紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统使用手册紫光档案管理系统使用手册
章节1:系统概述
1.1 系统简介
1.2 功能特点
1.3 系统环境要求
章节2:安装与配置
2.1 硬件要求
2.2 软件要求
2.3 系统安装步骤
2.4 数据库配置
2.5 系统初始化配置
章节3:登录与权限管理
3.1 用户登录
3.2 用户权限管理
3.3 用户角色控制
章节4:档案管理
4.1 档案类型管理
4.2 档案目录管理
4.3 档案借阅管理
4.4 档案归还管理
4.5 档案查询与检索
章节5:文件管理
5.1 文件
5.2 文件
5.3 文件版本控制
5.4 文件权限管理
章节6:数据备份与恢复6.1 数据备份
6.2 数据恢复
章节7:系统维护与更新7.1 系统日志管理
7.2 定时任务管理
7.3 系统更新与升级
章节8:故障排除与技术支持
8.1 常见问题及解决方法
8.2 技术支持联系方式
附件:
1.系统安装包
2.用户手册
3.数据备份文件
法律名词及注释:
1.档案管理:指对机构、企事业单位、个人的档案进行收集、
整理、保管、利用和处理等工作的管理活动。
2.档案类型:指按照档案的内容、形式、用途等特征划分的不
同类别。
3.档案目录:指对档案进行分类、编制和索引的清单或目录。
4.档案借阅:指用户向档案管理系统发出请求,对特定档案进
行借阅的行为。
5.档案归还:指用户将借阅的档案归还给档案管理系统的行为。
6.档案查询:指用户通过指定条件进行检索,获取符合条件的档案信息。
7.文件:指用户将本地文件至档案管理系统的操作。
8.文件:指用户从档案管理系统特定文件的操作。
9.系统日志:指记录系统操作、事件和错误信息的日志文件。
紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统标准版使用手册
(普通用户)
修订历史记录
(A-添加,M-修改,D-删除)
目录
1. 文档介绍 0
.文档目的 0
.文档范围 0
.读者对象 0
.术语与缩写解释 0
2. 系统角色 (1)
3. 系统功能概述 (3)
.系统功能划分 (3)
.模块汇总表 (5)
4. 业务定制流程 (11)
5. 信息服务 (14)
.信息服务主界面 (14)
.普通检索 (15)
.全文检索 (24)
6. 个人信息 (27)
.个人预约 (27)
.个人借阅 (30)
.个人赋权申请 (31)
.推送查阅 (32)
7. 个人待办事项 (35)
.功能说明 (35)
.界面说明 (36)
.约束说明 (37)
.操作说明 (39)
1.文档介绍
1.1.文档目的
指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围
本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档,未包含其相关软件。
1.3.读者对象
本文档主要提供给各单位普通用户,以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.术语与缩写解释
2.系统角色
3.系统功能概述
3.1.系统功能划分
紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分:
根据上面的总体功能分类,系统的功能模块如下图所示:
上图中通过颜色区分了模块的使用角色,其中:
颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块;
颜色的模块为主要档案业务管理部份,提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块;
颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块;
颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块;
3.2.模块汇总表
紫光档案管理系统各模块功能介绍
紫光电子档案管理系统功能介绍
1软件功能清单
