九段秘书 高效会议管理
九段秘书工作法培训(2024)
快速响应
在突发事件发生时，能够迅速做出反应，及时采取措施控制事态 发展。
冷静分析
保持冷静的头脑，对突发事件进行深入分析，找出问题的根源和 解决方案。
灵活应对
根据突发事件的性质和严重程度，灵活调整应对策略和措施，确 保问题得到妥善解决。
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三段秘书：会议筹备与记录整理
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初稿、修改完善等环节。
公文语言表达
运用准确、简练、明确的语言 表达，避免使用模糊、歧义或
过于专业的词汇。
公文审核与校对
具备对公文进行审核和校对的 能力，确保公文内容准确、无
误。
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领导演讲稿撰写及演讲辅导
演讲稿撰写技巧
了解演讲稿的基本结构和写作技巧， 能够根据不同场合和需求撰写领导演 讲稿。
九段秘书工作法培训
2024/1/28
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目录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：基础技能与职业素养 • 二段秘书：沟通协调与团队协作 • 三段秘书：会议筹备与记录整理 • 四段秘书：商务旅行安排与外事接待
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目录
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• 五段秘书：高级文秘技能提升 • 六段秘书：项目管理能力培养 • 七段秘书：领导决策支持能力提升 • 八段秘书：个人品牌塑造与职场影响力提
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九段秘书的职场价值
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提高工作效率
九段秘书能够合理规划工 作流程，提高工作效率， 减少领导的工作压力。
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促进团队协作
九段秘书擅长沟通协调， 能够促进团队成员之间的 合作，提高团队凝聚力。
提升企业形象
九段秘书——提升工作效率的方法【优质】
九段秘书——提升工作效率的方法【优质】九段秘书——工作中你是几段?总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事情中～什么是任务?什么是结果?通知到所有参会人员～然后秘书自己也参加会议来做服务～这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
你可以有无数伟大的构想～但提供底线结果～这是最基本的要求:一段秘书做法:发通知、用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况(也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间)。
四段秘书做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵)。
六段秘书做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
七段秘书做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何下一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系～从以上九个不同段位的秘书工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容发生了很大变化。
“九段秘书”组织会议注意事项
“九段秘书”组织会议
一段：发通知。
用邮件或在黑板上发会议通知，并准备好相关会议用品，并参加会议。
二段：抓落实。
通知发了后，再打一通电话确认。
三段：重检查。
发通知，落实到人后，在开会当天提前半小时再提醒参会人。
对临时有事无法参加的人，立即汇报上级，保证上级提前知道。
四段：勤准备。
前面的做好后，在开会前，提前测试可能用到的会议设备是否正常。
并提前在会议室前铁上小条，告知会议室在什么时间段已被占用。
五段：细准备。
前面的都做好的同时，了解会议主题，并提前将相关主题准备好，发给参会者做参考。
六段：做记录。
前面的做好的同时，在会议中做好详细的会议记录。
七段：定责任。
整理好记录并发给相关人员。
将会议纪要中的各项任务，一对一落实到相关负责人，再经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人，一人一份。
八段：追结果。
下发记录，一对一落实，每天或每周定期跟踪各项任务执行情况，并随时汇报给领导。
九段：做流程。
将上述过程做成标准流程，让每一个秘书都能根据这个流程吧会议组织好。
企业培训管理九段秘书工作法
培养员工的团队协作能 力：培训让员工更好地 理解团队目标，增强团 队协作精神，提高整体 绩效。
提高员工的忠诚度和归 属感：通过培训，员工 更加认同企业文化，增 强对企业的归属感和忠 诚度。
促进企业可持续发展
提升员工能力：通过培训，员工的专业技能和职业素养得到提高，有助于提升企业整体竞争 力。
增强企业文化：培训管理有助于传播企业文化，增强员工对企业的认同感和归属感。
个性化与协作学习的推进：根据员工需求和特点，提供定制化的学习内容和团队协作的培训 项目。
传统与现代教学方法的融合：结合传统讲授、案例分析、角色扮演等多种教学方法，提高学 员参与度和学习效果。
个性化培训的普及和推广
九段秘书工作法将更加注重个性化培训，以满足员工的不同需求。 随着技术的发展，线上个性化培训将得到更广泛的推广和应用。 企业将更加注重培训效果的评估和反馈，以不断完善个性化培训体系。 未来，个性化培训将成为企业培训管理的重要组成部分，助力企业提升员工素质和绩效。
感谢您的观看
制定培训计划：根据目标制定详细的培训计划，包括培训内容、时间、地点等
确定培训人员：确定参与培训的人员，包括培训师、受训人员等
选择培训方式：根据培训内容和人员情况选择合适的培训方式，如线上培训、线下培训、 内部培训或外部培训等
实施培训计划
制定培训目标： 明确培训的目 的和期望结果
确定培训内容： 根据目标确定 培训的主题和
要点
确定培训方式： 选择适合的培 训形式，如线 上或线下、讲 座或实践操作
等
确定培训时间 和地点：合理 安排培训时间 和地点，确保 参训人员能够
按时参加
培训效果评估
培训后进行知 识测试，评估 学员掌握情况。
九段秘书系列3——从九段秘书谈管理
绪言古人以“九”为终极之数，以“九段”为棋艺最高之界。
佛云：“九九归一、终成正果。
”虽是周而复始之意，实质是一种升华、再造甚或涅槃重生。
例如九段秘书即为秘书的九层境界。
做到第九段的秘书是优秀秘书的标杆。
更有业内人士戏言，做到“九段秘书”离“总”的位置已不远。
秘书是企业一个最基础的职位，企业不是仅靠秘书支撑，依靠的是各个岗位的众多员工。
因此，“九段秘书”仅以秘书为例，其倡导的理念却通用于企业的每个员工。
