常熟市中小学电教设备管理系统

常熟市中小学电教设备管理系统
一、前言
目前网络应用已经普及到了家庭，学校作为信息教育的一块阵地，少不了要配备电化教育方面的设备，如计算机硬件和软件、三机一幕等等。随着时间的推移，各种设备的价格在逐渐降低，学校在力所能及的范围内配备的设备也越来越多，随之也带来了管理上的一些问题：
1、在建立电教设备帐本的问题上，一直以来都是用人工建帐，且基本上是由管理人员进行操作，而对学校领导来说，对学校的电教设备的总的情况不是很清楚，所以在领导身边也要有一本帐本，也就带来了一本帐本要设为二份，从而要抄帐本，浪费了建帐人员很多的人力和时间。
2、每年学校都要填报好几次学校的电教设备的报表至教育局，但填表人不是建帐人员，也不是校长，因此每次填报，填表人均要询问建账人员，在手续上比较麻烦。若学校其他人员想要了解学校电教设备情况也有类同问题。
3、对于建账人员来说，在建分类帐过程中也有问题。对于设备特别是计算机硬件，众所周知，计算机的硬件是由几部分组成，某一部分坏了可以更换，在帐本上反映出来是注销和维修，在帐本上某一条目的大部分内容相同，就因为某一部分要更换而必须在原条目上注销，然后重新抄写。若如此情况的设备不多，在帐本上还比较清楚，但如果很多，在帐本上反映出来就比较临乱，而且也不容易总帐统计。
4、在对分类帐进行统计建总帐时，要进行人工计算，免不了要算错，要避免错误，只有花更多的时间和精力。
5、应用的是较先进的设备，而管理仍然停留在原始的帐本上，也显得不伦不类，先进的设备没有发挥出它应用的作用。
二、目的：
希望能建立一套电教设备管理系统，能解决以上问题。总的说来，这套系统应能有以下的作用：
1、在建帐过程中，除了原始数据需要从键盘输入外，其他数据基本不用键盘，用鼠标选择或可以用复制、粘贴的方法进行录入。从而减轻了建帐人员的精力和时间。
2、在进行数据统计时让计算机按预定的方法进行统计，减少统计错误率，也减轻建帐人员的精力和时间。
3、在打印输出纸质帐本时比较方便，可以根据需要而打印所要的份数。
4、该系统应有导入导出功能，把其他数据库文件导入作为原始数据后再修改，也能把系统所有的数据库按照外部应用项目所需要的格式及数据形式导出数据，供其他的应用项目使用
5、Internet/Intranet正在或者已经成为当今计算机应用的基础，此系统应该能够通过网络按照用户的权限进行相应的修改或查询。
三、系统分析
根据分析，对该系统的要求如

下：
1、用户要求
（1）随时了解每项设备的基本情况；
（2）提供全校各类设备的构成情况；
（3）动态处理各类设备的变动情况
（4）能随时统计并打印各种报表。
2、系统性能要求
（1）准确可靠；
（2）功能齐全；
（3）操作直观、方便，用户界面友好；
（4）有较快的响应速度；
（5）便于扩充与维护。
四、系统结构设计
本系统包含下列程序模块：
（一）、系统管理:
系统管理是对整个管理系统提供的管理和为方便用户设计的辅助性功能，它主要包括系统维护部分和一些为操作方便而提供的实用程序。系统功能包括以下功能：
1、用户管理
（1）设置用户
本系统通过系统管理员对一般用户进行控制。首先，必须由系统管理员设置用户，在设置用户时，根据工作的需要，将用户的工作岗位划分为主管、一般用户和系统管理员三种，并对每个用户指定可以使用的系统；其次，还要为所设置的用户分库设置权限。通过这样的控制，可防止无关的人员进入本系统，防止有权限进入本系统的用户越权使用系统或更改。
用户设置是对使用系统的人员进行登记注册，并设置进入系统的密码，以防止他人非法进入系统。只有系统管理员才能进行用户设置。
用户在日常操作中，可定期修改自己的密码，但如果忘记了自己的密码，则只能请系统管理员帮助其撤消密码。