根据甲方对档案管理的需求,乙方提供的紫软电子档案管理系统2009主要实现如下功能:
◆系统设置◆权限设置
◆文件管理◆收集整编
◆档案管理◆档案检索
◆借阅管理◆报表管理
◆销毁模块◆统计管理
◆综合管理◆开发利用
◆光盘制作◆数据转换
◆WEB检索系统◆文件扫描处理模块
2功能介绍
2.1系统设置
紫软电子档案管理系统2009能够建立符合用户要求的档案管理结构:自定义档案类型。用户可根据本单位档案管理的要求,建立所需的档案类型,并可以随着工作的发展任
意添加新的档案类型。
2.2权限设置
紫软电子档案管理系统2009可使档案管理人员通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对档案的权限等进行一系列灵活的设置,并可细化到某一案卷和文件的权限(如:该文件是否可浏览、下载和借阅等),也可以为某一用户临时赋权。同时可以按照角色的方式对用户权限进行管理,方便赋权。
2.3文件管理
各部门兼职档案员可以通过该模块整理档案、扫描文件,将归档文件进行移交到收集整编模块,进行预归档管理。
2.4收集整编
紫软电子档案管理系统2009收集整编系统支持对各类文件信息的归档整理、这些信息包括公文、从OA、PDM等业务系统采集的预归档信息等;系统支持多点立卷,即可以由各个业务职能处室通过本系统独立进行立卷归档;系统支持改革后的文书处理立卷整理规则。
用户提交到档案的文件可以通过本单位的OA(办公自动化)或手工的方式送到未归档库中,成为待整理的文件,待整理文件的录入信息已在OA或DPM系统过程中形成或由提交人员录入,不同的用户只能看到自己提交的文件。
LAMS 安装使用手册
紫光档案管理系统LAMS V3.15
紫光软件电子档案事业部
目录
一、系统简介 (5)
1.1研发背景 (5)
1.2目标应用 (6)
二、体系结构 (7)
2.1系统体系结构 (7)
2.2存储体系结构 (8)
2.3技术路线 (8)
文件清单: (9)
安装步骤: (9)
应用部署: (9)
数据库配置: (9)
数据库连接: (10)
启动程序: (11)
程序访问地址 (12)
四、系统功能介绍 (12)
4.1文件管理 (14)
4.2.收集整编 (15)
4.3.数据收集 (17)
4.4数据整理 (18)
4.5移交接收 (18)
4.6.数据归档 (19)
五、全宗设置 (19)
六、分类表设置 (21)
6.1增加节点 (21)
6.2增加子节点 (21)
6.3删除节点 (21)
6.4修改节点 (21)
6.5连接符维护 (22)
七、档案库设置 (22)
7.1档案类型管理 (22)
7.2添加档案类型 (22)
7.3删除档案类型 (24)
7.4修改档案类型 (24)
7.5字段维护 (24)
7.6添加字段 (24)
7.7修改字段 (25)
7.8插入字段 (25)
7.9删除字段 (25)
7.10创建库 (25)
(1)界面定义 (25)
(2)设计窗口 (25)
(3)界面定义 (25)
(4)设计窗口 (26)
(5)工具窗口 (26)
(6)属性窗口 (26)
(7)界面组件 (27)
(9)标签属性 (29)
(10)添加编辑框 (30)
八、文件库设置 (31)
8.1字段维护 (31)
8.2创建库 (31)
8.3录入界面定义 (31)
档案管理系统用户操作手册doc
档案管理系统用户操作手册doc
一、概述
本操作手册旨在为档案管理系统的用户提供使用说明和指导,以确保用户能够正确地使用系统进行档案管理工作。本手册将涵盖系统的基本功能、使用方法、常见问题及解决方案,以及安全和隐私方面的注意事项。
二、系统简介
档案管理系统是一款专门设计的软件,用于帮助用户高效地管理、存储、检索和共享档案信息。系统支持多种档案类型,包括文档、图片、视频等,并提供了强大的搜索功能,方便用户快速查找所需档案。系统还具备安全和隐私保护功能,确保用户数据的安全性。
三、安装与登录
1、下载与安装:请从官方网站或授权渠道下载本系统的安装包,按照提示进行安装。请确保您的计算机满足系统要求。
2、登录:打开系统后,输入您在注册时所使用的用户名和密码,点击“登录”按钮即可。如果您忘记了密码,可以通过找回密码的方式
