办公自动化的发展现状和趋势

办公自动化的发展现状和趋势

办公自动化1是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念，至今还没有一个统一，公认的确切定义。它的基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，使用复印机、传真机或计算机网络等其他先进设备复制、传递文档。一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。办公自动化一般可分为三个层次：事务型、管理型、决策型。事务型为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等；管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统；决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。

办公自动化的发展现状和趋势

⒈办公自动化的发展现状

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

我国从80年代开始，尤其是进入90年代，办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网（Intranet）和企业外部网（Extranet）已经成为办公自动化发展的必然趋势。多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势。办公自动化系统引入多媒体技术，使之处理语音、图形、图像功能加强，更能够满足办公要求，提高办公信息处理的应用范围和价值。近来，随着技术的不断进步和市场的进一步需求，电子商务（e-Business）已日益成为国内外企事业单位和热点，所谓电子商务，是

1一般地说，办公自动化简称OA (Office Automation)，是指利用先进的科学技术，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作率和质量，辅助决策，求取更好的经济效益。

指把企业最关键的商业系统，通过网络与员工、顾客、供应商及销售商直接相连，将传统的商务活动通过计算机网络加以实现。

办公自动化的发展到现在已经不是简单地以文档数据为其处理中心的传统办公自动化。传统办公自动化系统最大特点是，应用基于文件系统或/和关系型数据库系统，以文档数据为存储和处理对象，强调对文档数据的计算和统计能力。但是，缺乏对于协作型工作的处理能力，而办公过程主要是群组协作过程，如收发文、日常报销流程等。因此，此种办公自动化系统的"自动化"程度是有限的。当前办公自动化系统将逐步过渡到以知识管理为核心的新一代办公自动化。在实践中，由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求，使得企业更需要越来越多的外界信息和企业内部知识的积累，并在它们之间不断地交互与碰撞中使知识获得再生和增值。办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而是要融入新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中。通过新系统，办公自动化为领导层，办公室，人力资源部门，业务部门等提供全新高效的工作模式。

事实上，现在的办公已经不再是简单的文档处理，不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、和有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注在如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识。实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是指知识管理。因此将来的办公自动化系统的核心是知识，实现的基础技术是知识管理。

⒉办公自动化存在的问题

在我国办公自动化的发展过程中，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等。

办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大如系统维护及软件升级。成本计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加的频繁，这就意味着系统后期成本居高不下。

当今政府、企事业对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视。而今，病毒的破坏、黑客的入侵等都将对系统信息以致使的打击。

造成这些问题的主要原因有三条，第一条,对办公自动化的本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的为提高效率，实际上，通过实现办公自动化，提高管理机构的决策效能更为重要。第二条,忽视了办公自动化发展的基础，通常只是认为只要有了先进的技术和设备，就可以实现办公自动化，其实，办公自动化发展必需依赖两个基础，一个是管理基础，另一个是信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就会变成空中楼阁。第三条,技术条件的制约，也会使得办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就显得明显不足。

Windows的终端办公自动化解决方案的特点是整个系统为瘦客户机服务器结构。瘦客户服务器体系软硬件的升级换代只是对服务器的升级，客户端不需任何软硬件的升级工作，这将降低整体成本。瘦客户机服务器体系具备良好的可维护性。系统采用集中式管理。由单位的IT部门集中管理所有的客户系统，可大大减轻IT人员的工作负担，便利系统安全性得到大大的提高，使得系统安全性得到大大的提高，使得企事业单位能容易实现远程办公，外地机构也可以用同一系统办公。

二、我国办公自动化的发展策略探讨

根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题，使我国办公自动化建设走上健康快速发展的轨道，在办公自动化建设方面应采取如下对策：

在组织实施方面，从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制，确保系统的运行维护和系统持续的升级，走合作与分工并举的道路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。

在技术选向方面：选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高，开放程度要好。关键应用主张自主开发，发展民族产业。在技术结构方面，尽快从Client/Server结构体系转Browser/Server结构体系，采用B/S思路，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服务器端，是标准的三层结构体系。系统负载轻，开放性好，系统维护升级方便。

系统设计方法：考虑到我国办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合，在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵随统一规范和分布实施的原则。

在设计思想方面，从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。