前台行政管理制度

行政管理制度

为加强职协行政事务管理，营造一个整洁美好的职协形象，提高员工的向心力和责任感，实现互相帮助，互相监督，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，特制定以下行政管理制度。

一、档案管理

1、归档范围：统计资料、财务审计、人事档案（建立员工晋级、处分、任免、辞退、档案移交等资料档案）、会议记录、决议、决定、项目策划、通告、通知、海报、传单等具有参考价值的文件资料。

2、财务方面、档案管理由办公室负责，保证原始资料及单据完整。

3、档案的借阅与索取

①会长、副会长及部长借阅档案应通过秘书处办理借阅手续，直接提档；

②协会其他人员需借阅档案时，要经会长批准，并办理借阅手续；

③借阅档案必须爱护，保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁转借、遗失。

二、印章管理

1、协会印章一般由办公室负责保管。未经会长批准，印章不能交给他人管理使用。

2、协会印章的使用一律由会长签字许可后办公室方可盖章，如违反此项规定造成后果由直接责任人负责。

①协会印章的使用应谨慎、规范并按规定程序经申请报批后由印章管理人统一加盖，任何人不能擅自使用印章；

②印章管理人在使用印章前必须认真检查审批程序，对于不合法或不合审批手续的用印，有权提出异议或拒用。如遇特殊情况，印章管理人应经请示批准后方可加盖印章；

③对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章，应根据情节轻重给予行政处分直至追究法律责任。

3、协会所有需要盖章的说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

4、一般不允许开具空白证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经会长签字批条方可开出。

5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

三、公文管理

1、协助审核、修订协会各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理。

2、各项规章制度监督与执行。

3、各部门所有打印、复印公文或文件必须至少一式两份，交秘书处留底存档。

四、前台管理

1、接待访客：协会来人访问时友好接待，保持接待处的整洁，备好茶水。若来访者无提前预约，应及时联系相关同事对接。接待应聘人员应热情，耐心询问应聘岗位后要求填写职协应聘申请表后，引导其去初试人员处面试或在指定等待区域等待。

2、负责协会办公环境建设，协会办公用品的申购、领用和分发工作

3、招聘、录用、升迁、离退职的办理(录用人员需通过3天的日常工作考核，由秘书长面试或笔试，考核通过人员需拟定薪资待遇签字后呈交给会长批示方可正式上岗 )

4、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作

5、做好材料收集、传真快递等文件收发，各类公告的发布等工作

6、执行行政事务工作、奖惩办法的实施及会员部内部日常事务工作

7、协助秘书长做好协会部门成员之间的协调工作

8、完成领导下达的其他日常行政工作。