找回。
四、功能介绍
1、添加档案:点击左侧的“添加档案”按钮,选择档案类型,填写档案标题、描述等信息,上传所需文件,点击“保存”按钮即可。
2、搜索档案:在搜索框中输入关键词或短语,点击“搜索”按钮,系统将显示匹配的档案列表。您还可以通过筛选条件对结果进行进一步筛选。
3、编辑档案:在档案列表中选中所需编辑的档案,点击“编辑”按钮,对档案信息进行修改。修改完成后,点击“保存”按钮即可。
4、删除档案:在档案列表中选中所需删除的档案,点击“删除”按钮,系统将提示您是否确认删除操作。确认后,档案将被永久删除。
5、导出档案:点击左侧的“导出”按钮,选择导出的文件类型和格式,系统将生成包含所选档案的导出文件。您可以将导出文件保存到本地或共享给其他用户。
吕梁采购紫光档案管理系统
吕梁采购紫光档案管理系统
概述
吕梁采购紫光档案管理系统是为了满足吕梁地区采购部门对档案管理的需求而
开发的一套信息化管理系统。该系统利用紫光档案管理系统的功能框架,结合吕梁地区采购部门的具体需求,进行了定制开发。本文档将对吕梁采购紫光档案管理系统进行详细介绍,包括系统的功能特点、系统的架构设计、模块功能和使用方法等。
功能特点
吕梁采购紫光档案管理系统具有以下功能特点: - 多级权限管理:系统支持对
用户的角色进行细分,并为不同角色分配不同的操作权限,保证信息的安全性和机密性。 - 档案管理:系统支持档案的管理和操作,包括档案的录入、检索、修改、
删除、打印等功能,方便用户对档案进行统一管理。 - 流程管理:系统支持对档案
流转过程的管理,包括档案申请、审核、审批、借阅和归还等环节的流程控制,提高工作效率。 - 查询统计:系统支持对档案进行全文检索和条件查询,并提供多种
统计报表,帮助用户快速获取所需信息。 - 电子签章:系统支持对档案进行电子签章,保证档案的真实性和完整性。 - 系统管理:系统支持用户角色、权限、组织架
构等基础数据的管理,方便用户对系统进行自定义配置。
系统架构设计
吕梁采购紫光档案管理系统采用B/S架构,前端使用HTML、CSS和JavaScript技术,后端采用Java语言开发,数据库使用MySQL。
系统的架构设计如下: - 前端界面:通过HTML、CSS和JavaScript实现用户
界面的展示和交互。- 后端逻辑:采用Java技术实现系统的业务逻辑和数据处理,包括用户认证、权限控制、数据操作等。 - 数据库:使用MySQL数据库存储系统
紫光综合档案系统功能列表
清华紫光电子档案管理系统软件TH-AMS2010功能描述
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清华紫光操做手册
紫光电子档案管理系统
使用手册
紫光软件集团有限公司电子档案事业部
目录
1.请先阅读本章 (1)
1.1描述符号说明 (2)
1.2特别内容说明 (2)
1.3手册中名词解释 (3)
1.4总体功能介绍 (5)
1.5业务流程介绍 (6)
1.5.1 收集整编流程 (6)
1.5.2 档案利用流程 (8)
1.5.3 鉴定销毁流程 (9)
1.6基本操做指南 (10)
1.6.1 如何进行客户端设置 (10)
1.6.2 如何登录、退出、注销系统 (12)
1.6.3 如何修改个人密码 (12)
1.6.4 如何设置默认输入法 (13)
1.6.5 如何设置默认电子文件存放路径 (13)
1.6.6 如何设置显示字体 (14)
1.6.7 主界面功能介绍 (15)
2.系统初始化 (15)
2.1如何新建全宗 (16)
2.2如何新建档案类型 (17)
2.2.1 如何创建档案类型 (18)
2.2.2 如何定义库结构 (19)
2.3如何定义录入卡片 (21)
2.3.1 如何调整界面大小 (23)
2.3.2 如何选择移动控件 (23)
2.3.3 如何调整控件布局 (24)
2.3.4 如何删除界面控件 (25)
2.3.5 如何增加标签 (25)
2.3.6 如何增加编辑框 (26)
2.3.7 如何增加组合框 (26)
2.3.8 如何增加备注 (28)
2.4如何建立分类表 (28)
2.4.1 如何增加节点和子节点 (28)
2.4.2 如何删除节点 (29)