设置用户后，在每次启动系统时，系统将要求用户输入用户名和密码，若不能正确输入密码，系统将不允许该用户进入系统。
（2）设置用户权限
为了保证数据的安全性，还需要对已经进入系统的用户设置权限。在确定用户可操作操作的数据库的前提下，用户的权限是指用户对每个子系统中各功能子系统的操作权限。如果给用户指定的数据库为“全部”，则对全部数据库分别设置权限；如果给用户指定一个数据库，则只对该数据库进行设置即可。
设置用户权限后，当用户需要使用某一功能，系统将首先检查其权限，若发现是越权要求，将不允许该用户使用该功能。
（3）权限查询
权限查询将系统中用户的权限分数据库按不同的用户以列表的形式显示出来，并可将查询的结果输出到文件中保存起来。
2、数据管理
（1）数据备份
数据备份和数据恢复都是系统提供的对数据的保护功能，备份功能将硬盘的数据建立副本保存到软盘或硬盘中其它地方，以便得到长期保存，同时也可防备意外事故造成的硬盘数据丢失。
（2）数据的恢复是指当计算机发生故障或帐务处理系统软件发生故障时，使当前的帐务数据遭到破坏而必须对已备份的数据进行恢复处理，它将使当前的帐

务数据恢复到系统破坏前的状态或最接近的状态。
（3）自动维护
在系统发生故障而使数据遭到破坏时，由于遭到破坏的程度不同，有时候我们可利用数据库的自我修复能力来恢复数据库。自动维护即对数据库进行自动修复，将数据库恢复到系统破坏前的状态。
如果维护失败，则只能利用已备份的数据库来进行数据恢复处理。
3、日志管理
操作日志　用于记录各用户使用本系统的详细情况，便于系统管理员查看每个人的工作详细记录，对系统进行维护。系统管理员和用户在进行操作后，在日志文件中会有相应的记录。日志管理包括“日志查询”和“日志删除”。
（1）日志查询
日志记录的主要内容有：用户、进入时间、退出时间、子系统、功能子系统名称、数据库名称等。主要有以下子功能：
查询：将记录在系统中的用户使用情况按指定条件以列表的形式显示出来。
数据引出：将所查询的日志中的内容保存起来（保存为文本文件）。
打印：将查询的日志信息打印出来。
刷新：重新从数据库取数，生成新的用户日志。
（2）日志删除
系统运行一段时间后，日志文件会越来越庞大，有必要进行清理，通过“日志删除”将设定范围的运行状态为正常的日志从系统中删除，在删除日志前，提醒将日志打印输出或存为其它文件，存档保存以备以后进行查询。
4、修改密码
任何用户可用此功能定期修改自己的密码，以防泄密。用户可以取消所设置的密码。
(二)设备数据管理：
数据管理是整个系统的主体和核心部分，包括期初建帐、设备增添/修改管理、注销数据管理、设备借还操作。
1、期初建帐
用户从手工管理过渡到使用本系统，必须将手式帐中的有关信息输入到本软件系统中，才能进行日常帐务处理，手工记帐与帐务处理相衔接的过程即期初建帐。期初建帐一般只做一次。包括：
（1）建立各种编码
编码是计算机存贮数据和查询数据的基础和前提条件。在初次使用本软件系统时，首先要建立种编码，主要包括：设备大类、设备小类、设备编号、设备名称、所在部门等。在初始状态的代码表是以市教育局装备室下发的编码表，如果这些代码表尚不能满足一个单位的管理要求，本系统还提供了由用户自定义编码的功能。
（2）录入初始数据
1) 初始化：把设备数据库清空，重建全新的数据库。
2) 导入数据：为了能把其他数据格式的文件导入数据库，减轻管理人员的负担，主要格式有dbf、xls、txt
3) 导出数据：为了加强与其他软件的联系，把数据库文件导出为其他格式的文件，主要有dbf、xls、txt、htm文件。
2、设备处理
设备

的增添、配件的更改、存储部门的更改是学校电教设备中最频繁的工作，也是本系统的基础工作。　
设备所需信息为：品牌、规格型号、进货信息（日期、单价、来源）、存放位置（年份、部门）
