企业行文规范

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企业文件行文格式标准

文件编号：

签发人：

1、目的

为提高公司文件质量，实现公司文件规范化和标准化，根据公司实际情况，特制定本标准。

2、适用范围

适用于公司和各部门各类文件。

3、公司文件类别

3.1规章制度等管理类文件：指对工作和事务具有约束力行为的规范和制度，是公司制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。有约束性的规章制度为管理制度或管理规定；规定某些事项工作流程或各部门职责、职权的规章制度为管理办法。

3.2公务文书类文件：请示、通知、通报、报告、决定、会议纪要、工作联系函。

3.2.1请示：用于下级部门向上级部门请求指示、批准、批复的公文，上级部门接到请示，应按要求及时回复，属于上行公文。

3.2.2通知：传达公司指示和管理要求，告知各部门办理、周知和共同执行事项，发布公司管理制度、人事任免和聘用公司管理人员的公文，属于下行公文。

3.2.3通报：用于公司表彰先进，批评错误，传达精神或者情况的公文，属于下行公文。

3.2.4报告：下级部门向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位询问的公文，属于上行公文。

3.2.5决定：对重要事项或重大行动做出安排，重大人事任免，对部门或个人进行奖惩，变更或撤消下级部门的不当事项等，属于下行公文。

3.2.6决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，属于下行公文。

3.2.7会议纪要：根据会议记录、会议文件和其他有关材料加工而成，反映会议基本情况和精神的纪实性公文，它是会议议定事项和重要精神，并要求相关部门执行的一种文体，属于平行或下行公文。

企业发文格式

企业发文格式通常根据企业的具体需求和规定而有所不同，但通常都包括以下部分：

1. 发文编号：通常为文件的编号，用于标识文件的唯一性，包括发文单位、年份、顺序号等。

2. 收文单位：指文件所针对的单位或个人，需明确具体。

3. 发文日期：指文件的发布日期，需清晰记录。

4. 文件标题：指文件的主题或主要内容，需简明扼要。

5. 正文：指文件的主体内容，需按照逻辑顺序进行撰写，内容应完整、准确、清晰。

6. 附件：如有附件，需在文件正文中说明，并附在文件最后。

7. 发文单位：指发布文件的单位或部门，需明确具体。

8. 文件有效期：指文件的有效期限，需明确标注。

此外，根据不同企业或部门的要求，还可能包括密级、签收栏等部分。总的来说，企业发文格式要求规范、准确、简洁，以便于收文单位理解和执行。

企业红头文件行文规范及范文

云南影视制作发行有限公司

红头文件行文规范标准

云南影视制作发行/昆明清湛贸易有限公司文件

大小根据实际情况

云影/清湛字【201X】XX号

题目

标题用二号小标宋字体

XX部门：主送机关三号仿宋顶格冒号用全角XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三号仿宋

20XX.X.X

成文日期三号仿宋右空四个字的距离

主题词三号黑体主题词目三号小标宋

主题词：请购流程通知

抄报：X总

抄送：公司各部门

抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋

眉首：(文头，红色反线以上部分）

印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人

1.公文份数顺序号7位数（版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注）

2.密级（秘密、机密、绝密），涉及本公司商业秘密的文件，应当标注相应的密级。仅限董事会成员为发文对象的密级为绝密级；以公司部门经理级以上的为发文对象的密级为机密级；以公司全体员工为发送对象的密级为秘密级。

3.紧急程度（3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行）

4.发文机关标识（小标宋体字，红色）

《XXXXXXXX公司文件》——主要用于向上级机关报告工作，颁布规章制度，发布企业的决定或通知、印发重要会议纪要和公司领导讲话，转发上级或批转下级重要文件等）

5.发文字号（发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。）发文部门代字——年份〔2011〕——序号

6.签发人

只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。

公司行文制度模板

一、总则

第一条为加强公司内部管理，规范公司行文行为，提高工作效率，根据《中华人民共和国公司法》及有关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工在日常工作中的行文行为，包括公文、邮件、报告、通知等各类书面文件。