2.4.3 如何修改节点 (29)
2.4.4 如何定义连接符 (29)
2.5建立用户体系 (29)
清华紫光综合档案管理软件使用
清华紫光综合档案管理软件使用说明及计算机录入要求
2003年11月
目录
一、软件安装 (1)
1、安装数据库 (1)
2、安装清华紫光综合档案管理软件 (1)
3、进入该软件系统 (1)
二、软件初始化设置 (1)
1、全宗定义 (1)
(1)增加全宗 (1)
(2)删除全宗 (2)
2、口令修改 (2)
3、分类库维护 (2)
(1)显示 (2)
(2)修改 (2)
(3)增加 (2)
(4)删除 (3)
(5)分类号说明 (3)
(6)导出 (3)
(7)导入 (3)
4、字段代码维护 (3)
(1)增加已有字段的内容 (3)
(2)修改已有字段的内容 (4)
(3)新增字段 (4)
(4)增加与插入的区别 (4)
5、主题词维护 (4)
(1)增加 (4)
(2)修改 (5)
(3)删除 (5)
6、排序设置 (5)
7、立卷选项 (6)
(1)增加对应关系 (6)
(2)档号规则设置 (6)
8、档案库管理 (6)
(1)新建档案库 (7)
(2)显示库 (7)
(3)删除库 (7)
(4)选择录入字段 (7)
(5)新建档案类型 (8)
9、文件管理 (8)
(1)新建文件库 (8)
(2)查看文件库 (9)
(3)删除库 (9)
(4)新建其他文件库 (9)
(5)选择录入字段 (9)
三、文件管理 (9)
1、登记 (9)
(2)分类号的录入 (10)
(3)附件的使用 (10)
(4)传借阅情况 (11)
2、录入字段选择 (11)
3、文件检索 (11)
4、自定义其它文件库 (11)
5、其它文件登记 (11)
6、文件打印 (11)
(1)使用单个条件打印 (12)
紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统标准版使用手册
(普通用户)
修订历史记录
(A-添加,M-修改,D-删除)
目录
1. 文档介绍 (1)
1.1.文档目的 (1)
1.2.文档范围 (1)
1.3.读者对象 (1)
1.4.术语与缩写解释 (1)
2. 系统角色 (1)
3. 系统功能概述 (3)
3.1.系统功能划分 (3)
3.2.模块汇总表 (4)
4. 业务定制流程 (6)
5. 信息服务 (8)
5.1.信息服务主界面 (8)
5.2.普通检索 (8)
5.3.全文检索 (16)
6. 个人信息 (18)
6.1.个人预约 (18)
6.2.个人借阅 (21)
6.3.个人赋权申请 (22)
6.4.推送查阅 (23)
7. 个人待办事项 (25)
7.1.功能说明 (25)
7.2.界面说明 (25)
7.3.约束说明 (26)
7.4.操作说明 (27)
1.文档介绍
1.1.文档目的
指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围
本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档,未包含其相关软件。
1.3.读者对象
本文档主要提供给各单位普通用户,以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.术语与缩写解释
2.系统角色
3.系统功能概述
3.1.系统功能划分
紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分:
根据上面的总体功能分类,系统的功能模块如下图所示:
上图中通过颜色区分了模块的使用角色,其中:
颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块;
颜色的模块为主要档案业务管理部份,提供全宗档案管理员和兼职档案管理
员使用的功能模块;
颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块; 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块;
紫光档案管理系统使用手册.