在此模块中通过选择设备类别打开相应的设备项目库，列出已有的设备情况，根据需要选择数据库操作特性，在此处可对已有的设备进行修改，也可在库最后添加新设备纪录，不过在此处带有一点人性化的设计：因为在学校增添设备时往往有很多品牌型号相同的的设备，因此在录入第一条记录后继续录入下一条记录时，顺序号会自动加1，并自动把上一条记录的内容复制到本记录相应的项目中，大大减少了工作量，并避免了手工录入容易出错的问题；
完善的错误检测。系统对顺序号为空、顺序号不是数字、规格型号为空等错误都在用户录入时进行检测并用对话框的形式给出相应提示。避免了提交数据后再报错的弊端。
（3）注销数据管理
由于更换配件、自然损耗、意外事故等原因，学校的各种电教设备会出现已登记设备不再符合实际的情况，此时对该设备就要进行注销处理，注明注销原因。可分两种情况：
对已损坏无法使用的设备：直接将其注销，自动转入注销设备库中，同时注明注销原因，在设备库中将该记录的“核消”部分作相应的标记。
对更换、增减配件的设备：先同上一种情况相同操作，然后在设备库中自动增加一条记录，其进货信息变为变更日期、该设备单价、来源为“设备维护”。
（4）设备借还管理
对学校一部分设备如软件、课件、录像带等，教师们常常会带回家使用休息时间使用，为了加强管理，在本系统中加了本模块功能，在该库中的记录包括顺序号、设备名称、租借者、租借日期、归还日期、备注（主要是设备的主要情况）。
(三)报表管理
1、查询模块：包括设备情况、设备分类帐、设备年总帐。
2、设备报表
3、借还报表
4、催还报表
(四)帮助
(五)退出
五、系统的优点
目前大部分管理软件是单机版，大大限制了数据的共享。在网络无处不在的今天，这种系统已大大落伍，不适用了。近期开发的一些网络版的管理系统则多是采用C/S（客户端/服务器）结构，使用VB、PowerBuilder等语言开发。这些系统的必须在服务端与客户端都安装上相应的系统才能使用。软件使用事先设计好的固定界面，用户几乎不能对此进行修改，更不要说进行界面或功能上的二次开发。如用户在使用过程中想增添功能，只能将建议反馈给系统的作者，然后等待作者在下一版中进行改进，而不能自已动手。最近市面上流行了的一些所谓

采用B/S（浏览器/服务器）三层结构的商业软件（如浙大网络校园网软件平台等）则使用的是ActiveX控件技术，客户端必须启用所有ActiveX控件选项，并安装相应客户端软件才能使用。这对大多数非计算机专业的老师来说无疑仍是一道高高的门槛。另外，在一台计算机上运行一个数据库应用系统仅能发挥极小的作用。以本系统为例，怎么可以让管理人员和学校领导同时在同一台计算机上实施对设备的增加、修改、查询等相关操作呢？又怎么可以让所有的要查看学校电教设备的人同时在同一台计算机上查询不同的类别呢？当然，还有进一步的要求：出差在外的校长如何才能查看库中数据呢，等等。
所有这些问题，都只有依赖于计算机网络通信功能来实现网络数据库应用系统，方能得到较好的解决方案。为此，我开发的这套管理系统完全基于B/S结构，没使用任何ActiveX控件，网页中只使用了ASP语言来实现服务器端的功能，使用JavaScript脚本语言来完成客户端的一些简单错误检测。这些都是当今任何一种浏览器都默认支持的功能。所以只要客户端安装了任何一种浏览器，不用作任何设置即可使用本系统。
而Access的数据访问页对象能实现浏览/服务器模式（B/S模式）网络数据库应用系统，所能够支持的数据访问页对象包括静态查询WEB页、交互式动态查询WEB页和交互式编辑WEB页三种形式的数据访问页对象。只要把上面各种数据访问页对象创建在WEB服务器的相关目录中，则各类有相应权限的网络用户即可利用IE5.0及其以上版本浏览器来访问这样的WEB页，实现Access数据库应用系统的网络功能。
