新系统操作流程的专题会议纪要

新系统操作流程的专题会议纪要

会议时间：5月18日早上10点；

主持人：林朝阳

参会部门：商务部、财务部、操作部、宁波办、海运部、物流部。

缺席：海运部

会议内容：新系统运行已经半年，目前随着我司箱量的增加，一些潜在的问题显露无疑，现决定针对以下问题召集专题讨论会议

会议议题：

一、5月6号晚临时操作会议记录的反馈

1、拖单销售们是否都有留底？——各销售部门；

2、实际应收费用和拖单上费用有出入，以何为准？因为有很多销售向客户收取费用的标准不一样，这种情况多了，大部分都要操作自行更改，增加了很多操作步骤。——操作部先明确是那些具体的费用；

3、海运费待定单子问题？是销售有了海运费是否会及时通知操作录入？目前的状态是每次都是财务找操作，操作再从很多的拖书中找出拖书，然后再与销售确认海运费问题。增加了操作工作量。——操作部已经解决，把具体方法列上来；

4、财务在5号前，是否可以出问无海运费清单，直接给销售让销售自己录入？——财务部，关于清单问题，已经跟软件公司确认过，他们可以编制一张预付无美金费用清单，大概月底前就可以更新；

5、到目前为止就预估的堆存费存在很多问题，销售为难在操作未录入堆存费和未把预录的堆存通知客户导致收费有阻碍甚至很多费用因这个理由导致不能收回。另，操作觉得每个航次这么多单子每票要录入预估堆存费，还要记住哪个销售哪个客户的堆存费是不收的，还要把每票录入的费用跟客户确认过才能录入系统，增加了很多工作量，就目前的状态大多数操作没办法完成，那么这个问题到底该如何解决呢？

如果以后堆存费都是操作录入的，那么是否堆存费，操作只管录入，不管哪个客户是否申请减免，若有申请过减免的，销售自己到财务地方打费用？堆存费录入这个问题是否可以重新讨论下流程？希望销售，财务，操作代表一起参与并能最后解决这个问题？——操作部

6、审核费用，商务审核费用的时间是否可以与操作做下讨论，尽量与操作保持一致？因为在费用录入的过程中，经常会有很多单子会要再录入费用或者修改费用，那么操作必须每次都让商务重新确认，或者每次都要写更改单再递交给财务，这样才能把费用更改掉，操作的工作量确实比较大，所以看商务是否能与操作代表一起讨论下，调整费用审核的时间？——商务部

7、拖单上的费用很多不正确，操作有时候根本不能确认费用问题是否是销售本身少收的，因为在与销售确认的过程中，经常收到的回复是销售自己少收客户，那么这样的费用就算录入系统，财务在日后审核出费用，还是会把问题发给操作经理，操作经理转发操作，操作再把拖书找出来，然后再回复财务说这个费用是销售本身少收或者不收的。这个过程操作一是增加了找拖书，进系统看，再回复的过程，因为次数多，所以一定程度上也增加了操作的工作量，那么这个过程是否可以商量出个办法，简化下，这样大家都省去了找单，解释过程？——和第2点是一样的。

二、商务部发现很多单子在事后审核中有销售无申请私自让利的情况，这样直接造成公司的利益流失；目前的事后审核运费有必要调整成事前审核。

根据以上议题，经过商讨后决定，调整各部门工作内容，如下：

一，操作部门

1，操作只负责准确录入拖单信息

2，同行单子有延期，退关，更改箱型的，操作必须在接到客户同时通知销售。

3，应收预估堆存费在船开后2个工作日内，把预估的费用录入到系统中，同时拉出一张整船清单将写有堆存费的清单，邮件发送（抄送销售）或者纸面交给商务和销售，商务审核计划费用，销售自己跟客户确认堆存费。

二，商务部门

1，商务部在船开后三个工作日内审结所有单子；

2，对于堆存费、滞箱费等额外费用根据操作部提供的清单两个工作日内审结完毕；

关于应收应付海运费审核遵循二个工作原则：

3，对于正常的用公司运价的预付单，船开后三个工作日内审结应收海运费，等收到船公司帐单后两个工作日内录入应付海运费；

4，对于纯预付订舱货，如系统录入的应收海运费高于船公司应付帐单，商务部按正常预付单模式审结；如录入的应收海运费为零或低于船公司应付帐单，商务部默认以应付帐单为准审结海运费，应收海运费由商务部增加或修改，不进行单票通知，销售与客人核对就看帐单；