紫光档案管理系统标准版使用手册
(普通用户)
修订历史记录
(A-添加,M-修改,D-删除)
目录
1. 文档介绍 (1)
1.1.文档目的 (1)
1.2.文档范围 (1)
1.3.读者对象 (1)
1.4.术语与缩写解释 (1)
2. 系统角色 (1)
3. 系统功能概述 (3)
3.1.系统功能划分 (3)
3.2.模块汇总表 (4)
4. 业务定制流程 (6)
5. 信息服务 (8)
5.1.信息服务主界面 (8)
5.2.普通检索 (8)
5.3.全文检索 (16)
6. 个人信息 (18)
6.1.个人预约 (18)
6.2.个人借阅 (21)
6.3.个人赋权申请 (22)
6.4.推送查阅 (23)
7. 个人待办事项 (25)
7.1.功能说明 (25)
7.2.界面说明 (25)
7.3.约束说明 (26)
7.4.操作说明 (27)
1.文档介绍
1.1.文档目的
指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围
本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档,未包含其相关软件。
1.3.读者对象
本文档主要提供给各单位普通用户,以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.术语与缩写解释
2.系统角色
3.系统功能概述
3.1.系统功能划分
紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分:
根据上面的总体功能分类,系统的功能模块如下图所示:
上图中通过颜色区分了模块的使用角色,其中:
颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块;
颜色的模块为主要档案业务管理部份,提供全宗档案管理员和兼职档案管理
员使用的功能模块;
颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块; 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块;
紫光档案管理系统TH-AMS V6.0
紫光档案管理系统TH-AMS V6.0
产品简介
北京紫光慧图信息技术有限公司
紫光软件电子档案事业部
目录
1.系统概述 (2)
2.体系结构 (2)
3.系统功能介绍 (2)
4.相关技术的集成 (5)
5.系统特点 (5)
1.系统概述
紫光档案管理系统THAMS V6.0主要面对各行业的中高端用户,用以解决复杂的档案管理问题。
紫光档案管理系统THAMS V6.0可以实现多全宗管理。针对集团化企业的档案管理和行业化的档案管理实际需要,可对集团内部或行业内部的多级单位进行统一的档案管理。
满足各单位档案现代化管理的业务需要,包括档案的业务管理和上下级的工作管理。
2.体系结构
紫光档案管理系统THAMS V6.0可以分为以下四个部分:信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。
Ø信息采集部分:主要完成各种渠道的数据采集工作。
Ø档案管理部分:主要完成日常的档案管理工作。
Ø开发利用部分:主要完成档案的研究开发工作,并提供各种方式的档案利用。
Ø系统维护部分:主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。
紫光档案管理系统THAMS V6.0采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。
以XML作为数据接口标准,以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。
