最新高校常用公文写作培训资料资料
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公文写作
一、公文写作的原则:
1、合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触;
2、实事求是——不浮夸,不回避,立足实际;(总结、调研报告等
3、主题突出——一事一文,突出主题;(请示、策划)
4、条理清晰——层次感强,简单明了;(通知等)用语得体——表述
准确,不生歧义,避免口语化和错别字。
二、公文写作的格式:
(一)公文用纸:统一采用A4型纸,其幅面为210mm×297mm,A4纸为左边距2.8厘米,右边距2.6厘米。双面印刷,左侧装订,钉距适当(一般为上四分之一处、下四分之一处)、无坏钉、
无漏钉、无重钉,整齐牢固。
(二)行文格式主要要求:
1.标题:字体一般宋体、黑体,字号要大于正文的字号,一般用2
号宋体字(加粗),可分一行或多行居中排布。标题一般占正文宽度3/5为宜.标题字数过少,可把字距适当加大;如字数较多,超过正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。2.分行不破词,即不要把一个词或一个数字割裂分排在两行内
现在有几种格式参照:
(1).直线式:15字以内
例如:梧州学院第二届大学生艺术展演方案
(2) .短长式:15-28字
例如:梧州学院经济与工商管理系
2008届毕业生安全文明离校工作方案
(3).长短式:29-33字
例如:共青团梧州学院经济与工商管理系委员会
关于免去蓝珍华职务的报告
(4).纺锤式:34-45字,也称“橄榄型”、“梭子式”。
例如:梧州学院经济与工商管理系学生会
关于召开梧州学院经济与工商管理系
第一次学生代表大会的请示
3.正文:标题下空一行开始,字体一般用仿宋体,字号一般为3号
文中如有小标题可用3号宋体字(加粗)或黑体字。
4.结构层次:正文中的如有多个层次,则第一层应标为“一、”,第
二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。但对四个层次的标题字体没有区别,建议一级标题用黑体,二级用楷体,三级用宋体加黑,四级同正文。
5.表格:正文中如有表格,需要将其从中抽出作为公文的附件单独
表述。正文中穿插表格,往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中也常穿插一些小表格。
6.附件:公文如有附件,在正文下空l行左空2字用4号仿宋字标
识“附件”,后标全角冒号和名称。
7.落款:即发文机关或单位称,字体、字号同正文一致,落款应居
左对齐。
8.日期:即成文时间,可点击“插入→日期和时间”,然后在“语言(国家/地区)”中选择“中文(中国)”,然后在左侧就可以看到所需日期了。
9.印章:加盖印章应上距正文1行之内,也就是不到1行的空白,端正居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字的措施加以解决,务使印章与正文同处一面。(联合行文印章从略)如果发文单位名称过长,利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款,点击“格式→中文版式→双行合一”,出现“双行合一”对话框,点击就可。
10.层次标号回车后与文字距离过大,可用快捷方式Ctrl+Z,
然后再输入下一数字。
11.行距:行距一律为1.25倍行距
三、注意的问题:
1、公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称,使用简称
必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文,如名称较长,可在第一次使用时说明“以下简称为××××”,再次使用时用简称。
2、标点符号使用不正确,特殊符号用法不正确。有将间隔号“•”写
为点号“.”的,如“6•23洪水”写为“6.23洪水”。还有的连
接号使用不规范,如“2008年3月26-28日”或“2008年3月26~28日”,使用连接号,应占一字的位置,并上下居中,应为“2008年3月26—28日”。
3、(1)日期纵向与正文的距离过大,距离应依印章的大小而定,其
标准为印章盖在成文日期上,上距正文不到1行的空白。(2)标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号,但是书名号、引号可以用。
(3)逗号“一逗到底”。只要一句话说完了,不管句子长短,就要用句号断开。
(4)顿号的误用。一是顿号、逗号、分号、句号混用。在完整的句子里,顿号是句子内部并列词语之间的停顿;逗号是单句
内部成分与成分之间或复句内部各分句之间的停顿;分号是
复句内部并列分句之间的停顿;句号是陈述句末尾用的点号。
这4个点号在句子中是循序渐进的,通俗地说,句号管分号、
逗号、顿号;分号管逗号、顿号;逗号管顿号。公文问题通
常出在:⑴混用顿号和逗号;⑵混用逗号和分号;⑶分号内
部用句号。
(5)滥用书名号:书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名,不能用于证件名、会议名、奖状名、活动名、建筑名、
品牌名等。
(6)错别字。
四、公文种类:
上行文:下级向它所属的上级领导机关的行文,即自下而上的行文。
如:报告、请示。
下行文:上级领导机关给其所属的下级机关的行文,即自上而下的行文。如命令、决定指示、批复等
平行文:同级机关或者互不隶属机关之间的行文。
五、常见的公文写作有:
(一)工作计划:工作计划的格式一般包括标题、正文和落款三部分。
1.标题,一般用完整式标题。包含单位(部门)名称、时限、内容
和文种。如《经济与工商管理系学生会秘书处2007—2008学年度工作计划》。
2.正文。一般包括前言、主体和结尾3个部分。
(1)前言:主要是对基本情况的分析,或对计划的概括说明,依据什么方针、政策及上级的什么指示精神,完成任务的主客观条
件怎么样,制订这个计划要达到什么的,完成计划指标有什么
意义。
(2)主体:工作计划的四大要素:工作内容、工作方法、工作分工、工作进度。
(3)结尾:可以展望计划实现的情景给人以鼓舞,也可以提出总的希望或者号召。
3.落款:计划的单位或部门,应与标题中一致,时间为成文时间。