妙用邮件合并群发工资条

妙用邮件合并群发工资条
第一步：建立excel版的工资表，审核无误。

（这一步对于每个做工资的人来说，就不用细
说了吧，每月做一次）
注意：同时要有每个人的EMAIL，千万别搞错了，否则就发给别人了！！
第二步：新建一个excel文件。

（注意，这一步看起来好象多余，但还是建议你这么做，否
则特别容易出问题，我也不知道什么原因。

）
复制到一个新的excel文件后，请注意：
1、
如果原来有什么“06年2月工资”之类的东西在第一行，请全部删除。

第一行只保留标题行
（如上），然后就是每个人的工资明细了。

2、
为了减少麻烦，请不要加密码（发完工资之后，再加密码，也可直接删除此文件）
第三步：建立一个WORD文件，文件内容就是以后你发给员工的一封信。

注意：这个文件就是以后发给每个人的邮件内容，由于人的不同，所以详细的数据也不同，这些不同的地方请全部空出来，接下来的步骤就要解决这个问题。

第四步：邮件合并
好了，现在进入关键了！
请保持第二步和第三步的文件是打开状态，然后按以下步骤做：
1、
在WORD文件上点击“工具”/“信函与邮件”/“邮件合并向导”；（注意，可能由于WORD的版本不同，请大家参考执行）
2、
在右侧上部“邮件合并”栏中，选择“电子邮件”
3、
在右侧下部选择“下一步：正在启动文档”
4、
在右侧上部“想要如何设置信函”中选择“使用当前文档”
5、
在右侧下部选择“下一步：选取收件人”
6、
在右侧上部“选择收件人”中选择“使用现有列表”
7、
在右侧中部选择“浏览”，在弹出的“选取数据源”窗口中，找到你第二步建的excel文件，在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表”
8、
弹出的“邮件合并收件人”窗口，是所有员工的数据，应该与你的工资表一致。

每行前边的“√”，代表你选择给“他”发邮件；如果不给他发邮件，请点击取消“√”
9、
上一步“确定”之后，在右侧下部选择“下一步：撰写电子邮件”
10、
用鼠标光标，点击（或放在）WORD文件内容你需要插入信息的位置，比如，你需要在“你好”前边插入每个人的姓名，请把光标点击放在放“姓名”的位置，然后在右侧上部“撰写信函”栏选择“其他项目”。

弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”/“插入”（可以这么理解，这一步是在excel文档和word文档间建立“链接”关系）；然后选择“关闭”。

以环节反复多次，你就可以把word文档中所有需要合并（或叫链接也好）的内容全部“插入”了内容。

（记住了，每次都要先把光标放在需要插入的位置上再进行）如下：
11、
在右侧下部选择“下一步：预览电子邮件”，这时wodr文件就出现了你工资表中第一个人的名字和信息了！（马上大功告成了！）右上部的“《”“》”的按钮，你可以检查不同员工的邮件内容是否正确。

注意，如果类似于“税后工资”这一栏出现奇怪的长数字，比如，本应税后工资是“1234.56”，但WORD文件中出现的是“1234.560000000001”，请在第二建立的excel文件中的此列进行设置：右键点击选中的列，选择“设置单元格格式”，在弹出的窗口中选择“货币”，基本可以解决了。

保存这个文件，重新操作以上各步骤。

12、
如果没有问题，可以继续进行下一步了。

请选择右侧下部“下一步：完成合并”，再接下来在右侧下部选择“下一步：完成合并”
13、
右侧上部选择“电子邮件”，会弹出窗口“合并到电子邮件”。

请在“收件人”栏点击“▼”，从下拉列表中选择“邮件（也就是文件中存邮件地址的那一列）”；在“主题”上写“2006所2月工资”
14、
请检查，网线是否联接，先拔下来吧。

呵呵。

15、
请接13步，点击“确定”，这时，邮件就一封接一封的开始发了。

这时可以到发件箱中看一看，这是不你要发出去的邮件，是不是你要发给的人，如果没问题，插上网线，工资条就都发出去了。

注意：
第一次发工资条时，请先测试一下，把工资信息全部替换成测试数据，并在邮件中告知员工，这是测试数据，不是你的真实工资。

请员工检查核对，所收邮件是否是自己的信息，并回复人力资源部。

全部确认无误后，再发真实邮件。

如果这个方法解决了你的难题，请记住这样一个道理：没有解决不了的问题，只有你想不想解决。