同时采用成熟的主流技术,这些技术包括:OCR技术、全文检索技术、XML技术、档案管理平台技术、加密技术、双层PDF技术、流媒体技术等。
3.系统功能介绍
软件总体功能设计如下图所示:
2
3
系统功能如上图所示,主要分为三大部分:档案业务部分、信息服务网站和系统维护部分。
紫光使用手册
用户手册
V1.0
紫光股份有限公司
目 录
产品安装指南 (1)
硬件连接 (1)
软件安装 (2)
软件使用说明 (5)
从扫描源获取图片 (6)
从拍摄仪获取图片 (6)
软件高级属性页 (8)
开启拍摄时文字识别功能 (9)
图像压缩率调整 (9)
图像实时预览 (9)
全屏模式 (9)
文件命名规则设置 (10)
连续拍摄 (11)
当次文件拍摄列表 (11)
导入导出 (11)
对已有图片进行OCR识别 (11)
将已有图片导出到PDF (13)
网络接口访问: (14)
多视图浏览 (14)
产品安装指南
硬件连接
本产品由通用串行总线端口﹝USB﹞与计算机连接,由通用串行总线端口﹝USB﹞与计算机连接。
在随机配件中会有USB数据线,将计算机打开,USB数据线的一端连接到拍摄仪产品上的USB接口上,另一端连接到计算机的USB接口,连接完成后,系统会自动找到新的硬件设备。注意:请确保计算机的USB接口能正常使用,并且是USB2.0接口,否则可能会导致设备不能正常使用。
如果找不到计算机的USB端口,请参阅您计算机的使用手册
注意:图片中拍摄仪产品是示意图,具体产品以实物产品为准
软件安装
您的拍摄仪产品随机附赠光学文字识别软件(TH‐OCR 紫光专业版)、及拍摄仪软件(UNIS CapturePro)等。所有软件安装至您的计算机大约需要300 MB的硬盘空间。为了确保足够的安装空间,及您能够扫描和保存较多的图形文件,推荐最低硬盘空间为1 GB。
在附件中会有一张光盘,自动运行光盘后,会弹出安装界面,选择拍摄仪软件进行安装,出现如下界面:
紫光档案管理系统技术白皮书
紫光档案管理系统THAMS V6.0 技术白皮书
紫光软件电子档案事业部
目录
1.系统简介 (1)
1.1.研发背景 (1)
1.2.目标应用 (2)
2.体系结构 (3)
2.1.系统体系结构 (3)
2.2.存储体系结构 (4)
2.3.技术路线 (4)
3.系统功能介绍 (5)
3.1.文件管理 (7)
3.2.收集整编 (8)
3.2.1.数据收集 (9)
3.2.2.数据整理 (9)
3.2.3.移交接收 (10)
3.2.4.数据归档 (10)
3.3.档案管理 (11)
3.3.1.数据管理 (11)
3.3.2.综合管理 (12)
3.3.3.档案统计 (12)
3.3.4.鉴定销毁 (13)
3.4.开发利用 (14)
3.4.1.档案检索 (14)
3.4.2.借阅管理 (15)
3.4.3.统计年报 (17)
3.4.4.档案编研 (18)
3.4.5.光盘制作 (18)
3.4.6.工作量统计 (19)
3.4.7.推送管理 (19)
3.4.8.防扩散管理 (20)
3.5.系统维护 (20)
3.5.1.权限管理 (21)
3.5.2.数据维护 (22)
3.5.3.数据转换 (23)
3.5.4.档案设置 (23)
3.5.5.数据字典维护 (24)
3.5.6.个人设置 (24)
3.5.7.登录时间设置 (25)
3.5.8.参数设置 (26)
3.5.9.自动更新设置 (26)
3.6.W EB查询 (27)
3.6.1.档案查询 (27)
3.6.2.编研成果 (29)
4.相关技术的集成 (30)
4.1.全文检索的集成 (30)
清华紫光档案软件单机版使用手册
文档来源为:从网络收集整理.word版本可编辑.欢迎下载支持.
清华紫光电子档案管理系统TH-AMS系列产品之
清华紫光综合档案管理系统
单机版
系统使用手册
清华紫光电子档案事业部
前言
感谢您选择《清华紫光综合档案管理系统TH-AMS单机版》!