网络数据库应用系统的安全性往往是致命的，一个毫无安全防范措施的数据库应用系统不可能为人们所接受。设立安全数据库安全机制就是为某一个数据库设置一个用于存储安全机制信息的工作组信息文件。在这个工作组信息文件中，存储着用户群组及其操作权限。设置了安全机制的数据库已经不能够被直接打开，而是通过一个与数据库文件同名的链接文件打开。而这个链接文件执行时将会首先要求用户登录，即要求用户输入口令和密码，然后才会打开数据库。被　打开的数据库将会读取工作组信息文件内容，并根据用户登录时表明的身份确定该用户所能够进行的操作权限。
权限认证过程就是首先从密码数据表中搜索用户名称，在搜索到密码数据表记录的条件下再进行密码字符对比，如果文本框中的字符与该用户在数据表中的密码相同，再发出调用主表单的命令，另外就是在权限认证过程中对认证次数进行限制，只要达到3次认证错误则自动退出系统操作，这不失

为一种有效的方法，也是常用的一个基本方法。
建立用户数据表再创建加密表单这种方法有一个很大的优点，就是通过这种加密方法可以开发一个进行密码维护和更新的表单以专门用于对用户权限的维护，它可以随时更新用户的密码，同时它也可以建立多个用户的密码，让同一系统在不同的权限范围内由不同的用户进行不同内容的操作，该方法还可以通过权限维护表单对用户进行增加或删除的操作，从而进行用户管理。
一个数据库应用系统经过设计、测试，证明其功能符合实际应用需要之后，就可以提交使用了。交付使用的数据库应用系统，应该具有完备的安全机制，甚至系统管理员（如果他不是系统设计组成员）也不应该拥有任意修改设计的权利。另外，数据库应用系统必须能够阻止任意一个用户有权直接打开数据库中的表对象，直接在数据表中进行数据编辑操作。
权限的设置使得本系统可以分三层管理：普通登录用户、管理员和系统管理员三级。
普通登录用户可以查询系统中的设备情况。
管理员可以对系统中的所有库进行操作，他的权限最大。
系统管理员可以对上面的两种用户进行赋权操作，但不能修改数据库。
六、系统的不足之处
本系统的报表处理、打印功能还比较弱；错误检测需要进一步完善；等等。
七、选用工具的说明：
几年以前,业界在动态主页发布方面唯一的渠道是CGI(CommonGatewayInterface)模式。随后出现的ISAPI、NSAPI和JDBC等技术方案虽较CGI进步,但从企业网(Intranet)的技术现实来衡量,这些方案仍不适用于进行快速开发、及时维护和大面积的技术普及。ASP技术的出现,使动态交互式Web主页设计成为一件轻松愉快的工作。只要几行脚本语句,就能将后台的数据库信息发布到Internet/Intranet上,在编程和网页脚本的可读性方面大大优于传统的技术方案。
ASP是ActiveServerPages(动态服务器主页)的缩写,它是一个服务器端的脚本环境,在站点的Web服务器上解释脚本,可产生并执行动态、交互式、高效率的站点服务器应用程序。ASP可以胜任基于微软Web服务器的各种动态数据发布。
ASP方法与传统静态主页的区别
把信息系统纳入Internet/Intranet的框架之后,首先要解决的问题是通过网页访问后台数据库信息。所有应用程序都被分割为页面的形式,用户的交互操作是以提交表单等方式来实现的,这就要求Web站点具有很强的动态数据发布能力。然而,目前Web的服务,仍以提供"静态"主页内容为主。所谓"静态",指的就是站点的主页内容是"固定不变"的,无法根据用户的需求和实际情况作出相应的变化。当浏览器通过Internet的HTTP协议向站点的Web服务器申请

主页时,站点服务器就会将已设计好的静态的HTML文件传送给浏览器。若要更新主页的内容,只能用非在线的手动方式更新HTML的文件数据。
