千方百剂操作手册

前言在《千方百剂医药管理系统》历经多次修改、创新、升级后，目前的功能已日趋强大。

同时，其帮助和说明书的内容也逐渐丰富、递增。

同时随着医药行业的改革已经逐步完成。

为了使您能更好的结合GSP大纲要求使用《千方百剂医药管理系统》，我们特编写一本《千方百剂操作手册》。

使您能对《千方百剂医药管理系统》中各模块的操作流程和大体功能有个初步的了解，并且能够清楚的知道什么样的岗位该使用什么样的功能，同时也能了解他们的相关工作职责。

为您使用《千方百剂医药管理系统》做个坚实的铺垫。

《千方百剂操作手册》主要是结合GSP大纲要求与软件的实际操作流程所编写的一本实战教材。

其主要是按流程、按部门、按岗位分别向您介绍其相关的操作流程、使用注意、权限设置等问题。

让您能非常清晰直观的了解软件的操作流程与各模块的衔接情况，同时该手册还与千方说明书相结合。

使您能真正的从应用到操作了解我们的软件。

药品是一种特殊的商品，在生产、经营全过程中，由于内外因素的作用，随时都有可能出现质量问题，因此，必须在所有这些环节上采取严格的管理控制措施，才能从根本上保证药品的质量。

在药品经营过程中实施的《药品经营质量管理规范》（简称GSP）。

GSP是一系列质量控制中非常重要的环节，我国在2001年12月1日颁布实施的《药品管理法》中已明确了监督实施GSP的法律地位，监督实施GSP已经成为药品监督管理工作的重点之一。

目前随着信息技术的飞速发展和计算机的迅速普及，使得企业规范经营的进、销、存业务处理过程中大量数据的保存和使用，能够利用信息发展的成果和精确高效的计算机工具，提高管理和经营的质量。

同时，也为GSP的实施提供了无可替代的效率保证，而《千方百剂医药管理系统》正是秉承这一规定严格按照GSP大纲要求设计制作的医药管理系统软件，是您使用计算机管理企业的首选软件。

第一章快速入门在正式使用软件以前应该首先了解使用软件的前提条件、相关准备工作及软件的基本操作流程。

这样会让您达到事半功倍的作用，使用软件起来也会更加得心应手。

1.1软件使用的前提条件1.1.1信息的收集使用软件的第一步是进行初始信息的收集、整理和统计工作。

首先应该对贵公司的药品信息、往来单位信息、仓库信息、职员信息、会计科目、银行帐户等相关信息进行整理。

收集整理后的上述相关信息都将分别详细、完整的录入到『基本信息』的相应模块中。

例如：某某公司整理的要药品信息、往来单位信息、仓库信息与内部职员信息如下：1、药品信息中某个药品的整理内容如下：小儿肺咳冲剂为拆零药品，拆零单位为袋，大单位为盒，其药品编码为01，条码为692311114，规格为1×10袋，为冲剂是中成药，为一般验收方式，常规养护，Otc类药品，零售价为8.5元，会员价为8元，批发价格为6.8元，是个GMP药品。

2、往来单位中某一个单位的整理内容如下：长春人民制药厂为药品生产企业，编号001，地址：吉林长春滨江路136号，联系人：张小姐，电话号码1234567，信用额度：100000元，目前应付款为5000元，法人代表：长春，签订了质量保证协议，提供了营业执照、生产经营许可证、组织机构代码、国税/地税登记证、法人委托书等相关证件。

3、仓库信息中某一仓库的整理内容如下：配送中心西药仓库，编号010，为合格品仓库。

4、内部职员信息中某一职员的整理内容如下：小张女，质量管理部门主管，编号123，本科学历，毕业于成都中医药大学，2000年进入公司，拥有职业药师证书、药品上岗证、毕业证、技能登记证。

说明：系统管理员应该根据所收集整理出来的内容，分别将其录入【基本信息】的相关功能模块中，如药品信息就应该录入【基本信息】/『药品字典』中。

其次是对商品的现有库存、应收应付帐款、现有的银行存款等相关信息进行统计、整理。

其整理后的内容都将作为该企业的期初数值，录入软件【系统维护】/【期初建帐】中的各项期初中，成为系统开帐前的期初数据。

注意：期初数据的收集、整理、录入工作必须确保完整、详细、准确。

因为在软件开帐以后，所有的期初数值都是不能进行更改的！最后是对软件中的成本核算方法进行设置，进入【系统维护】/【超级用户】/『系统设置』中选择“成本核算方式”。

系统中提供了移动加权平均法、先近先出方法、后进先出方法和手工指定法四种成本核算方法。

特别注意：手工指定法能对药品效期和批次进行管理，但无法使用负库存销售；而移动加权平均法能使用负库存销售，但不能对药品的效期和批次进行管理；先进先出法与后进先出法都无法对药品的效期与批次进行管理。

上述信息的收集建议是由系统管理员向各环节的相关负责人员索取，再由系统管理员分别录入到相关的功能中。

1.2软件的操作流程当信息收集好以后就可以进行期初信息的录入和相关业务信息的录入了。

但首先我们先向您介绍一下软件的大体操作流程。

软件的大体操作流程如下：基本信息的录入→期初建帐→启用帐套→业务录入→月结存→年结存各相关步骤信息的详细讲解请查阅千方说明书中第四章快速入门的讲解。

1.3软件各模块讲解在《千方百剂医药管理系统》中总共分了十二个管理模块，其分别为：零售管理、采购管理、销售管理、库存管理、配送管理、财务管理、往来管理、报表中心、GSP管理、其他、基本信息、系统维护。