清华紫光综合档案管理系统TH-AMS是清华紫光电子档案事业部自主研发的电子档案管理系统。TH-AMS系列产品在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势,以档案管理理论为指导,根据对全国市场、众多行业需求、各种档案业务的理解,建立起面向政府机关及企事业单位的通用档案业务模型。
信誉保证
如果您在使用《清华紫光综合档案管理系统TH-AMS单机版》过程中发现了什么问题,或者对该产品的某些功能有更好的改进意见,敬请拨打《清华紫光综合档案管理系统TH-AMS 标准版》产品技术支持热线电话或发送E-mail给我们(参照用户回执卡上的联系方式)。
请您按照用户回执卡的要求将其填写完毕,并邮寄回清华紫光电子档案事业部,以便日后获得更多的技术支持和版本升级服务。
版权声明
未经清华紫光电子档案事业部许可,任何人或组织均不得以任何手段与形式对本手册内容进行复制或者传播。
本文档中所涉及的其它商标或产品名称均为各自所有者的商标产品名称。
目录
1概述 .................................................................................. 错误!未定义书签。
1.1系统简介与特点 ................................................................. 错误!未定义书签。
新版紫光软件简化使用说明
新版紫光软件简化使用说明
作者高勉
目录
第一部分系统安装
1、加密狗的安装 (1)
2、软件的安装
第二部分软件使用
1、软件登陆
2、软件定制
2.1定义全宗
2.2设置分类号和分类名称
2.3 个人设置
3、数据录入
3.1 收发文录入
3.2档案录入
3.3 目录数据修改和删除
3.4 电子文件挂接
4、数据检索
4.1设定数据范围
4.2 检索方式
4.3 跨库检索
5、报表打印
5.1选择要打印的数据范围
5.2 打印操作
5.3 报表设计
6、数据备份和恢复
6.1数据库备份
6.2 数据库恢复
6.3 鉴定和销毁
7、辅助管理功能
7.1目录树管理、数据节点的建立7.2数据排序
7.3档号设置
8、档案利用管理
8.1借阅管理
8.2光盘制作
9、进馆光盘内容要求
■第一部分系统安装
1、加密狗的安装:
windows2000、windows xp和windows2003 系统下加密狗可以直接被识别,不需要安装驱动程序。如果客户端计算机使用的是windows 98操作系统,则需要安装驱动程序。具体安装步骤为:将加密狗插到计算机usb接口上,双击光盘中’98’文件夹,运行里面的可执行程序,完成后即可识别加密狗。(注意加密狗的保管)
2、软件的安装
1) WIN2000和WINXP系统下,出现提示,依照提示进行即可。(注意更改软件目标路径)步骤如图操作:
图:1-1双击光盘里的安装程序进行安装
图:1-2提示准备安装
图:1-3按照提示点击“下一步”
图:1-4选取接受条款后进行下一步安装
图:1-5更改软件安装路径
图:1-6建议软件不要安装到“C盘”,之后点击“确定”或者:
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紫光档案管理系统标准版使用手册
(普通用户)
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目录
1. 文档介绍 0
1.1.文档目的 0
1.2.文档范围 0
1.3.读者对象 0
1.4.术语与缩写解释 0
2. 系统角色 (1)
3. 系统功能概述 (2)
3.1.系统功能划分 (2)
3.2.模块汇总表 (3)
4. 业务定制流程 (7)
5. 信息服务 (8)
5.1.信息服务主界面 (8)
5.2.普通检索 (9)
5.3.全文检索 (18)
6. 个人信息 (20)
6.1.个人预约 (20)
6.2.个人借阅 (24)
6.3.个人赋权申请 (25)
6.4.推送查阅 (26)
7. 个人待办事项 (28)
7.1.功能说明 (28)
7.2.界面说明 (28)
7.3.约束说明 (30)
7.4.操作说明 (31)
1.文档介绍
1.1.文档目的
指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围
本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档,未包含其相关软件。
1.3.读者对象
本文档主要提供给各单位普通用户,以指导其能正确理解、操作、使用系统。1.4.术语与缩写解释
2.系统角色
3.系统功能概述
3.1.系统功能划分
紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分:
根据上面的总体功能分类,系统的功能模块如下图所示:
上图中通过颜色区分了模块的使用角色,其中:
颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块;
颜色的模块为主要档案业务管理部份,提供全宗档案管理员和兼职档案管理
员使用的功能模块;
颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块; 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块;
3.2. 模块汇总表
根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下:
4.业务定制流程
系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时,还能适应各全宗单位具体的管理需求,将业务设置部份分为了多个层次,不同层次由相应的角色完成定制工作,上层对下层进行约束和限制,下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。具体定制层次如下表所示:
上表中的设置是从上向下进行设置的顺序关系,但在每项设置内也同样存在设置的
顺序关系。
●标准业务定制
按照:全宗管理、代码表、分类表、档案类型、机构用户、文件库、扩展定制设置。
其中:文件库、项目设置与顺序无关,不受上述约束。
●全宗定制
按照:个人资料管理目录树、显示字段、辅助定制、权限管理。
由于系统业务定制工作分别是由高级档案管理员和全宗档案管理员完成的,因此在进行系统业务定制之前需要先形成《标准业务定制说明书》和《全宗业务定制说明书》,分别指导项目实施人员、系统管理员和全宗档案管理员完成系统的业务定制的工作。
普通用户(利用者)在本系统中主要可以利用以下几个模块:
档案信息查询(包括:普通检索、高级检索、全文检索)
个人代办事项
档案业务管理(包括:中间库、个人借阅、档案编研)
业务设置(包括:中间库目录树)
下面我们按照上述模块对系统进行详细的介绍。
5.信息服务
5.1.信息服务主界面
5.1.1.功能说明
这种检索方式适合了解档案管理且拥有明确检索条件时使用,检索结果更精确,能
够快速准确的定位到需要的数据。
5.1.2.界面说明
单击鼠标左键选择“信息服务”按钮,打开检索主页面。
图5.1-1 档案检索主页面
如图7.1-1所示,检索分为普通检索,全文检索,后面来逐一介绍。
在页面中间部分显示的是本全宗单位最热门的搜索关键词。
5.1.3.操作说明
左键单击热门关键词则立即对该词进行普通检索。
5.2.普通检索
5.2.1.功能说明
普通检索为分词检索,根据输入的检索关键词条件对档案信息条目的所有字段进行词汇匹配。这种检索方式适合普通用户对于不明确检索条件进行查询时使用,但检索的结果往往不十分精确,需要对多次检索的结果进行过滤。
普通检索支持同时输入多个关键词,中间用空格隔开,如:输入关键词“中国档案”。
5.2.2.界面说明
普通检索如下:
图5.2-1普通检索页面(缩略图模式)
图5.2-2普通检索页面(列表模式)
如上图所示普通检索界面为左右结构。
左侧目录树有三级,分别是全宗单位、档案门类、级别。如果是多全宗单位检索,则在检索结果页面中,左侧树结点会显示多个全宗单位。档案门类、级别会显示相应的结果条数。
右侧是数据区、数据筛选区和功能操作区,再次检索可以同步刷新显示左侧结点下的内容类表。在检索输入框下面的部分为筛选区,可以对查询结果进一步缩小范围。同时在列表上方显示可进行的功能操作图标,在功能操作图标最右边有显示模式功能按
钮,文件级别的档案默认为缩略图模式显示,如图5.2-1,切换列表模式显示如图5.2-2。
5.2.3.操作说明
单击“”可以返回到信息服务主界面。
如需要继续缩小检索结果范围,需要在检索条件输入框再次输入检索条件,单击鼠标左键选择“结果中检索”按钮,页面会显示符合再次检索条件的“检索结果”页面。同时还可以利用筛选区对检索范围进一步缩小,单击鼠标左键选择筛选区选项,数据列表立即刷新显示符合筛选条件的检索结果。
如需将查询出来的条目全部导入到一个Excel表格中,单击鼠标左键选择“”按钮,系统会自动弹出下载的对话框,用鼠标左键选择保存到本地磁盘。
如需要查阅某条档案,可先单击鼠标左键选择“加入预约单”按钮,然后单击鼠标左键选择“”按钮,弹出完成预约界面。如果确实要预约此条档案,单击鼠标左键选择“提交”按钮,如果取消预约,单击鼠标左键选择“取消”按钮。如下图7.1.1.3-1所示。
图5.2-3