ASP所设计出的是动态主页,可接收用户提交的信息并作出反应,其中的数据可随实际情况而改变,无须人工对网页文件进行更新即可满足应用需要。例如:当在浏览器上填好表单并提交HTTP请求时,可以要求在站点服务器上执行一个表单所设定的应用程序,而不只是一个简单的HTML文件。该应用程序分析表单的输入数据,根据不同的数据内容将相应的执行结果(通常是数据库查寻的结果集)以HTML的格式传送给浏览器。数据库的数据可以随时变化,而服务器上执行的应用程序却不必更改,客户端得到的网页信息会始终保持新鲜的魅力。
ASP的特点与功能
从软件的技术层面看,ASP有如下的特点:
1.无需编译　ASP脚本集成于HTML当中,容易生成,无需编译或链接即可直接解释执行。
2.易于生成　使用常规文本编辑器(如WINDOWS下的记事本),即可进行*.asp页面的设计。若从工作效率来考虑,不妨选用具有可视化编辑能力的VisualInterDev。
3.独立于浏览器　用户端只要使用可解释常规HTML码的浏览器,即可浏览ASP所设计的主页。ASP脚本是在站点服务器端执行的,用户端的浏览器不需要支持它。因此,若不通过从服务器下载来观察*.asp主页,在浏览器端见不到正确的页面内容。
4.面向对象　在ASP脚本中可以方便地引用系统组件和ASP的内置组件,还能通过定制ActiveXServerComponent(ActiveX服务器组件)来扩充功能。
5.与任何ActiveXscripting语言兼容　除了可使用VBScript和JScript语言进行设计外,还可通过Plug-in的方式,使用由第三方所提供的其它scripting语言。
6.源程序码不会外漏　ASP脚本在服务器上执行,传到用户浏览器的只是ASP执行结果所生成的常规HTML码,这样可保证辛辛苦苦编写出来的程序代码不会被他人盗取。
从应用的层面看,ASP有如下的功能:
1.处理由浏览器传送到站点服务器的表单输入。
2.访问和编辑服务器端的数据库表。使用浏览器即可输入、更新和删除站点服务器的数据库中的数据。
3.读写站点服务器的文件,实现访客计数器、座右铭等功能。
4.提供广告轮播器、取得浏览器信息、URL表管理等内置功能。
5.由cookies读写用户端的硬盘文件,以记录用户的数据。
6.可以实现在多个主页间共享信息,以开发复杂的商务站点应用程序。
7.使用VBScript或JScript等简易的脚本语言,结合HTML码,快速完成站点的应用程序。通过站点服务器执行脚本语言,产生或更改在客户端执行的脚本语言。
8.扩充功能的能力强,可通过使用VisualBasic、Java、VisualC++等多种程序语言制作ActiveXServerCom

ponent以满足自己的特殊需要。
从应用的角度看，ACCESS数据库应用技术具有以下主要特点:
1、实现数据的高度集成
在一个数据处理应用系统中，数据往往来源于各个相关的应用，而这些数据本身又相互关联着。所有这些数据之间存在着紧密的相互关联。只有集中管理所有这些数据，保持各项数据间的正确关联，才能完成必需的综合数据处理功能。
2、提供有效的数据共享
在一个数据库应用系统中，集中管理的数据必须提供给各项应用共同使用，这就是所谓的数据共享。例如在上述的商品销售管理系统中，供货管理应用必需参考近一段时间内的销售数据来确定进货种类与数量、销售单价的确定又必需参照最近的进货单价，等等，这就形成了数据共享的要求。
利用数据库技术提供的数据共享功能，就可以在数据集中管理的基础上为各项应用提供必要的共享数据。
3、减少数据冗余