九段秘书一段秘书发通知；二段秘书抓落实；三段秘书重检查；四段秘书勤准备；五段秘书细准备；六段秘书做记录；七段秘书发记录；八段秘书定责任；九段秘书做流程。
当秘书做到第九段时，所做的这个标准化的流程，就可以形成一个不依赖个人的体系。
秘书是企业或团队一个最基础的职位，企业或团队也不是仅靠秘书支撑的，依靠的各个岗位的众多员工。
因此，“九段秘书”仅以秘书为例，其倡导的理念却通用于企业或团队的每一位员工。
任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。
同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。
其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，而是因为我们没有执著地办到。
任何任务都会得到结果，但结果与结果又大有不同。
所以，执行力是决定企业成败的关键。
员工的工作方式会决定企业的整体执行力，当员工做到“九段”时，企业的执行力就可以得到最大化体现。
秘书或员工从一段做到九段，自己的职业生涯也会实现质的飞跃。
如何使员工都能够从“一段”飞跃至“九段”，企业的管理模式是解开问题之锁的金钥匙。
一、以人为本德鲁克说“管理的对象是人，管理的任务则是使人类能够扬长避短、共创业绩。
”在以人为本的理念下，员工之于企业，不再是简单的打工者，对企业的认同度和责任感也会大大提高。
九段秘书
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七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给
总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人 员。
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八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对
一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录， 交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况， 并及时汇报总经理。
如何创建高效的工作模式
朱基斌 2009年9月26日
【测试】：你是几段秘书
为什么做同样的工作，每个人的结果
会不一样呢？为什么同样的岗位，每个 人的待遇和收入会有高低呢?九段秘书告 诉你答案，虽然这是讲的秘书工作，但 推及其他岗位，一样适用
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一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会 议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。 二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参 会的人确认，确保每个人被及时通知到。
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九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”
流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果 做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！
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从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看
出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容 也发生了很大变化。 为什么是结果而不是任务？——员工与企业之 间本质上是商业交换关系 为什么要强调员工的功劳（结果），而不是苦劳 （任务）？这涉及企业与员工之间的本质关系
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三段秘书的做法：重检查——钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时 有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理 在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参 加会议留下时间。
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案例分享-九段秘书
案例分享九段秘书例：会议安排一段秘书的做法：发通知——首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。
七段秘书的做法：定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。
八段秘书的做法：追结果——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。
九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！九段秘书之间的最大差别就在于：结果思维“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。
2024年九段秘书学习心得(2篇)
2024年九段秘书学习心得九段秘书的介绍总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务。
什么是结果。
通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是任务。
但我们想要的结果是什么呢。
下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法。
发通知—用____或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法。
抓落实—发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法。
重检查—发通知，落实到人后，第二天在会前____分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备—发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗。
音响、空调是否正常。
白板、笔、纸、本是否充分。
我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗。
五段秘书的做法。
细准备—发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么。
议题是什么。
议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵)。