零售管理模块……主要是用于零售门店进行日常零售业务，其中包括零售开票、零售退货、开具处方单、零售促销设置、零售报表查询、零售库存查询等功能。

采购管理模块……主要是用于药品购进部门进行日常药品采购业务。

其中包括采购、采购退货、采购退补、采购退补、采购退货退补、受托代销业务及其相关采购业务数据的查询。

销售管理模块……主要是用于处理日常的销售、销售退货、销售退补、销售退货退补、委托代销业务，并且还可以对相关的业务报表、业务数据及原始凭证进行查询。

库存管理模块……该模块主要是用于处理非经营性出入库、成本调价、报损报溢、效期管理、商品拆零、批次跟踪、库存盘点、库存查询及库存上下限制报警管理等等。

配送管理模块……主要是用于处理配送中心与门店之间，日常的配送、配送退货业务，并且可以对相关的业务单据与配送数据进行查询。

财务管理模块……该模块主要是用于财务部门对企业资金进行帐务管理，内容涉及公司的费用、收入、资产以及会计凭证。

GSP管理模块……本模块提供了检查验收、储存养护、检查验收、配送验收、不合格药品管理等十六大模块的百余种GSP报表。

同时将进、销、存与GSP管理向结合，所有GSP 报表都进行了GSP流程控制，所有的进、销、存相关的GSP报表都可以自动生成。

其他模块……其他模块中提供了经营历程查询、业务草稿过帐审核、计算器、短消息等功能。

基本信息模块……主要是用于对企业的药品信息、内部职员、往来单位、存货仓库等内容进行增加、修改、删除等维护。

系统维护模块：该功能模块涉及推出系统、更换帐套、数据管理、数据结存、权限设置、系统设置、单据格式配置等功能，可以对系统的全局集训宁相关的设置与维护。

1.3快捷键的使用为了提高软件的操作效率，提高软件的录入速度我们特别在软件中添加了许多快捷键，您在录入业务单据或进行报表查询等操作时都可以非常便捷的使用。

1、在各业务单据中凡是在字段后面有中括号中带有字母加下划线的标志（如：[a]）的，都可以使用AIT＋括号中的字母，将光标快速定位到该字段处。

例如：在销售单中需要录入相应的购买单位信息，在购买单位后面有个[D]标志，此时您可以直接用AIT＋D键即可将光标定位在该信息录入框中，此时便可以进行相关往来单位信息的录入了。

2、在展开菜单栏后，您可以看到各业务单据右边都标有快捷键的使用方法。

如：零售管理中零售开票的快捷键就为：Ctrl＋R3、各单据中的快捷键请分别查阅下面业务单据中的讲解。

第二章系统管理员必读作为一个合格的系统管理员必须要担负起整个企业网络系统的维护工作。

对企业的网络使用、电脑维护、软件使用起这及其重要的作用。

在软件中系统管理员担当着“超级用户”的角色，即拥有软件中所有的权限。

在《千方百剂医药管理系统》开帐以前，首先应该将企业的基本信息录入到软件中，其中基本信息包括：药品信息、职员信息、往来单位信息、部门信息、银行科目、销售门店、存货仓库信息。

其次还要进行期初帐务的录入，也就是归企业在使用软件管理前的库存商品数量、现有资产、应收应付账款、会计科目等。

同时还要对所有的操作人员进行授权，最后将软件开帐，开帐前是不能进行任何业务数据的录入的，只有在开帐以后才能进行业务往来数据的录入。

特别注意：在软件开帐以后基本信息中已有库存和期初的商品换算比率不能更改，成本核算方法不能更改，期初商品信息不能更改，启用帐套的时间也不能更改。

所以在开帐以前不行要保证基本信息、期初信息、成本核算方法的录入准确无误！2.1如何进行基本信息的录入基本信息的完整准确是使用本软件的前提条件，基本信息的录入包括：药品字典、往来单位、内部职员、银行帐户、存货仓库、会员管理、费用类型、其他收入、固定资产、会计科目、销售片区、公司部门、销售门店、pos机、商品关联、配伍禁忌设置、基本信息编号配置。

各信息需要根据贵企业的实际情况进行完成准确的录入，具体录入方法与使用注意请参照千方说明书中第五章第一节基本信息中的讲解。

2.3如何进行系统维护系统维护中包含了退出系统、更换用户、更换帐套、修改密码、系统锁定、数据管理、月结存、反月结存、年结存、系统重建、超级用户、期初建帐、单据格式配置、帮助、版本说明、新功能说明、开帐。

第三章质量管理部门必读质量管理部门作为企业药品质量管理的核心部门，对整个企业的药品质量起着举足轻重的作用。

是保证药品质量的重要关口。

3.1主要的工作内容与职责➢执行有关的药品质量管理的法律、法规和行政管理规章。

➢起草企业药品质量管理制度，并指导、监督制度的执行。

➢负责首营企业和首营品种的质量审核。

➢负责药品质量的查询和药品质量事故或质量投诉等内容的调查、处理及报告。

➢负责药品的验收管理、指导和监督药品保管、养护和运输过程中的质量工作。

➢负责质量不合格的审核，对不合格药品的处理过程实施监督。

➢收集和分析药品质量信息。

➢协助开展对企业职工药品质量管理方面的教育或培训。

3.2软件中首营企业、首营药品的处理方法3.2.1如何正确处理首营企业首营企业是指购进药品时与本企业首次发生供需关系的药品生产或经营企业。

首营企业审核时必须向本企业提供加盖首营企业原印章的合法证照复印件、药品销售人员必须提供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字的委托授权书，并标明委托授权范围、机有效期限，药品销售人员身份证复印件，还应该提供首营企业质量认证情况的有关证明。

软件中首营企业审批的处理流程为：●第一步：进入【基本信息】/『往来单位』中添加该单位的相关信息，并在“首营企业”处打勾，以确定该企业为首营企业。