第三条公司行文应遵循合法、合规、严谨、高效的原则，确保信息的准确性和时效性。

第四条公司设立行文审批制度，各级管理人员应按照职责分工和权限规定，对行文内容进行审批。

二、行文格式与规范

第五条公司公文格式应统一，包括：标题、正文、落款等部分。

第六条标题应简洁明了，反映文件主要内容。正文部分应结构清晰，论述严谨，语言简练。落款应包括作者、成文日期等。

第七条公文应使用公司规定的模板，字体、字号、行间距等符合规范。

第八条行文应遵循企业内部简称和术语，避免使用模糊、歧义的词汇。

第九条公司内部邮件、报告、通知等书面文件，应遵循与公文类似的格式规范，确保行文质量。

三、行文流程与审批

第十条公司行文应按照一定的流程进行，一般包括：起草、审核、审批、发布等环节。

第十一条起草人应根据公司政策和实际情况，撰写行文内容。审核人应对起草人的行文进行审核，确保行文内容的合法性、合规性和准确性。

第十二条各级管理人员应对审核后的行文进行审批，审批通过后方可发布。

第十三条公司行文发布应通过适当的渠道，确保相关信息传达到全体员工。

四、行文保密与归档

第十四条公司行文应严格执行保密制度，涉及公司机密的行文，应按照保密级别进行标注和保管。

第十五条公司行文归档应按照档案管理规定进行，确保行文资料的完整性和可追溯性。

公司行文流程及管理办法

一、引言

行文是公司内部和外部沟通的重要方式，对于保证公司的正常运作、

提高工作效率和形象建设具有重要意义。为了规范公司的行文流程和管理，制定本文档，明确公司内外部行文的流程和管理办法。

二、流程

1.收文流程

（1）接收：公司接收内部或外部来文时，由收文员接收。内部来文

包括各部门之间的文件传阅和汇报，外部来文包括政府部门、合作伙伴及

客户的沟通函件。

（2）登记：收文员对来文进行登记，包括文号、标题、发文单位、

日期等重要信息。

（3）分发：收文员根据来文内容和目的进行分发，将来文转交相关

责任人。

（4）备份：收文员按照公司规定进行来文备份，确保文件完整性和

安全性。

2.发文流程

（1）拟稿：由拟稿人根据公司要求、内外部需求或业务需要，撰写

行文内容。

（3）修改：拟稿人按照审核意见进行修改，并再次提交审核。

（4）定稿：经过多次修改和审核，完成最终版本，由拟稿人进行定稿。

（5）签发：定稿后，由主管领导进行签发，并加盖公司公章。

（6）登记：行文文号、标题、发文单位、日期等信息登记在公司行

文管理系统中，保留文档的电子文件备份。

（7）分发：将发文材料分发给相关人员，同时将电子文件发送给指

定人员。

三、管理办法

1.文件分类和保管

（1）按照文件的性质、机密等级将文件进行分类，如行政文件、内

部通知、会议纪要等。

（2）建立合理的文件编号和归档规则，方便文件的追溯和检索。

（3）对重要文件进行电子备份，并建立文件备份和恢复机制。

2.信息安全管理

（1）对涉及公司机密信息的文档进行严格控制，限制流转范围和存

储位置。

公司公文管理规定

1.目的

为了规范公司公文使用，提高公文管理的工作效率和公文质量，特制定本规定。

2.范围

适用全公司。

3.定义

3.1.公司公文是企业管理过程中具有效力和规范体系的文书，是合规经营和进行企业活动的重要

工具。

3.2.公文管理指公文的办理、日常管理、整理、归档等一系列相互关联有序的工作。

4.部门职责

4.1.总裁办是公文处理工作的管理部门，主管本公司的公文处理工作，指导下级部门的公文处理

工作。

4.2.各级部门的负责人应当高度重视公文处理工作，并加强对本部门公文处理工作的管理和检查。

4.3.公司各级部门文员负责本级部门的公文处理工作。

5.公文种类

5.1.公文按行文方向可分为：上行文、下行文和平行文。

5.2.上行文是指各职能部门向公司、总裁、董事长请示报告工作、反映问题所用的公文，文种有

“请示、报告”。

5.3.请示是下级向上级或业务主管部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某

件事项时使用的请求性的文件。

5.4.报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。

5.5.下行文是指公司及公司职能部门向各分支部门下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批

复”等。

5.6.平行文是指没有职能管理关系的各部门用于联系业务或往来活动的知照性文件。

5.7.授权适用于经理级及以上人员请假或出差期间本职业务的处理的职务代理，分为向上授权、

平行授权、向下授权等，授权书须经直接上级审核，并按规定报分管副总批准后方可生效。

6.公文适用范围

6.1.公文包括公司公文、职能管理部门公文、分子公司公文。

公司行文管理制度范文

公司行文管理制度

第一条总则

为规范公司行文管理，提高企业形象和效率，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有行文活动，包括但不限于公告、通知、报告、函电等。