二，财务部门

1，对于销售操作及商务出错的费用由各财务人员直接发送给销售、销售部门经理、商务、操作部主管及财务主管,

2，单纯付出费用未输的只发操作主管, 由操作主管转发各操作,

3，各相关人员于发送的第二天(工作日)必须解决, 如第二工作日未仍解决的直接上报给林总, 发送的清单注明提单号, 业务编号、出错原因及销售名字。于次月6日前由财务主管统计出错率最高是的哪个部门, 哪个销售。

4，关于堆存费如有特殊申请的, 财务对帐人员在出帐前将操作已经预估录入的申请额度内的金额删掉, 而超额度的金额则不删。

5，客户自行确认的海运费按船公司帐单的，财务人员收到帐单后及时递给商务，由商务将准确金额录入，如客户有异义的由客户跟船公司确认后，如在付款前船代可以及时更改的按确认后的金额收取，如船代已开发票要付款了再确认好的则将差额在船公司退回时再退给客户。

附付款期清单:

船代: CMA、长荣上半月的于次月5日，下半月于15日，APL，太

平等于15日付款；

外代：北欧亚隔周结，余于次月15日付款；

兴港：按船公司同船代和外代；

华港：按船公司同船代和外代；

赫伯罗特：付款买单；

韩进：上半月于次月5日，下半月20日付款；

中海：于次月20-25日付款。

以下外配：

箱运：次月20日；

上海静泊远志：次月20日；

余除付款买单的，余于次月15日。

四，业务部门

合同与托书

1、收到100%新客人的托书后，要与客户签署合同；合同包括协议二份、对方营业执照复印件并加盖公章、对方法人代表身份证复印件。部门经理对客户进行把关。

2、收到客人托书后，销售应明确所有详细内容（承运船东、船期、海运费、内陆费明细（如应收低于应付需在价格后标注确认人员）、特殊要求（付款买单标注在运价下行）、约号（包括预付约价）、货物明细、等）后交给操作部门。如遇客户延航或信息变更需及时更新拖单并转交操作部。（截关当天为最后期限）在在交给操作部前，部门经理对托书上内容价格等进行把关审核

3、拼箱或空运操作，可由操作部专人负责或者本部门客服负责（如本部门人员操作在开航后2个工作日内将相关信息转至操作部专人，方便系统录入以及财务帐单生成）。

4、负责跟踪操作部门的工作,确认箱单是否开具、明确工厂装箱时间及要求、装箱后的货物数据、货物进港时间、报关资料是否齐全、提单是否签发及寄于客人,发票是否开具等

5、做好操作部门与客人之间的桥梁和钮带，保证信息沟通准确及时

6、做好售后负责工作，

运费

1、对所有客户的付款信誉做出建议，评估风险

2、确认海运费与包干费是否与事先确认的相符,新增加的费用要及时添加，在收到财务运费质疑邮件需在一个工作日内做出回复。

3、协助财务部与客人的对账并及时催收运费

4、对于运费的短收部分报备财务部并及时清理

5、积极了解市场上价格变化，及时与商务沟通、介绍具有价格优势的资源

五、相关通知

鉴于目前我们的箱量直线上升，运费压力和操作量急剧增加，而利润并没有取得同比例的增长，公司决定对客户进行筛选，择优而做：

1、纯预付订舱货（自己与船公司确认价格的预付订舱货）区别对待：CSA V、赫伯罗特的原则上不接，CMA、长荣的尽量少接，这些客户的订舱费一律不能申请减免而且付款必须准时，尽量要求客户按照船公司要求付款；或者要求客户支付相应利息。

2、对利润排名连续2个月后10名的客户强制淘汰。

3、至6月止，每个业务部门都必须能够盈利，亏损部门将不予以报销费用。

本会议纪要从发文之日开始执实施，希各部门认真对照执行。

2010-05-25