提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法。
做记录—发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗。
会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法。
发记录—会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
九段秘书的做法
九段秘书定义：所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。
一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查一发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况「也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备一发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？需求音响的话，好用吗？空调、白板、笔、本纸，我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？五段秘书的做法:细准备一发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录一发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录一会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
什么是九段秘书
什么是九段秘书？总经理要秘书安排会议总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总经理的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大变化。
九段秘书工作法则
总经理让秘书安排次日9:00上午一次会议，假如你是秘书你会是几段？一段秘书做法•发通知----用电子邮件或者在黑板上写会议通知，然后准备相关会议用品，准备会议。
二段秘书做法•抓落实-----发通知后，再打一通电话与参会人员确认，确保每一个人被及时通知到。
三段秘书做法•重检查-----发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参加，确认有没有变动。
对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前了解缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书做法•勤准备----发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影仪、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书做法•细准备-----发通知。
落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么，总裁的议题是什么，然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是健忘的，否则就不会经常为过去一些已经决定了的事情。
或者记不清的事争吵）六段秘书做法•做记录----发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）七段秘书做法•发记录----会后整理好会议记录发给总经理，然后请示总经理是否发给与会人员或其他人员。
八段秘书做法•定责任----将会议上决定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法•作流程----把上述的过程做成标准化的“会议流程”，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每个岗位都要体现每个岗位的价值，九段秘书做出九种结果，体现九种价值。
我们对自己的岗位的认识，对自己岗位的价值体现又能达到几段呢？。
2024年九段秘书高效会议管理课件pptx
度和稳定性，确保满足会议需求
助参会人员熟悉网络使用和设备
。
操作。
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高效沟通与协作技巧
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有效倾听和表达观点方法论述
有效倾听
积极倾听他人的观点和意 见，理解他人的立场和需 要，不打断对方讲话，给
予反馈和总结。
2024/2/29
清晰表达
明确表达自己的观点和意 见，避免模棱两可和含糊 不清的表达，使用简单明
2024/2/29
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编写详细会议纪要或报告
2024/2/29
在会议过程中，详细记录会议讨论的重点 、结论、决定等。 整理会议记录，编写成纪要或报告，确保 内容完整、准确。 根据需要，将纪要或报告分发给相关人员 ，并跟进执行情况。
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确保信息准确无误，便于查阅
对整理的资料和编写 的纪要或报告进行反 复核对，确保信息准 确无误。
达成共识
在充分讨论和交流的基础 上，促进团队成员达成共 识和一致意见，确保团队 目标和任务的顺利实现。
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资料整理与记录要点
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汇总并整理关键信息资料
收集会议相关文件、资料，包括会议议程 、讲稿、背景资料等。
对收集到的信息进行分类、筛选，整理出 关键信息点。
将整理后的资料制作成资料汇编，方便参 会人员查阅。
九段秘书高效会议管理课件 pptx
2024/2/29
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CONTENTS
• 会议概述与目标 • 前期筹备与规划 • 现场布置与设备准备 • 高效沟通与协作技巧 • 资料整理与记录要点 • 跟进评估与持续改进
由九段秘书想到的
由“九段秘书”想到的‚九段秘书‛的说法，源于一个企业培训讲座的案例，听了以后，感觉对我们办公室工作者来说，或许有一定的启发。
案例是这样的：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
针对同一个会议，一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知，测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质？总裁的议题是什么？然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，提供相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程——把上述过程制成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！从以上案例我们不难看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化，整个工作结果产生了翻天覆地的变化。