第三条行文规范

1. 行文语言应准确、简练、规范，避免使用过于复杂、冗长的词语和句子。

2. 行文内容应明确、完整，不得含有歧义和不确定性。

3. 行文应遵循客观、公正、诚实、文明的原则，不得违反法律法规和道德伦理。

4. 行文应符合公司风格和口径，严禁发表损害公司利益和声誉的言论。

第四条撰写审稿

1. 行文撰写人应具备良好的文字认知能力和表达能力，能够准确表达意思。

2. 行文撰写人应按照公司行文规范撰写，并及时提交给审稿人。

3. 审稿人应及时审查行文稿件，对需要修改的地方提出建议和修改意见。

4. 审稿人应及时反馈审稿结果，并对修改后稿件进行最后确认。

第五条行文格式

1. 行文格式要求统一，包括但不限于字体、字号、行距、段落等。

2. 行文格式应符合国家和行业相关规定，并与公司形象相符。

3. 通知、公告等正式行文应有固定格式，包括题目、正文、日期、签名等。

4. 报告等文件行文应有标题、摘要、正文、表格、附件、来源等。

第六条行文流程

1. 行文起草人按照公司行文规范撰写行文稿件。

2. 行文起草人将稿件提交给上级或相关部门负责人审阅。

3. 审阅人对稿件进行审阅，如有修改意见，则反馈给行文起草人。

4. 行文起草人根据审阅人意见进行修改，并将修改后稿件再次提交给审阅人。

5. 审阅人最终确认稿件，签字定稿。

6. 签字定稿后，行文起草人将稿件发送给相应的收件人，并进行相应记录。

关于公司常见公文的规范要求

1. 公文的标题

公文的标题应该简明扼要地反映公文的主要内容，准确传达信息，便于阅读和理解。

2. 公文的格式

公文的格式应该规范统一，包括字体、字号、行距、页边距等方面。通常，公文应使用宋体或黑体字体，字号一般为12号，行距为1.5倍，页边距为3厘米。

3. 公文的编号

公文应当有相应的编号，以便于整理和归档。编号一般采用阿拉伯数字，按照公文的发文顺序递增，例如：2023-001、2023-002等。

4. 公文的标题页

公文的标题页一般包括公文的标题、发文单位、发文日期等内容。这些信息应该居中显示，便于查找和识别。

5. 公文的内容

公文的应该简明扼要，内容准确，结构合理。内容应该清晰、连贯，重点突出，语言简洁明确。公文应遵循逻辑结构，按照起承转合的方式进行组织。

6. 公文的附件附录

公文的附件附录是为了补充和证明内容，或者提供相关的数据

资料。附件附录的格式应该规范统一，清晰易读，便于查阅和使用。

7. 公文的签署和印章

公文的签署和印章应规范遵循相关规定。签署时应明确签署人

的职务和姓名，并盖上单位的公章，以确保公文的合法性和真实性。

8. 公文的分发和保存

公文在发出后应根据相关规定进行正确的分发和保存。公文的

分发应确保送达相关部门或人员，保存要求公文保持完整，以备后

续查阅和使用。

9. 公文的保密和权限控制

根据公文的内容和涉及的敏感性，需要进行相应的保密和权限

控制。只有具备相应权限的人员才能查阅和处理相关公文。公文的

传输和存储也要采取相应的安全措施，防止信息泄漏和篡改。

10. 公文的修订和废止

企业行文规范

各部室、车间、工段：

目前公司各部室各种行文不太规范，拟稿人是谁？哪个部门提出的，哪位领导签发的，发至何处？不清楚、所以常有文件重复、自相矛盾的现象发生，有的内容不准确，甚至是错误的，不少还存在未经公司领导批准的文件在行走，造成执行人和部门无可适从，也追溯不了。为此，对公司的行文特作如下规定：

1、行文程序是：a.拟稿人签名；b.拟稿单位领导签字；c.相关部门会签；d.核稿。一般是办公室核查文意、修辞、编号；e.公司领导签发。

2、行文的首页使用公司编号的红字函头纸打印或印刷，文末盖公司章。发至各单位要其执行的或外送文件，都应该是红头文，不能使用复印件。

3、各单位行文编号，办公室为万电办字〔2000]××号。品管部为品字、生产计划部为生字、设备部为设字、进出口部为出字、市场部为销字、财务部为财字，供应部为供字、技术部为技字。