如果不采用数据库技术，数据处理应用系统中的每一项应用都必须拥有自己的数据文件。而一项应用所拥有的数据文件中的若干项数据可能也会为另一项应用所使用，因此，就有必要将这些数据同时存储在另一项应用所拥有的数据文件中。即，有些数据会在若干不同应用的数据文件中分别保存，这种情况称为数据冗余。大量冗余数据的存在将导致应用系统维护上的困难。
可以设想，在一个非数据库方式的商品销售管理系统中，供货管理应用必须单独保存一份属于自己的销售数据文件。在这种情况下，销售管理应用在每一笔销售业务发生时，除了必须改写自己的销售数据文件以外还必须记住去改写由供货管理应用保存着的那一份销售数据文件，这将给应用系统中的数据维护带来很多麻烦。
正是由于数据库技术实现了应用系统中所有数据的集中管理、并提供了有效的数据共享功能，从而不再需要各项应用单独保存自己的数据文件，也就减少了大量的数据冗余
4、保证数据一致性
所谓数据一致性，是指保存在数据库中不同数据集合中的相同数据项必须具有相同的值。显然，这是必要的。数据一致性概念的存在，是由于数据库中存在着必需的数据冗余。我们将冗余数据中的某一份称为数据正本，其余各份称为数据副本。在采用数据库技术实现的数据处理应用系统中，冗余数据是受控的。当数据正本发生变更时，必须保证所有数据副本得到相同的变更，这就是数据一致性的概念。
数据库应用系统中的很多项应用都是基于不同的数据副本获得数据处理结果的。可以想象当一个公司的两位经理分别基于不同的数据副本查看同一时期的销售报表时，看到的销售数据

不同，他们会是一种什么感受，就可以理解保证数据一致性的重要性。
5、实施统一的数据标准
所谓数据标准，是指数据项的名称、数据类型、数据格式、有效数据的判定准则等数据项特征值的取值规则。在数据库应用系统中，实施统一的数据标准有利于数据共享和数据交换的实现、有利于避免数据定义的重叠、有利于解决数据使用上的冲突、有利于应用系统扩展更新时的数据扩充与更改。
6、控制数据的安全、保密和完整性
针对数据库所进行的各项操作都必须根据操作者所拥有的权限进行鉴别，鉴别机制由数据库管理系统（DBMS）提供，各个操作者的权限设定则由数据库管理员（DBA，DadaBaseAdministrator）负责建立。由此，数据库应用系统的数据安全、保密和完整性就得到了可靠的保障。
7、实现数据的独立性
所谓数据独立性，是指存储在数据库中的数据独立于处理数据的所有应用程序而存在。也就是说，既然数据是客观实体的符号化标识，它就是一个客观存在，不会因为某一项应用的需要而改变它的结构，因此是独立于应用而存在着的客观实体。而某一项应用是处理数据获取信息的过程，也就是应用程序，它只能根据客观存在着的数据来设计所需要的数据处理方法，而不会去改变客观存在着的数据本身。
8、减少应用程序开发与维护工作量
正是由于在数据库应用系统中很好地实现了数据的独立性，这就使得在进行应用程序开发时，不再需要考虑所处理的数据组织问题，因而减少了应用程序的开发与维护工作量。
但是要注意，在数据库应用系统开发初期，必须完善地规划数据库、设计数据库中的各个数据集、规范数据库中相关数据间的关联，这是一项极其重要的工作。只有一个满足规范化设计要求的数据库，才能够真正实现各类不同的应用需求。
9、方便应用系统用户的使用
数据库应用系统是要交付给用户使用的，作为系统的开发设计者，必须充分地认识到这一点。因此，系统设计者有义务使自己所设计的应用系统能够充分满足用户应用的需要。并且，必需保证应用系统的运行与操作符合用户的操作习惯，方便用户的使用，容忍并提示用户的误操作。
八、说在最后
当本人在经过很长时间的酝酿和构思后，把编制软件的前期工作准备得差不多，即将进入编程阶段时，忽然发现网上有一所学校的老师已经把我的想法已经变成了现实，让我感觉无所适从：若继续往下做，不免让人觉得是抄袭；若就此放弃，一则以前的功夫白费，二则对软件的编程过程无法再深入学习。
望老师能指点迷津。