秘书之九阳神功
什么是九段秘书？总经理要秘书安排会议总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有事不能参会的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总经理的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大变化。
九段秘书读后感
简介所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。
示例总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
九段秘书
不同秘书的不同表现
• 六段秘书：做记录——发通知，落实到人，会前通知，
测试了设备，也提供了相关的会议材料，还在会议过程中 详细做好会议记录（在得到容许的情况下，做一个录音备 份）。
• 七段秘书：发记录——会后整理好会议记录（录音）给
总经理，然后请示总经理是否发给参会人员或者其他人员 。
• 八段秘书：定责任——将会议上确定的各项任务，一对
不同秘书的不同表现
• 四段秘书：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后
，去测试可能用到的设备（电脑、投影等工具），并在会 议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
• 五段秘书：细准备——发通知，落实到人，会前发通知
，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总经 理的议题是什么？然后给与会者发送与这个会议相关的资 料，供他们参考（领导通常都是很健忘，否则就不会经常 对过去一些决定了的事，或记不清的事争吵）。
一地落实到相关责任人，然后经当事人确定后，形成书面 备忘录，交给当事人与总经理一人一份，并定期跟踪各项 任务的完成情况，并及时汇报给总经理。
不同秘书的不同表现及关键点
• 九段秘书：做流程——把上述过程作成标准化的 “会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个 流程，把会议的结果做到九段，形成不依赖于任 何人的会议体系。
九段秘书Βιβλιοθήκη 会议组织的执行力 案例不同秘书的不同表现
• 一段秘书：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议
通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。 的人确认，确保每个人被及时通知到。
• 二段秘书：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会
• 三段秘书：重检查——发通知，落实到人后，第二天在
会议开始前三十分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对 临时有急事不能参会的人员，立即报告给总经理，保证总 经理在会前知道缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否 必须参加会议留下时间。
九段秘书
事例（会议组织）
2、一段秘书
发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会 议用品，并参加会议。
2
事例（会议组织）
3、二段秘书
抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人 被及时通知到。
3
事例（会议组织）
4、三段秘书
重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者 参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即 汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确 定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
4
事例（会议组织）
5、四段秘书
勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投 影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议 室明天几点到几点有会议。
5
事例（会议组织）
6、五段秘书
细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了 解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去 过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
6
事例（会议组织）
7、六段秘书
做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了 相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许 的情况下，做一个录音备份）。
7
事例（会议组织）
8、七段秘书
重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者 参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即 汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确 定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
8
事例（会议组织）
9、八段秘书
定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人， 然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一 人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书工作方法
阳光积极、直接面对、接纳
工作礼仪
用别人喜欢听的句式来说话
• 句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾 •同 • • 事：“这台复印机的质量太差了，才买 回来几天就不能用了，你们秘书 是不是专买不合格产品阿？”
• 行政人员：“我非常理解你的心情！如果我 • 是你我也会这么想，让我们一起来 • 看看，有什么办法能够补救吧。
事例（会议组织）
• 一段秘书 • 发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关 会议用品，并参加会议。
事例（会议组织）
• 二段秘书 • 抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个 人被及时通知到。