4、各部门车间工段之间有必要文字沟通的可以打印、手写便条，视作便函，不作公司执行效力的形式处理，除办公室外任何部门都不得公开以本单位名义发公告或通知，必要的可通过办公室以公司名义召示。

5、文末还得有标明本行文的主题词。

6、正式行文的底稿和正文要留底，保存在办公室文书档案备查。

希各遵照

X公司

年月日

行文格式规范(企业)

公文格式规范

（可贴于办公桌周围日常提示）

一、页面布局

页边距上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm

二、行数和字数

每面排22行，每行排28个字，行间距采用固定值26磅，撑满版心

三、标题

采用2号方正小标宋GBK字居中，标题排列应当使用梯形和菱形

四、字体

公文首页必须显示正文，正文一般用3号方正仿宋GBK字，每个自然段左空2字，结构层次“一；（一）；1；（1）"

第一层：3号方正黑体GBK

第二层：3号方正楷体GBK

第三层和第四层：3号仿宋GBK

附件在正文下空一行左空2字编排附件二字，后标全角冒号和附件名称，若多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1.XXXXXX）,附件名称后不加标点符号。五、文末

发文单位书名、成本日期和印章

页码：times new roman 4号

公司发文规范要求

1.样式规范

-使用公司统一的文档模板和字体设置。确保文档的一致性和专业性。

-使用标准的段落对齐方式和序号系统。确保文章的排版整齐，并方

便读者查阅。

2.正确的语言和用词

-使用准确的词汇和术语。避免使用模糊或不当的词语，以免给读者

造成困惑。

-避免使用生僻词汇和过于专业的术语。确保文章易读，并适合不同

水平的读者理解。

-保持语言简洁明了，避免冗长和复杂的句子结构。这有助于提高读

者的理解和记忆能力。

3.内容的清晰和逻辑性

-文章应遵循“信息前置”的原则，通常将最重要的信息放在开头，

然后逐步展开。这有助于读者迅速获取核心信息。

4.准确和可信的信息

5.校对和整理

-在提交之前，建议进行仔细的校对和审查。确保文章的语法、拼写

和标点符号没有错误。

-注意修正排版问题、消除多余的空格和格式不一致。使文档整洁和容易阅读。

通过遵循这些发文规范要求，公司的公文、公告、新闻稿等文字材料将更具专业性和准确性，有助于提高公司形象和传递信息的效果。

公司公文行文规范

篇一：某集团公司公文行文管理制度

第一章总则

第一条为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，经参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及结合本公司的实际需要，特制定本规定。

第二条公司各部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

第三条公司中、高层管理干部要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。

第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公司对外的公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第二章公文格式

第一条外形格式

一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。

（一）公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸；

（二）公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。

二、页边与图文区

（一）公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（详见《公文格式模板》）；

（二）根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁；（三）图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文

文字的每行长度与图文区宽度相等；

（四）字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要

求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；

（五）公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。二、装订（一）装订要求：

企业公文格式规范

一、公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，成品幅面尺寸为：

210mm×297mm。

正文页边与版心尺寸

公文用纸天头〔上白边〕为：37mm±1mm

公文用纸订口〔左白边〕为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm〔不含页码〕。

二、公文格式普通由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、

签发人、标题、主送单位、正文、说明、成文时间、印章、附注、主题辞、抄送单位、印发单位、印发日期等局部组成。

三、发文单位标识由单位全称或者标准化简称后加“文件〞组成；对一

些特定性公文可只标识发文机关全称或者标准性简称；联合行文，主

办单位应当罗列在前。

四、涉及国家和分公司秘密的公文，应当在公文首页左上角标明和**

期限，分别为“绝密〞、“〞和“秘密〞。其中：“绝密〞、“〞级公文

还应当标明份数序号。

五、紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页左上角分别标明“特急〞、“急件〞。其中电报应当分别标明“特提〞、“特急〞、“加

急〞、“平急〞。

六、发文字号：

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，发文机关标识下空2 行，用 3 号仿宋体字，居中排印〔假设标注签发人，则居左空一格〕；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕〞〔不得采用中括号[ ]代替〕括入；序号不编虚位〔即 1 不编为 001〕不加“第〞字。

