计算机系统本身存在的内部控制风险，会计基础工作需要增加一下内容：（一）企业实施会计电算化中的主要问题1、会计电算化信息系统的内部控制制度不够健全在传统的手工会计中，总账、明细帐分人管理，互相监督，相互制约，而在会计电算化系统中，会计人员在处理业务时，首先输出记账凭证提供数据，及时篡改了计算机储存的凭证数据，单从总账、明细账和日记账中也难以发现问题。

只有将输出的记账凭证与原始凭证和计算机储存的记账凭证逐一核对，才能发现问题。

不少的单位的会计人员经计算机培训后又兼行计算机系统的管理和维护工作，取得了直接修改会计数据的机会，使财务数据的安全性受到威胁。

2、软件的安全程度决定了会计信息的风险程度必须加强会计软件的管理，以确保会计软件能安全、有效、正常地支持电算化会计信息系统的运行。

在现在的市场上各种会计软件五花八门，应慎重选择那些通过财政部门进行了较全面的功能测试合格的软件。

开发这类软件产品的公司具有强大的技术支持、人员培训、软件维护、版本更新升级等各种优质服务，以确保软件的良好运行。

选购优质软件后应及时建立健全会计软件维护的申请、审批、维护、监督、验收制度。

软件的维护应及时向单位领导提出申请，待单位领导批准后方可在有关部门、人员的监督、陪同下进行软件的维护、修改。

并认真做好软件的维护记录。

维护完毕须经会计部门测试无误方可验收，并提交验收报告。

维护申请、维护记录、验收报告须存档保管，避免会计软件被非法修改、删除。

建立密码授权操作制度。

会计电算化系统的操作人员应认真按密码授权进行操作，对密码进行保密。

密码必须按照规定定期更换，严禁私自更改密码；操作人员操作完毕必须执行相应命令，完全退出系统，并做好上机记录。

计算机防毒是我国电算化会计系统所急需解决的一个重要问题。

为防止计算机病毒对系统造成的破坏和干扰应加强技术和管理控制措施，防止计算机病毒侵入电算化会计信息系统。

当前有效的反病毒措施包括技术措施，如安装防病毒卡或防病毒软件，以及一定的管理措施，防止非法软件、未经检测磁盘侵入系统，造成系统损害。

3、一个企业财务管理水平的高低，最终取决于会计人员自身的素质几个会计科目加上借贷方符号和金额就能准确描述企业的一项复杂的经济活动，这并不是一项简单的工作，需要会计人员不仅有丰富的会计专业知识还要有实践经验，真正理解会计工作的实质。

会计软件是由人设计的，它最终体现的是设计人的财务理水平。

如果财务人员基本功不扎实，对于财务软件的开发和利用就有局限性，不仅削弱会计软件的功能．而且影响企业的财务管理水平，甚至可能酿成重大财务漏洞。

（二）会计电算化设备及软件的管理财务软件和计算机是会计电算化信息系统的重要组成部分。

在实际配置中，要注重产品自身的质量和档次，也要考虑自身的情况和需要。

选择时一方面要符合经济效益原则，另一方面要保证会计数据安全可靠，能及时提供日常维护，版本升级和软件再开发。

（三）建立规范有序的业务流程和管理模式电算化系统的运行阶段电算化安全控制虽然难度大，但只要制定详细的工作规程，建立规范有序的业务流程和管理模式，实行日常工作制度化管理就能确保信息系统的安全可靠运行。

1、制度保障根据财政部颁布的《会计电算化工作规范》，建立健全本单位的会计电算化系统操作管理制度，会计电算化硬、软件管理制度，会计电算化岗位责任制，会计电算化档案管理制度，实现网络化的位还应建立网络管理制度。

制度的制定者还要根据本单位电算化现对系统和数据的安全保障，制度制订后还需要重视并倡导制度在工作中的贯彻落实。

2、技术保障具体包括：a电算化操作人员要善于运用软件的对经济业务的控制功能。

成熟的财务软件对输入的数据具有校验功能，如总额控制校验、数据平衡验、重复输入校验，以保证数据输入的准确性。

只要对该功能启用就能发挥作用，要经过必要的授权，符合内部控制的要求。

b建立多级备份与恢复机制。

系统备份与恢复机制的目的就是防止系统瘫痪，提高安全性，保证在意外情况下有快速自救能力。

要善于运用先进的安全保障设备和措施，建立多级备份和恢复机制，会计电算化开展单位应结合单位实际，分层次的采用以下几种备份形式．第一、行服务器双热机备份，发生故障时，保证在一般故障出现时，服务器系统的不停顿工作，瞬间恢复。

其级别最高，保障系数最高，但投入多，对人员要求高。

第二、采取磁盘镜像备份技术，是指通过磁盘镜像技术，实现数据库服务器磁盘的完全备份，即两个物理磁盘的数据完全一致，保证在一个磁盘发生故障时，数据可另一个磁盘上读出，不会停止系统运行。

第三、财务及管理软件自动备份，它是利用财务软件或管理软件本身的备份功能，实现重要数据的定期或定时备份。