事例（会议组织）
• 三段秘书 • 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会 者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立 即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理 确定缺席的人是否必须参加会议留下时间
事例（会议组织）
• 四段秘书 • 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的 投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会 议室明天几点到几点有会议。
事例（会议组织）
• 五段秘书 • 细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先 了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发 去过去与这个议题相关的资料，供他们参考
同 事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了……”
与上司沟通的注意事项（一）
领导的眼睛
久久不眨眼盯着你看： 他想知道更多，继续 友好、坦率，偶尔眨眨眼睛： 对你评价高，想鼓励你 不抬头，不看人： 不良征兆，轻视，走为上 向室内凝视，并不时微微点头： 糟糕信号，领导希望员工完全服从 眼睛眨个不停： 对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会
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递资料,排行程、 做提醒，审资料， 汇下属工作，分 析下属工作结果、 给出自己的建议， 汇总工作结果、 工作计划，下发 领导的工作计划、 追踪措施、及时 汇报，并且每天、 每周、每月根据 行动措施中的关 键节点追踪阶
做 成 标 准 化 的 “秘书” 工 作 流 程，让任
何一个没有 做过的秘书 都可以根据 这个流程， 把工作的结 果做到九段。
Why 秘书
为什么
会这样
好 秘 书
一个优秀的秘书： 有追求 负责任 重视细节„„
结果 思维
结果思维重于泰山啊！
什么是结果思维？
九段秘书
请 看 详 细 分 解
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？ 什么是结果？
1
2
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5
6
7
8
9
一到九段秘书会给出不一样的答案
一段秘书
1
发通知
有时还需做录音 备份
6
7
七段秘书发记录来自将会议记录发给与会人员
7
八段秘书
8
定责任
将会议确定的任务，一 一落 实到责任人
定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向总经理汇报
向主管方向迈进…
九段秘书
9
做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程， 形成不依赖于任何人的会议服务体系
下一个行政主管就是
你
九段秘书 集团办
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
四段秘书
4
勤准备
1 2 3
会议室大门贴上会议时间 预约投影，保证资源到位 会前测试投影仪、电脑等设备显 示是否正常
四段秘书才基本算是称职！
五段秘书
5
细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给与会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
六段秘书
6
做记录
做好详细 会议记录
为什么
我们
——九段秘书
Why
会这样
集团办
请问法师 该做的都做了 人员通知了 资料也发了 精神传达了 怎么？？？ 工资不涨呢？
开会
你通知所有人了吗 你通知所有人了吗
你会议室准备好了吗 你把材料下发了吗
设 想
应到40人 应到40人 实到40人 实到20人
结 果
如果实到人数少了 是你的问题 还是参会人的问题呢
帮领导端 茶倒水、 发通知、
7段 措
施 追
8段 结
9段 果 做 流 程
把上述过程
传递资 料等简单
的工作
递资料, 把领导 递资料,排行 每周、每天的工 程、做提醒， 作行程和时间安 并且帮助 排好，按照每周、 领导审核 每天行程的时间 资料，如何 表提前提醒
递资料,排 递 资 料 , 排 行 行程、做提 程、做提醒， 醒，审资料， 审资料，汇下 并且每周、 属 工 作 ， 帮 每月和每季
领导，比较 重要的事项
提前一天提醒、 特别重要的事项 提前一周提醒领 导并且协助领导 做好充分的准备
错的或者不 合流程的就 返回去不往 上交
把领导 直接下 属的工 作结果 和计划 汇总起 来
助领导分 析直接下属本
周或本月的工 作结果完成情 况 并 给出自
递资料,排行程、 做提醒，审资 料，汇下属工 作，分析下属 工作结果、给 出自己的建议， 并且帮助领
为了让你更明白
举个实例
请 看 视 频
设 想
场景一
陈总，老 大说下午 开会
发通知
小李，投影仪怎么 打不开！！
发通知
发通知
老大，我不知道。。。
老大，我忘带了！
戴主任！ 拉回去好好训训！
场景二
会议室、投影仪、话 筒全部准备好了，老 大，请指示！
会议主题就是学习中旭培 训中的职业化和责任！
九段秘书
谢 谢 观 看
导把自己本 周、本月的 己 的 建 议 工作结果汇 总起来及下周、
下月的工作计 划做好初步的 安排
递资料, 做提醒， 审资料，汇工作， 分析工作结果、 给出建议，汇总 领导工作结果及 工作计划，并下 发领导修改完成 的工作，重要事 项还要求责任
人提交完成目 标计划的行动 段性结果及 时汇报给领 措施并及时提 导 交给领导
老大！看这边！我拍 啦！茄子！
戴主任！ 拉回去涨工资！
XX集团 精 英 团 队
结果思维重于泰山啊！
场景三
秘书总会说：我忘记了！ 秘书总会说：我通知了！ 秘书总会说：我不知道！ 秘书总会说：我不会做！ 秘书总会说：我太忙了！
秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题 来问你，最后领导变成了秘书的助理！ 秘书换了很多，却没有一个让你满意„„
Phone
Board
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望
——只接受任务，叫做什么就做什么 1
二段秘书
2
抓落实
确认下明天的 会议 好的
落实到人
发通知后，再打电话 与参会的人确认，确 保每个人被及时通知 到
2
三段秘书
3
重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参加会议的人，立 即汇报给总经理
九段秘书之间的最大差别就在于：
结果思维
“九段秘书“不仅仅是针对 秘书这个职务，更重要的是 每个人做事情的思维习惯， 而九段秘书的逻辑是结果管 理；如果每个人或者每个岗 位都做好结果管理那么他就 是这个岗位的九段。
九段秘书，九种结果
1段 2段 3段 4段 5段 6段 递 资 料 做 提 醒 审 资 料 汇 工 作 做 分 析 帮 汇 总 追