七、签发人：

行文应当注明签发人**，平行罗列于发文字号右侧。发文字号居左空1 字，签发人**居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人**。

企业行政文书格式标准

一、文件标题格式

1.标题应简明扼要，准确反映文件主题。

2.标题应居中放置，使用加粗字体，字号适中。

3.标题应使用规范的语言文字，避免使用歧义、误解或冗长的词汇。

二、文件编号与日期

1.文件应标注编号，以便于管理和识别。

2.文件应注明日期，表示文件的产生时间。

3.编号和日期应置于文件正文的左上角，字体大小适中。

三、文件正文格式

1.正文应使用简洁、清晰的语言，避免使用复杂的句式和冗长的段落。

2.正文应使用加粗、斜体、下划线等格式来突出重点内容和重要信息。

3.正文各段落之间应保持适当的空间，避免连续排列。

4.正文中的表格和图片应使用适当的格式，并标注标题和说明。

四、文件签名与盖章

1.文件应由负责人或指定人员签名，以证明文件的真实性和合法性。

2.签名应使用黑色或蓝黑色钢笔或签字笔，字迹清晰、易读。

3.文件如需盖章，应使用红色印章，并确保印章清晰可见。

五、文件附件与附录

1.如有附件或附录，应在正文下方注明，并使用阿拉伯数字进行编号。

2.附件和附录应与正文分开存放，并在文件中注明其内容及与正文的关联性。

3.附件和附录的格式可参照正文格式，但也可根据实际需要进行调整。

企业公文写作及行文规范课件

v《党政机关公文格式》（国家质量技术监督局、国家标准化管理委员会 2012年6月29日发布，2012年7月1日起正式实施）
（原国家质量技术监督局1999年发布的《国家行政机关公文格式》2012年7月废止）
v《国务院公文主题词表》（1997年12月国务院办公厅发布，1998年2 月1日起执行）（新《条例》的公文要素中取消了“主题词”一项）
2
一、公文基本知识
（一）什么是公文（二）公文的特点（三）公文的作用（四）公文的种类（五）公文处理的依据（六）公文的行文规则
3
（一）什么是公文
党政机关公文的概念
❖ 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能
、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
藻饰。 v 实事求是，实话实说。 v 叙事说理，开门见山。
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4、庄重——端庄、郑重。
一般不使用口语、方言、土语，要用规范的书面语。 ❖ 你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了(来函收悉)
❖ 专门写了这份函件答复你们 ( 特此函复) ❖ 攒钱（积累资金） ❖ 太棒了（优秀、优异、优良） ❖ 把钱装进自己腰包（中饱私囊）
前言
❖ 公文是一个组织（企业）的脸面，在公
务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。

公司文件管理制度

6.文件要求

制度文件编制程序

6.1.3.1制度文件起草

各中心/部门制度由相应的职能中心/部门起草，在起草过程中起草部门应当广泛征询部门员工、分管领导、相关联部门负责人以及员工的意见和建议。

6.1.3.2制度文件审核

a初审：初审的重点是把握制度内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规；提法是否同已出台的有关制度重复或冲突；规定是否符合实际，是否具有合理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，意见是否一致；定义是否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法是否规范。

b评审或会签：起草部门根据制度内容需要，负责组织评审或会签，评审或会签部门由制度内容所涉及的相关部门组成，人力行政中心参与所有制度评审或会签，会签详见附件二《会签记录表》,会签结论由评审或会签组织部门负责人填写。

C复核：制度会签后由起草部门送人力行政中心（电子文档）进行复核。复核的重点是：制度内容是否全面、审核会签手续是否齐全规范、格式、编号是否符合标准、发布范围是否合理。凡经复核不合格的，人力行政中心有权要求起草部门按照规定标准进行修改、补充、完善。

d讨论公示：制度草案经复核基本成文后，根据文件需要（涉及员工切身利益）由人力行政中心提报工会委员会，由工会组织在制度生效范围内进行讨论或公示，广泛征询员工意见，并将员工意见反馈书面至人力行政中心。

e审批和签发：制度草案讨论公示结束，由人力行政中心将制度送总裁/总经理审批，审批通过后由人力行政中心组织下发各部门，原件留存。

6.1.3.3制度文件发放管理

a制度文件由人力行政中心加盖公章后才能发放，同时将作废文件回收，发、收文件均由文件管理人员做好签收登记工作，填写附件三：《文件收发记录表》。